Sugerencias para incorporar la recopilación de conocimientos en sus flujos de trabajo diarios

Esta semana en la Cumbre B2B de Forrester en Austin (mi primer evento en persona en años), Jackie Palmer, vicepresidenta de marketing de productos en Demandbase, y yo hablamos sobre los inconvenientes inherentes a nuestra cultura y entorno de trabajo actuales. Me dijo que había tenido noticias de uno de mis colegas el día anterior, pero como había estado disfrutando de una cena y bebidas, pospuso el mensaje para poder volver a él más tarde.

Estuvimos de acuerdo en estos puntos: gracias a Dios por posponer y qué alivio es que ahora también podemos programar mensajes (correos electrónicos, mensajes directos de Slack, mensajes de texto, etc.) para que se envíen más tarde. Estos dos avances tecnológicos nos permiten hacer las cosas cuando el tiempo lo permite, lo que permite a los profesionales ocupados dedicar unos minutos rápidos de trabajo aquí y allá (por ejemplo, mientras salen a cenar) sin atascarse por completo cuando la tarea resulta ser menos del tamaño de un bocado de lo que esperábamos originalmente.

¿Revisó un correo electrónico pero no tiene el tiempo o los recursos para responder de inmediato? Póngalo de nuevo en la cola o prográmelo para que vuelva a aparecer cuando sea probable que tenga todo lo que necesita. ¿Tienes una idea que quieres compartir con un colega? Anota tu mensaje, pero prográmalo para que llegue a su bandeja de entrada cuando esté seguro de que estará concentrado en el trabajo.

La semana pasada, presenté un marco para la gestión del conocimiento personal y compartí algunas de las aplicaciones en mi caja de herramientas. Esta vez, compartiré algunas técnicas para la captura de conocimiento que aprovechan la tecnología para garantizar que la información correcta esté en el lugar correcto en el momento correcto. (Me sorprende que este es el mismo lenguaje que usamos cuando discutimos cómo lograr que los clientes actuales y potenciales interactúen con nuestro contenido).

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La idea principal detrás de todos estos flujos de trabajo es que para cada tipo de información que está recopilando (la información de contacto de una persona, una tarea que necesita hacer, un artículo revelador que desea encontrar más tarde, etc.) tiene un punto final único con múltiples entradas. Por lo tanto, sin importar el contexto (apretar un cheque del teléfono móvil, estar completamente concentrado en su escritorio, realizar múltiples tareas en una reunión virtual, etc.), tiene una manera fácil de llevar esa información al lugar correcto para que pueda salir a la superficie en el momento adecuado.

La forma ubicua

Soy un gran admirador de los formularios para la recopilación de información porque te brindan muchas opciones en el otro extremo. Puede rebanar y trocear datos, o simplemente tratarlos como texto de formato libre.

Extensión del navegador Zapier + ??

Zapier ofrece una extensión para Chrome que te permite configurar un formulario para que aparezca como una barra lateral derecha junto a lo que sea que estés haciendo. Un gran uso para esto es cuando necesito agregar nuevos contactos a mi base de datos, o cuando estoy recopilando información sobre proveedores cuando estoy investigando para nuestros Informes de inteligencia de MarTech (MIR). A veces, esta información surgirá cuando alguien me presente a otra persona por correo electrónico. Otras veces, empiezo este proceso a partir de una investigación en línea en una página web.

En cualquier caso, para asegurarme de que la información vaya al lugar correcto, toco la extensión Zapier para Chrome, que me brinda una barra lateral donde puedo obtener información de mi pantalla principal sin salir de ese contexto. Por el momento, quiero que la información de contacto se almacene y sea accesible desde un montón de lugares diferentes, así que uso Zapier zap para enviar ese tipo de información a Contactos de Google, ClickUp, Airtable y (porque lo estoy probando en este momento ) Popular. Lo introduzco una vez y hago clic en el botón Enviar y listo: no más entrada de datos duplicados o cortar y pegar. No es perfecto , pero ayuda mucho.

