¿Cómo puede beneficiarse su startup de un número de teléfono virtual?

Comenzar un negocio es costoso, especialmente si no tienes una fuente sólida de capital. El costo inicial incurrido es fuera de lo común, y si no está bien presupuestado, puede perder el dinero que nunca tuvo la intención de perder. Corre el riesgo de endeudarse.

¿Quieres ahorrar dinero y maximizar las ganancias? El uso de un número de teléfono virtual para la comunicación de su empresa puede ser una forma de hacerlo. Siga leyendo para comprender mejor los sistemas telefónicos virtuales.

¿Qué es un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual es un número de teléfono que no está vinculado ni vinculado a ninguna dirección, tarjeta SIM, dispositivo o teléfono. Este número utiliza Internet para realizar llamadas telefónicas.

Para ilustrar, aquí hay tres diferencias entre un número virtual y un número físico.

• A diferencia de los números físicos, que necesitan equipos telefónicos, tarjetas SIM y otros dispositivos para funcionar, los números virtuales no requieren equipos especializados.
• Los números físicos necesitan líneas telefónicas para funcionar. Sin estas líneas, estos números permanecen desconectados.
• Los números físicos que usan líneas fijas se basan en redes telefónicas hechas de alambre de cobre. Por otro lado, un número de teléfono virtual puede funcionar en cualquier dispositivo de comunicación, desde computadoras portátiles hasta teléfonos.

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¿Cómo funcionan los números virtuales?

Como se mencionó anteriormente, los números de teléfono virtuales no necesitan tarjetas SIM regulares para funcionar. Todo lo que necesitan estos números es una conexión segura a Internet. Funcionan desviando las llamadas a un dispositivo conectado a Internet.

Los números virtuales, también llamados Direct Inward Dialing (DID) o Números Secundarios, utilizan la tecnología Voice Over Internet Protocol (VoIP). Esta tecnología es relativamente común y es posible que la hayas usado al hacer llamadas en WhatsApp o iMessage.

Los números virtuales son la mejor forma de comunicación para una empresa nueva. No solo son rentables, sino que también tienen características únicas. Estas son algunas de estas características.

Características de los números de teléfono virtuales que son útiles para las empresas emergentes

Los números de teléfono virtuales lo ayudarán a comunicarse de manera efectiva con sus clientes. Estos números pueden admitir muchas funciones que son esenciales para mejorar la comunicación en su negocio. Algunas de estas características incluyen:

Grabacion de llamada

Puede grabar cualquier llamada que realice en su número comercial virtual. La belleza de esto es que puede reproducir estas grabaciones en cualquier momento que desee.

Además, en caso de malentendidos, siempre puede reproducir estas grabaciones para aclararlas. También son útiles como evidencia contundente cuando las cosas se vuelven locas con los clientes y usted es responsable.

Filtrado de llamadas

Los números de teléfono virtuales también admiten la detección de llamadas. Esta función le permite saber quién está llamando y desviarlos automáticamente antes de contestar la llamada. Esta función es útil, especialmente cuando espera una llamada importante.

Reenvío de SMS

Hoy en día, la mayoría de la gente prefiere enviar mensajes a llamar. Con esta función de reenvío de SMS, puede enviar y recibir mensajes de texto sin incurrir en cargos adicionales, ya que todo esto se hace a través de Internet.

Llamadas en conferencia

Los números de teléfono virtuales tienen funciones de conferencia telefónica que le permitirán realizar reuniones de manera eficiente. Podrás reunirte con tus clientes y proveedores de forma virtual sin coste adicional. Estos números también tienen una interfaz de usuario que es fácil de usar. No tienes que viajar para reunirte con tus clientes o proveedores; puede tener una llamada de conferencia y reunirse con ellos de forma remota.

Mensaje de voz

Este sistema telefónico tiene una función bastante interesante para los mensajes de voz. Sus mensajes de voz se envían automáticamente a su bandeja de entrada de correo electrónico, donde puede leerlos. Te ahorra el ajetreo de tener que escuchar cientos y cientos de mensajes de voz. Con esta función, puede leer los comentarios de sus clientes y responderles en tiempo real.

Manejo de llamadas simultáneas

A los clientes que llaman a su empresa no les gusta esperar en fila o lidiar con señales de ocupado todo el tiempo. Los sistemas telefónicos virtuales lo ayudarán a mejorar su comunicación, ya que admiten el manejo de múltiples llamadas. El sistema también le facilita la gestión de un gran volumen de llamadas.

Números de teléfono locales gratuitos

Los únicos cargos en los que incurre al usar números virtuales son los cargos por Internet. Esto es de gran beneficio para su negocio ya que le ahorra dinero. Además de esto, los números virtuales son lo suficientemente flexibles como para cambiar de un dispositivo a otro.

Además, la mayoría de los proveedores de servicios ofrecen planes de instalación de números virtuales de bajo costo. Para obtener la máxima eficiencia, considere obtener un número de teléfono comercial exclusivo. Un sistema telefónico virtual también es compatible con esto.

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Razones por las que necesita un número de teléfono virtual para su inicio

Un número de teléfono virtual es una necesidad para su negocio. Aquí hay algunos beneficios que señalan todas las razones por las que necesita este sistema.

