¿Cómo configurar una oficina de pequeña empresa para el éxito?

Los empresarios de todo el mundo están diseñando oficinas profesionales para mantenerse productivos, promover la satisfacción de los empleados y mejorar la comunicación diaria. De hecho, hay casi 8 millones de establecimientos físicos activos para empresas solo en los EE. UU. Establecer la oficina física de una empresa en un espacio comercial más grande requiere mucha planificación. No hay nada como mudarse a un nuevo apartamento o casa. Después de todo, las empresas deben pensar en formas innovadoras de mantenerse productivas y rentables durante todo el proceso. Además, necesitan encontrar el equilibrio adecuado entre eficiencia, profesionalismo y estilo. Como propietario de un negocio, debe familiarizarse con los pasos necesarios para crear un entorno de oficina atractivo, productivo y dinámico. De esta manera, puede potenciar la productividad, fomentar la participación en el trabajo y construir una cultura corporativa sólida. Para ayudarlo a comenzar, siga leyendo para aprender cómo configurar una oficina de pequeña empresa para el éxito.

Considere la ubicación

Antes de que pueda comenzar a diseñar o decorar, considere la ubicación del espacio de oficina de su pequeña empresa. Por supuesto, desea seleccionar una ubicación comercial espaciosa y fácil de encontrar que esté dentro de su presupuesto. Además, debes pensar en la marca personal de tu empresa. Por ejemplo, una empresa de contabilidad puede no funcionar tan bien en medio de una ciudad universitaria joven. Del mismo modo, es probable que no desee establecer su empresa de alivio de la deuda en medio de un distrito comercial de lujo. Además, desea asegurarse de que la ubicación que elija sea segura. Esto implica elegir un área que tenga bajos niveles de desastres naturales, delitos, robos y hurtos. Por supuesto, esto es vital para garantizar que sus empleados se sientan seguros al ir a trabajar todos los días. Con la ubicación correcta seleccionada, puede concentrarse en hacer crecer su pequeña empresa. Ciertamente, considere la ubicación para establecer su oficina de pequeña empresa para el éxito.

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Planifique el diseño de su oficina

A continuación, planifique el diseño de su oficina para configurar un espacio de trabajo profesional, productivo y exitoso. Antes incluso de comenzar a planificar, piense en los empleados que tendrá en el sitio todos los días. Además, debe pensar cuidadosamente cuántos de estos empleados requerirán su propia oficina privada. Luego, intente visualizar el panorama general. Úselo para organizar el diseño de su estación de trabajo principal, salas de conferencias y vestíbulo. Además, cree un plan sofisticado para salas de descanso, cocinas y baños. Además, no se olvide de la disposición de las escaleras y el ascensor en su nueva oficina. Seguramente, planifique el diseño de su oficina para configurar una oficina de pequeña empresa para el éxito.

Configurar software de oficina para pequeñas empresas

Existen varias herramientas, recursos y tecnologías esenciales para ayudar a que su pequeña empresa funcione de manera más productiva. Por ejemplo, debe intentar usar un software de programación de empleados para crear hojas de tiempo en minutos y compartirlas con su equipo. Con estas herramientas, puede controlar los costos de mano de obra con datos precisos en tiempo real sobre ventas y salarios. De esta manera, puede asegurarse de que su empresa siempre funcione con un presupuesto ajustado. Además, puede aprovechar la función de programación automática para crear programaciones optimizadas con inteligencia artificial (IA) con solo unos pocos clics.

“Muchas soluciones avanzadas incluso tienen capacidades avanzadas de turnos vacíos, para que nunca tenga que preocuparse por la escasez de personal. De hecho, configure la oficina de su pequeña empresa con las últimas herramientas, recursos y tecnologías”. – como bien lo citó Ashik Ahmed, CEO, CTO y cofundador de Vice, en una de sus entrevistas recientes.

Almacene sus suministros de oficina

En este punto, es hora de abastecerse de todos sus suministros de oficina diarios. Si bien con frecuencia se da por sentado, los materiales de oficina y papelería cotidianos ayudan a las empresas a mantenerse productivas, organizadas y eficientes. Por supuesto, su empresa necesitará tarjetas de presentación, post-its, blocs de notas y sobres. Además, también debe comprar mucho papel de impresora y membretes para imprimir documentos. Además de todos sus suministros de papel, también debe comprar suministros para escribir, como bolígrafos, lápices, resaltadores y borradores. Si también está comprando productos electrónicos, piense en las ventajas y desventajas de las computadoras portátiles para sus empleados. Definitivamente, abastecerse de suministros es clave para configurar un espacio de oficina de pequeña empresa para la productividad, la eficiencia y el éxito.

