Reuniones de negocios 101: 7 consejos para llevar a cabo una reunión eficaz

Si bien las reuniones son parte de nuestras interacciones diarias, nunca sabemos qué pueden ser, si una reunión superproductiva o simplemente otra reunión que es inútil y nos hace perder el tiempo. ¡Las reuniones pueden hacer que termine mucho trabajo o terminar muchas reuniones y afirmar que no hizo nada! Después de todo, no puedes decir que nunca entraste a una mala reunión. Tal vez solo estuviste en una, o recuerdas cuando la reunión en la que participaste no iba bien o empezó bien y terminó mal. ¿Llegaron tarde las personas a la reunión? ¿O no estaban prestando atención? Hay muchas preguntas por responder, pero en este artículo discutiremos más a fondo cómo puede evitar estos pequeños errores y llevar a cabo una reunión efectiva con los siguientes pasos.

7 consejos para llevar a cabo una reunión eficaz

¿Necesita una reunión?

Si su equipo u otros miembros corporativos están desmotivados para ingresar a sus reuniones, es probable que sientan que sus reuniones no son necesarias. Cuando esto sucede, no solo está desperdiciando el tiempo de las personas, sino que también está desperdiciando su propio tiempo. Sin embargo, ¿cuándo sabes que tienes que programar una reunión? En primer lugar, ¿te has sentado a pensar cómo está la situación dentro de tu negocio? Si no es así, programe un tiempo para pensar a solas, solo para usted. Incluso si tiene que programar una reunión, podrá hacerlo más tarde.

No necesita pensar mucho para saber dónde está su negocio. En su lugar, simplemente puede tratar de sentarse durante al menos 10 minutos y pensar si puede manejar todo por su cuenta o no. Luego, si necesita la interferencia externa de las personas que asisten a la reunión, envíe un correo electrónico y programe la reunión inmediatamente después. Después de todo, con el poder de las reuniones en línea, no tiene que programar reuniones cara a cara; pueden estar en línea.

Planifique y estructure su reunión eficaz

Todas las reuniones deben estructurarse de alguna manera, así que asegúrese de publicar sus objetivos y su agenda, incluso si incluye algunas viñetas. Elija un marco de tiempo adecuado para usted y asegúrese de que sea el momento adecuado para sus participantes. Además, recuerda que quieres evitar reuniones largas. Son más difíciles de encajar en los horarios de las personas y pueden consumir una cantidad considerable de tiempo.

Sobre todo, no hay un momento ideal para la duración de una reunión, ya que es posible que nunca sepa qué tan ocupado está el horario de alguien, y la duración dependerá del propósito general de la reunión de negocios. Sin embargo, según las estadísticas, la regla general de las reuniones debe ser que no deben durar más de 60 minutos y deben durar entre 15 y 30 minutos.

Alternativamente, puede discutir cómo son los horarios con sus participantes en profundidad. Si el tiempo es escaso, intente realizar una reunión más corta y, si son más libres, realice reuniones más largas de hasta una hora.

Además, cada vez que vea que tiene reuniones más cortas, puede comenzar a repartir una tarjeta de presentación a todos los que tienen prisa. Los servicios de impresión de tarjetas de presentación le permiten hacer esto, por lo que mantiene a todos comprometidos con cualquier pregunta que puedan tener después de la reunión, especialmente cuando tienen prisa.

Establecer la agenda

Se sorprendería de la cantidad de reuniones que en realidad comienzan sin ningún propósito, y ahí es donde los participantes se desmotivarán para unirse. La agenda de la reunión puede resumirse en una pizarra o incluso en un folleto y luego discutirse en la pizarra. Sin embargo, antes de que comience la reunión, todos deben saber por qué están donde están y el propósito de la reunión en general.

La agenda guiará la conversación y garantizará que la reunión no se desvíe del tema. Entonces, si tienes la agenda configurada antes de que comience la reunión, todos sabrán lo que sucederá desde el principio. A la mayoría de los profesionales de negocios no les gustará asistir a reuniones si no tienen una agenda establecida. De hecho, según un estudio, la mayoría de los profesionales de negocios coincidieron en que si no hay una agenda, la reunión puede volverse caótica con bastante rapidez. ¡Después de todo, nadie quiere entrar a una reunión para discutir lo que hicieron ayer!

