Trucos exitosos para perfeccionar la presentación de su conferencia virtual

Las conferencias virtuales son una forma fantástica de conectarse con compañeros, colegas y clientes de todo el mundo. Y aunque la mayoría de las conferencias virtuales se realizan a través de sistemas de videoconferencia como Google Hangouts o Zoom, siguen siendo tan importantes como cualquier otro tipo de presentación. Después de todo, desea asegurarse de que su audiencia esté comprometida y entretenida (y, a juzgar por la cantidad de personas que asisten a conferencias virtuales), está claro que estos eventos pueden ser efectivos para facilitar la comunicación en tiempo real entre los oradores y sus audiencias.

Dicho esto: dar una presentación atractiva virtualmente puede ser un desafío. Pero si lo haces bien, te sentirás tan seguro frente a una audiencia en línea como si estuvieras frente a una habitación llena de gente cara a cara. Así que hoy repasaremos algunos trucos probados y verdaderos para perfeccionar su próxima presentación de conferencia virtual.

Preparar la tecnología

• Asegúrate de tener una buena conexión a Internet.
• Asegúrate de tener el equipo adecuado.
• Pruebe su equipo antes de la presentación.
• Tenga un plan de respaldo en caso de que algo salga mal, como una falla en el proyector o en la computadora portátil.

Llegue temprano al lugar para que pueda configurar su equipo de presentación. Si es posible, pruébalo antes para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Asegúrese de tener suficiente espacio de almacenamiento en sus dispositivos. Organice todo para que sea fácil de encontrar y guardar cuando haya terminado.

Si está utilizando un proyector, asegúrese de que la pantalla esté limpia y clara. Verifique que su computadora tenga suficiente memoria y poder de procesamiento para ejecutar su software para compartir pantalla. Si es posible, pruébalo antes para asegurarte de que todo funciona correctamente. Asegúrese de que haya una toma de corriente cerca de su presentación para que no tenga dificultades técnicas por quedarse sin batería.

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La práctica hace la perfección

Practica tu presentación frente a un espejo. No es ningún secreto que te miras en el espejo todos los días, pero ¿alguna vez has pensado en salir de tu zona de confort y practicar tu presentación frente a él? Si no es así, recomiendo darle una oportunidad. La práctica del espejo le permite verse a sí mismo desde diferentes ángulos, lo que puede ayudarlo a hacer ajustes y mejorar la forma general de pronunciar su discurso.

Practica con familiares o amigos. Invite a algunos amigos a cenar y pregúnteles si estarían dispuestos a asistir a una de las presentaciones de su conferencia virtual como parte de su sesión de práctica. También puede pedirles su opinión sobre qué tan bien ensayada fue su experiencia. ¡Esto le brindará comentarios valiosos sobre cuánto trabajo debe hacerse antes de que el evento en sí comience en serio!

usa un guion

Escribe un guión. Un guión es la mejor manera de asegurarse de no olvidar nada, desviarse del tema, cometer errores o emocionarse demasiado.

Un guión también es una excelente manera de asegurarse de que está diciendo exactamente lo que quiere decir. Puede ayudarlo a eliminar cualquier información innecesaria o puntos redundantes que puedan interferir con su mensaje.

El guión debe ser lo más breve posible y, sin embargo, transmitir el mensaje con claridad. Si un guión es demasiado largo, puede hacer que su presentación parezca desorganizada y confusa. También es muy importante que practiques leyendo tu guión en voz alta varias veces antes de entregarlo en vivo. Esto te ayudará a asegurarte de que te sientas cómodo con lo que dices y evitará pausas incómodas o tropiezos cuando hables frente a una audiencia.

Vestirse para el éxito

Cuando se prepare para una conferencia virtual, recuerde que a menudo es mejor vestirse para la ocasión. Si bien esto puede parecer obvio, muchas personas pueden olvidar que hay diferentes tipos de ocasiones y audiencias a tener en cuenta al decidir cómo te presentarás en tu próximo evento virtual. Por ejemplo:

Vístete para la ocasión.

Si está presentando en una conferencia específica de la industria en la que todos los demás oradores usan traje y corbata, no suba al escenario con su camiseta y jeans favoritos. Es posible que se sienta cómodo con esta ropa, pero no dará una impresión profesional, y querrá que todos los asistentes se den cuenta de su presentación.

Vístete para la audiencia.

