Los 10 mejores consejos para mejorar la calidad de sus datos de Salesforce

Publicado: 2021-08-18

Los avances en la tecnología de la comunicación han cambiado la forma en que las empresas y los clientes interactúan. Según una investigación de Teradata, más del 50 por ciento de las organizaciones ahora utilizan siete o más canales para llegar a sus clientes. Cuantos más canales utilicen sus clientes para interactuar con usted y más canales utilice su empresa para recopilar información de ellos, mayor será el riesgo de que haya duplicados y otros errores de datos que ingresen a su base de datos de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Afortunadamente, los avances en las soluciones de integridad de datos permiten evitar estos errores. Siga leyendo para saber cómo puede mejorar la calidad de sus datos de Salesforce en solo unos pocos pasos.

Asumir la responsabilidad de la calidad de los datos

Aunque todos deben hacer su parte para garantizar la calidad de los datos de CRM, a menudo es responsabilidad del administrador de Salesforce liderar el camino combinando las herramientas de calidad de datos adecuadas con el plan de acción adecuado para implementarlas.

Generalmente, esto implica desarrollar y hacer cumplir estándares de calidad, capacitar a los usuarios para trabajar con el CRM, monitorear y limpiar constantemente los datos para mantener su integridad y mantener abiertas las líneas de comunicación. Utilice los siguientes 10 consejos que le ayudarán a elaborar un plan de acción sencillo y eficaz.

Los 10 mejores consejos de expertos para mejorar la calidad de sus datos de Salesforce

Salesforce Data Quality | Validity Inc.

  1. Monitor
    Cualquiera que haya mantenido incluso una base de datos pequeña estará de acuerdo en que la calidad de los datos se degrada muy rápida y exponencialmente. Al actualizar los registros existentes, los usuarios a veces reemplazan información válida con datos erróneos, o simplemente cambian / eliminan información por accidente. Los registros nuevos, ya sean ingresados ​​manualmente o importados, contienen invariablemente un cierto número de campos problemáticos, a pesar de los mejores esfuerzos preventivos del administrador. Supervise continuamente la base de datos para identificar y corregir datos erróneos.
  2. Estandarizar
    Todo administrador de datos debe desarrollar un estándar de calidad que defina los datos "malos" en su base de datos, así como los datos "buenos". El estándar es realmente una colección de reglas o pruebas que, cuando se aplican a la base de datos, identifican datos incorrectos y, en algunos casos, los corrigen automáticamente. Pero los estándares también evitan el ingreso de datos incorrectos, como preferencias de abreviaturas y reglas para formatear nombres, direcciones, estados, códigos postales, etc. Después de establecer un conjunto inicial de estándares, debe buscar continuamente mejorar y actualizar esos estándares para que la calidad permanece en un nivel alto sin importar qué tan rápido evolucione la base de datos o cambie el negocio.
  3. Deduplicar
    Los registros duplicados (engaños) crean confusión, pierden tiempo y dificultan que los usuarios obtengan una visión completa de la relación con el cliente. Utilice una herramienta de prevención de duplicados para buscar con regularidad a los incautos en la base de datos y crear escenarios que determinen qué hacer automáticamente con esos incautos, como fusionarlos, eliminarlos o enviar alertas.
  4. Limpiar
    Después de haber definido un estándar de calidad para su base de datos, identifique e implemente herramientas comprobadas de limpieza de datos para ayudarlo a lograrlo. Aproveche las soluciones de terceros para buscar en la base de datos registros que no se ajusten al estándar de calidad y corríjalos. Para mantener de manera constante un alto nivel de calidad de los datos, las búsquedas y fusiones automatizadas deben realizarse en un cronograma establecido, tal vez diaria o semanalmente, dependiendo de la rapidez con que cambien los datos en su organización.
  5. Validar
    Incluso si los usuarios pudieran ingresar o importar datos 100 por ciento limpios, no cambiaría el hecho de que el mundo es un lugar dinámico. Las empresas crecen, la gente cambia de trabajo, las empresas se trasladan o se fusionan. La información de contacto que era válida hace solo tres meses ahora podría estar desactualizada. Implemente procesos que ayuden a garantizar que los datos sean oportunos, verifique los datos con fuentes externas creíbles siempre que sea posible y aproveche una solución de verificación de correo electrónico para garantizar que las direcciones de correo electrónico sean válidas.
  6. V erificar
    Después de realizar las tareas correctivas enumeradas anteriormente, debe verificar que los registros se hayan actualizado correctamente y que la base de datos cumpla con el estándar de calidad requerido. Una vez que esto se ha completado, los empleados de toda la organización pueden tomar decisiones informadas, sabiendo que se puede confiar en los datos que están usando para tomarlas.
  7. Educar
    Aproveche cada oportunidad para educar a los usuarios y gerentes sobre la importancia de la calidad de los datos, defendiendo la causa de la integridad de los datos para la organización, así como para los empleados individuales que confían en esos datos.
  8. Hacer cumplir
    Hacer cumplir los estándares que crea, garantizar que se brinde la capacitación adecuada a los usuarios y restringir el acceso a los datos cuando sea necesario es clave. Diseñe esquemas teniendo en cuenta la calidad de los datos. Ellos deberían:
    • Defina los campos obligatorios.
    • Utilice valores predeterminados rellenados automáticamente siempre que sea posible.
    • Cree dependencias de campo y reglas de flujo de trabajo (por ejemplo, si A y B existen, entonces C debe existir).
    • Control de la creación de objetos: ¿qué usuarios pueden crear cuentas, contactos, clientes potenciales, etc.?
    • Implemente reglas de validación para asegurarse de que los datos se ingresen correctamente.
    • Imponer restricciones a los datos de Web-to-Lead.

  9. Comunicar
    Como administrador de Salesforce, generalmente es responsable de responder preguntas y notificar a los usuarios sobre cambios en la interfaz de usuario de CRM (por ejemplo, la adición de nuevos campos o pantallas completas), revisiones de convenciones de nomenclatura, actualizaciones de políticas y estándares, y cualquier otra cosa relacionada. a la experiencia del usuario. Fomentar una atmósfera de apoyo en la que los usuarios se sientan cómodos haciendo preguntas, discutiendo problemas y sugiriendo mejoras promoverá la adopción por parte de los usuarios y el cumplimiento de las pautas.
  10. Consigue una mano amiga
    Para lograr y mantener un alto nivel de calidad de datos de CRM, reconozca que necesita ir más allá del conjunto de herramientas estándar y adoptar aplicaciones avanzadas de terceros con características que son tan efectivas que se convierten en su mejor amigo. Incluso si sigue nuestros primeros nueve consejos de expertos, hay mucho que puede hacer para mejorar la calidad de los datos sin la ayuda de aplicaciones de software especializadas.

Superar el desafío de mejorar la calidad de los datos de Salesforce

Al aprovechar el poder de Validity Connect, un conjunto rico en funciones de soluciones de integridad de datos que incluye DemandTools, PeopleImport, DupeBlocker y BriteVerify, puede lograr y mantener constantemente datos de Salesforce de alta calidad en los que todos los miembros de su organización pueden confiar.