8 formas de agilizar su proceso de nómina

El proceso de nómina puede ser un desafío para cualquier empresa, y es fácil atascarse en el aspecto administrativo de las cosas. Todos los dueños de negocios saben lo importante que es asegurarse de pagar a los empleados correctamente y a tiempo. Pero con tantas regulaciones diferentes, requisitos de papeleo e implicaciones fiscales, no es de extrañar por qué el proceso de nómina puede convertirse en un dolor de cabeza.

Mantenerse al tanto de estas regulaciones y cambios puede significar mucho trabajo adicional para el equipo de nómina. La clave para garantizar un proceso de nómina optimizado para su negocio o empresa es mejorar la eficiencia en todos los niveles. Aquí hay ocho formas de asegurarse de que su nómina funcione de la mejor manera para las necesidades de su negocio.

1. Controla tus costes

La nómina es uno de los aspectos más costosos de administrar un negocio. Puede ser difícil controlar estos costos y garantizar que los cheques de pago de los empleados siempre se paguen a tiempo, pero hay muchas maneras de reducir lo que gasta en el procesamiento de la nómina. Los dueños de negocios que administran su nómina de manera más eficiente a menudo ven ahorros significativos con el tiempo. Como punto de partida, analice los costos por empleado y departamento para ayudar a identificar las áreas en las que los costos no se distribuyen por igual.

Mantenga una hoja de cálculo precisa de todos los gastos de nómina, incluidos los beneficios y bonificaciones de cada empleado, para determinar cuánto gasta en cada hora trabajada. Utilice los datos recopilados en su análisis de costos para crear un plan que le ayudará a mantener bajo control las futuras tarifas de procesamiento de nóminas mientras mantiene los niveles de productividad entre los empleados que trabajan para cumplir con los plazos. Además, sepa lo que está pagando en su sistema de procesamiento de nómina y cuánto cuesta por transacción.

Opte por el mejor software de nómina con tarifas transparentes para que comprenda exactamente a qué se destina cada dólar. Si hay cargos ocultos o poco claros en sus facturas, comuníquese con su proveedor de inmediato porque podría ser una señal de un servicio de nómina sin experiencia o deshonesto. Asegúrese de comprender la estructura de costos antes de firmar cualquier contrato y solicite una aclaración si es necesario para asegurarse de que no haya facturas sorpresa más adelante.

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2. Agilizar el proceso de obtención de datos

Asegurarse de que todos tengan acceso a todos sus datos les facilita tomar medidas y realizar cambios. Si usa hojas de cálculo, considere hacer una copia maestra que se comparta con su equipo. De esa manera, pueden agregar nueva información y editar datos existentes sin actualizar varios archivos o enviar correos electrónicos de un lado a otro. Cree un cronograma para manejar las actividades de nómina para asegurarse de que su equipo siga el mismo proceso cada vez que necesite actualizar datos o realizar cambios.

Por ejemplo, cree procedimientos operativos estándar (SOP) para la frecuencia con la que revisa los archivos con los empleados, realiza auditorías sobre las tasas de pago, etc., para que todos conozcan sus responsabilidades en cada paso del proceso. Opte por una opción de recopilación de datos automatizada para agilizar su nómina y evitar errores que pueden ocurrir con el procesamiento manual o las hojas de cálculo. Con los datos de nómina correctos, puede realizar un seguimiento y actualizar cosas como el tiempo trabajado, las tasas de pago basadas en títulos de trabajo o niveles de experiencia, aumentos para los empleados que han estado en su empresa durante mucho tiempo, etc.

3. Averigüe qué necesitan realmente otros departamentos

Uno de los mayores errores que cometen las empresas cuando intentan optimizar su proceso de nómina es que no consultan con otros departamentos, especialmente con el de contabilidad. Si sus departamentos comerciales no tienen acceso a lo que necesitan en ningún momento, nunca puede esperar que su proceso de nómina se desarrolle sin problemas. Averigüe lo que otros departamentos realmente necesitan y asegúrese de proporcionarles la información que necesitan con prontitud.

Por ejemplo, si tiene un modelo comercial simple en el que su departamento de contabilidad solo necesita saber la cantidad total de horas que ha trabajado cada empleado, no es necesario crear una entrada de diario contable. Sin embargo, si hay ciertos asientos relacionados con la nómina que deben realizarse para que los estados financieros y los impuestos de su empresa se presenten correctamente, asegúrese de que se realicen en contabilidad. Al proporcionar a cada departamento la información que necesita, puede optimizar su proceso de nómina.

4. Administre la inscripción automática de nómina de manera más eficiente

Inscribir a los empleados en la nómina es fundamental para garantizar que sus cheques de pago se entreguen a tiempo y por la cantidad correcta. Sin embargo, cuando los empleadores tienen una gran cantidad de empleados para inscribir en la nómina, puede llevar varias horas completar esta tarea. Este uso ineficiente de los valiosos recursos de la empresa plantea un gran riesgo de error humano con tantas personas diferentes involucradas. En su lugar, los empleadores deberían automatizar el proceso de inscripción.

