La importancia de las reuniones de retroalimentación y seguimiento después de los eventos

Los eventos son una forma maravillosa de mezclarse con otros, aprender y posiblemente incluso el comienzo de revelaciones que cambian la vida. Son una forma espléndida para que las empresas interactúen con el público en general. Son maravillosas fuentes de generación de leads.

Recientemente, asistí a una reunión de educadores en el entorno virtual (todo gracias al confinamiento). Este evento fue organizado por una conocida editorial. Mi experiencia general como asistente estuvo bien planificada y tuvo un cierre maravilloso, todo gracias a un mecanismo de seguimiento y retroalimentación bien planificado. Esta experiencia me tiene a mí y a la mayoría de los asistentes, recomendándolos a toda mi gente, tanto en mi mundo físico como virtual. Este es el poder de elaborar estrategias y tener una retroalimentación sólida y un plan de seguimiento. ¿De qué sirve un evento si la conexión con la parte final se corta tan pronto como se completa el evento? La retroalimentación y el seguimiento después de un evento son el hilo esencial que une a los asistentes con el organizador.

¿Qué es la retroalimentación?

La retroalimentación se puede definir como la transmisión de información evaluativa o correctiva sobre una acción, evento o proceso basada en la experiencia en tiempo real. Los comentarios de los participantes ayudan mucho a los organizadores a tomar las medidas correctivas y las mejoras necesarias para futuros eventos. La retroalimentación actúa no solo como un parámetro estadístico de participación, sino también como una oportunidad para vincular al asistente con el organizador. Realmente es el núcleo alrededor del cual gira nuestra futura estrategia de eventos.

Entendamos el papel que juega la retroalimentación en un evento.

Hacer juicios cruciales requerirá la utilización de retroalimentación, que es información importante. Las empresas de alto rendimiento tienen éxito porque nunca dejan de buscar formas de mejorar lo que ya hacen bien. Estas empresas no solo son expertas en recibir críticas, sino que también las solicitan a propósito.

Acelera nuestro crecimiento

La retroalimentación nos permite comprender si se cumplen los objetivos de la realización del evento. Nos permite ver lo que salió bien y mal desde la perspectiva del visitante. Los comentarios de los asistentes proporcionan un resumen de las opiniones de los asistentes sobre el evento. Esto ayuda a determinar qué se debe mejorar o qué se debe valorar. Una buena herramienta de CRM nos permite registrar estos comentarios, observar los objetivos establecidos, verificar las desviaciones y sugerir correcciones en consecuencia.

Crea confianza duradera

La audiencia se sentirá valorada si solicitamos sus opiniones. Y cuando cumplen con nuestra solicitud por respeto a nosotros, se desarrolla un vínculo más fuerte de confianza y respeto entre nosotros y nuestros huéspedes. Este tipo de conexión confiable alienta a un asistente a regresar regularmente a nuestros otros eventos o conciertos y abre vías para la venta cruzada o la venta adicional.

Fomenta la CREATIVIDAD

Podemos aprender sobre el otro lado de la cerca pidiendo a nuestros visitantes sus ideas y comentarios generales. Estos puntos de vista pueden ayudarnos a salir de nuestra rutina actual de gestión de eventos e intentar algo nuevo y original. Derribar los obstáculos para abrir la comunicación hace que sea más sencillo recibir ideas que fomenten la creatividad.

Ingeniería 'Aha' experiencias de los clientes

Las personas se conectan a través de los puntos en común y se desarrollan a través de las diferencias. Sólo es posible descubrir cosas nuevas si cuestionamos lo que se ha dicho y ya es verdad. El conflicto de ideas crea con frecuencia circunstancias en las que las respuestas parecen ser "¡Eureka!" momentos Este también es un paso adelante en la creación de una serie de momentos 'Ajá' que enriquecen las experiencias de nuestros clientes.

¿Qué es Seguimiento?

El seguimiento son elementos que deben realizarse repetidamente o personas que deben contactarse repetidamente hasta que se cumpla el propósito por el cual se inició el seguimiento. En los eventos, el punto de contacto para el usuario final está limitado en el tiempo y, por lo tanto, debemos nutrir la experiencia del cliente a través de seguimientos regulares. La gestión adecuada de clientes potenciales con los datos de los asistentes dará lugar a seguimientos rápidos.

Un seguimiento rápido puede resultar en el cierre de acuerdos y la formación de nuevas relaciones que de otro modo no se habrían buscado. Pero como dice el antiguo refrán de marketing " La fortuna está en el seguimiento ". Los planificadores de eventos deben recopilar los resultados de las encuestas previas y posteriores al evento, hablar con las personas involucradas en el proceso de planificación del evento y preparar sus informes para las reuniones de seguimiento. Esta retroalimentación sirve tanto como impulso para la mejora futura del evento como un medio para mantener a la audiencia comprometida.

Importancia del seguimiento

1) Reunir datos

Los planificadores de eventos deben recopilar información actualizada de los asistentes, proveedores y su personal mientras aún está fresca en sus pensamientos para aprender sobre las numerosas formas en que pueden mejorar aún más sus eventos. Las reuniones de seguimiento nos brindan esa oportunidad. El personal del evento puede proporcionar comentarios sobre lo que salió bien, lo que faltaba, lo que salió mal, si logramos o no nuestras metas y sugerencias para mejorar el ROI.

2) Innovación en la planificación de eventos

El negocio de los eventos es altamente competitivo y en constante evolución. La mayoría de los profesionales de eventos de élite se esfuerzan por mejorar constantemente sus eventos. Además de llamar la atención sobre los errores del evento, es igualmente crucial concentrarse en encontrar nuevos enfoques para mejorar las experiencias de los clientes y los invitados.

3) Enjuague y repita

Con frecuencia pasamos por alto la enorme cantidad de esfuerzo que implica organizar eventos maravillosos. Reconocer el trabajo puede aumentar en gran medida la motivación del equipo para el próximo evento y no tiene que ser una gran celebración.

4) Aumento del valor del cliente

No es ningún secreto que las personas llevan vidas ocupadas y ocasionalmente se olvidan de completar todas las tareas que necesitan o desean completar. Quizás todo lo que se necesita para fomentar una venta es enviar un breve correo electrónico a sus clientes recordándoles que su empresa todavía está en funcionamiento. Al integrar todos los datos sobre el cliente e integrarlos en una única plataforma CRM de ventas, esto se logra de manera efectiva.

Hacer contacto con los clientes a partir de entonces podría ayudarlos a sentirse valorados y especiales. Un método para lograr esto es darles un descuento único de apreciación del cliente. El marketing por correo electrónico se puede utilizar una vez más para esto. Considere agregar un nuevo giro enviando una tarjeta real a su consumidor.