Construir estaciones de trabajo para empleados

Una vez que tenga todos sus suministros, puede diseñar las estaciones de trabajo individuales de sus empleados. Compre computadoras para empleados, monitores adicionales, mouse y teclados en su tienda local de suministros de oficina. Además, es posible que desee proporcionar a los miembros del personal escáneres o impresoras personales directamente en sus escritorios. Si tiene una alta prioridad en la comodidad de los empleados, también puede equipar las estaciones de trabajo con soportes para las muñecas, soportes para documentos y archivadores. Además, preste mucha atención a la iluminación y la iluminación natural. Después de todo, demasiado brillo puede provocar deslumbramientos, que a menudo distraen a los empleados de su productividad. En pocas palabras, construir estaciones de trabajo para los empleados es clave para configurar una oficina de pequeña empresa para el éxito.

configurar un servidor empresarial

Ahora, está listo para configurar un servidor para el espacio de oficina de su pequeña empresa. Esencialmente, un servidor funciona como un poderoso sistema para distribuir información a empleados, clientes y otras computadoras en todas sus instalaciones. Una vez configurado, el personal puede usar los servidores corporativos para acceder a los mismos datos, información y documentos, incluso cuando trabaja en diferentes computadoras. En muchos casos, las empresas eligen servidores en la nube para administrar sus operaciones. Por supuesto, estos son mejores para pequeñas o medianas empresas con recursos mínimos de tecnología de la información (TI). También es posible que desee elegir servidores locales. Esto a menudo viene con costos de inversión iniciales más altos. Sin embargo, proporcionará a su negocio mucha más velocidad, eficiencia y seguridad a largo plazo. Sin duda, configure un servidor comercial para que su oficina tenga éxito.

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Habilitar el acceso a Internet de alta velocidad

Su conexión a Internet es otra consideración importante al configurar la oficina de su pequeña empresa. Es importante conocer los diferentes tipos de configuraciones de Internet, velocidades y opciones de configuración que están disponibles. Por ejemplo, querrá saber si ya hay una configuración de Internet 5G o de fibra óptica en su oficina. Idealmente, debe planificar la instalación de Internet al menos ocho semanas antes de la fecha de inicio deseada. De esta manera, todos los componentes se pueden instalar e implementar a tiempo para el día de la mudanza. Simplemente, habilite el acceso a Internet de alta velocidad para configurar la oficina de su pequeña empresa para el éxito.

domar los cables

En este punto, es hora de domar todos los cables en la oficina de su pequeña empresa. Entre televisores, computadoras, monitores y otro hardware, habrá toneladas de cables en su oficina. Invierta en algún tipo de sistema avanzado de administración de cables y cables. Puede ser algo simple como un lazo o tiras de velcro. Esto es clave para mantener su oficina con un aspecto limpio, profesional y organizado. Además, le ayudará a prevenir lesiones por resbalones y caídas accidentales en su lugar de trabajo. Indudablemente, domine todos los cables y cables que se encuentran en el nuevo espacio de oficina de su pequeña empresa.

Invertir en comunicaciones

Con todos los cables bajo control, invierta en comunicaciones para el espacio de oficina de su pequeña empresa. Desea configurar una nueva línea telefónica para su organización. Muchas empresas optan por actualizar sus instalaciones con voz sobre protocolo de Internet o líneas telefónicas VoIP. Esto le permite realizar llamadas de manera eficiente a través de una conexión de banda ancha. Al mismo tiempo, la tecnología VoIP promueve una mayor escalabilidad, una responsabilidad más sólida y una portabilidad total. Por supuesto, es probable que necesite una conexión a Internet más confiable y de mayor velocidad para admitir esta tecnología. Por lo tanto, puede que no sea lo mejor para las empresas que buscan ajustarse a un presupuesto ajustado. Si está buscando otras opciones, considere proporcionar a sus empleados teléfonos celulares de la empresa. Busque mantener los teléfonos comerciales separados de los dispositivos personales. De esta manera, puede reducir los riesgos y mantener la propiedad de la propiedad de la empresa. No hace falta decir que invierta en comunicaciones sólidas y confiables para su espacio de oficina.

Haga que su lugar de trabajo sea seguro

Una vez que haya configurado y ensamblado todo su equipo, es hora de hacer que su lugar de trabajo sea seguro. La seguridad, la protección y la protección deben ser las principales prioridades al mudarse a su nuevo espacio de oficina. Debe mantener su lugar de trabajo a salvo de intrusiones criminales, desastres naturales o robos de empleados. Uno de los enfoques más comunes es equipar sus instalaciones con cámaras de seguridad confiables y de alta calidad. Además, debe comprar una alarma para proteger aún más su espacio de allanamientos o robos. Una vez que tenga toda esta configuración, concéntrese en las mejores formas de asegurar sus puertas, ventanas y otros puntos de entrada. En muchos casos, lo mejor para las empresas rentables es contratar un guardia de seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En resumen, haga que su lugar de trabajo sea seguro para configurar de manera efectiva una oficina de pequeña empresa para el éxito.

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Conclusión

Configurar su primer espacio de trabajo para una pequeña empresa requiere muchos pasos, consejos de diseño de oficina y tecnicismos que sin duda pueden ser abrumadores. A lo largo de todo el proceso, es importante estar atento a lo que su empresa realmente necesita. Esto lo ayudará a configurar un espacio de trabajo productivo de acuerdo con sus limitaciones financieras y de espacio. Especialmente si recibe clientes en su lugar de trabajo, es esencial que su oficina esté limpia, organizada y sea profesional. Siga los puntos destacados anteriormente y aprenda cómo configurar una oficina de pequeña empresa para el éxito.