La importancia estratégica del archivo digital en una empresa

El archivo digital de una empresa es principalmente la memoria digital de la empresa , que se compone predominantemente de documentos electrónicos. En consecuencia, es fundamental que las organizaciones conserven digitalmente los documentos de forma adecuada para preservar la memoria de su archivo a lo largo del tiempo.

Ha llegado el momento de que la dirección tome conciencia de la necesidad de construir realmente una cultura digital en sus organizaciones para que puedan conocer y gobernar los archivos a lo largo de su ciclo de vida.

El archivo informático de documentos y datos de una empresa representa el patrimonio exclusivo y estratégico para la organización, y su valor no se limita a los objetos digitales que lo constituyen (es decir, los documentos electrónicos de la empresa), sino que concierne a los procesos, las relaciones y las modalidades. adoptadas para formarlas, gestionarlas y conservarlas a lo largo del tiempo.

La legislación en Italia impulsa la formación, gestión y conservación adecuadas

La ley italiana está presionando a las empresas para que adopten y hagan un uso cada vez mayor de soluciones de firma electrónica , sistemas de documentos con una gestión eficaz del flujo de trabajo y capacidades de preservación digital que cumplan con la ley. Estos sistemas pueden ser administrados internamente por la empresa o utilizados como servicios en la nube de "software como servicio" (SaaS) a través de proveedores de servicios especializados, certificados y calificados como Doxee.

Las disposiciones de la principal fuente normativa en Italia sobre digitalización, representada por el Código de Administración Digital (CAD), a que se refiere el Decreto Legislativo n. 82 del 7 de marzo de 2005 y sus modificaciones posteriores, y las Directrices de la AgID relacionadas sobre documentos electrónicos, firmas electrónicas y servicios de confianza, reproducción y conservación de documentos, comunicaciones electrónicas e identidades digitales también aplican a las empresas privadas .

El CAD establece que los libros, escritos y documentos que deban llevarse podrán formarse y conservarse en soportes informáticos en cumplimiento de lo dispuesto en este código y de acuerdo con los Lineamientos AgID.

Así lo ha reiterado también el art. 2215-bis del Código Civil , que confirma que los libros, registros y documentación cuya llevanza sea obligatoria por ley o reglamento, o que sean exigidos por la naturaleza o el tamaño de la empresa, pueden formarse y llevarse por medios informáticos, constituyendo derechos primarios y información original a partir de la cual es posible realizar, en distintos tipos de soporte, reproducciones y copias para los usos permitidos por la ley.

Además, de conformidad con el art. 43, párrafo 3 de la CAD, los documentos informáticos, cuya conservación esté prescrita por la ley o el reglamento , deben ser conservados por medios digitales, de conformidad con las normas técnicas establecidas de conformidad con el art. 71 de la CAD, de acuerdo así con las reglas señaladas por los Lineamientos AgID sobre gestión de creación y preservación que entraron en vigencia el 10 de septiembre de 2020 y con aplicación obligatoria a partir del 1 de enero de 2022.

Las obligaciones de conservación y exhibición de los documentos que integran los archivos digitales de una empresa se dan por cumplidas para todos los efectos legales por medio de documentos informáticos si los procedimientos empleados se ajustan a los Lineamientos de la AGID, en los términos de los artículos 20 inciso 5-bis y 43 inciso 1.

Para las empresas, el desafío es garantizar que los documentos informáticos que se producen o reciben hoy puedan seguir siendo leídos y utilizados en un futuro lejano, asegurando su valor legal y su correcta ubicación en los archivos de la empresa.

Este objetivo sólo puede lograrse mediante la adopción de sistemas de documentos y servicios de preservación que garanticen el cumplimiento de las normas técnicas de las Directrices AgID y aseguren los altos requisitos de seguridad y confidencialidad .

Pero, ¿qué es un archivo digital?

El archivo digital de una organización privada, como una empresa, está formado por el conjunto orgánico y las relaciones de los documentos producidos o recibidos por la organización en el ejercicio de su actividad.

El historiador Jacques Le Goff definió un documento como “algo que permanece ” , es decir, es producido precisamente para ser preservado en el tiempo y puesto a disposición de quienes tengan interés en conocer el acto o hecho representado en el documento.

