La utilidad de la contabilidad y preservación digital

La contabilidad digital es un proceso que las empresas en Italia han podido implementar desde 2004, y se puede decir, sin lugar a dudas, que después de varios años, la legislación se ha vuelto más madura y clara , estableciendo el procedimiento para la digitalización. de los libros contables a lo largo de su ciclo de vida. Elegir la contabilidad digital ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia y digitalización de procesos : veamos cómo.

Normativa de referencia a aplicar

El valor fiscal y civil del documento electrónico y su mantenimiento y conservación digital ha sido legitimado y coordinado por una norma primaria , que consiste en el Código Civil, el Código de Administración Digital (CAD – Decreto Legislativo 7 de marzo de 2005, n. 82 smi ), y el Reglamento de la UE para la protección de datos personales “GDPR”. Además, no hay que olvidar las normas especiales y sectoriales de referencia para el ámbito tributario, como el Decreto Ministerial de 17 de junio de 2014 , que ha sido aclarado por resoluciones y contestaciones de la Agencia Tributaria.

También existe un reglamento técnico, que consiste en las normas técnicas para la implementación del CAD, las denominadas Directrices AgID , que regulan la formación, manejo y conservación de los documentos electrónicos y que deben ser respetadas. Asimismo, la CAD establece que las obligaciones de conservación y exhibición de documentos previstas por la legislación vigente se entienden cumplidas a todos los efectos legales por medio de documentos electrónicos, si los procedimientos correspondientes se ajustan a los Lineamientos.

Pero, ¿cuáles son los beneficios de la digitalización?

Muchas empresas ya han adoptado la contabilidad digital y el mantenimiento de registros, ya que brindan muchos beneficios, como se identifica a continuación:

• reducción de costos y tiempo requerido para el procesamiento de papel , desde el consumo de papel y tóner para impresoras y fotocopiadoras hasta la gestión de archivos en papel;
• procesos operativos simplificados y optimizados con automatización, simplificación y reducción de errores humanos típicos en la gestión de papel, y reducción del riesgo de pérdida de activos documentales;
• autenticidad de origen e integridad de los libros contables , asegurando que se mantenga la certeza fiscal y contable durante todo el período de conservación;
• disponibilidad remota optimizada , recuperación, extracción y exhibición de documentos tanto para las autoridades competentes como para los organismos de auditoría;
• mayor seguridad, transparencia, confiabilidad y acceso compartido a los libros durante todo el período de almacenamiento;
• asociación de certeza de fecha electrónica a los libros de contabilidad sometidos al proceso de conservación, con la fijación del sello de tiempo en el índice del paquete de archivo;
• adopción por parte de la empresa de procesos basados ​​en la sustentabilidad ambiental a través de la digitalización de documentos;
• posible delegación de las funciones del Responsable de Conservación de la empresa y externalización de las actividades y del proceso de conservación a un Prestador de Servicios de Conservación especializado.

Fases de mantenimiento y conservación, dos momentos bien diferenciados

La Agencia Tributaria, a través de la respectiva Respuesta n. 236 del 9 de abril de 2021, ha emitido una aclaración importante respecto del mantenimiento y conservación de libros y registros, indicando que el cumplimiento de las disposiciones del CAD es obligatorio y, por lo tanto, también es obligatorio garantizar el cumplimiento de la conservación digital en un plazo de tres meses . desde la fecha límite para la presentación telemática de la declaración anual.

La aclaración de la Agencia fue necesaria para explicar que los conceptos y cumplimientos de mantenimiento y conservación siguen siendo distintos, aunque colocados en continuidad , también a la luz de las recientes modificaciones del art. 7, párrafo 4-quater, del Decreto-Ley n. 357/1994 introducido por el art. 12-octies del Decreto-Ley n. 34/2019, que amplió a todos los libros y registros contables la vigencia de llevar sistemas electrónicos o mecánicos sin obligación de imprimir, que ya es aplicable a los registros de IVA:

“[…] la llevanza de cualquier registro contable con sistemas electrónicos en cualquier soporte se considera , en todo caso, regular a falta de transcripción en soporte papel en los términos de la ley, si al momento del acceso, inspección o auditoría las mismas se actualizan en los citados sistemas electrónicos y se imprimen previa solicitud de los órganos procesales y en su presencia”.

