Cómo configurar con éxito un equipo de marketing de contenido remoto

Esta publicación de invitado fue escrita por Andre Oentoro de Breadnbeyond.

Ahora que los casos de coronavirus han seguido aumentando en todo el mundo, cada vez más empresas han implementado el trabajo remoto obligatorio.

Es posible que esta situación lo deje en el limbo por un segundo y se pregunte: “ ¿Cómo puede el equipo de marketing configurar un entorno remoto de alto rendimiento? “

Para ti, trabajar desde casa también significa que:

• usted y su equipo no pueden reunirse en persona y discutir el cronograma y las tareas frente a la misma pizarra
• no podrá reunirse alrededor de la mesa de la sala de reuniones para intercambiar ideas
• cuando las frustraciones del bloque del escritor golpean, no pueden darse el gusto juntos con un descanso para tomar café

Sin embargo, incluso antes de que ocurriera la pandemia, el trabajo remoto ha sido durante mucho tiempo una palabra de moda. Pero, no importa cómo intente relajarse, el cambio inesperado al teletrabajo en masa parece una gran tarea, especialmente si usted y su equipo siempre han sido empleados de oficina.

Con eso en mente, aquí hay una guía rápida para equipar a su equipo de marketing y mantener la estrategia de marketing de contenido funcionando sin problemas en esta "nueva normalidad".

1. Comprender los obstáculos

En la oficina, cualquier agujero en el proceso de flujo de trabajo quedará expuesto de inmediato, ya que todos están en la misma habitación. Ahora, la historia es bastante diferente.

Estos son algunos de los mayores desafíos que Remote Tools ha evaluado recientemente para que pueda arremangarse:

Su equipo de marketing puede tener algunos de estos desafíos remotos comunes. Con una rutina tan inusual, lleva tiempo acostumbrarse. Ahora, vamos a profundizar más en los tres principales desafíos que usted y su equipo pueden enfrentar en el camino.

Mantener a todos en la misma página

El mayor desafío que es suficiente para preocuparte es probablemente descubrir la mejor manera de colaborar y asegurarte de estar siempre en la misma página en cada paso del camino desde una ubicación remota.

Cuando esté en la oficina, puede comunicarse espontáneamente con los miembros del equipo cada vez que encuentre tareas poco claras en un proyecto. De esta manera, es fácil asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en la página.

Cuando está todo remoto, requiere una mayor inversión en la comunicación del equipo solo para asegurarse de que los proyectos de su equipo pasen por una secuencia organizada de planificación y ejecución.

Superar las distracciones y la soledad.

Uno de los desafíos importantes cuando se trata del trabajo remoto es tratar de equilibrar las demandas de la vida laboral y familiar. Para algunas personas, se vuelve increíblemente borroso.

Hay demasiadas distracciones que pueden sabotear tu creatividad y productividad. Como resultado, no puede lograr todo lo que necesita.

Aquí hay algunas distracciones comunes que podría enfrentar en casa:

• las tareas del hogar
• niños o miembros de la familia
• acceso inmediato al contenido a través de una variedad de servicios de transmisión
• medios de comunicación social
• notificaciones del teléfono móvil
• …

Además de las distracciones, siempre está el elefante en la habitación: la soledad.

Sin las señales sociales en persona en casa, es fácil sentirse solo. Y no importa cómo quiera negarlo, la soledad es la lucha más grande que la mayoría de los empleados (27%) tienen que enfrentar mientras trabajan de forma remota.

Gestión de la colaboración del equipo

Las oficinas son un excelente lugar para establecer una cultura empresarial que conecta a cada empleado para formar equipos sólidos.

Especialmente para el marketing de contenido que requiere un flujo de trabajo organizado y bien planificado para mantener al equipo enfocado y que los esfuerzos de contenido estén encaminados. Con los miembros del equipo repartidos por diferentes lugares, es fácil que muchos se pierdan o se escondan detrás de una línea telefónica.

En este caso, la colaboración creativa para la creación de un gran contenido puede verse afectada si el equipo no puede compartir el mismo espacio.

2. Reunir al equipo

Reunir a su equipo de marketing y hacer que participen durante las reuniones en persona es difícil. Y mucho menos en una situación de trabajo remoto.

Afortunadamente, incluso sin preparación, hay muchas cosas que puede hacer para que el trabajo remoto sea un éxito. Aquí está la lista de consejos prácticos que lo ayudarán a prepararse para una transición perfecta.