Los requisitos de integridad, inmodificabilidad, autenticidad, colocación temporal, disponibilidad y conservación en el tiempo que garantiza son los principales objetivos que una empresa debe saber planificar para gestionar correctamente sus archivos informáticos.

Así lo prevé el propio Código de Administración Digital, que señala en el art. 44, inciso 1-ter, que “en todos los casos en que la ley prescriba obligaciones de conservación, incluso para particulares , el sistema de conservación de documentos electrónicos asegura, para lo que se conserva, características de autenticidad, integridad, fiabilidad, legibilidad, recuperabilidad, según los métodos indicados en las Directrices AgID.

Un sistema documental que sea confiable en el tiempo requiere que la empresa prevea:

• organización y control de las responsabilidades de producción, mantenimiento y conservación de los documentos de la empresa;
• adopción de procedimientos y herramientas que identifiquen los documentos informáticos almacenados de cierta manera en el tiempo y el espacio, asegurando la legibilidad y fácil recuperación de los documentos e identificando la información, incluidos los metadatos asociados a los documentos;
• selección y confianza en proveedores especializados en la gestión y conservación de archivos digitales que garantizan los más altos niveles de seguridad, calidad y fiabilidad .

Preservación significa organizar un archivo digital con valor legal , administrado por un sistema de información y soportado por un modelo organizacional, procedimientos, roles, tareas y actividades, descritos en el manual de preservación .

La digitalización es posible en todos los sectores empresariales

Desde hace un tiempo, la legislación de referencia en materia de digitalización no impone límites temporales al correcto procedimiento de digitalización en diversos sectores empresariales , lo que permite alimentar los archivos digitales de la empresa con una cantidad cada vez mayor de documentos y datos digitales de carácter transversal colocados en almacen. A continuación se muestran algunos sectores y ejemplos prácticos de tipos de documentos comerciales:

• documentos con relevancia fiscal: facturas y notas activas y pasivas, documentos de transporte activos y pasivos, órdenes NSO, libros y registros contables , escrituras auxiliares, estados financieros, declaraciones, certificaciones CU, F24, comunicaciones fiscales, libros de empresa, notas de gastos y recibos, facturas selladas para desgravaciones fiscales, etc.
• documentación de derecho civil: formularios, avisos de pago, cartas, invitaciones, comunicaciones, recordatorios, órdenes de compra, contratos, extractos bancarios, correspondencia, recibos, mensajes de correo electrónico y PEC, registros o registros informáticos, documentación técnica, certificados de conformidad, documentación del proceso de calidad, consentimientos de privacidad, documentación de producción, etc.
• documentación laboral: nóminas (en Italia, Libro Unico del Lavoro – LUL), contratos de trabajo y gestión de la relación laboral, cartas de asignación, comunicaciones y declaraciones de seguridad social e impuestos, etc.
• documentación bancaria: cuentas (boletas de depósito y retiro), contratos, documentos de crédito garantizado, documentos de gestión de transacciones e inversiones, caja registradora, órdenes informáticas locales, cheques desmaterializados, documentos de verificación adecuados, etc.
• documentación de seguros: pólizas de seguros y otros documentos de respaldo, registros de seguros de vida y daños varios, etc.
• documentación aduanera: documentación relativa a la importación, exportación, tránsito de mercancías, facturas aduaneras, e-DAS, etc.
• documentación clínica: informes de análisis de laboratorio, informes e imágenes de diagnóstico radiológico y medicina nuclear, informes ambulatorios, cartas de alta, historia clínica electrónica, FSE, recetas electrónicas, historia clínica, etc.
• documentación de otras áreas.

Beneficios a lo largo del ciclo de vida de un archivo de TI

La gestión de un archivo digital ofrece beneficios verdaderamente relevantes a medio-largo plazo si se basa en los principios de automatización y simplificación de los flujos documentales de la organización a lo largo de su ciclo de vida, según un camino que se orienta a alcanzar niveles de mayor eficiencia , eficacia, transparencia y cumplimiento.

En términos de procesos digitales , la capacidad de optimizar las fases de recepción, producción y firma de documentos, intercambio de datos y documentos, archivo, almacenamiento y destrucción de documentos al final de su ciclo de vida requiere una optimización significativa en los procesos de relaciones internas y externas de una empresa. .

