4 tipos de pólizas de tiempo libre remunerado: cómo elegir la correcta

Si bien los requisitos legales varían según la ubicación, cuando se trata de ofrecer a sus empleados tiempo libre pagado (PTO), mantener una política de tiempo libre es absolutamente necesario para las empresas que buscan atraer y retener a los mejores talentos.

Sin embargo, dado que muchos de los empleadores de hoy en día ofrecen PTO ilimitado como una de las principales tendencias en el lugar de trabajo en una vertiginosa variedad de beneficios inusuales, puede ser difícil priorizar qué política es la adecuada para su organización.

¿Qué políticas de tiempo libre son más atractivas para los candidatos que desea contratar? ¿Cómo puede dar a los empleados el tiempo que necesitan para recargar mientras garantiza que se satisfagan las necesidades comerciales?

Tipos de pólizas de PTO

Ya sea que sea una startup tecnológica, un negocio minorista o una organización sin fines de lucro, esto es lo que debe saber sobre cómo elegir la política de tiempo libre remunerado adecuada para su empresa. Primero, echemos un vistazo a cuáles son sus opciones cuando se trata de paquetes de tiempo libre corporativo, que pueden organizarse y administrarse mediante el software de administración de beneficios.

Antes de seleccionar la póliza adecuada para su empresa, es importante analizar las opciones disponibles.

1. Políticas tradicionales de tiempo libre

Las políticas tradicionales de tiempo libre otorgan a los empleados un conjunto asignado de tiempo libre pagado para categorías específicas, como vacaciones, días de enfermedad y días personales.

Estas asignaciones se pueden ofrecer como días u horas libres en cada categoría y se pueden reponer cada año calendario o en el aniversario de trabajo de un empleado. Muchos empleadores aumentan gradualmente el tiempo libre para los empleados que permanecen en la empresa durante un largo período de tiempo.

2. Bancos de toma de fuerza

De manera similar a las políticas tradicionales de tiempo libre, los bancos PTO ofrecen a los empleados un conjunto asignado de tiempo libre pagado para el año. Sin embargo, este tipo de política agrupa los días libres en un "banco", donde los empleados pueden tomar tiempo libre para cualquier propósito, sin delimitación entre días de enfermedad, vacaciones o personales.

Esta opción es una buena opción para las organizaciones que desean reducir la carga administrativa de realizar un seguimiento del PTO y al mismo tiempo ofrecer a los empleados una cantidad determinada de días libres.

3. Toma de fuerza ilimitada

Una tendencia creciente de los empleadores es el PTO ilimitado. Permite a los empleados tomarse el tiempo que necesiten sin un número determinado de días asignados.

Ya sea que se dirijan a un viaje de vacaciones de primavera o necesiten un día libre para conferencias de padres y maestros, esta opción ofrece a los empleados la flexibilidad de tomarse un tiempo fuera de la oficina con una carga administrativa mínima.

A menudo, las empresas que adoptan esta política no requieren que los empleados realicen un seguimiento o informen de sus días libres a Recursos Humanos u otros líderes, y la aprobación del tiempo libre queda a discreción del gerente de cada empleado individual.

Esta tendencia es especialmente popular en empresas tecnológicas y de nueva creación que no tienen la infraestructura de recursos humanos o el ancho de banda para administrar una política de seguimiento y tiempo libre acumulado.

Las empresas que no ofrecen tiempo libre remunerado ilimitado a sus empleados pueden incluir un plan de donación de PTO como "complemento". A veces llamado programa de licencia compartida, este tipo de plan permite a los empleados apoyar a sus compañeros de trabajo y miembros del equipo donando licencia a otros en caso de que experimenten una enfermedad, necesiten tomar una licencia prolongada para cuidar a un familiar o a un ser querido enfermo, o han sido afectados por un desastre natural.

Dado que muchos empleados no utilizan todo su tiempo libre acumulado, una política de donación de PTO les permite aprovechar cualquiera de sus horas o días no utilizados en lugar de desperdiciarlos.

Pros y contras de las donaciones de PTO

Ventajas:

• Aumenta la moral de los empleados y la comodidad.
• Requiere que los empleados sean precisos con respecto a cuánto tiempo libre necesitarán

Contras:

• Requiere pautas integrales del equipo de recursos humanos con respecto a quién puede donar, cuántos días se pueden donar, quién puede solicitar días libres de este banco y cómo contabilizar las diferencias salariales.
• Los empleados pueden sentir que esta es una solución de "curita" en lugar de simplemente ofrecer más tiempo libre remunerado o ilimitado.

Cómo elegir la política de tiempo libre adecuada para su empresa

La selección de la política de PTO adecuada para su organización comienza con hacerse preguntas importantes sobre las necesidades comerciales y de los empleados. A continuación se encuentran las preguntas más importantes que debe tener en cuenta al elegir una política de tiempo libre remunerado para su organización.

¿Dónde está ubicado su negocio?

Muchas ciudades y algunos estados mantienen sus propias leyes sobre el tiempo libre pagado, especialmente cuando se trata de tiempo libre por enfermedad. Esto es importante cuando se considera el tipo de política de tiempo libre que se utilizará en relación con el lugar donde se encuentra su fuerza laboral.

¿Tiene empleados en ciudades que requieren una cierta cantidad de días de enfermedad pagados? ¿Tiene una fuerza laboral global y necesita considerar diferentes políticas de PTO en diferentes ubicaciones? Siempre consulte las leyes estatales y locales antes de comprometerse con un plan de tiempo libre remunerado.