Los cambios en cuanto a la llevanza del diario, el libro de inventario, los asientos auxiliares en los que deben constar los bienes y elementos de renta, los asientos auxiliares de depósito y el registro de bienes depreciables no han modificado las normas relativas a su conservación , con particular referencia a documentos informáticos con relevancia fiscal, según lo dispuesto en el Decreto Ministerial de 17 de junio de 2021.

La conclusión de la Agencia Tributaria en su dictamen

La Agencia, en su dictamen informado en la Respuesta N° 236/2021, aclara que si los libros y registros se llevan en formato electrónico, para efectos de su regularidad:

1. no deberán imprimirse hasta el tercer mes siguiente a la fecha límite para la presentación de la correspondiente declaración, salvo que así lo soliciten específicamente los órganos de control durante el acceso, inspección o auditoría;
2. antes de la fecha límite indicada (el tercer mes siguiente a la fecha límite para presentar la declaración de impuestos) deben almacenarse digitalmente de acuerdo con el Decreto Ministerial de 17 de junio de 2014 antes mencionado, el CAD de conformidad con el Decreto Legislativo n. 82/2005 y las correspondientes medidas de desarrollo, cuando el contribuyente desee conservarlos en formato electrónico , o deban ser materializados (impresos en papel) cuando, en cambio, el contribuyente desee adoptar un almacenamiento tradicional en papel.

Externalización del proceso de conservación

Hemos dicho que la legislación permite la tercerización de las actividades de contabilidad digital a un Proveedor de Servicios de Preservación certificado y especializado, lo que garantiza seguridad, confiabilidad y calidad en la entrega de las actividades de preservación. Además, el responsable de conservación de la empresa propietaria puede delegar total o parcialmente las funciones en el conservacionista y su responsable del Servicio de Conservación, si bien la responsabilidad legal sigue siendo del titular de los documentos y su responsable de conservación. El acto de delegación deberá indicar las referencias y todas las tareas exigidas por las Directrices AgID que se deleguen al Proveedor de Conservación elegido y a su responsable del Servicio de Conservación, con excepción de la elaboración y actualización del Manual de Conservación del Titular, que sigue siendo un tarea indelegable.

El objetivo de un servicio de conservación especializado es preservar los requisitos de autenticidad , integridad , confiabilidad y legibilidad asociados con los libros de contabilidad computarizados desde la fase de mantenimiento hasta la fase de conservación, y garantizar el acceso, la recuperación y la exhibición de documentos durante todo el período de conservación.

Pero, ¿cómo funciona el proceso operativo de contabilidad y preservación digital?

Operacionalmente, es fácil: la contabilidad digital se realiza en el software de contabilidad. Luego, hay un proceso automatizado que produce archivos de libro mayor a partir del software de contabilidad de la empresa en un formato adecuado (por ejemplo, PDF/A o PDF) divididos por año o mes, según el tamaño y la naturaleza del tipo de libro mayor, y con la generación de un archivo de índice que contiene metadatos clave. A continuación, el procedimiento prevé la transferencia telemática desde los sistemas de la empresa al servicio de conservación de normas prestado por el subcontratista. La transferencia o depósito de los archivos a conservar se produce a través de una aplicación segura dialogando directamente con un conector que conecta el sistema de gestión contable con el servicio de conservación.

Para completar el registro electrónico, por ejemplo en el libro diario, se recomienda que el empresario o su delegado coloque una firma digital de conformidad con el artículo 2215-bis del Código Civil; esta firma digital con procedimiento automático puede, por ejemplo, también ser colocada por apoderado por los sistemas del Proveedor de Conservación con un certificado de firma digital de un representante de la empresa, de manera rápida y transparente, antes de proceder con el proceso operativo de archivo electrónico legal. Tratándose de un libro de inventario , la referida firma digital deberá ser puesta por fuerza del representante legal, en cumplimiento de lo dispuesto en el art. 2217 del Código Civil.

El proceso operativo de conservación es completamente gestionado por el Proveedor de Conservación y prevé la generación del índice de conservación dentro del plazo legal (dentro de los tres meses siguientes a la fecha límite para la presentación de la declaración de impuestos) de acuerdo con la norma de interoperabilidad UNI SINCRO 11386:2020, en en el que se coloca la firma digital del responsable del Servicio de Conservación y un sello de tiempo (certificación de datos).

