La importancia de un marco integral del sistema de gestión de cumplimiento

Un sistema de gestión de cumplimiento garantiza que su organización cumpla con los estándares internos y las regulaciones externas. Ayuda a minimizar los riesgos de incumplimiento e incluso puede ahorrarle dinero a su empresa a largo plazo.

Un marco de sistema de gestión de cumplimiento integral, diseñado con la orientación de un asesor de servicios de cumplimiento de ciberseguridad, puede ayudar a su organización a proteger los datos de sus clientes durante todo el año. Los siguientes son algunos de los pasos más esenciales para crear un sistema de este tipo:

Evaluación de riesgos

Con la proliferación de regulaciones globales y el aumento de las expectativas de las partes interesadas, las organizaciones enfrentan más riesgos de cumplimiento que nunca. Por lo tanto, deben tener un marco de sistema de gestión de cumplimiento integral que se centre en la gestión de ESG, la cibernética, la gestión de riesgos de terceros y otros riesgos de extremo a extremo.

Las evaluaciones de riesgos son el punto de partida para los esfuerzos de mitigación de riesgos y deben centrarse en encontrar posibles peligros que puedan afectar los activos corporativos. Para hacerlo, es vital identificar y evaluar los riesgos a medida que surgen. Estos incluyen sistemas de TI, infraestructura física, operaciones comerciales y la reputación de una empresa.

Una evaluación de riesgos también debe considerar cuánto tiempo o dinero puede perder la empresa si se permite que los riesgos identificados se materialicen. Esta métrica ayuda a determinar si un riesgo es significativo o no. Las instituciones con un sólido CMS suelen realizar evaluaciones integrales de riesgos con regularidad, y la frecuencia de estas evaluaciones aumenta a medida que la institución crece en complejidad y tamaño. Los resultados de estas evaluaciones se utilizan para la planificación y el seguimiento operativos. El proceso de evaluación de riesgos debe ser un esfuerzo continuo y dinámico que involucre a la Junta, la alta gerencia y la auditoría interna.

Supervisión

A medida que el entorno de riesgo se vuelve más complejo y las directivas de cumplimiento se vuelven más exigentes, las empresas reconocen que se necesitarán más operaciones de gestión de cumplimiento que las preexistentes para cumplir con los crecientes requisitos reglamentarios. Si bien muchas empresas se apresuran a adoptar nuevas tecnologías y remodelar sus estructuras internas, es necesario un enfoque holístico para administrar el riesgo para garantizar el éxito.

Un elemento vital de cualquier sistema de gestión de cumplimiento efectivo es el proceso de monitoreo. Es la función que verifica que una organización se adhiera a todas sus normas internas y externas. Un programa de monitoreo sólido identificará y corregirá las deficiencias y estará diseñado para garantizar que se cumpla con todos los estándares relevantes.

Las empresas que recopilan, procesan, transmiten o almacenan datos de tarjetas de crédito deben cumplir con otros estándares de la industria para minimizar el riesgo de infracciones de seguridad que podrían resultar en fuertes multas por parte de los bancos o procesadores de pagos. En estos casos, es fundamental que todos los empleados de una organización estén plenamente capacitados, calificados y adecuadamente motivados para gestionar y mitigar estos riesgos. Además, el personal superior de cumplimiento debe recibir la autoridad adecuada y la independencia de los gerentes de línea de negocios para desempeñar sus funciones de manera efectiva.

Informes

Mantenerse actualizado sobre los cambios regulatorios puede llevar tiempo y esfuerzo. Un sistema que le permita agilizar los procesos de cumplimiento e integrarlos en sus operaciones comerciales puede ayudar a aliviar esta carga. Una herramienta integral de GRC también puede ayudarlo a crear informes y alertas automatizados que facilitan el monitoreo.

Asegúrese de tener un sistema para comunicarse con los empleados y fomente la comunicación bidireccional con regularidad. Esto incluye proporcionar un mecanismo para que los empleados denuncien problemas de cumplimiento, comportamiento poco ético o fraude sin temor a represalias. Cuanto más comprendan sus empleados la importancia de la gestión del cumplimiento, más comprometidos estarán.

Invertir en un marco de sistema de gestión de cumplimiento integral lo ayuda a mantenerse en el lado correcto de los organismos reguladores, tener departamentos financieros estables y construir una reputación sólida para su empresa. Además, el incumplimiento de las normas puede dar lugar a fuertes multas, sanciones y honorarios legales. Evite estos costos al tener un sistema que monitoree y rastree sus niveles de riesgo, estado de cumplimiento y amenazas. De esta manera, siempre estará listo para un examen o revisión de objetivos.

Capacitación

Cualquier organización necesita tener un sistema integral de gestión de cumplimiento. Un marco completo ayuda a garantizar que se sigan las políticas y que la empresa no corra el riesgo de una filtración de datos u otras violaciones. Esto es especialmente cierto ya que la ola digital trae nuevos riesgos que deben abordarse y tenerse en cuenta.

Para que una empresa tenga un sistema de gestión de cumplimiento efectivo, debe incluir liderazgo de diferentes departamentos y áreas de la empresa. Luego, estos líderes deben asegurarse de que la política se implemente y se haga cumplir. Esto incluye capacitación que repasa los requisitos de las políticas y garantiza que el equipo esté al tanto de cualquier cambio de política.

Los estándares de cumplimiento normativo son cada vez más complejos y estrictos. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones legales, pérdidas financieras y una reputación empañada. Los sistemas integrales de cumplimiento garantizan que una empresa esté siempre al día con los estándares de la industria y pueda abordar los problemas potenciales antes de que se conviertan en amenazas en toda regla.

Remediación

Un marco de sistema de gestión de cumplimiento integral incluye un componente de remediación para corregir violaciones y debilidades identificadas a través del monitoreo y la auditoría. Un CMS robusto fomentará la comunicación bidireccional con los empleados, permitiéndoles informar preguntas o inquietudes sin temor a represalias.

Esto ayuda a prevenir una "mentalidad de silo" en la que departamentos específicos no se comunican de manera efectiva o no siguen el protocolo para informar problemas, lo que puede contribuir a violaciones y riesgos regulatorios. Un buen CMS también monitoreará las quejas de los consumidores para identificar los problemas de daños potenciales al consumidor u otras deficiencias o violaciones de la gestión de riesgos de cumplimiento y luego tomará las medidas correctivas apropiadas.

La gestión eficaz de múltiples cumplimientos normativos y políticas y procedimientos corporativos de manera coordinada es un desafío para las organizaciones. Una solución de gestión de cumplimiento de incidentes automatizada y centralizada puede proporcionar un punto de referencia para monitorear y rastrear incidentes en toda la organización. Esto proporciona una visión más holística del cumplimiento de su empresa, eliminando los procesos aislados y facilitando que la Junta demuestre el cumplimiento de los estándares regulatorios y de confiabilidad. Esto puede ayudarlo a evitar multas costosas y acciones legales.