6 Consejos para que los Empresarios Manejen sus Proyectos

La “propiedad” viene con un alto nivel de responsabilidad. Tanto en el sentido de atribuirse el mérito del éxito como de responder por los fracasos. También hay un sentido de autoridad al tomar decisiones importantes.

El dueño de un negocio utiliza los resultados del proyecto. También son responsables de los costos incurridos durante la implementación. Los proyectos también pueden tener varios propietarios. Lo que significa que compartirán los gastos y estarán representados en el grupo directivo.

Un proyecto puede funcionar bien sin la participación a tiempo completo del propietario del proyecto. Pero para proyectos ambiciosos, complejos y de larga duración, su participación es vital. Debe hacerse cargo de su visión y dirección general del proyecto.

La gestión de un proyecto puede ser una tarea abrumadora. Esto se debe a que es probable que surjan desafíos y debe estar preparado para manejarlos. Si, por ejemplo, no está equipado con certificaciones de gestión de proyectos. También puede tener las certificaciones pero carecer de la experiencia de un gran propietario o gerente de proyecto.

Tenga en cuenta que no existe un consejo perfecto para cada situación al manejar proyectos. Su solución dependerá de los detalles de su situación. Es por eso que necesita una guía para propietarios de proyectos que lo ayude a manejar un proyecto con éxito.

Le permitirá hacer frente a situaciones únicas en función de la naturaleza del proyecto. Así como la cultura de su organización. El conjunto de principios de la guía dirigirá sus acciones.

Cómo manejar proyectos como propietario de un negocio

Manejar proyectos puede ser bastante estresante. Eso se debe a los desafíos que conlleva ejecutar los proyectos dentro de un cronograma establecido.

Los proyectos pueden salir mal sin una planificación y gestión estratégicas. Esto puede hacer que abandones un proyecto en el que habías invertido tanto. Es por ello que debes tomar precauciones antes de invertir tus recursos. Los consejos aquí le ayudarán a manejar mejor sus proyectos la próxima vez.

1. Determinar el alcance y el cronograma del proyecto

Este es el primer paso durante las etapas iniciales del proyecto. Aquí es donde defines lo que quieres lograr. Establezca los objetivos y resalte los puntos no incluidos en el alcance. Es recomendable anotar todo lo importante y puede conducir al éxito. Piense desde una perspectiva amplia para visualizar lo que ejecutará.

Mientras trabaja en el alcance, comience en grande y reduzca el enfoque de su proyecto. También debe recordar definir la línea de tiempo del proyecto. ¿Cuánto tiempo le asignará al proyecto y cuándo espera que esté terminado? Estas son preguntas que deben ser respondidas durante la etapa inicial.

Por lo tanto, debe estimar el tiempo para cada tarea en el proyecto. Tenga en cuenta que la fecha límite del proyecto es fija y no debe cambiar. Finalmente, presente el alcance del proyecto a las partes interesadas para obtener su opinión.

2. Proporcionar los recursos necesarios

Asegurar que haya recursos para la implementación del proyecto es el trabajo del propietario del proyecto. Por lo tanto, debe verificar si los recursos disponibles son suficientes. Evaluar las inversiones, maquinaria, recurso humano y el equipo necesario. Esto le ayudará a darse cuenta de posibles cuellos de botella en la implementación.

Es posible que se dé cuenta de que los miembros del equipo necesitan computadoras portátiles adicionales. O que las partes interesadas necesitan horas extra en la sala de conferencias. También podría ser que un miembro del equipo tenga un problema de salud. Debe estar disponible para brindar soluciones sensatas. Recuerda que es tu responsabilidad gestionar las deficiencias.

Un ejemplo es cuando alguien que trabaja en una parte importante del proyecto tiene motivos inesperados para ausentarse. Debe poder reemplazarlos antes de que su ausencia afecte la ejecución del proyecto.

Asegúrese de verificar que los miembros del equipo obtengan lo que necesitan. Esto asegurará que el proyecto avance sin interrupciones.