Tener un enfoque integrado para la adopción de software y servicios que se comunican con el sistema de archivo de documentos y el servicio de preservación digital y dar valor a los datos intercambiados y procesados ​​le permite a la empresa obtener muchos beneficios: reducir el tiempo y por lo tanto los costos de operación gestión de los flujos de documentos para que sean más sencillos; lograr una reducción drástica de los errores humanos; eliminar la dispersión de documentos; mejorar los procesos de aprobación, seguimiento y control ; aumentar la seguridad y la transparencia; y contribuir a un modelo de sostenibilidad ambiental .

Por lo tanto, la digitalización de varios procesos comerciales hace posible producir y/o mantener muchos tipos diferentes de documentos electrónicos que alimentan el archivo digital de la empresa .

Formatos y metadatos de documentos en un archivo digital

Por lo tanto, para preservar la memoria digital de una empresa es necesario prestar atención no solo a los objetos digitales (por ejemplo, documentos informáticos), entendidos como secuencias de bits y sus requisitos de validez legal, sino también a adoptar formatos electrónicos adecuados que cumplan con Anexo 2 de las Directrices AgID. También es necesario garantizar la valorización del conjunto de metadatos necesarios para la indexación de los documentos a mejorar. Esto se hace con el fin de resaltar las características documentales y la restricción archivística que representa el conjunto de relaciones lógicas y formales que existen entre los documentos de un archivo, las cuales deben estar en línea con el Anexo 5 de las Directrices AgID.

Los metadatos no son más que un conjunto de datos (información) asociados a un objeto digital , como un documento informático para identificar y describir su contexto, contenido y estructura, así como para permitir su gestión en el tiempo en el sistema de preservación.

Para la preservación de archivos, los metadatos tienen varias funciones. Estos van desde la identificación permanente de los objetos y sus relaciones, al almacenamiento de los mecanismos técnicos y procedimentales de formación, mantenimiento y conservación, a los privilegios de acceso, a las lógicas de selección, a la descripción del contexto de producción y posterior custodia y conservación. .

La documentación a conservar, por tanto, debe describirse en términos de:

• naturaleza de la documentación (por ejemplo, tipo, clase);
• formato utilizado;
• lista y descripción de metadatos;
• período de retención;
• cualquier información que se considere útil para su conservación.

En la era de la sociedad digital, el volumen de documentos informáticos en poder de las empresas italianas crece exponencialmente . Esto requiere un sistema de preservación de última generación que haga que los activos de información estén disponibles a lo largo del tiempo a través de metadatos apropiados , lo que también significa eliminar el riesgo de encontrar problemas críticos en la recuperación, acceso y exhibición de documentos a lo largo del tiempo, a pesar de que han sido desmaterializados y archivados digitalmente.

La importancia de contar con un proveedor certificado y calificado por Agid

La gestión de la conservación de los archivos puede ser subcontratada por la empresa a sujetos especializados, los denominados Proveedores de Conservación, mediante contratos que encomienden las actividades de conservación de documentos informáticos y la designación de un Encargado del Tratamiento de Datos.

En concreto, son de gran importancia las normas y procedimientos que se aplican, la profesionalidad de los responsables y la calidad , especialmente en términos de robustez, seguridad y fiabilidad de las tecnologías aplicadas. Por lo tanto, la elección de confiar el almacenamiento digital de los archivos de una empresa a un proveedor certificado y calificado es esencial .

Los Proveedores de Preservación calificados por AgID cuentan con los más altos requisitos de calidad, seguridad y organización , identificados de acuerdo con la normativa europea por las Directrices para la formación, gestión y almacenamiento de documentos electrónicos. Las empresas privadas no están obligadas a subcontratar proveedores de conservación calificados , pero se recomienda encarecidamente confiar en proveedores calificados por la Agencia para Italia Digital, como Doxee, para reducir la responsabilidad de En este sentido, mediante Resolución N° 455 del 25 de junio de 2021, AgID emitió el nuevo Reglamento que define los criterios para la prestación del servicio de conservación de documentos informáticos, estableciendo los requisitos generales así como la calidad, seguridad y requisitos organizativos para la prestación del servicio de conservación en anexos específicos, con el establecimiento de un Marketplace específico de servicios de conservación cualificados.