La caminata o carrera benéfica es un evento al que acuden organizaciones sin fines de lucro de casi todos los tamaños para recaudar fondos. Pero con tantas organizaciones eligiendo esta ruta, es posible que desee ir en una dirección diferente para su próximo evento de recaudación de fondos. Si desea probar algo nuevo sin dejar de seguir un modelo de recaudación de fondos de larga data, un concierto benéfico podría ser justo lo que necesita.
Es posible que haya visto algunos de los grandes conciertos benéficos en la televisión en los últimos años. Músicos famosos como Mary J. Blige, John Legend, Bruce Springsteen y Rihanna actuaron en el 2010 Hope for Haiti Now: A Global Benefit for Earthquake Relief. Y más recientemente, el concierto benéfico One World: Together at Home recaudó $ 127 millones para el alivio de COVID-19 y contó con artistas como The Rolling Stones, Billie Eilish, Lady Gaga, Beyonce y Alicia Keys. Willie Nelson, Bob Dylan, David Bowie, Ariana Grande, Elton John y Metallica también han participado en eventos benéficos. Sin embargo, los conciertos benéficos no son solo para los grandes nombres.
A continuación, ofreceremos siete consejos sobre cómo las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas pueden organizar iniciativas exitosas de conciertos benéficos. Hablaremos sobre el aprovechamiento de los artistas locales y regionales, la promoción de su evento y la organización de oportunidades para recaudar fondos a través de múltiples fuentes.
1. Resuma la visión de su concierto benéfico
Antes de comenzar a llamar a todos los músicos que conoce y vender entradas, debe tener un plan. Comience con el tamaño que desea que tenga su evento. ¿Planeas tener múltiples artistas y escenarios o un acto principal? ¿Cuántas personas quieres que vengan? ¿Su visión se alinea con las expectativas de su comunidad?
Mientras considera estas preguntas, revise su:
- Capacidad del personal y de los voluntarios
- Presupuesto y recursos actuales
- Posibles oportunidades de patrocinio
- Opciones y tamaños de lugares
- Apetito de la comunidad por este tipo de eventos
Las grandes ciudades como San Francisco, Los Ángeles y Nashville, o los grandes escenarios como el Manchester Arena y el Madison Square Garden, son lugares fáciles para los conciertos benéficos, pero puedes ser creativo con respecto a tu lugar. Si se encuentra en un área menos poblada o tiene recursos limitados, simplemente puede hospedar a algunos artistas en un espacio comunitario local. O, si opera cerca de una próspera comunidad musical o un centro cultural, podría ir un poco más grande.
Lo bueno es que puedes hacer que tu concierto benéfico sea tan pequeño o tan grande como quieras. Luego, una vez que conoce el escenario de su evento, es más fácil reclutar artistas y promocionar el concierto. Además, si su lugar ya alberga actos musicales, eso puede ayudarlo a conectarse en red para obtener los recursos necesarios y obtener contactos para músicos.
Después de determinar la escala y el lugar de su evento, piense si exhibirá un género o estilo de música específico. Puede tener un concierto de folk totalmente acústico o una ruidosa batalla de bandas. Cualquiera que sea la dirección musical que elija, debe reflejar los intereses de su comunidad. ¿El country domina las ondas de radio o es el hip-hop el que más complace a la multitud? ¿No estoy seguro? Considere solicitar comentarios de sus seguidores a través de las redes sociales o el correo electrónico. Si no identifica un estilo favorito prevaleciente, siempre puede presentar una variedad de artistas. Solo asegúrese de tener el equipo que cada artista necesita.
2. Asegure una alineación significativa para su concierto benéfico
Después de haber esbozado su visión para su concierto benéfico, es hora de incluir algunas estrellas de rock en el cartel. Recuerda que los artistas con los que te asocies serán un elemento clave de tu marketing y recaudación de fondos.
Busque músicos que se alineen con su misión y valores. Mientras considera las opciones, revise sus redes sociales y otro contenido disponible para ver si han apoyado causas como la suya anteriormente o si se han pronunciado sobre temas que son importantes para ellos. Planee hacerle algunas preguntas a los posibles artistas, como:
- ¿Por qué nuestra causa es importante para ti?
- ¿Tiene una conexión personal con nuestra misión?
- ¿De qué manera utiliza actualmente su plataforma para apoyar causas importantes para usted?
- ¿Tienes alguna canción en particular que creas que representa nuestra misión?
Además, querrá buscar músicos que resuenen con su público objetivo. Eso significa considerar la demografía de sus asistentes. Una multitud de la Generación Z puede tener diferentes gustos o intereses musicales que una audiencia compuesta principalmente por Baby Boomers.
Ahora, suponiendo que no tenga a Taylor Swift en marcación rápida, su mejor apuesta para los artistas serán los actos locales. Esto no es algo malo. Estos artistas serán más accesibles e incluso pueden traer a sus amigos y familiares al evento. También es probable que tengan muchos seguidores locales y conexiones útiles dentro de la escena musical del área.