Plan. Plan. Plan.

La planificación es crucial para un trabajo colaborativo exitoso y una comunicación clara. Antes de que su equipo comience a trabajar de forma remota, intente hacer lo siguiente:

• Tome algunas notas sobre el cambio en los patrones de trabajo y cómo su equipo lo manejará.
• Ayude a su equipo a descubrir qué deben hacer y establezca expectativas realistas para la política de trabajo remoto.
• Cree una estrategia sólida que defina qué proyectos son cruciales , incluidos los que se pueden y no se pueden hacer desde casa.
• Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan acceso a la tecnología que necesitan para realizar su trabajo.

Establezca límites claros

Cada equipo tiene madrugadores y noctámbulos, por lo que es más probable que sus horarios de trabajo difieran. En tales casos, es crucial superponerse durante algunas horas de oficina acordadas cuando todos los miembros del equipo están disponibles.

Simplemente pregúntele a su equipo cuál es su hora preferida para las reuniones o cuándo pueden responder activamente en tiempo real para algunas discusiones. De esa manera, pueden sentirse comprendidos y reconocidos.

Después de todo, se supone que establecer límites claros lo ayudará a usted y a su equipo a mantenerse alerta y feliz mientras trabaja desde casa.

No te olvides de tu calendario de contenido

Un calendario de contenido lo ayuda a mantener a su equipo enfocado y organizado. Hace que sea más fácil para su equipo asegurarse de que todas las campañas de marketing de contenido (incluido el plan de marketing de video, los esfuerzos de SEO, etc.) tengan los mismos objetivos en mente.

Aquí hay un ejemplo de un calendario de contenido de Point Visible :

Mientras trabaja de forma remota, junto con una herramienta de gestión de proyectos, un calendario de contenido es algo que mantiene a su equipo al día y garantiza que la producción de contenido fluya con regularidad.

Adopte un check-in diario

Asegúrese de que usted y su equipo escriban actualizaciones diarias o semanales sobre el trabajo que han realizado y cómo contribuye al proyecto en general.

Hace que sea más fácil para su equipo mantenerse sincronizado y concentrarse en lo que importa según el calendario. De esa forma, puede compartir el progreso de forma asíncrona con el resto de su organización.

Alternativamente, si su equipo está utilizando una herramienta de gestión de proyectos, puede realizar un seguimiento del trabajo realizado a través de las tareas "pendientes" y los carriles de trabajo en curso. Sin embargo, para que eso funcione, es más importante que nunca que las personas marquen correctamente las cosas cuando hayan terminado y actualicen la documentación en consecuencia .

3. Herramientas tecnológicas simplificadas

Su equipo necesitará muchas herramientas para mantener las cosas organizadas. Les ayudará a continuar ejecutando proyectos sin demoras innecesarias.

Sin embargo, gracias a la tecnología avanzada e Internet, es posible que usted y su equipo permanezcan conectados, sin importar la distancia y la cuarentena.

Estas son algunas de las herramientas esenciales para trabajar desde casa que su equipo necesita para mantenerse tan productivo como lo haría en una oficina:

Software para reuniones en la nube

Si su equipo no está acostumbrado a verse en el chat en tiempo real, un primer paso brillante para ellos sería una reunión virtual o una llamada que los haga sentir como si estuvieran en la misma sala.

Puede organizar o unirse a una conferencia virtual utilizando un software de reuniones en la nube, como Zoom o Google Hangouts.

Estos tipos de software lo ayudan a usted y a su equipo de marketing a resolver el problema de comunicación. Estas son las características esenciales que la mayoría de los software para reuniones en la nube deberían incluir:

• videollamadas individuales y grupales, donde los participantes pueden verse usando sus cámaras web
• compartir pantalla desde computadoras de escritorio o dispositivos móviles
• intercambio de pizarra en tiempo real para la colaboración
• chat en tiempo real con la función de compartir archivos

Con todas esas funciones, el software de reuniones en la nube facilita que su equipo remoto mantenga una conexión humana, lo que puede acelerar la toma de decisiones y mejorar la colaboración.

Herramientas de gestión de proyectos

El marketing de contenidos se trata de hacer un seguimiento de los proyectos, los plazos y el contenido. Y cuando todos los miembros del equipo trabajan actualmente en casa, necesita una plataforma de primer nivel para mantener el flujo de trabajo regular. En realidad, ¡necesita una herramienta de PM incluso cuando está trabajando desde la oficina!

