6 consejos para un mejor control de costos en la industria de TI

A medida que la mayoría de los sectores continúan experimentando cambios digitales, la forma en que las empresas abordan la gestión de costos está experimentando un cambio radical. Las empresas ya no priorizan el costo por encima de cualquier otra cosa. El nuevo tipo de control de costos es una estrategia híbrida que enfatiza la gestión de costos y el crecimiento.

Si bien la mayoría de las organizaciones detesta el exceso de presupuesto, la reducción de costos por sí sola ya no es suficiente. Si las organizaciones quieren maximizar los ingresos, mejorar los presupuestos y asegurar la sostenibilidad financiera a largo plazo, deben priorizar el contexto.

El control de costos es la estimación de gastos para la planificación y el ajuste del presupuesto. Se debe realizar un seguimiento de todos los costos y las empresas deben administrar los gastos para tener en cuenta los cambios y las predicciones precisas de costos.

Las empresas deben mantener métodos adecuados de control de costos. Analicemos el control de costos y sus numerosos componentes.

¿Qué es el control de costos?

Cost Control está minimizando los gastos corporativos a través de la gestión y el análisis de datos financieros. Las empresas pueden desarrollar estimaciones más precisas e informadas mediante la recopilación de gastos consolidados, la identificación de áreas en las que pueden minimizar los costos y la identificación de los gastos excesivos.

Mejorar sus interacciones con los proveedores puede resultar en ahorros de costos considerables para su organización. Por lo tanto, no sorprende que estos dos objetivos vayan de la mano para mantener el control de costos. Simplificar las renegociaciones de contratos de precios fijos es una estrategia, establecer conexiones a largo plazo con proveedores y consumidores es otra y formar colaboraciones mutuamente beneficiosas es otra.

Al final, el propósito del control de costos es brindarle a su negocio una estructura sólida diseñada para mejorar la visibilidad y mantenerlo a cargo de los gastos.

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¿Por qué es importante el control de costos?

Las empresas pueden desglosar los cronogramas de los proyectos en componentes y fases. La mayoría de los gerentes de proyecto distribuyen el presupuesto total a cada elemento en función de sus requisitos. Los esfuerzos para controlar los costos ofrecen los siguientes beneficios:

• Cuando los gastos aumentan excesivamente, monitoree el progreso y los KPI (indicadores clave de rendimiento) e implemente medidas correctivas.
• Mantener los márgenes de beneficio previstos.
• Establezca expectativas claras y evite la expansión del alcance.
• Lograr la apertura con la gerencia, los electores y los clientes.
• Genere métricas útiles para la gestión de proyectos futuros.

Es imposible tomar decisiones importantes como a quién contratar, qué construir y cuánto tiempo dedicar a cada aspecto de un proyecto sin un plan financiero sólido. Un presupuesto bien mantenido que se adhiere a los principios comerciales de una organización indica hacia dónde se dirige el proyecto y dónde terminará. En este caso, el desempeño del proyecto está estrechamente relacionado con su presupuesto.

Las distinciones entre control de costos y reducción de costos son las siguientes:

El control de costos se refiere a mantener los gastos dentro de límites predeterminados. La reducción de costos es el proceso de reducir los costos unitarios mediante la aplicación de técnicas de fabricación innovadoras que no perjudiquen la calidad del producto.

Contrariamente a la reducción de costos, el control de costos no participa en el mantenimiento de la calidad estándar.

6 consejos para un mejor control de costos en la industria de TI

Siempre se debe tener en cuenta el recorte de gastos que no son necesarios. Sin embargo, el enfoque principal de muchos CIO es y debería ser brindar ventajas tecnológicas competitivas a la empresa. Los siguientes son seis enfoques diferentes para reducir costos en la industria de TI. Estos permiten que sus departamentos distribuyan una cantidad más considerable de sus presupuestos a la compra de tecnologías innovadoras que ayuden a las empresas a expandirse.

