Consejos prácticos para mejorar sus procesos de negocio

Muchos factores juegan un papel en la construcción de un negocio floreciente, uno de los cuales es la gestión de procesos de negocio. Un proceso comercial involucra los pasos que toma su empresa para lograr objetivos específicos. La gestión de procesos comerciales significa revisar y mejorar constantemente cada una de las operaciones de su empresa. Al hacer esto, aumenta el valor organizacional general.

Una vez que las empresas se expanden, también se vuelven más complejas, involucrando a más personas en las operaciones diarias y más variabilidad en las expectativas de los clientes. Por lo tanto, puede resultar complicado controlar los procesos a medida que se vuelven variables y complejos, lo que aumenta los riesgos para las empresas.

Para construir una empresa escalable y seguir avanzando, los líderes empresariales deben mejorar sus procesos de manera efectiva.

¿Por qué es imperativo mejorar los procesos de negocio para el crecimiento de una organización?

Las empresas atraviesan un cambio digital constante en el competitivo entorno empresarial actual. Mantener su negocio en marcha es un desafío, y los procesos ineficaces pueden afectar negativamente a todas sus operaciones comerciales. Solo se necesita un proceso ineficiente para impactar negativamente en los recursos, las ganancias y la calidad del producto.

Estos son algunos de los beneficios de optimizar los procesos comerciales:

• Usted se asegura de que su organización tenga un equipo efectivo y las habilidades necesarias para ayudarlo a alcanzar los objetivos comerciales;
• Tú y tu equipo se vuelven más productivos;
• Obtiene un enfoque y un resultado constantes para sus clientes;
• Su trabajo se vuelve más placentero;
• Disminuye el tiempo del flujo de trabajo;
• Reduces los errores.

Las organizaciones a menudo se resisten al cambio, y eso es algo comprensible, ya que no es cómodo salir de su zona de confort. Pero la verdad es que no puedes esperar el éxito a menos que elijas la incomodidad. Puede que le resulte difícil descubrir los pasos exactos para mejorar sus procesos comerciales. ¿Cómo puedes estar seguro de que lo estás haciendo bien? Afortunadamente, al inscribirse en un programa de capacitación, puede desarrollar las habilidades necesarias para liderar el desarrollo de procesos. Al obtener una certificación de cinturón verde, podrá implementar proyectos de mejora de procesos en su empresa. Aprenderá cómo mejorar los procesos comerciales al identificar, examinar y disminuir los problemas en los procesos.

Formas prácticas de mejorar los procesos de negocio

Mapear el proceso existente

Este es un paso obvio: antes de realizar cualquier cambio en el proceso, es fundamental visualizarlo. Los mapas de procesos pueden brindarle una representación visual de los flujos de trabajo de los procesos y, por lo tanto, le permiten comprenderlos e interpretarlos mejor y luego realizar las mejoras necesarias.

Este ángulo visual de los procesos proporciona una perspectiva detallada de los elementos del flujo de trabajo del proceso, como empleados responsables, tareas, sistemas y herramientas. De esta manera, es más fácil para usted identificar los problemas que afectan negativamente el desempeño de su negocio.

Una vez que haya reconocido lo que no está bien, puede tomar medidas para mejorar los procesos.

Varias herramientas pueden ayudarlo a mapear los procesos, como Lucidchart o Microsoft Visio. O simplemente puede usar papel y un bolígrafo, si invertir en una herramienta de este tipo no está entre sus opciones.

Comienza a hacer preguntas sobre el proceso.

Dado que es un líder empresarial, es probable que tenga una idea clara de cómo funcionan sus procesos. Sin embargo, sus empleados tienen el mayor conocimiento sobre sus procesos comerciales. Por lo tanto, el próximo paso en la mejora del proceso es hacer preguntas a su personal. Comprueba si tienes todos los detalles de tu mapa correctamente.

La perspectiva de su empleado sobre esto es crucial porque le ayuda a aprender cosas que de otro modo se perdería. Suponga que desea mejorar el proceso de incorporación de su cliente reduciendo el tiempo de incorporación. Como usted es el líder, conoce los pasos del proceso real. Sin embargo, no sabe qué provoca un retraso en la incorporación de los clientes. Una vez que habla con el equipo del proyecto, descubre el problema: su equipo de ventas no está utilizando los sistemas correctamente para actualizar el tiempo del proyecto sobre nuevos clientes.

Estos detalles pueden parecer insignificantes, pero son fundamentales para mejorar su estrategia de proceso. Y la única forma de conocer estos detalles es haciendo las preguntas correctas a sus empleados. Debe centrarse en averiguar el resultado deseado del proceso, los aspectos monótonos que se pueden eliminar y los problemas que encuentran en su trabajo diario.

Examine el flujo de trabajo actual de su proceso

Este es quizás el paso más imperativo pero que requiere más tiempo para mejorar sus procesos comerciales. Puede usar el mapa que ha creado para establecer las brechas y las oportunidades de progreso en el flujo de trabajo y luego crear un plan para rediseñar el proceso real de manera más eficiente.

Pregúntese si puede reducir los costos ahorrando dinero, tiempo u otros recursos y averigüe qué tareas del proceso provocan retrasos en la producción. Además, considere las tareas que son repetitivas y pueden automatizarse. Estas son solo algunas preguntas que puede usar como guía para crear una estrategia de proceso efectiva.

Rehaga el flujo de trabajo del proceso para llenar los vacíos

Si realiza todos los pasos mencionados anteriormente, adquirirá suficientes datos para comenzar a crear un plan de acción. Según la información que obtuvo de su análisis, anote los cambios que llenarán los vacíos en su proceso y aumentarán el rendimiento de las operaciones.

Colabore con su equipo de proceso para identificar las soluciones más eficaces. No pase por alto una sugerencia solo porque parezca menor, puede ser impactante. Una vez que cree una lista de todas las ideas y cambios que puede implementar, considere cómo influirán en los resultados del proceso y luego priorícelos de acuerdo con el impacto comercial.

Automatice las tareas de procesos repetitivos

La redundancia reduce la productividad: es como comer la misma comida todos los días. La ausencia de creatividad impactará negativamente a sus empleados. Puede utilizar la información de su análisis de procesos para evaluar esas tareas de procesos repetitivas y encontrar formas de automatizarlas.

La automatización facilita el flujo de trabajo del proceso y acelera sus procesos. Además, mejora la productividad de los empleados porque pueden dirigir sus esfuerzos hacia algo más creativo y valioso para el negocio.

Evaluar la eficiencia de los cambios en el flujo de trabajo

Utilice indicadores clave de desempeño para monitorear el desempeño de los procesos mejorados. ¿Qué tipo de resultados producen y qué tan efectivos son? ¿Las operaciones se ejecutan más rápido? ¿Se redujeron los errores? ¿Qué pasa con los empleados? ¿Cómo mejoraron? ¿Son más productivos de lo que solían ser?

Al responder estas preguntas, obtendrá una imagen clara de cómo su estrategia de mejora de procesos impacta en su negocio. De esa manera, sabrá que el esfuerzo y el tiempo que invirtió en mejorar los procesos valieron la pena.

Obviamente, la mejora del proceso no se detiene aquí, y aún debe buscar más oportunidades para mejorar aún más los procesos. La única forma de mantenerse por encima de sus competidores en un mundo en constante cambio es evaluar y mejorar su negocio constantemente.