Bo nus: aquí hay un enlace a mi Zapier zap que hace esto, que puede personalizar para su propia aplicación

JotForm

Pedimos a los proveedores de las categorías que cubrimos en nuestros Informes de inteligencia de MarTech que completen formularios que les pregunten sobre sus empresas y sus ofertas de productos en el sector tecnológico que estamos examinando. Esto ayuda a garantizar que hagamos las mismas preguntas a todos los proveedores y, con algunos tipos de preguntas, podemos convertir las respuestas directamente en tablas o gráficos. La sección final del cuestionario solicita su opinión sobre las tendencias que impulsan la categoría en su conjunto. Esta información cualitativa es muy valiosa para mí, así que uso Zapier para asegurarme de que sus respuestas terminen en Mem, donde puedo mostrarla cuando estoy delineando y escribiendo.

También uso estos formularios internamente. Tienen muchas capacidades que las hacen más poderosas que la extensión del navegador Zapier, y una de las más importantes es la capacidad de usar menús desplegables, casillas de verificación y botones de radio. Estos tipos de entradas aseguran que obtenga datos consistentes y estructurados, sin molestas alternativas, o faltas de ortografía, errores tipográficos, etc.

Con estos datos consistentes, es mucho más fácil dividir, trocear y analizar los datos resultantes sin hacer una gran limpieza. Cuando recopilo información sobre proveedores en varias categorías en las primeras etapas de la investigación de MIR, utilizo un formulario que ingresa datos en Google Tables o Airtable, donde puedo analizarlo todo más tarde. Configuraré mi escritorio donde tengo el formulario en un lado de la pantalla y la información destinada a ser ingresada en el otro. Debido a que uso campos desplegables como "Categoría de software", donde puedo elegir entre varias opciones, luego puedo ver todas las empresas en esa categoría una al lado de la otra, aunque puedo saltar de una categoría a otra cuando estoy recopilando información.

Reenvío de correo electrónico o BCC

Como especialista en marketing, probablemente trabaje mucho en el correo electrónico. Sin embargo, las interfaces de correo electrónico, por muy bien diseñadas que estén, no son los lugares ideales para mostrar la información que comparte y recibe por correo electrónico. Por lo tanto, cuando esté considerando qué elementos incluir en su base de conocimiento personal, asegúrese de que el reenvío de correo electrónico sea compatible como medio para importar información.

Con algunas herramientas, como ClickUp, puedo enviar una copia oculta de una determinada dirección de correo electrónico cuando envío un mensaje relacionado con una tarea en particular, y ese correo electrónico (así como muchas respuestas) se incluirán en el campo "comentarios" de una tarea. .

Grabación + transcripción de IA

Esto es algo que he usado para reuniones virtuales (asegúrese de obtener permiso), seminarios web o eventos, chats de Twitter, podcasts y similares. Una vez que haya grabado el discurso, colóquelo en Otter o Speak para la transcripción automática, luego descargue la transcripción en su repositorio no estructurado (asegúrese de conservar el audio original en caso de que la traducción automática no sea precisa).

Leelo después

Uso Pinboard (la evolución de lo que era delicioso) para capturar dos tipos de información: artículos que parecen prometedores pero que actualmente no tengo tiempo para leer, y artículos que he leído y que quiero consultar más adelante, como cuando Estoy armando algo que estoy escribiendo. Si paga por la cuenta de "archivo" ($ 39 / año), Pinboard mantiene una copia local del contenido en las URL que ha marcado. Más tarde, puede encontrar información relevante a través de etiquetas o búsqueda de texto completo, incluso si la fuente de contenido original ya no está en línea.

Conclusión

Estas son solo algunas de las formas en que trato de asegurarme de que no se me pasen por alto partes importantes de información en el transcurso del día. Espero que le den algunas ideas que puedan ayudarlo a suavizar su flujo de trabajo. Exploraré la organización y presentación de esa información en las próximas semanas.