1. Reducir el costo de las licencias de software

Según una encuesta realizada por Computer Weekly, el 50 % de los responsables de TI de la empresa se sintieron obligados a adoptar un enfoque de nube propuesto por un proveedor. Es necesario volver a concebir estas interacciones transaccionales como asociaciones para avanzar. Considere usar una solución de administración de activos de software (SAM) para reducir costos si un proveedor no permite esta asociación. Debe continuar trabajando con el proveedor, ya que proporciona el producto más adecuado a sus requisitos.

Jochen Hagenlocher de Novartis comentó en 2017 en una conferencia organizada por ITAM Review que "el 90 % de las auditorías se pueden evitar mediante la contratación inteligente, la gestión de relaciones o si se compra antes".

Animó a los CIO corporativos de TI a luchar contra cualquier intento de ejecutar estos scripts, ya que constituían un riesgo de seguridad y podían dañar los frágiles equipos de TI de la empresa. Los proveedores de software a veces intentan ejecutar sus escritos en las redes de sus clientes para descubrir un abuso del software.

Además, sugirió acercarse a los proveedores de software para exigirles que firmen un acuerdo de responsabilidad ilimitada. Esto les obligaría a asumir la responsabilidad total por cualquier daño que sus guiones puedan causar. Al reducir el número total de licencias en uso, es posible ahorrar dinero en costos de mantenimiento.

Las sólidas habilidades de administración de licencias de software son uno de los métodos más excelentes para que una empresa minimice los gastos de software desperdiciado y las multas legales evitables. Es una de las formas más aceptables. La gestión de activos de software (SAM) incluye el término "gestión de licencias de software", también conocido como "SLM".

Implica maximizar, registrar y administrar los costos totales de tecnología de la información. Lea más en Zluri para comprender mejor SLM. Todas las licencias de software de la organización se supervisan y mantienen con la ayuda de un sistema de gestión de licencias de software (SLM).

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2. Reducir la complejidad del almacenamiento

Puede ser conveniente para las empresas trabajar con un solo proveedor para todas sus necesidades. Pero hacerlo con frecuencia resulta en mayores costos para el negocio. En cambio, para reducir costos y mejorar su plan de TI corporativo, muchas empresas trabajan con una variedad de proveedores diferentes en una variedad de otras plataformas. Las empresas también pueden elegir el producto que proporcione el rendimiento óptimo para cada propósito mediante la combinación de su base de proveedores.

La gran mayoría de las organizaciones de TI empresariales actuales utilizan una combinación de almacenamiento en la nube pública y privada y métodos de almacenamiento convencionales. La complejidad resultante de la gestión de una amplia gama de bienes y sistemas puede generar cargas financieras significativas. Utilizar un motor de metadatos para vincular los diferentes sistemas de almacenamiento es un enfoque para resolver este desafío. Esto también puede conducir a ahorros sustanciales en los costos.

A través de la virtualización, un motor de metadatos aísla la ruta de datos de la ruta de metadatos. Esto hace factible conectar varios tipos de almacenamiento a un único espacio de nombres global. Esto implica incorporar el almacenamiento en la nube como un nivel adicional de almacenamiento de datos. Esto hace posible que los equipos de TI de la empresa adjunten objetivos a los datos, estableciendo los criterios para el rendimiento y la conservación de los datos, según lo declarado por David Flynn, director de tecnología de datos primarios.

También le permite evaluar si esos objetivos se cumplen o no y le brinda una alternativa a la transferencia automática de datos para mantener el cumplimiento. Esto incluye clasificar los datos en varios dispositivos de almacenamiento para cumplir con los criterios de rendimiento, costo o confiabilidad.

3. Virtualizar bases de datos

Compartir recursos físicos es una forma de reducir costos y mejorar la eficiencia en TI empresarial, y la virtualización de sus bases de datos es una forma de aprovechar esta oportunidad. Además de eso, existe la posibilidad de que esto pueda aumentar la flexibilidad y la productividad.