Como plataformas basadas en la nube, el uso de herramientas de gestión de proyectos (como Asana, Trello y muchas otras herramientas) como plataforma de trabajo remoto facilita que su equipo de marketing de contenido:

• planificar y programar el trabajo
• asigne tareas a miembros específicos del equipo que reciben notificaciones instantáneas
• adjuntar archivos a tareas específicas
• tener una visión clara de su carga de trabajo diaria y semanal
• realizar un seguimiento del tiempo que dedican a tareas específicas, especialmente aquellas tareas que se cobran en función del trabajo por hora
• sección de comentarios que se puede utilizar para la discusión específica de la tarea

Al observar esas características, queda claro que las herramientas de administración de proyectos le brindan a su equipo una manera tan fácil y directa de mantenerse al tanto de sus proyectos de marketing de contenido, independientemente de si trabaja desde la oficina o desde el sofá de su sala de estar.

Herramientas de comunicación

La clave para trabajar desde casa es una comunicación clara con su equipo, ya que no podrán hablar cara a cara.

Si bien las herramientas como Skype pueden funcionar, en realidad no son las más adecuadas para este rol, al menos no para los equipos de marketing de contenido. Querrán herramientas como Slack que te permitan:

• divida la conversación en canales para que no dirija conversaciones sobre 5 proyectos diferentes en el mismo chat
• dar acceso a ciertos canales solo a miembros específicos del equipo (o clientes/trabajadores autónomos)
• use la herramienta fácilmente en cualquier dispositivo móvil
• integre su herramienta de comunicación con otras herramientas que utiliza para realizar un seguimiento adicional de las notificaciones y el progreso del trabajo
• acceder al historial de conversaciones guardado con una simple búsqueda

Las herramientas de comunicación dedicadas brindan a su equipo de marketing de contenido un centro donde pueden intercambiar rápidamente notas y otra información importante de una manera eficiente y categorizada que no genera desorden innecesario.

Tampoco está de más que las herramientas de comunicación modernas te permitan usar emoji y gifs, que pueden ser una excelente manera de reducir el estrés e introducir un poco de diversión en la rutina a menudo obsoleta del trabajo remoto.

Almacenamiento en la nube

Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es que no puede acceder a los servidores internos de su empresa. Aquí es donde el almacenamiento basado en la nube como Google Drive o Dropbox sería útil.

Estos son algunos de los beneficios que puede obtener al utilizar el almacenamiento en la nube para su equipo ahora remoto:

• Se vuelve mucho más fácil para su equipo administrar archivos, compartir datos y mejorar la experiencia de trabajo remoto para obtener los mejores resultados.

• Al mover todos sus archivos a la nube, puede hacer que todos los datos sean estables, seguros y fácilmente accesibles para todos en su equipo.
  
• Esas herramientas también le permiten a su equipo colaborar en tiempo real sin la molestia de descargar y cargar nuevamente.

Conclusiones finales: todos los caminos conducen a Roma

Te guste o no, trabajar desde casa se ha convertido en una necesidad en medio del brote de la pandemia. Y como comercializador de contenido en la oficina, el trabajo remoto parece un mundo completamente nuevo.

Tu equipo de marketing de contenidos tiene que hacer un esfuerzo extra para adaptarse al nuevo entorno de trabajo y mantener todos los proyectos de contenido funcionando sin problemas, a pesar de los kilómetros que hay entre tú y el equipo.

Incluso si no está del todo bien preparado para este tipo de situación, todavía hay algunas cosas básicas que su equipo puede planificar para minimizar los obstáculos asociados con trabajar desde casa por primera vez. La buena noticia es que ya debería estar utilizando la mayoría de las herramientas y prácticas descritas en este artículo, lo que significa que llevar su trabajo a casa no debería ser tan difícil.

El trabajo remoto no es tan intimidante una vez que te adaptas a la nueva rutina. Incluso puede terminar siendo más productivo cuando no tiene que pasar horas viajando o participando en innumerables reuniones en persona.

Andre Oentoro

Andre Oentoro es el fundador de Breadnbeyond, una galardonada compañía de videos explicativos. Ayuda a las empresas a aumentar las tasas de conversión, cerrar más ventas y obtener un ROI positivo de los videos explicativos (en ese orden).