La guía definitiva para configurar un número de teléfono comercial

Usar su número de teléfono para hacer o aceptar llamadas comerciales no siempre es una buena idea. Una de las muchas razones es que te vuelves susceptible a recibir llamadas comerciales incluso a altas horas de la madrugada, lo cual no es profesional. Dichas llamadas deben dirigirse a la línea comercial a menos que se trate de una emergencia.

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Tener un número de teléfono comercial ayuda a establecer la profesionalidad de su negocio. Le permite crear una primera impresión positiva y construir la confianza de su cliente en su negocio. Dicho esto, si no tiene un número de teléfono comercial oficial, es mejor configurar uno.

Es crucial saber que las empresas son diferentes y satisfacen las necesidades de diferentes nichos. Por lo tanto, al configurar el número de teléfono de su empresa, es fundamental elegir el que cumpla con los requisitos de su organización.

Para ayudarlo, este artículo presenta una guía para configurar un número de teléfono comercial. ¡Sigue leyendo!

Por qué necesita un número de teléfono comercial

Tener un número de teléfono comercial ofrece numerosas ventajas. Aparte de esto, sería útil si considerara tener un número de teléfono comercial por muchas razones. Incluyen lo siguiente:

1. Experiencia del cliente mejorada

Cuando tiene un número de teléfono comercial, es más fácil para usted crear una experiencia mejor y más personalizada para sus clientes y usuarios. Si tiene un número de teléfono comercial con una característica como una recepcionista virtual, es más fácil para el cliente encontrar a la persona que está buscando para obtener instrucciones y realizar consultas.

Además, serás más formal y profesional al contestar las llamadas y presentarte, lo que difiere de una llamada personal. Por lo tanto, evitará decir 'hola' o 'hola', lo que puede ser un desvío para un cliente o cliente. En su lugar, se presentará con su nombre y le preguntará al cliente cómo puede ayudarlo. Esto puede ayudar a construir la lealtad del cliente y la reputación de la marca.

Además, para maximizar la mejora de la gestión de las relaciones con los clientes, también puede considerar el uso de correo de voz sin timbre, como Drop Cowboy Ringless Voicemail, además de tener un número de teléfono comercial. Esto lo ayudará a automatizar sus campañas de correo de voz y SMS sin timbre. Esto les da a los miembros de su equipo más tiempo para concentrarse en responder las llamadas y consultas de los clientes que lo llaman y envían mensajes directamente.

2. Funciones avanzadas para mejorar la gestión de llamadas

El uso de números de teléfono comerciales le brinda el beneficio de acceder a funciones que no puede tener cuando usa una línea personal. Por ejemplo, transferir una llamada personal a otro miembro del equipo es un desafío, pero es posible cuando se usa un número de teléfono comercial.

La razón por la que es fácil hacerlo usando un número comercial es porque vienen con elementos únicos de administración de llamadas, como directorios y extensiones de la compañía. Estos son esenciales para manejar de manera efectiva las muchas llamadas hacia o desde clientes, clientes y socios comerciales.

Además, los números de teléfono comerciales tienen las siguientes características:

1. Identificación de llamadas para ayudarlo a saber quién llama y si debe atender la llamada

2. Notificaciones instantáneas en caso de una llamada perdida

3. La transcripción del correo de voz le permite leer los mensajes del correo de voz en lugar de escucharlos

La esencia de tener todas estas características es agilizar la comunicación en el lugar de trabajo y conocer las llamadas telefónicas a priorizar.

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Tipos de números de teléfono

Hay diferentes tipos de números de teléfono, cada uno con características únicas. El tipo de número de teléfono que elija para su negocio también es una consideración clave. Estos son los principales tipos de números que puede usar para su negocio:

1. Número de teléfono local

Este tipo de número es para establecer la presencia local de su negocio. Idealmente, está relacionado o vinculado a un área o ubicación específica para que sea más fácil para las partes interesadas que no forman parte de su organización saber dónde está su negocio.

Aunque tener un número local establece su ubicación, también puede obtener números locales con un código diferente al del lugar donde opera su negocio. El beneficio de esto es que te ayuda a tener una presencia dominante en tu estado, país o región.

2. Números de vanidad

Este número personalizado o personalizado le permite agregar frases o palabras relevantes. Un ejemplo de tal número es 2-700-BAGS. La esencia de usar un número personalizado es facilitar el reconocimiento del nombre para las personas que no conocen su negocio.