Finalmente, una palabra para los sabios: incluso si sus actos recién están comenzando y no tienen muchos seguidores, trátelos como profesionales. Deben saber dónde deben estar, a qué hora deben estar allí y qué servicios tendrá a mano (por ejemplo, agua, refrigerios, etc.). Al ser fácil trabajar con él, podrá aprovechar su comunidad musical local para futuros eventos.
3. Haga una promoción cruzada de su concierto benéfico
Si está organizando un concierto benéfico para llegar a nuevas audiencias, deberá promocionar el evento para ellos. Eso significa que, además de informar a sus donantes y seguidores existentes sobre el evento, no se pierda a todos los amantes de la música locales que también podrían estar interesados.
Piense en un concierto benéfico como si fuera una recaudación de fondos entre pares. En las campañas entre pares, algunas personas donarán para apoyar la campaña de un amigo, incluso si no conocen su causa. En un concierto benéfico, es posible que haya miembros de la audiencia que vengan por sus artistas pero que nunca hayan oído hablar de su organización sin fines de lucro. En ambos casos, tiene la oportunidad de presentar su misión a estos recién llegados de una manera significativa y alentar su participación y apoyo continuos.
Más allá de sus canales de comunicación habituales, aumente la probabilidad de atraer a una nueva multitud promocionando su concierto benéfico en:
- Tiendas de discos y tiendas de música
- Lugares de actuación
- Escuelas de música y con instructores locales
También querrá pedirle a su lugar y a los artistas que promocionen el espectáculo en sus cuentas de redes sociales. Incluso los artistas relativamente desconocidos pueden tener miles de seguidores, por lo que esta promoción cruzada puede ser clave.
Finalmente, planifique conectarse con sus seguidores a través del correo electrónico. Envíe recordatorios sobre la compra de boletos por adelantado, incluya videos de actuaciones anteriores de sus músicos y brinde avances sobre lo que su audiencia puede esperar en el concierto benéfico.
4. Aproveche un modelo de evento híbrido para una mayor participación
Los modelos de eventos híbridos han demostrado ser un enfoque valioso para las organizaciones sin fines de lucro luego de la pandemia de COVID-19. Estos también se han vuelto fáciles de administrar gracias a soluciones como Classy Live, que ofrece a las organizaciones sin fines de lucro una plataforma de eventos virtuales fácil de usar y optimizada para generar donaciones. Las organizaciones sin fines de lucro pueden aprovechar Classy Live para:
- Transmite en vivo tu concierto benéfico
- Administre su proceso de emisión de boletos
- Incorpore subastas silenciosas con ofertas móviles
- Fomente los obsequios únicos o recurrentes
Nuestro Informe de experiencia en eventos de recaudación de fondos de 2022 encontró que el 36 % de los encuestados que asistieron a un evento de recaudación de fondos entre enero de 2020 y febrero de 2022 lo hicieron desde casa a través de los componentes virtuales del evento. Otro 20% se unió a eventos presenciales que tenían opciones virtuales. Al optar por un concierto benéfico híbrido, los asistentes tienen la opción de disfrutar de la música y las festividades en persona o desde cualquier lugar. Esto amplía su alcance más allá de sus fronteras geográficas y permite que se unan seguidores que de otra manera no habrían podido hacerlo. Un modelo híbrido le asegura que no perderá todo el potencial de su concierto benéfico.
Además, incluso puede experimentar un mayor éxito en la recaudación de fondos, como lo hizo la organización sin fines de lucro African Community Education (ACE). ACE aprovechó Classy Live para su evento de gala híbrido de 2021, que incluyó actuaciones musicales. Registró un crecimiento del 203 % en los ingresos del evento en comparación con su evento totalmente virtual en 2020 y un crecimiento aún mayor en comparación con su evento presencial en 2019.
5. Plan para Múltiples Fuentes de Ingresos
Otra gran ventaja de tener un concierto benéfico es que puedes tener múltiples flujos de ingresos. Mientras planifica cómo cumplirá con su objetivo de recaudación de fondos, considere las siguientes opciones:
- Campañas entre pares : Pida a las bandas que configuren páginas de equipo y recauden fondos en las semanas previas al espectáculo. De esta manera, incluso los simpatizantes de fuera de la ciudad y las personas que no puedan asistir tendrán una manera de dar.
- Boletos: Venda boletos en línea de antemano para que les resulte más fácil comprometerse con su evento. Sin embargo, no se sorprenda si hay mucha gente que quiere pagar en la puerta. Solo asegúrese de tener una caja de efectivo y una pasarela de pago de donaciones móviles.
