Los 10 mejores software de salas de datos virtuales

Los archivos importantes son una necesidad en cualquier industria. Las personas escriben detalles cruciales, combinan hojas de cálculo y crean archivos que son parte integral de la estructura de la empresa. Todos esos documentos deben almacenarse en algún lugar. Hasta hace poco, las empresas utilizaban salas de datos físicas para almacenar los archivos más importantes de la empresa.

¿Por qué debería elegir un servicio de sala de datos virtual?

Las salas de datos físicos no son el almacenamiento más seguro para los documentos; la gente suele cometer errores. Al administrar documentos altamente confidenciales, esto seguramente sucederá. Por no hablar de los costes adicionales de alquiler del local y contratación del personal que ello conlleva.

Por eso se inventaron las salas de datos virtuales. En combinación con los últimos avances en seguridad y el cifrado de grado bancario, el software de sala de datos virtual es la mejor opción posible para el almacenamiento de sus documentos.

“Existen ventajas en el uso de esta herramienta a pesar de la industria o el tamaño de la empresa. Los programas tradicionales de almacenamiento y uso compartido de archivos tienen capacidades limitadas. Los antecedentes y las predicciones de necesidades críticas para el negocio hacen que los creadores de salas de datos digitales sean los más avanzados en tecnología”. – como lo ilustra Dataroom-providers.org en una de sus publicaciones de blog recientes.

Pero, ¿qué características principales debe tener una sala de datos virtual y cuáles son los 10 mejores proveedores de salas de datos disponibles en el mercado?

10 cosas a considerar antes de elegir un proveedor de sala de datos virtual

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1. ¿Para quién será el Data Room Virtual?

Antes de elegir un proveedor de sala de datos virtual, debe preguntarse qué tipo de casos de uso tendrá el software para su empresa. ¿Sus compañeros de trabajo son lo suficientemente alfabetizados tecnológicamente para usar este tipo de tecnología, o será un gasto adicional capacitarlos?

Mire cuáles son sus necesidades actuales e intente hacerse preguntas sobre el almacenamiento, el presupuesto y las personas que podrían usar la nueva solución de software presentada a su empresa.

2. ¿Qué es lo principal que esperas?

¿Hay alguna característica en particular que le gustaría tener en la sala de datos virtual, que haría la vida de la empresa mucho más placentera? ¿O tal vez desea tener menos funciones porque no le gustaría pagar de más por el producto?

Esas son todas preguntas viables que debe hacerse antes de elegir una sala de datos virtual.

3. ¿Es el dinero un problema?

Antes incluso de revisar la oferta de la industria, debe mirar el balance general y preguntarse si hay suficiente dinero para emplear esta solución de software adicional en sus transacciones comerciales.

El precio de una sala de datos virtual varía significativamente de un proveedor a otro, por lo que debería ser posible encontrar una solución que se ajuste a sus necesidades y que no perjudique su presupuesto.

4. Seguridad

Como el espacio está diseñado para contener los archivos más importantes de su negocio, debe contar con increíbles características de seguridad. Lea acerca de la certificación que tiene el servicio y qué tipos de herramientas de administración de seguridad están disponibles para usted.

5. Gestión de permisos

Las características de seguridad integradas son importantes para la integridad de una sala de datos virtual, pero la capacidad de decidir si puede permitir que alguien acceda a archivos específicos agrega otra capa a las defensas de su sala de datos virtual. No solo ayuda a controlar quién ve qué, sino que también permite compartir los documentos con terceros.

6. Análisis

La cantidad de tiempo dedicado a trabajar en un archivo y muchas más estadísticas están disponibles para usted en un software de sala de datos virtual. Gracias a que se encuentra en un entorno completamente digital, puedes llevar un registro de todos los pequeños eventos que van ocurriendo en el espacio.

7. Mira lo que hay por ahí

Busque un poco, encuentre lo que está disponible para usted y use nuestra lista para ver los 10 principales proveedores de salas de datos virtuales en esta industria. Mire sus descripciones, lea sus características y tome una decisión acertada sobre la cantidad de herramientas que realmente usará y el tipo de seguridad que emplean.

8. Mira lo que dicen los demás

Revisar los comentarios sobre el producto y leer las reseñas es solo otro paso en el proceso de encontrar la sala de datos virtual que satisfará todas sus necesidades. Las personas que realmente usan el producto y cuentan su perspectiva sobre el asunto son increíblemente importantes. Esto ilustra los casos de uso del mundo real del producto que podría necesitar.

9. Habla directamente con el proveedor

Si bien puede responder a la mayoría de esas preguntas a través de su propia investigación, es posible que haya algunas que solo el proveedor pueda responder directamente. Para averiguar si la oferta es algo que se alinea con su objetivo comercial, comuníquese con ellos directamente y hable sobre su solución. Luego experimentará la calidad de su soporte y cómo tratan a sus clientes potenciales. Se puede averiguar mucho con una simple conversación telefónica.