3. Capacitar a nuevos empleados

Cuando contrate nuevos empleados, habrá un aumento temporal en el trabajo. No podrá descargar tareas inmediatamente y completar el proyecto a tiempo o tener el tiempo libre que deseaba.

Esto se debe a que, incluso si son expertos calificados, no se adaptarán inmediatamente a su negocio. Eso es porque necesitarán tiempo para aprender los entresijos del negocio. Tendrán que entender sus expectativas de ellos. Luego, tendrán que armar mentalmente los rompecabezas para aprender cómo las piezas pequeñas se suman a sus objetivos.

Así que no espere que comiencen a funcionar el primer día. Si sus empleados no tienen experiencia, puede hacer que amplíen sus conocimientos. Puede usar la capacitación en proyectos de Microsoft para principiantes para ayudarlos a aprender cómo manejar proyectos.

La capacitación de MS Project está diseñada para aquellos que desean comprender el concepto de gestión de proyectos. Les ayudará a organizar y crear informes básicos de forma independiente.

Los cursos de formación de Microsoft Project también les ayudarán a aprender a planificar y gestionar proyectos. Al final de la capacitación, tendrán todos los conocimientos básicos sobre cómo:

• configurar archivos
• Sigue el progreso
• Trabajar con vistas
• Asignar recursos
• Crear un diagrama de Gantt

4. Lleve un registro del tiempo dedicado a las tareas

Mantener un registro preciso del tiempo dedicado a las tareas es importante, especialmente si trabaja por cuenta propia. Le ayuda a saber qué tareas están tomando más tiempo. De esa manera, puede encontrar áreas de mejora. Esto también es crucial para el presupuesto, especialmente si cobra por hora.

El seguimiento del tiempo también ayudará a asignar el presupuesto. Así como determinar el alcance de futuros proyectos. Recuerde que el tiempo puede escaparse fácilmente cuando la gente está trabajando. Por esa razón, será bueno obtener una herramienta de gestión de proyectos con capacidades de entrada y salida.

También puede tener una función para mostrarle las horas dedicadas a trabajar en una tarea. Esto será de gran ayuda con la gestión de proyectos.

5. Obtener software de contabilidad

El seguimiento de los gastos le ayudará a controlar el flujo de caja. También le ayuda a categorizar sus gastos, por lo tanto, obtiene una imagen clara de a dónde va el dinero.

También puede usar el software para cargar recibos de gastos y registrar información de los recibos escaneados. Esto asegura que no almacene recibos en papel que puedan perderse fácilmente. Una buena aplicación de contabilidad debe tener un módulo de parte de horas.

Esto lo ayudará a cobrar a los clientes en función del tiempo dedicado al proyecto. Las hojas de tiempo ayudan en la gestión de un proyecto desde el momento del presupuesto. También ayuda en la facturación de los clientes.

Se asegurará de no sobrefacturar o subfacturar a los clientes. Después de completar un proyecto, la hoja de tiempo le permite comparar las horas reales trabajadas y el presupuesto original. Esto le ayuda a planificar con mayor precisión la próxima vez.

6. Mejorar la comunicación interna

Cuando se trabaja para lograr un objetivo común, su equipo necesita un entorno para comunicarse. Pero colocarlos en una habitación no será la mejor manera de hacer esto. Nos referimos a fortalecer la comunicación utilizando software en línea como Slack.

Esto asegurará que su equipo se comunique en tiempo real sin importar dónde se encuentren. También ayudará a ahorrar tiempo y evitar perder tiempo en reuniones ad hoc.

Comida para llevar final

Los proyectos tienen plazos. Desafortunadamente, pueden surgir algunos desafíos durante las etapas de planificación y ejecución. Estos desafíos pueden retrasar la finalización del proyecto o hacer que abandone el proyecto. Estas situaciones pueden no estar bajo su control directo. Pero creemos que los consejos aquí como una mejor comunicación, administración del tiempo y algunos más lo ayudarán a administrar mejor sus proyectos la próxima vez. Incluso si no está directamente involucrado en un proyecto, como propietario, si controla estos puntos, puede ayudar al éxito del proyecto y al crecimiento del negocio.