Decida con qué frecuencia debe organizar una reunión eficaz

Hay dos razones importantes detrás de una reunión, ya sea para ganar impulso o para cambiar el curso de cómo funciona el negocio. Al cambiar el rumbo, nos referimos a alentar las sesiones de planificación, las negociaciones, las reuniones de emergencia y más. Para mantener el impulso, también debe realizar reuniones periódicas, pero ¿con qué frecuencia debe hacerlo? Reunirse con demasiada frecuencia no es una buena idea y podría ser una pérdida de tiempo. Por otro lado, no reunirse lo suficiente no es una buena idea, y la evaluación y la mejora se consideran una idea de último momento.

En general, no hay razón para reunirse todos los días, pero celebrar una reunión una o dos veces por semana es la opción ideal. Por ejemplo, según Mark Zuckenberg, las reuniones semanales son cruciales para mantener un alto nivel de desempeño en tu empresa. Además, es mejor reunirse diariamente cada vez que haya nuevos empleados hasta que conozcan su propia ruta. Además, si te sientes confundido de alguna manera, puedes hacer las siguientes preguntas para evaluar mejor cuántas reuniones necesitas tener:

• ¿Es urgente la reunión? Hazlo todos los días.
• ¿La reunión es importante pero no urgente? Reunirse periódicamente, pero no todos los días.
• ¿La reunión es urgente pero no tan importante? Tener una reunión única.
• ¿Tu reunión no es importante o urgente? No tengas una reunión en absoluto; solo envía un correo electrónico.

Elija sabiamente quién es su audiencia

Es una excelente idea compartir información con todo el equipo y mantener a todos totalmente comprometidos. Aún así, también debe considerar el impacto que tiene la reunión en los niveles de productividad y su presupuesto. Sin embargo, suponga que desea reducir la asistencia a la reunión. En ese caso, puede considerar usar una herramienta de administración de proyectos colaborativos que le permita a todo su equipo ver cómo sus propias tareas impactan el progreso del proyecto. Esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo al no tener que actualizar a los empleados sobre sus niveles de progreso. Por ejemplo, algunas herramientas de gestión de proyectos colaborativos que puede considerar usar son:

• Trello
• Gerente de proyecto
• jira
• wrike
• Monday.com, y más

Sea puntual con el tiempo

Como mencionamos anteriormente, es posible que todos los asistentes a una reunión no tengan demasiado tiempo. Por eso es necesario ser muy puntual cuando se trata de tiempo. Por ejemplo, si la reunión comienza a las 10:00 a. m., no la presione un minuto más tarde ni la termine después de la hora de finalización establecida. El tiempo es dinero, y todos los que esperan adivinar cuándo comenzará la reunión son una gran preocupación y una pérdida de recursos. Después de todo, si alguien quiere llegar a tiempo, lo hará.

Los profesionales de todo el mundo respetan el tiempo por encima de cualquier otra cosa. Por ejemplo, si te sientas a hablar con Bill Gates, solo te da cinco minutos, y si necesitas prolongar ese tiempo, te pondrá otro cronómetro de cinco minutos. Las personas más exitosas del mundo son puntuales con su gestión del tiempo, especialmente cuando están en reuniones.

Además, el tiempo de finalización es tan importante como el de inicio. Si tiene la costumbre de terminar más tarde de su hora de finalización, la mayoría de la gente sabrá que no es puntual y que no se toma en serio sus reuniones. En resumen, no estás aquí para perder el tiempo de nadie, incluido el tuyo.

No olvides tener una buena actitud

Nadie quiere asistir a una reunión que tiene una mala cultura organizacional, y esto incluye una mala actitud y mucho más. Esto es lo que puede hacer para mostrar un buen comportamiento cuando está en una reunión:

• Ser puntual (a tiempo)
• Prestar mucha atención a lo que otros tienen que decir
• Escuchando tanto como hablas
• Ser positivo y enérgico
• Asumiendo la responsabilidad
• Respetar la presencia del otro
• No culpar a los demás de nada.

Al hacer lo siguiente, mantiene un ambiente positivo dentro de la reunión y evita cualquier conflicto con otros participantes en la reunión. Después de todo, todos quieren estar cerca de una persona positiva y enérgica.

Reunión efectiva: conclusión

Bueno, eso es todo sobre los siete consejos para llevar a cabo una reunión eficaz. Con suerte, tiene una comprensión clara de lo que puede hacer para tener mejores reuniones en su negocio. Muchas personas asistirán a las reuniones y ni siquiera sabrán por qué asisten. Definitivamente, esto es algo que no desea que suceda porque la importancia de una reunión es identificar dónde están los problemas de la organización y promover la mejora una vez finalizada la reunión. Las reuniones son importantes, y si encuentras el equilibrio adecuado al organizarlas, todos, incluido tú mismo, estarán encantados de asistir.