Cuando asista a un evento con asistentes internacionales, como los realizados por Veeam Software o Citrix Synergy, asegúrese de tener en cuenta las diferencias culturales al elegir qué ponerse en el escenario: mientras que algunas culturas prefieren vestimenta más formal que otras (por ejemplo), hay no hay necesidad de exagerar vistiéndose como algo salido de The Matrix Reloaded (a menos que planee hacer bromas sobre las píldoras azules).

Usar algo demasiado revelador o ajustado podría distraer la atención de lo que se dice durante los discursos en lugar de centrar su atención principalmente en el contenido en sí, ¡así que evite usar faldas cortas o camisas con escote bajo si es posible! Además, recuerde no solo quién verá estas presentaciones, sino también cuánto tiempo se le ha asignado a cada orador; si alguien necesita más tiempo que los demás, déjelos hablar más tiempo sin interrupciones para que puedan terminar su presentación sin sentirse apurados fuera del escenario antes de que se acabe el tiempo.

Si está dando una presentación que será vista por una audiencia internacional, tenga en cuenta que es probable que algunas personas tengan dificultades para entender lo que se dice debido a los acentos y/o las barreras del idioma. Puede ser útil proporcionar una copia escrita de sus diapositivas además de las que se muestran en la pantalla para que las personas puedan consultarlas si necesitan ayuda para seguir lo que se dice, de esta manera tendrán la capacidad.

Establecer contacto visual

Establece contacto visual con la cámara. Esto puede ser difícil si no sabe qué hacer con las manos, pero es importante mirar a la cámara en lugar de mantener los ojos en la pantalla o en las diapositivas. Desea asegurarse de que todos los asistentes lo vean y se conecten con usted como orador, lo que significa hacer contacto visual con ellos en lugar de solo mirar una pantalla o un papel.

Mire sus diapositivas cuando sea apropiado. Mirar cualquier tipo de ayuda visual durante una presentación ayuda a mantener a las personas involucradas porque pueden ver cómo funciona algo en la vida real. Por ejemplo, si hay una diapositiva de ejemplo que muestra cómo funciona algo, como una infografía o un video, asegúrese no solo de mencionar su título en voz alta, sino también de mirarlo cuando hable sobre él para que todos sepan lo que deberían estar buscando. una vez que lleguen a casa!

¡No olvides sonreír! Suena bastante simple, pero no muchas personas recuerdan este paso cuando preparan sus presentaciones... especialmente aquellos que no están acostumbrados a tener cámaras todo el día (como nosotros). Asegúrese de que no importa de qué punto estemos hablando durante nuestra presentación, ya sea que estemos hablando de nosotros mismos o de otro tema por completo, mantengamos nuestra sonrisa fuerte en cada oración pronunciada para que los espectadores sepan exactamente cuánto nos estamos divirtiendo. haciendo este trabajo.”

Haz tu tarea

Vas a tener que aprender algunas habilidades nuevas si quieres que tu presentación en la conferencia virtual sea un éxito. Si eres como yo, probablemente no estés acostumbrado a estar frente a una cámara y hablar por un micrófono, por lo que es importante que hagas toda la tarea con anticipación. Aquí hay algunos consejos:

• Investigue sobre el tema en cuestión, porque más que nunca antes, las conferencias virtuales se están volviendo populares en todas las industrias (especialmente en el cuidado de la salud). Querrá que las personas que asistan a estas conferencias sientan que han aprendido algo valioso al asistir a la suya; por lo tanto, ¡saber lo que tu audiencia necesita es esencial!
• Sepa cómo funciona la tecnología y asegúrese de que nada salga mal durante su charla. Esto puede parecer obvio, pero hay muchas cosas que pueden salir mal al usar este tipo de equipo. Esté preparado para cualquier cosa que pueda suceder mientras realiza una presentación en línea, como problemas técnicos o, lo que es peor: ¡alguien más se hace cargo de nuestra sesión!
• La práctica hace al maestro: si el primer intento no funcionó del todo bien, vuelva a intentarlo varias veces hasta que todo encaje bien antes de realizar presentaciones en vivo en línea a través de una cámara web a través de Skype o WeChat.