Considere integrar esto en una solución de incorporación automatizada que también pueda inscribir a nuevos empleados en recursos humanos y otros servicios de la empresa, como beneficios o impuestos sobre la nómina. También debe habilitar los ajustes automáticos cuando cambia el estado de un empleado, como cuando es ascendido o cambia de departamento. La automatización de la inscripción en la nómina es un gran paso para agilizar todo el proceso y hacer que sus días de pago transcurran sin problemas sin ninguna tecnología adicional.

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5. Adopte nuevas tecnologías comerciales

Otra forma efectiva de agilizar su proceso de nómina es adoptar nuevas tecnologías comerciales. De esta manera, puede automatizar muchas tareas y facilitar que los empleados y los jefes de departamento manejen múltiples proyectos a la vez. Puede hacerlo mediante el uso de sistemas en línea que le permiten recopilar datos rápidamente y, al mismo tiempo, automatizar los procesos de pago, como los informes y la facturación.

Considere algunas de estas opciones:

• Automatice su cronometraje con una aplicación de registro de tiempo o tenga dispositivos precargados con hojas de tiempo de los empleados a las que pueden acceder por su cuenta. Una solución como esta no requiere que calcule manualmente las horas trabajadas y las marcas de tiempo, por lo que es un proceso simple.
• Invertir en eso puede ayudar a crear facturas y enviarlas electrónicamente, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas como facturar a los clientes o emitir la nómina.
• Permita que los empleados gestionen sus propias solicitudes de tiempo libre e informes de gastos mediante una plataforma colaborativa en línea. De esta manera, pueden enviar solicitudes cuando sea necesario y realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Use notificaciones automáticas para mantener a todos informados cuando se trata de hacer cambios, enviar solicitudes de licencia o controlar los gastos.

Al invertir en tecnología comercial, asegúrese de aprovecharla al máximo capacitando a los empleados en el uso de cada herramienta. Al hacerlo, se garantiza que todos utilicen estos sistemas para maximizar los beneficios y minimizar el tiempo dedicado a ingresar datos o investigar problemas.

6. Manténgase al tanto de los nuevos cambios en la legislación

También debe comprender el impacto de la nueva legislación en su negocio y cómo afecta la nómina. Asegúrese de estar al tanto de los próximos cambios para asegurarse de no quedarse atrás tan pronto como entren en vigencia. Las leyes federales y estatales generalmente brindan una ventana de tiempo para que las empresas cumplan con los cambios. Sin embargo, desea tomar medidas lo antes posible. No querrás encontrarte poniéndote al día cuando llegue la fecha límite.

Asegúrese de que todos los cambios nuevos se implementen de manera oportuna. Tenga en cuenta que parte de garantizar un proceso de nómina optimizado implica cumplir con la legislación. Cualquier interrupción de sus procesos existentes debido a la falta de cumplimiento puede descarrilar fácilmente todo su proceso de nómina e incluso ponerlo en riesgo de ser auditado. Además, es importante que todos los empleados también estén actualizados sobre los cambios. Esto es especialmente cierto si ha habido cambios en su tasa de pago o deducciones dentro de la nueva legislación.

7. Integre la nómina con otras funciones comerciales

Otra forma de agilizar su proceso de nómina es integrándolo con otras funciones comerciales. Puede hacerlo utilizando un software o servicio que tenga integraciones mejoradas, como Xero, FreshBooks y más. Las soluciones de software de contabilidad más populares ahora vienen con servicios de nómina integrados que le permiten importar datos financieros de estos programas a su sistema de nómina, para que no tenga que ingresar datos manualmente.

Esto permite un proceso de nómina más preciso, lo que reduce la posibilidad de errores humanos y facilita la declaración de impuestos al final del año. La integración de su nómina con otras funciones comerciales puede ayudarlo a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas relacionadas con la nómina, lo que le permite tener más tiempo para otras responsabilidades. Por ejemplo, si es propietario de una pequeña empresa, un proceso integrado puede permitirle concentrarse en hacer crecer su empresa y, al mismo tiempo, tener la tranquilidad de que su nómina se paga de manera precisa y puntual.

8. Obtenga el soporte que necesita cuando lo necesita

A veces, puede encontrar problemas de nómina que no está preparado para resolver por su cuenta. Por ejemplo, si hay un cambio complejo en la ley tributaria o si el IRS tiene preguntas sobre algo en sus impuestos sobre la nómina, podría ser mejor que busque la ayuda de un experto. Este experto puede ser un profesional de recursos humanos o un contador con experiencia en el procesamiento de nóminas. No quiere que su negocio sufra porque no puede resolver el problema de inmediato. Ahí es donde será útil encontrar ayuda de alguien con más experiencia.

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Administrar su proceso de nómina debería ser fácil

Con estos consejos en mente, su proceso de nómina debería ser más fácil y eficiente. Ya sea que elija subcontratar o manejarlo internamente, debería poder hacer su nómina más rápido. Recuerde que la subcontratación no significa transferir la responsabilidad del cumplimiento de los recursos humanos y la cultura de la empresa. Por lo tanto, asegúrese de que el subcontratista también esté a la altura de estos problemas. Los beneficios de un proceso simplificado son claros, pero también lo son el tiempo y el esfuerzo necesarios para ponerlo en marcha.

Por lo tanto, asegúrese de tomarse el tiempo para comprender lo que necesita y cuáles son las prioridades de su empresa. Solo entonces podrá implementar el proceso más eficiente posible.