Los beneficios de implementar un sistema de gestión de contratos

En el corazón de cada organización moderna está la necesidad de transformarse rápidamente y posicionar su negocio para sobrevivir. Incluye la gestión de los requisitos comerciales dentro de un marco regulado para la continuidad del negocio.

Cada empresa, grande o pequeña, ejecuta acuerdos para sus ofertas comerciales y puntos de referencia de rendimiento. Implica contratos formales para garantizar que los acuerdos sean vinculantes para ambas partes y que no haya riesgo de violación de ningún término. Las empresas modernas impulsadas por la tecnología protegen sus intereses comerciales y su imagen de marca con un sistema de gestión de contratos (CMS) formal que automatiza todo el ciclo de vida del contrato.

La necesidad de un CMS en un entorno empresarial

Cualquier contrato comienza con una negociación informal o verbal y continúa con las eventuales firmas de los signatarios autorizados y los bufetes de abogados representativos. El proceso legal también incluye varias cláusulas que establecen cómo se entregan los productos o servicios finales.

Pero, ¿pueden los procesos manuales garantizar el cumplimiento oportuno y sin errores vinculante para todas las partes? No. Las formas tradicionales de gestión de contratos están plagadas de riesgos de mala interpretación o no ejecución de los términos contractuales, lo que puede conducir a pérdidas comerciales o anular algunos de los términos.

Sin embargo, el software automatizado de gestión de contratos basado en reglas no tiene errores, con una activación automática de los términos legales en función de las fechas, la finalización de tareas y las normas de cumplimiento, en todo el sistema de gestión del ciclo de vida del contrato. Por lo tanto, un sistema de gestión de contratos agiliza el ciclo de vida completo del contrato con un software integrado que maneja las acciones del contrato.

Los 10 beneficios clave de un sistema integrado de gestión de contratos

El sistema de gestión de contratos digitaliza, almacena y categoriza todos los contratos en un repositorio central al que pueden acceder las partes interesadas, como los miembros del equipo legal, los equipos de cumplimiento y la gerencia. Además, elimina la necesidad de archivar contratos manualmente y ahorra tiempo. Cualquier daño potencial o robo de archivos críticos o pérdida por extravío y problemas como incendios son las otras ventajas de un sistema de gestión de contratos.

Aquí vamos con algunos de los beneficios de un sistema de gestión del ciclo de vida del contrato empresarial :

1. Un sistema integral de gestión del ciclo de vida del contrato

Las empresas pueden aprovechar un repositorio centralizado que almacena y administra todos los documentos legales, para un único punto de acceso. Un punto único de almacenamiento de documentos facilita la transparencia y la rendición de cuentas para mejores controles.

El sistema de búsqueda centralizado ayuda a localizar contratos de manera más rápida y eficiente en función de metadatos predefinidos y búsqueda de texto.

2. Clasificación y extracción de contratos centralizados

Un repositorio centralizado cosecha los beneficios de utilizar un sistema de gestión de contratos: mitigación de riesgos con digitalización y extracción de datos de contratos impulsada por IA, un mecanismo uniforme para categorizar documentos legales, definir y comparar documentos para un arbitraje colaborativo y fluido, flujos de auditoría rastreables y más.

Un único sistema de gestión de contratos simplificado ofrece los beneficios de un sistema de gestión de contratos y, en última instancia, ayuda a cerrar tratos más rápido y sin problemas.

Gran parte de los datos empresariales de hoy están en la nube. El sistema de gestión de contratos en la nube es parte del CMS, lo que facilita el trabajo en equipo y las decisiones comerciales independientes de la ubicación. El CMS basado en la nube es un elemento crítico de un ecosistema empresarial global, donde se realizan acuerdos y se negocian contratos en diferentes ubicaciones.

3. Flujo de trabajo y plantillas configurables

Otros beneficios de utilizar un sistema de gestión de contratos son los flujos de trabajo integrados a lo largo del ciclo de vida del contrato para agilizar el proceso de creación, aprobación, ejecución y terminación del contrato, protegiendo a las empresas con garantías en diversas eventualidades.

Las plantillas basadas en los distintos tipos de contrato y fechas proporcionan alertas y notificaciones oportunas antes del vencimiento del contrato. Hace que las renovaciones y la transferencia YOY sean un proceso continuo y automatizado que permite a las empresas renegociar o cancelar un acuerdo y evitar estancamientos en entornos desfavorables.

4. Minimiza errores y pérdidas

El sistema de gestión de contratos beneficia a una empresa al optimizar todo el proceso legal. La redacción de documentos legales es uniforme y relativamente libre de errores debido a una biblioteca de cláusulas integrada con términos que se sincronizan con las plantillas de contratos para aprobaciones y flexibilidad en la gestión de documentos.

5. Seguridad frente a ciberataques y filtraciones de datos

Las funciones del sistema de gestión de contratos se almacenan en servidores centralizados y seguros, a menudo encriptados y habilitados con controles de acceso. Por lo tanto, las personas no autorizadas no pueden acceder a los documentos legales comerciales críticos. El sistema centralizado de gestión de contratos empresariales también tiene controles de acceso que garantizan la visibilidad en cada punto del ciclo de vida legal para la transparencia.

6. Máxima seguridad de los documentos legales

Otro beneficio del sistema de gestión de contratos es la digitalización y la hiperautomatización de extremo a extremo a lo largo del ciclo de vida contractual, ya que significa que todo tiene una copia de seguridad digital. De esta forma, se evitan las pérdidas que pueden derivarse de inundaciones o incendios en el caso de contratos físicos, así como de actos dolosos cuando los empleados se van. Los CMS salvaguardan los intereses comerciales y la probabilidad de grandes pagos frente a renuncias o despidos masivos.

7. Optimización de los procesos comerciales departamentales

Los sistemas de gestión de contratos también rastrean datos basados ​​en proveedores, integrándose con otros departamentos para una visibilidad de extremo a extremo de los contratos, lo que permite modificar subcontratos, cronogramas, precios, etc. y desempeño financiero de varios departamentos contra puntos de referencia contractuales.

8. Identificación y mitigación del riesgo financiero y reputacional

El cumplimiento normativo de los términos del contrato frente al regulador financiero y legal de la región es un requisito crítico de todo negocio. El sistema de gestión de contratos empresariales aborda este problema al diseñar un plan de continuidad comercial adecuado dentro del mecanismo de cumplimiento de CMS, mitigando así cualquier riesgo financiero y reputacional del incumplimiento del marco legal.

9. Generación de informes automatizados

El sistema de gestión de contratos se beneficia de la agilización de todo el proceso legal y contractual y ayuda a generar informes granulares e instantáneos para monitorear los KPI contra los informes de resumen de contratos. Por lo tanto, una ventaja clave de un sistema de gestión de contratos es su informe inteligente y automatizado para acciones oportunas.

10. CRM más eficiente

Las soluciones inteligentes de gestión de contratos aprovechan la gestión de relaciones con los clientes (CRM) para un enfoque holístico y centrado en el cliente para las relaciones con los clientes. Los contratos se aprovechan y se hacen cumplir sin problemas con notificaciones oportunas y automatizadas para un CRM eficiente.

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