Mejora la comunicación con tus clientes

Puede recibir sus llamadas sobre la marcha, tableta, teléfono de escritorio o dispositivo móvil. Estos números son compatibles con casi cualquier dispositivo de comunicación, por lo que no tiene que cansarse con teléfonos fijos voluminosos. Los números virtuales aseguran que nunca pierda una llamada de su cliente.

“Con un número de teléfono Virtual, siempre estará accesible para sus clientes y proveedores. Esto se debe a que, a diferencia de los números tradicionales, un número de teléfono virtual le permite desviar y recibir sus llamadas cuando y como quiera”. – como lo mencionó Peter Antoniou, el Director General de Edgility, en una de sus entrevistas recientes.

Económico

El negocio se trata de maximizar las ganancias y minimizar los gastos. Un número de teléfono virtual es barato de usar ya que el único costo en el que incurre es el costo de Internet. Con este sistema, puedes disfrutar de múltiples números al precio de una sola conexión. Puede maximizar esto asignando un número diferente para cada departamento de su empresa.

Además, en comparación con las llamadas basadas en operadores, los sistemas de telefonía virtual son más económicos y confiables. Tampoco tiene que pagar por hardware costoso como teléfonos móviles nuevos para sus números virtuales. Estos números son compatibles con la mayoría de los dispositivos de comunicación, e incluso puede recibir llamadas en su computadora.

Aumento de la producción de trabajo

La comunicación fluida entre usted y sus clientes mejora la productividad. Con un sistema virtual, puede realizar fácilmente un seguimiento de su negocio desde cualquier lugar. Además de llamar a sus clientes, también puede enviarles faxes y mensajes de voz promocionales. Esto puede aumentar su base de clientes y, en consecuencia, mejorar sus ventas.

Profesionalismo

Un número de teléfono virtual hace que su negocio se vea legítimo y profesional. Con esta red, puede crear una perspectiva profesional para su negocio. También le facilita la construcción de sus marcas a través de la publicidad.

Los clientes se sienten cómodos tratando con un número comercial en lugar de un número personal. Un número de teléfono virtual le brinda una plataforma para obtener una línea comercial.

Sin contratos

A diferencia de los números de teléfono tradicionales, no necesita un contrato para disfrutar de los servicios de número de teléfono virtual. Esto, a su vez, le ahorra dinero. Los números virtuales se pagan con un plan de pago único.

Copias de seguridad

Se realiza una copia de seguridad de cada llamada telefónica, mensaje, fax y correo de voz que envíe o reciba en su número virtual. Esto protege todos sus datos, como la información del cliente, de circunstancias imprevistas. La presencia de un centro de datos en este sistema minimiza el riesgo de perder todos los datos en un problema técnico.

Mayor satisfacción de las personas que llaman

Los sistemas telefónicos virtuales generalmente vienen con asistentes automáticos virtuales. Estos asistentes suelen ser bots y pueden configurarse y automatizarse para responder a las consultas de sus clientes. Esto los mantiene ocupados mientras esperan que se les comunique con el siguiente agente disponible. La característica asegura que un cliente sea atendido por la persona adecuada.

Separe los teléfonos comerciales de los personales

La mayoría de las nuevas empresas cometen el error de usar teléfonos personales para hacer llamadas relacionadas con el negocio. Aunque es común entre los propietarios de pequeñas empresas, no se recomienda.

Un número de teléfono virtual ayudará a separar los negocios de su vida personal. Dicho esto, incluso si elige usar el mismo número para hacer llamadas comerciales, este sistema ocultará su identidad. Todo lo que necesita hacer es seleccionar el horario comercial del número de teléfono virtual para aceptar o rechazar llamadas.

Cómo lidiar con los fraudes telefónicos virtuales

Usar un número de teléfono virtual tiene muchos beneficios. Aún así, corre el riesgo de sufrir fraudes y estafas telefónicas virtuales. Hoy en día, Internet es accesible para todos y cada uno, lo que ha llevado a un aumento de las estafas en línea. Las pequeñas empresas y las empresas emergentes son los principales objetivos de las estafas, ya que se las considera verdes e inexpertas en el manejo de transacciones en línea.

Hay varias maneras de proteger su negocio de los contras. Aquí están algunos ejemplos:

• Actualice sus sistemas telefónicos virtuales periódicamente. Una versión actualizada es más difícil de piratear.
• Evite el uso de WI-FI público. Si debe usarlo, considere obtener una VPN.
• Instale el último software antivirus para ayudarlo a detectar y mantener los virus a raya
• Escanee siempre los correos electrónicos y los faxes en busca de virus antes de abrirlos.
• Utilice contraseñas seguras para acceder a sus sistemas telefónicos virtuales. Además, cambie sus contraseñas con frecuencia.
• Escanee todo el hardware, como dispositivos de almacenamiento externo, mouse y unidades USB en busca de virus antes de conectarlos a sus dispositivos.

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Conclusión

Internet ha hecho del mundo una aldea global. Para que su negocio crezca de una empresa nueva a una megacorporación, necesita comunicarse con sus clientes, partes interesadas y proveedores de manera efectiva. Solo puede hacer esto si tiene un software que esté a la altura de la tarea, como un sistema telefónico virtual.