10. Utilice la versión de prueba gratuita

Casi todos los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen una prueba gratuita al cliente potencial. Además de leer todos los materiales disponibles y hablar con el servicio de atención al cliente, puede ganar aún más probando el producto usted mismo. Compruebe si el proveedor al que se dirige su negocio tiene esta posibilidad.

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Las 10 mejores opciones de software para salas de datos virtuales

Después de haber respondido esas preguntas y haber pensado mucho sobre lo que le gustaría del proveedor de la sala de datos virtual, hay muchas soluciones de software diferentes para elegir. Una comparación de salas de datos es algo que debe hacer antes de elegir una solución que se ajuste a las necesidades de su negocio.

Para facilitarle la vida, hemos seleccionado los 10 mejores proveedores de salas de datos virtuales para que aparezcan en nuestra lista.

1. iDeals

La solución de datos virtuales proporcionada por iDeals está dirigida a personas que desean integrar su flujo de trabajo en el entorno de la sala de datos virtual. Mediante el uso de múltiples herramientas de gestión disponibles para los clientes del servicio, no solo pueden personalizar el espacio sino también crear informes detallados en una interfaz de solución de software accesible.

2. Habitaciones

La naturaleza altamente personalizable de esta sala de datos virtual se refleja en su precio. Cuantas menos herramientas necesite, menos pagará. Con sede en Alemania, Drooms ofrece a sus usuarios una herramienta de calidad a un precio razonable. Si la modularidad es importante para su negocio, entonces esta sería la sala de datos virtual perfecta para considerar.

3. Intraenlaces

Si está buscando una herramienta que utilice la tecnología más nueva en el espacio de la sala de datos virtual, Intralinks es el lugar donde la encontrará. Al utilizar la funcionalidad de IA para ayudar en el proceso de administración de archivos, este proveedor de sala de datos virtual ofrece un excelente soporte con acuerdos comerciales de todo tipo. Y mediante el uso de la IA, también obtendrá una gran cantidad de datos estadísticos que de otro modo se habría perdido.

4. Sitio de datos

Se pueden resolver acuerdos de toda complejidad con la ayuda del producto Datasite. Creado por Merrill Corporation, se vincula con todos los demás servicios que brinda la empresa, como consultoría, administración de contenido y todo lo que pueda ayudar en el negocio de una empresa.

5. Sala de negociaciones

Dealroom es una de las soluciones de salas de datos virtuales más costosas. Pero debido a su precio, los clientes pueden usar herramientas elaboradas y abordar cada parte de un acuerdo de fusiones y adquisiciones. Los creadores de esta sala de datos virtual lo guían a través de todo el proceso, de principio a fin, asegurándose de que todos los archivos estén seguros y solo accesibles para las personas que necesitan ese acceso.

6. Digificar

Es posible que las pequeñas empresas no puedan pagar los planes de sala de datos virtuales en las empresas más grandes. Pero podrían pagar el plan de Digify. Esta solución es una sala virtual básica que ayuda a las nuevas empresas y a las empresas más pequeñas a garantizar la seguridad de los archivos. Y si es necesario compartir los archivos con un tercero, esto también es posible.

7. Ansarada

Una de las otras salas de datos virtuales ya utiliza IA en su solución de software. A través de herramientas elaboradas que van desde la gestión de archivos hasta la creación de informes, Ansarada puede crear un entorno para que se lleven a cabo acuerdos de fusiones y adquisiciones. Una gran ventaja de esta solución es su interfaz accesible. Permite que incluso los usuarios menos alfabetizados de esta solución se beneficien de ella.

8. Citrix

Citrix se especializa en ayudar al flujo de trabajo ya establecido de una empresa. Con su solución de software, es realmente fácil administrar el flujo de archivos. Puede agregar el nivel de seguridad necesario en todos los acuerdos comerciales de fusiones y adquisiciones.

9. Documentos seguros

Otro data room virtual orientado a pequeñas empresas y particulares con funcionalidad básica pero a un precio adecuado. SecureDocs puede brindarle las herramientas básicas para que sus negocios se concluyan en un espacio seguro, pero también accesible. La asequibilidad es un factor importante en las primeras etapas del negocio y SecureDocs lo sabe.

10. Firmex

Firmex es famosa por emplear medidas de seguridad especiales en sus servicios de salas de datos virtuales. A través de su enfoque detallado tanto de la seguridad como de las necesidades de sus clientes, crearon una solución de software que puede satisfacer incluso las necesidades comerciales más exorbitantes.

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Conclusión

Las salas de datos virtuales son herramientas que lo ayudan a administrar y organizar los archivos que son importantes para sus operaciones comerciales. A diferencia de las antiguas salas de datos físicas, este entorno virtual permite mucha más flexibilidad en términos de precios y un mayor factor de seguridad y accesibilidad. Seguir nuestra lista y consultar los proveedores lo llevará a la solución que su empresa necesita.