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Recuerda a tu audiencia

Los presentadores a menudo olvidan que el objetivo principal de una presentación de conferencia virtual es garantizar que los asistentes participen y obtengan lo que usted quiere que escuchen, no solo escuchar alguna información. Aquí hay algunas formas en que puede asegurarse de que su presentación sea atractiva para su audiencia:

• Conozca a su audiencia y cómo interactuarán con sus diapositivas. Si es posible, intente algunas ejecuciones de prueba para saber qué tan bien es probable que se reciban. Si no es posible realizar pruebas, investigue lo más posible sobre este tema (aproveche las alertas de Google o las herramientas de Newsjacking) para que cuando llegue el momento de la entrega, pueda personalizar cada diapositiva en función de quién es. escuchando y cuáles podrían ser sus necesidades en un momento dado durante la sesión.
• Asegúrese de que todos tengan acceso a la tecnología necesaria para ver las presentaciones (iPad/computadora portátil versus computadora de escritorio). Es posible que desee incluir enlaces en caso de que alguien no tenga todo lo necesario.
• Controle dónde están sentadas las personas; esto permitirá una mayor flexibilidad al dar instrucciones o hacer preguntas durante las sesiones de preguntas y respuestas.
• Tenga en cuenta las diferencias culturales: si se habla más de un idioma alrededor de las mesas durante los descansos o las comidas a la hora del almuerzo (por ejemplo), hable despacio para que los oyentes no pierdan el interés debido.

Conozca a su audiencia donde están

Vas a estar hablando con una amplia variedad de personas en tu audiencia, y necesitas asegurarte de que estás hablando su idioma. Si está presentando en video, ¡use video! Si está presentando en una conferencia virtual, ¡utilice las plataformas de conferencias virtuales! O, si está presentando en un aula virtual, ¡utilice las herramientas del aula virtual!

Esto significa que si alguien está usando Zoom o Skype for Business (o lo que sea), debería ver sus diapositivas y escuchar su voz a través de los parlantes o auriculares de su computadora. Sus diapositivas aparecerán en las pantallas de todos los asistentes para que todos puedan verlas a la vez sin tener que mirar sus propias computadoras portátiles, teléfonos inteligentes o tabletas; esto ayuda a mantener a todos interesados ​​en lo que sucede durante su presentación en lugar de distraerse con otras actividades en su propios dispositivos.

Al crear las diapositivas de su presentación, asegúrese de que sean legibles en una pantalla pequeña. Si tiene fuentes grandes y en negrita y muchos colores que se ven geniales cuando se ven en una pantalla grande o se imprimen, pero no tanto cuando se reducen al tamaño de la pantalla de un teléfono inteligente, use algo más apropiado para esta audiencia. También debe asegurarse de que haya suficiente contraste entre el color de fondo y todo el texto para evitar problemas de legibilidad.

Centrarse en el canal secundario

Un backchannel es una herramienta virtual que permite la interacción en vivo con tu audiencia. Es una calle de doble sentido, donde puede recibir comentarios de su audiencia haciéndoles preguntas y haciendo que las respondan en tiempo real a través de la plataforma. Este tipo de interacción le brinda la oportunidad de interactuar con su audiencia y obtener comentarios directos sobre temas que son importantes para ellos.

Si bien hay muchos tipos diferentes de backchannels (hablaremos de algunos a continuación), es útil saber que generalmente se usan como espacios de reunión digital donde las personas pueden colaborar en línea en tiempo real. En este sentido, sirven como extensiones de conferencias o presentaciones porque facilitan que los participantes se comuniquen más libremente durante las sesiones de lo que sería posible de otra manera (como cuando alguien hace una pregunta en voz alta). Los backchannels también permiten a las empresas que ofrecen seminarios web y transmisiones en vivo acceder a lo que la gente dice sobre sus productos/servicios en cualquier momento dado; ¡Esta información se puede usar más tarde como parte de campañas de marketing más grandes o estrategias de ventas en el futuro!

¡Asegúrate de divertirte!

¡No te tomes demasiado en serio y diviértete! Está bien cometer errores y admitirlos. Nadie es perfecto, así que no trates de ser alguien que no eres. No se preocupe por lo que otras personas piensen de su presentación o de usted como presentador, siempre que sea auténtico para ambas partes involucradas en la conversación.

¡No tenga miedo de hacer preguntas! Está bien si no sabes todas las respuestas. Lo más importante es que tengas ganas de aprender y crecer como persona y profesional.

Si está nervioso por presentar, intente concentrarse en lo que lo emociona y lo apasiona. Piense en lo bien que se sentirá cuando su audiencia "entienda" lo que está tratando de decir.

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Conclusión

Cuando se trata de una presentación de conferencia virtual, es importante recordar que no hay una sola forma de hacerlo. Hay muchos enfoques diferentes, pero la clave es encontrar el método que funcione mejor para usted. Los consejos para conferencias virtuales que compartimos aquí pueden ayudarlo a que su próxima presentación sea un éxito, ¿y quién sabe? ¡Quizás después de leer este artículo, a alguien se le ocurra una idea aún mejor!