- Mercancía: recaude dinero durante su concierto benéfico vendiendo camisetas, botones, gorras y otros regalos. Incluso puede usar un diseño de evento especial para que los asistentes tengan una ficha para recordar la experiencia en los años venideros. Y no se olvide de su lugar de evento virtual. Úselo para vender mercadería y artículos de precio fijo durante su evento también.
- Concesiones: Haga que los voluntarios vendan varias bebidas y refrigerios. Si su lugar ofrece comidas o bebidas, puede preguntar si designarán las ganancias de un cóctel exclusivo o un obsequio para su causa.
- Recordatorios del maestro de ceremonias: obtén algunas donaciones de última hora pidiéndoles a los artistas o a un maestro de ceremonias que le recuerden a la audiencia que pueden hacer donaciones a través de tu página de donación móvil. Es probable que alguien esté grabando la actuación, así que dígales que se conecten y donen ya que ya tienen su teléfono inteligente.
- Códigos QR: incluya estos códigos fáciles de escanear en carteles de eventos, bolsas de regalos y boletos para que los asistentes puedan navegar fácilmente a su página de donaciones y apoyar su causa.
- Frascos de propinas: coloque frascos de propinas en todo el lugar del evento donde los asistentes puedan hacer donaciones en efectivo. También puede imprimir su código QR en la etiqueta del frasco para alentar las donaciones móviles.
- Subastas y subidas de paletas: use Classy Live para crear una subasta en su agenda, informando a sus asistentes cuándo comienza y termina la subasta. Con las ofertas móviles, los asistentes pueden ofertar en persona o virtualmente y pueden pagar fácilmente con el autopago.
A medida que establezca sus diferentes fuentes de ingresos, piense en cómo puede usarlas para construir el puente para los seguidores entre este evento y el compromiso futuro continuo con su causa:
- Envíe a todos los asistentes un correo electrónico de agradecimiento que comparta cuánto recaudó y el impacto que le permitirá tener.
- Invítelos a su próximo evento de voluntariado y dígales cómo pueden seguir su trabajo en las redes sociales.
- Utilice su concierto benéfico para conseguir nuevos seguidores que inviertan en su causa y se conviertan en donantes leales en el futuro.
6. Considere un patrocinador corporativo para su concierto benéfico
Si bien organizar un concierto benéfico tiene el potencial de recaudar fondos significativos para su organización sin fines de lucro, hacerlo conlleva gastos. Cuanto más pueda reducir estos gastos, más podrá destinar las ganancias directamente a su causa. Una forma de reducir costos es asociarse con empresas e individuos interesados en patrocinar su evento.
El patrocinio puede tomar la forma de tiempo donado, recursos o financiación. Por ejemplo, un espacio para eventos podría patrocinar su concierto benéfico mediante la donación del lugar. Sus músicos pueden donar su tiempo y pagar sus tarifas típicas de actuación. Un patrocinador corporativo puede brindar apoyo monetario para financiar sus esfuerzos de marketing y promoción. Cuantas más donaciones pueda obtener, aumentará el impacto de su evento.
Finalmente, un patrocinador corporativo también podría estar dispuesto a proporcionar una coincidencia para su evento. Esto puede ayudar a generar donaciones en su concierto benéfico si los asistentes saben que su donación de $20, por ejemplo, equivaldrá a $40 con la igualación.
7. Mantenga su meta de recaudación de fondos enfocada para los asistentes
Quiere que sus asistentes se diviertan, pero también quiere que recuerden que esta noche es más que música. Recuérdeles que al asistir a su concierto benéfico, pueden marcar la diferencia al apoyar su causa.
Una buena manera de mantener a su audiencia motivada para alcanzar su objetivo de recaudación de fondos es mantener ese objetivo al frente y al centro. Después de todo, es más probable que las personas donen cuando ven que estás cerca de alcanzar tu meta. Este es el efecto de proximidad de la meta, donde las personas sienten que pueden ser las que lo empujen a la línea de meta y aseguren su éxito.
Planee incorporar un termómetro de recaudación de fondos en su concierto benéfico que se actualice en tiempo real para mostrar el progreso hacia su meta. Entre conjuntos, su maestro de ceremonias puede llamar la atención sobre la barra de estado mientras comparte historias sobre el impacto de su organización sin fines de lucro o presenta videos cortos sobre su trabajo. También puede animar a sus músicos a animar las donaciones de la multitud para mantener el significado del evento enfocado para los asistentes.
Prepárate para rockear por una gran causa
Hay muchos detalles que resolver en cualquier evento de recaudación de fondos, pero seguir estos consejos lo ayudará a manejar las preocupaciones únicas de organizar un concierto benéfico. Esta puede ser una excelente manera de salir de su rutina habitual de recaudación de fondos y atraer a más miembros de su comunidad local para que participen en su causa. Sin mencionar que al reclutar artistas y cada una de sus audiencias, puede llegar más allá de su base de seguidores y conectarse con personas que de otra manera nunca conocerían su organización.
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