Lo esencial que debe saber sobre los rastreadores de tareas

La organización y el seguimiento del tiempo pueden ayudar a los equipos a aumentar la productividad. Al comprender cuánto esfuerzo se dedica a cada tarea, los gerentes de proyecto pueden generar estimaciones más precisas y, al mismo tiempo, abordar cualquier proceso que retrase la entrega.

Es esencial encontrar un rastreador de tareas que satisfaga las necesidades de su equipo y flujo de trabajo, con características clave que debe buscar, como:

1. Recordatorios

Los rastreadores de tareas no solo ofrecen a los usuarios un lugar conveniente para establecer recordatorios, sino que también son plantillas organizativas valiosas para equipos que trabajan en proyectos similares. Esto les ahorra tiempo y energía al preguntar constantemente dónde existen archivos o comentarios.

Para dar un ejemplo, al navegar por la web y encontrar un artículo que desea leer más tarde, tocar el botón Compartir en la parte inferior central lo agregará automáticamente como una tarea diaria recurrente con su título que se muestra en el campo de notas. De hecho, ahora con la integración de mensajería disponible en Recordatorios, incluso puede agregar fácilmente elementos a través de una conversación simplemente escribiendo cómo lo haría otra persona en Recordatorios.

Descifrar todas las tareas involucradas en un proyecto proporciona información valiosa. Al desglosar cada tarea facturable individualmente, le permite evaluar su duración en comparación con las expectativas, así como medir el nivel de esfuerzo que cada persona dedica a este esfuerzo.

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2. integraciones

Los rastreadores de tareas sirven como marcos útiles para organizar el trabajo. Al ayudar a los miembros del equipo a comprender sus roles y expectativas dentro de un proyecto, los rastreadores de tareas garantizan un flujo de trabajo más eficiente y productivo.

Algunas soluciones de seguimiento de tareas proporcionan automatizaciones que ayudan a los gerentes y miembros del equipo a cumplir con los plazos. Las notificaciones automáticas alertan a las personas si están a punto de perderse una para que puedan tomar medidas desde el principio para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir.

Un rastreador de tareas efectivo para proyectos también puede ayudar a los equipos a hacer estimaciones más precisas sobre el trabajo futuro. Al rastrear cuánto tiempo lleva completar cada tarea, los líderes de proyecto pueden cotizar con mayor precisión estimaciones de entrega precisas y rentables. También pueden abordar rápidamente partes de un proyecto que consumen mucho tiempo para acelerar la entrega, al mismo tiempo que cumplen las promesas a los clientes y los clientes dentro del presupuesto. Además, muchas de estas aplicaciones automatizan las hojas de tiempo y los resúmenes de trabajo para los usuarios, ahorrándoles valiosas horas de trabajo al eliminar los procesos de entrada manual de datos.

3. Automatizaciones

La automatización de tareas manuales y repetitivas puede ahorrar horas de trabajo, liberando a los equipos para que se centren en proyectos más estratégicos con un mayor retorno de la inversión. Pero seleccionar las tareas apropiadas para automatizar es crucial: aquellas que no requieren creatividad, resolución de problemas o estrategia serían excelentes candidatos.

Con un rastreador de tareas completo, los miembros del equipo pueden ver claramente sus responsabilidades del día y comprender cuándo deben completarse. Esto ayuda a fomentar un flujo de trabajo fluido ya que elimina la confusión; además, los gerentes pueden monitorear la productividad más de cerca.

Los rastreadores de tareas con funciones de mesa de ayuda integradas permiten a los equipos de atención al cliente pasar rápidamente los comentarios críticos de los clientes a los equipos de productos y producción sin cambiar entre aplicaciones o servicios. Además, esta función ahorra tiempo al eliminar la necesidad de pedir constantemente archivos e información a los compañeros de equipo, lo que en última instancia conduce a equipos más productivos y mayores canales de comunicación entre los miembros de una organización. Los rastreadores de tareas son un recurso indispensable para los equipos de proyectos que buscan garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto.

4. Seguimiento del tiempo

Los rastreadores de tareas son un activo invaluable para los equipos que buscan aumentar la productividad. Este software facilita la identificación de actividades que consumen demasiado tiempo de los empleados, obligándolos a considerar si pasan sus días respondiendo correos electrónicos, viendo videos de YouTube o posponiendo trabajar en algo que deberían.

Los gerentes pueden evaluar rápidamente el desempeño de un equipo e identificar formas de optimizar el flujo de trabajo. Además, simplifica el seguimiento de las horas extra para que nadie se sobrecargue de trabajo, protegiendo la moral del equipo y reduciendo el agotamiento.

Los rastreadores de tareas también permiten que los miembros del equipo se mantengan organizados al establecer fechas de vencimiento para las tareas en su lista. Esto facilita la planificación de las tareas diarias con anticipación, lo que ayuda a los miembros del equipo a planificar los horarios diarios sin incumplir los plazos, así como a comenzar tareas con mayores retornos por menos esfuerzo que en los correos electrónicos y las redes sociales. Además, los rastreadores de tareas ayudan a los miembros del equipo a completar el trabajo más rápidamente mientras cumplen con las expectativas del cliente con más éxito.

5. Informes

Con un sistema de gestión de tareas efectivo, los empleados pueden realizar un seguimiento de su tiempo y esfuerzos en tareas de proyectos individuales en tiempo real. Esto permite a los gerentes recibir informes detallados de los empleados para que puedan trabajar en la mejora de la productividad y la eficiencia del equipo.

Los equipos pueden usar esta información para identificar fácilmente cuáles de sus proyectos se están retrasando o necesitan recursos adicionales, lo que les permite tomar las medidas necesarias para completarlos y así evitar posibles retrasos en los proyectos.

El seguimiento de tareas también puede ayudar a los equipos a mejorar su desempeño al aclarar las expectativas gerenciales y garantizar que las personas adecuadas estén trabajando en las cosas correctas en los momentos apropiados. Además, el seguimiento de tareas ayuda a los miembros del equipo a mejorar la comunicación al habilitar registros de comentarios para tareas individuales, lo que permite a los miembros del equipo registrar comentarios, notas o decisiones relacionadas con esas tareas específicas: categorizar tareas con campos personalizados refinar aún más el trabajo al priorizar elementos prioritarios para proporcionar estimaciones de futuros proyectos.

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