Por ejemplo, los desarrolladores pueden guardar una imagen de una base de datos, iniciar un ciclo de prueba, identificar y corregir problemas y luego volver a la imagen de la base de datos como la guardaron inicialmente para realizar pruebas adicionales. Para comenzar, debe virtualizar sus bases de datos con menos peligro, como sus bases de datos LDAP de desarrollo y producción. A partir de ahí, operará bases de datos virtualizadas, que pueden parecer más complicadas. Aún así, las mejoras de flexibilidad y productividad que ofrece ayudan a reducir los costos y superan cualquier inconveniente para muchos negocios de tecnología de la información empresarial.

4. Controle sus costos en la nube

Según la encuesta anual sobre el estado de la nube de RightScale, las empresas están desperdiciando alrededor del 35 % del capital que gastan en servicios en la nube. ¿Qué hace que esto suceda? Los usuarios comenzarán a activar los recursos, pero luego se olvidarán de ellos. Además de esto, hay una falta de visibilidad. Los departamentos clasifican con frecuencia la nube y nadie realiza un seguimiento de la cantidad total gastada en la nube.

Además, las instancias en la nube cuentan con una cantidad excesiva de recursos. RightScale informa que el 39 % del costo total de la instancia está en máquinas virtuales (VM) que funcionan con menos del 40 % de su capacidad de memoria y CPU.

Una herramienta de administración de costos en la nube es una opción para su empresa si no hay suficiente información sobre la cantidad de dinero gastada en servicios en la nube.

5. Reduzca sus gastos mediante el uso de servicios gestionados

Obtener la asistencia de un proveedor de servicios administrados (MSP) a veces puede ser beneficioso para las empresas en términos de ahorro de costos.

Esto es especialmente cierto cuando la organización de TI de una empresa no posee la mano de obra especializada requerida en áreas específicas, como la administración de redes. Utilizar los servicios de un MSP también es una solución rentable para las empresas que no tienen suficiente trabajo para justificar el empleo de un profesional a tiempo parcial para manejarlo.

Según el informe anual Trends in Managed Services realizado por CompTIA, el principal factor de motivación para trabajar con un MSP para el 56 % de las organizaciones con 100 o más trabajadores y el 47 % de las empresas con menos de 100 empleados es mejorar la eficiencia y la confiabilidad.

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6. Constrúyelo de la manera correcta desde el principio

La idea de que debe DRIFT (Hazlo bien la primera vez) puede parecer sencilla. Pero para que sea genuinamente efectivo, debe estar arraigado en la cultura de su empresa. Hacer las cosas bien la primera vez puede ser mucho más desafiante que nunca en esta época en la que todos esperan que todo se haga ayer. Parece que acelerar un proyecto puede ahorrar dinero a corto plazo. Pero, a la larga, lleva a las empresas a perder dinero.

Cuando se trata de codificación o programación, alentar el uso de atajos en lugar de adherirse a las prácticas estándar, como las pruebas de usuario y la revisión del código, puede generar costosas dificultades en el futuro cuando una aplicación comercial crucial experimenta una falla. El costo típico del tiempo de inactividad para una organización de tamaño promedio es de más de $5600 por minuto. Esto empeorará a medida que más y más objetos se conecten a Internet (IoT).

La ejecución de las cosas de acuerdo con las mejores prácticas no solo detiene el tiempo de inactividad, sino que también reduce la cantidad de deuda tecnológica y libera el tiempo de los desarrolladores para concentrarse en iniciativas que ahorrarán dinero y generarán más ingresos.

 Este artículo está escrito por Fatema Aliasgar. Fatema es una escritora y editora radicada en Mumbai, India. Tiene 7 años de experiencia escribiendo blogs y artículos. Le gusta leer no ficción y jugar juegos de mesa con sus hijos durante su tiempo libre.