Además, tal número mejora la memoria. Por ejemplo, si un cliente quiere hacer un pedido pero necesita recordar cómo guardó su número comercial, puede buscar el servicio, como entrega, y el número aparecerá en su pantalla. Después de eso, pueden llamarte.

Idealmente, si alguien ve o escucha el número personalizado de su empresa, no tienen que profundizar más para encontrar exactamente lo que ofrece su empresa. Al instante conocerán tus servicios y te llamarán si los necesitan.

Un inconveniente principal con un número personalizado es que muchas empresas ofrecen servicios similares; por lo tanto, se han tomado la mayoría de los números con frases o palabras idénticas a un producto que está vendiendo. Por lo tanto, debe ser creativo con la frase o las palabras elegidas para obtener un número de vanidad apropiado para su negocio. Las posibilidades de que consigas un número gratuito son escasas. Por lo tanto, dependiendo de los términos de su proveedor, debe pagar una cantidad mensual estándar.

3. Número de protocolo de voz sobre Internet (VoIP)

Puede obtener un número de teléfono de VoIP cuando se suscribe a un servicio de VoIP empresarial. Esto le permite realizar y recibir llamadas a través de Internet siempre que tenga una conectividad estable. De todos los números de teléfono que configurará, ha gastado más por mes accediendo a los servicios de su proveedor cuando elige un número de teléfono VoIP.

Sin embargo, lo hermoso es que tiene características mejoradas gracias a la tecnología actualizada; por lo tanto, es más escalable. Además, no incurrirá en ningún costo al conectar el número a su línea porque eso sucede directamente a través de Internet.

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4. Números gratuitos

Estos números son comúnmente conocidos por comenzar con un prefijo entre 800 y 899. Estos números son únicos en comparación con el resto porque son libres de marcar. No están relacionados con ninguna localidad o área.

Su proveedor de servicios telefónicos puede ayudarlo a configurar un número gratuito a un precio asequible. Además, la tarifa que cobran es asequible, aproximadamente USD$ 10, por lo que no tendrás que esforzarte para pagar mensualmente. Dado que no están vinculados a un área o localidad en particular, cualquier persona de su país puede comunicarse sin problemas con su empresa.

Cómo configurar el número de teléfono de su empresa

El desarrollo y los avances tecnológicos han facilitado la creación de un número de teléfono comercial. Si no está seguro de por dónde empezar, aquí tiene una guía para configurar el número de teléfono de su empresa:

1. Seleccione una aplicación de número de teléfono comercial

Con los avances tecnológicos, las empresas hoy en día utilizan aplicaciones de números de teléfono comerciales para configurar su número de teléfono comercial. Una aplicación de número de teléfono comercial es un software que le permite elegir el tipo de número comercial que prefiere de acuerdo con las necesidades de su negocio. Además, esto le permite usar un número en varios dispositivos que se pueden compartir entre sus empleados, lo que le permite responder y reenviar llamadas, grabar mensajes de voz y más.

Al elegir el proveedor de números de teléfono de la empresa, debe asegurarse de que tenga buena reputación y sea reconocido por brindar servicios de alta calidad. Puede consultar varios proveedores y comparar tarifas. También puede leer reseñas en línea sobre sus servicios.

Una vez que haya elegido un proveedor, puede descargar la aplicación en su teléfono o computadora. Aquí es donde seleccionará y configurará el número de teléfono de su empresa. Esto también es lo que su equipo utilizará para optimizar los procesos de llamadas y mensajes de texto.

2. Seleccione un número de teléfono

Una vez que haya descargado la aplicación de su proveedor de números preferido, puede seleccionar el número de teléfono deseado. Al elegir el número, debe tomarse su tiempo.

La razón es que algunas aplicaciones te dan la opción de elegir entre una local, personalizada o gratuita. Si desea crear más conciencia de marca, puede optar por la opción de tocador, que comercializa sus servicios.

Un número local será ideal si quieres tener el mayor número posible de clientes de tu localidad. Dicho esto, primero, debe conocer sus objetivos y elegir el tipo de número deseado.

Dependiendo de su proveedor, es posible que esté pagando cargos mensuales por los siguientes servicios:

1. Correo de voz

2. Minutos de llamadas ilimitados

3. Grabación de llamadas

4. Saludos personalizados

5. Desvío de llamadas

6. Prueba gratuita

Es fundamental apostar por un proveedor cuyos servicios se adapten mejor a tus necesidades para mejorar tu operativa y dar la mejor experiencia a tus clientes.