¿Qué tipo de negocio tienes?

La política de PTO que elija puede variar mucho según el tipo de empresa que tenga. Cuando se trata de la planificación de la fuerza laboral, piense qué política de PTO se adapta mejor a las necesidades de su negocio.

Por ejemplo, si es una empresa de construcción o un restaurante con una fuerza de trabajo por hora, es probable que no pueda ofrecer un plan de tiempo libre pagado que no se registre o acumule. Sin embargo, si es una empresa emergente de tecnología, el PTO ilimitado es mucho más posible debido a la naturaleza colaborativa del trabajo, así como a la capacidad de trabajar de forma remota.

¿Debería ofrecer diferentes políticas de tiempo libre para diferentes roles?

Dependiendo de los tipos de empleados de su organización, puede optar por ofrecer diferentes políticas de tiempo libre pagado para diferentes divisiones o funciones.

Por ejemplo, las empresas minoristas pueden optar por ofrecer diferentes planes de PTO para empleados corporativos en comparación con los gerentes de las tiendas. También puede considerar ofrecer más tiempo a los empleados con más antigüedad. Una política de PTO más generosa para los miembros del equipo a largo plazo puede ser un incentivo convincente para aumentar la retención.

Mejores prácticas al elegir una política de tiempo libre

Independientemente de la política de tiempo libre pagado que seleccione para su organización, aquí hay algunos consejos para maximizar su eficacia.

Establezca expectativas para el seguimiento y la generación de informes

Es importante establecer límites sobre cómo los empleados solicitan y controlan su tiempo libre.

Cree pautas formales que cubran preguntas como:

• ¿Cuántos días/semanas de aviso deben dar los empleados a sus gerentes antes de tomar tiempo libre?
• ¿Hay un número máximo de días libres que los empleados pueden tomar a la vez?
• ¿Quién debe aprobar las solicitudes de tiempo libre? ¿Gerentes? ¿HORA?
• ¿Pueden los empleados cobrar sus días de PTO al final del año o cuando dejan la empresa?
• ¿Los días de PTO no utilizados se transfieren al año siguiente?

Ofrezca a los empleados las herramientas que necesitan para tener éxito

¿Exigirá a los empleados que informen sobre su tiempo libre utilizando una base de datos central o un software de seguimiento de PTO? Si es así, asegúrese de que los empleados sepan cómo acceder y usar el software, y cómo trabajar con su gerente o el equipo de recursos humanos si necesitan obtener la aprobación de un tiempo libre.

Establecer una cadena de mando

Cuando los empleados toman tiempo libre, puede suponer una carga especialmente grande para los equipos de una sola persona que no tienen a alguien que los cubra.

Asegúrese de que estos equipos se sientan capacitados para pedir tiempo fuera de la oficina al establecer una lista de tareas prioritarias que aún deben realizarse incluso durante el PTO. Luego, decida quién es responsable de encargarse de estas tareas cuando cada miembro del equipo esté fuera de la oficina.

Establecer vacaciones de la empresa

Si bien los días libres pagados generalmente quedan a discreción del empleado, la mayoría de los empleadores tienen una lista establecida de días festivos de la empresa cuando la oficina estará cerrada.

Si su negocio está en los Estados Unidos, considere adoptar el calendario de feriados federales para su propia organización y complételo con la lista estándar de feriados pagados de SHRM. Si tiene una fuerza laboral global, considere qué otros horarios de vacaciones puede necesitar considerar según la cultura local.

Considere cómo manejará FMLA

Al decidir su política de tiempo libre pagado, asegúrese de considerar cómo su empresa tratará el tiempo libre que se incluye en la Ley de licencia médica y familiar .

Si bien esta licencia exigida por el gobierno federal no es remunerada, la ley permite que un empleado elija usar o que el empleador requiera que el empleado use vacaciones pagadas acumuladas, licencia por enfermedad o licencia familiar durante parte o la totalidad del período de licencia FMLA.

Algunas empresas diseñan una política de FMLA remunerada, y algunas optaron por dividir diferentes tipos de licencia bajo esa política, como los planes de licencia por maternidad o paternidad. Independientemente de lo que tenga sentido para su negocio, asegúrese de incluir el tiempo FMLA en el diseño de su política de tiempo libre pagado.

Documente su política de tiempo libre pagado

Asegúrese de que todos conozcan y entiendan la política de tiempo libre pagado de su organización, desde el liderazgo hasta los empleados y las posibles nuevas contrataciones.

Anuncie su paquete de PTO como parte de los beneficios de su empleado en la página de carrera de su empresa e incluya pautas detalladas en su manual del empleado. Hacer que su política de PTO sea fácilmente comprensible y accesible ayudará a su equipo a evitar confusiones y errores a largo plazo.

¡Es hora de relajarse!

Independientemente de la política de tiempo libre pagado que elija para su empresa, es importante tener en cuenta las necesidades de su negocio, considerar el bienestar de sus empleados y pensar en cómo su plan de PTO encaja en el resto de su oferta de beneficios para empleados.

Mientras está considerando la oferta de PTO adecuada para sus empleados, explore el software de tiempo y asistencia mejor calificado para mantener el tiempo libre de los empleados en el buen camino.

Este artículo se publicó originalmente en 2019. El contenido se ha actualizado con nueva información.