Durante el período de conservación de 10 años (art. 2220 del Código Civil), los documentos conservados y el índice de conservación serán consultables y estarán disponibles para su consulta, también con fines de exhibición.

Cómo pagar el impuesto de timbre

También le recordamos que el diario y el libro de inventario están sujetos al impuesto de timbre. Para adoptar la modalidad adecuada de pago del impuesto de timbre por la llevanza del diario y del libro de inventario, será necesario distinguir si dichos libros de contabilidad se llevan con sistemas mecánicos y se realizan en papel con fines de conservación, o si se llevan y conservan digitalmente de acuerdo con las Directrices de AgID. En el caso de la contabilidad y el almacenamiento digital a los efectos de la liquidación del impuesto, se estará a lo dispuesto en el art. 6 del Decreto Ministerial de 17 de junio de 2014 debe aplicarse.

Se debe pagar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados en la cantidad de 16,00 € , aumentando a 32,00 € para empresarios individuales, sociedades, cooperativas, mutuas, consorcios, entidades y asociaciones, por cada 2.500 registros o fracciones de registro (cuando el registro signifique el hecho único contable), dentro de los 120 días siguientes a la finalización del ejercicio y por medios exclusivamente telemáticos, es decir, mediante el modelo de pago F24 con NIF “ 2501 ” denominado “Impuesto de Actos Jurídicos Documentados sobre libros, registros y demás documentos pertinentes”. a efectos fiscales – artículo 6 del decreto de 17 de junio de 2014”.

Resolución nro. 161/E del 9 de julio de 2007 aclaró que para el diario, un solo evento contable es representado por cada transacción económica, registrada en partida doble, independientemente del número de líneas detalladas. Por otro lado, para el libro de inventario , un solo hecho contable se refiere al registro que se relaciona con cada bien individual así como al registro de la nota explicativa.

Las disposiciones sobre la debida exhibición

En cuanto a la exhibición de registros y documentos relevantes a efectos fiscales, el apartado 2 del art. 5 del mencionado Decreto Ministerial establece que en caso de auditorías, controles o inspecciones, el documento electrónico deberá ser legible y, previa solicitud, disponible en papel o medios electrónicos en el domicilio del contribuyente o en el lugar donde se lleven los registros. , según lo declarado por la parte de conformidad con el art. 35, párrafo 2, letra d) del Decreto del IVA.

El numeral 4.9 de las Directrices AGID sobre “Modos de exhibición” establece que, sin perjuicio de las obligaciones sobre exhibición de documentos previstas por la normativa vigente, el sistema de preservación permite a los autorizados el acceso directo, incluso a distancia, a los objetos digitales preservados. a través de la producción de paquetes de distribución de acuerdo con los métodos descritos en el manual de conservación.

¿Es posible recuperar el pasado?

Sí, se pueden recuperar registros históricos de años fiscales anteriores . Esto está previsto por lo dispuesto en el art. 4 del Decreto Ministerial de 17 de junio de 2014. Para desmaterializar documentos históricos, en la mayoría de los casos puede generar copias informáticas de originales analógicos simplemente extrayendo copias PDF/A o PDF verdaderas y precisas de documentos contables de períodos anteriores desde su software de contabilidad, sin tener que pasar por el costoso y laborioso proceso de escaneo masivo.

No se puede evitar el escaneo cuando hay sellos o sellos en el documento original en papel que requieren que el contribuyente produzca una copia de imagen verdadera y fiel mediante el escaneo. Tanto en las copias informáticas como en las copias de imagen, la generación debe completarse mediante la colocación de la firma digital en el archivo de copia única, lo que también puede hacerse mediante un proceso de firma automática masiva delegada al Conservador. En cuanto a la oportunidad de la recuperación, es recomendable realizarla por periodos impositivos, de manera ordenada, a fin de facilitar su adecuada exhibición en caso de requerimiento de las autoridades; no existe un plazo legislativo para la desmaterialización de los documentos históricos, pero el documento original en papel no puede destruirse si no se ha completado el almacenamiento sustitutorio.

Conclusión

En conclusión, el procedimiento de digitalización completa en las fases de la contabilidad es un proceso operativo probado, ya bastante extendido en las empresas italianas y muy apreciado por las autoridades competentes (administraciones financieras, autoridades judiciales, organismos de control, etc.) .