3. Crea un saludo personalizado

Una vez que haya descargado la aplicación, seguido todas las instrucciones de registro y elegido su número preferido, el siguiente paso es crear un saludo. Una vez que haya configurado el saludo personalizado, será lo primero que escucharán sus clientes cuando llamen o marquen su número comercial.

Un ejemplo de un saludo predeterminado que puede grabar es: 'Gracias por comunicarse con la empresa ABC'. Para consultas, presione 1.' El saludo no tiene que ser necesariamente de esta manera. Puede personalizarlo para satisfacer sus necesidades comerciales.

Si no quieres grabarte, puedes usar un software que te ayude a narrar tu saludo profesionalmente. Intente y asegúrese de que el saludo coincida con su estilo comercial para evitar quitarle su autenticidad y originalidad.

Para cargar el audio, debe seguir las instrucciones de la aplicación y elegir la opción que más le convenga, por ejemplo, grabar a través del teléfono o la computadora. Intente tanto como sea posible para asegurarse de que la grabación esté en formato mp3 y luego cárguela. Siempre que la voz del audio sea atractiva y transmita un mensaje apropiado, puede usarla como un saludo personalizado.

4. No olvides las extensiones

La mayoría de las aplicaciones de números de teléfono comerciales tienen una provisión para extensiones. Esta característica le permite desviar la llamada a la persona en el departamento organizacional correcto. Por ejemplo, sus extensiones pueden incluir: 'Para abrir una nueva cuenta, presione uno; para consultas sobre sus préstamos, presione 2', y la lista continúa.

Si usted es el que está en la línea, puede redirigir la llamada al profesional que maneja las quejas del cliente. Las extensiones son súper efectivas si está operando una gran empresa. Por lo tanto, si tiene un saludo al cliente más extensiones, lo ayudará a atender a muchos clientes en un día en comparación con llamar a una sola persona.

Puede tener una pequeña empresa establecida; por lo tanto, está manejando la mayoría de las cosas de forma independiente. En este caso, no necesita extensiones ni saludos personalizados. Puede tratar directamente con sus clientes y atender sus necesidades.

5. Configure su mensaje de correo de voz

Al igual que configuró su saludo, puede configurar un mensaje de correo de voz predeterminado en caso de que la persona que llama llame y pierda su llamada. Un ejemplo es, 'Gracias por contactar a la empresa ABC'. Recibirá una llamada tan pronto como el siguiente agente esté disponible. Alternativamente, también puede decirles que dejen un mensaje.

Dado que este es su negocio, depende de usted decidir cómo será su mensaje predeterminado de ausencia. Lo único que tiene que hacer es asegurarse de que esté en línea con los servicios de su empresa. Además, tenga en cuenta que puede cambiar el mensaje del correo de voz en cualquier momento y modificarlo por uno mejor.

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6. Tenga una música de espera adecuada

A veces puede recibir una llamada mientras está en otra llamada; por lo tanto, debe poner en espera a la otra persona que llama. En este caso, es esencial que tenga música relajante en espera que motive a la persona que llama a esperar.

Si no quiere que sea música literal, puede grabar un video explicando los servicios de su empresa con un fondo instrumental relajante y usarlo como música de espera. Esta será una oportunidad para anunciar su negocio.

7. Pruebe el nuevo número de teléfono

Después de seguir los pasos anteriores, puede enviar y recibir llamadas. En este sentido, querrás confirmar si has seguido los pasos correctamente probando el número de teléfono. Confirme que los mensajes de saludo, extensiones y correo de voz estén bien colocados.

Puedes hacer todo esto usando tu número para llamar al comercial. Puedes llevar a un amigo contigo para facilitar las cosas. Serán de gran ayuda para experimentar con la parte de la música de espera. Además, te darán feedback. Si señalan algún error, no dudes en corregirlo.

Conclusión

Tener un número de teléfono comercial para su negocio es esencial. Esto ayuda a agilizar sus operaciones y mejora su profesionalismo. Esto también facilita la realización de consultas para sus clientes, brindándoles una mejor experiencia. Por lo tanto, si todavía usa su número personal para su negocio, es hora de actualizar y configurar su número de teléfono comercial.