3 pasos para una migración de datos de Salesforce sin dolores de cabeza

¿Recuerdas la última vez que pasaste horas trabajando en un documento largo y con un formato hermoso solo para abrirlo en un programa diferente y que se viera un desastre total?

Ahora, imagine ese horror, pero en lugar de un documento de texto o una plataforma de diapositivas, son todos los datos más importantes de su empresa los que simplemente salieron "poof" (¡susto de salto!).

Obviamente, esto es exactamente lo contrario de lo ideal, pero si intenta una migración de datos en Salesforce sin planificación, armado con las herramientas incorrectas o sin preparación, se está preparando para el fracaso.

¿Qué es una migración de datos de Salesforce (y por qué la necesitaría)?

Una migración de datos de Salesforce es el proceso de extraer datos de un sistema de origen y cargarlos en un entorno de destino de Salesforce mientras, idealmente, se mantiene su integridad, estructura y relaciones.

Su organización puede estar considerando realizar una migración de datos si:

• Está actualizando sus sistemas heredados o su plataforma de CRM a Salesforce
• Está consolidando múltiples bases de datos o sistemas
• Está buscando depurar, archivar o mejorar la calidad de sus datos

Entonces, ¿cómo es el proceso de realizar una migración de datos en Salesforce?

Paso uno: planifique con anticipación

Como puede imaginar, los proyectos de migración de datos requieren una planificación, coordinación y experiencia cuidadosas para garantizar la transición exitosa de sus datos a Salesforce con una interrupción mínima de las operaciones comerciales.

A continuación, desglosamos cómo puede configurar su organización para el éxito al iniciar una migración.

Obtenga claridad sobre los objetivos, el alcance y las partes interesadas

Para un proyecto de esta magnitud, debe poder articular claramente las metas y los objetivos de su(s) equipo(s). Comience identificando a los propietarios de datos, administradores y otras partes interesadas y trabaje con ellos para establecer funciones y responsabilidades claras. A partir de ahí, determine cuál es el alcance del proyecto: ¿qué datos se migrarán? ¿Qué sistemas fuente están involucrados? ¿Cuál es el entorno objetivo de Salesforce? Establezca un cronograma y asegúrese de asignar todos los recursos necesarios.

Limpie sus datos de origen

Revise los datos de origen para garantizar su calidad y precisión. Esto puede implicar actividades de limpieza de datos como eliminación de duplicados, estandarización de formatos, validación de la integridad de los datos y resolución de cualquier otra incoherencia o error. Los datos limpios y bien preparados harán que el proceso sea mucho más fluido, ahorrándole tiempo (¡y dolores de cabeza!) a largo plazo.

Obtener mapeo

Piense en este paso como “Medir dos veces; Cortar una vez”. Analice las estructuras de datos, los campos y las relaciones en el sistema de origen y asígnelos a sus campos correspondientes en Salesforce. Defina qué reglas y lógica de transformación se requieren para convertir los datos de origen para que coincidan con el modelo de datos de Salesforce. Recuerde tener en cuenta las dependencias de datos o las relaciones complejas que deben conservarse durante la migración.

Identificar los requisitos de integración

Identifique cualquier integración o dependencia de datos entre Salesforce y cualquier otro sistema dentro de la organización. ¿Cómo se verán afectadas estas integraciones por la migración de datos? Planifique con anticipación las actualizaciones o reconfiguraciones necesarias para garantizar la coherencia y el flujo de datos continuo después de la migración.

Cree una estrategia de validación

Establezca un plan para verificar la precisión y la integridad de los datos migrados una vez. Eso parece definir escenarios de prueba, verificaciones de muestra y determinar cómo validará los datos migrados contra los datos de origen.

Establecer el gobierno de datos

El gobierno de datos abarca los procesos, las políticas, las funciones y las responsabilidades para garantizar la calidad, la integridad, la seguridad y el cumplimiento de los datos dentro de su organización. Garantiza que se implementen las medidas y los permisos adecuados durante y después del proceso de migración. Trabaje con sus administradores para implementar el cifrado de datos, controles de acceso y otros protocolos de seguridad para salvaguardar la privacidad de los datos.

Tener un plan de respaldo

Anticipe los posibles riesgos y desafíos que puedan surgir durante el proceso de migración. Cree un plan de contingencia que describa enfoques alternativos, estrategias de mitigación y opciones alternativas para abordar cualquier problema o contratiempo que surja durante la migración. Tener un plan de contingencia bien definido ayuda a minimizar el tiempo de inactividad y garantiza la continuidad del negocio.

Dar aviso a toda la empresa

Aquí es donde informa a todos los demás dentro de su organización sobre la próxima migración de datos y comunica el plan general, el cronograma y cualquier impacto potencial en las operaciones diarias.

En pocas palabras, la planificación minuciosa, la participación de las partes interesadas y la atención a la calidad y la seguridad de los datos son factores a la hora de buscar una transición sin problemas a un nuevo entorno de Salesforce.

Paso dos: Migre sus datos

Ahora que está todo preparado y todos están en la misma página, ¡es hora de migrar!

El proceso generalmente incluye los siguientes pasos:

1. Extracción de datos: recopile todos los datos de migración de su sistema de origen o base de datos.Los datos extraídos pueden incluir registros de clientes, clientes potenciales, cuentas, contactos, oportunidades, objetos personalizados y metadatos relacionados.

2. Transformación de datos: los datos de origen a menudo deben cambiarse para que coincidan con el modelo de datos de destino de Salesforce y se adhieran a los estándares de calidad de datos.Como se mencionó anteriormente, esto puede implicar la limpieza, estandarización, deduplicación, formateo y mapeo de datos. Las transformaciones de datos garantizan que los datos migrados se mantengan consistentes, precisos y compatibles con el nuevo entorno, lo que hace que la administración de datos de Salesforce sea muy sencilla.

3. Carga de datos: una vez transformados, sus datos están listos para cargarse y asignarse a los campos apropiados en Salesforce.Para ello, puede utilizar las herramientas de importación de datos de Salesforce, como el Asistente de importación de datos de Salesforce, el Cargador de datos o herramientas de integración de terceros. Por supuesto, recomendamos el módulo Importar de Validity DemandTools.

4. Validación y prueba de datos: después de cargar los datos, la validación y las pruebas exhaustivas son esenciales para garantizar la integridad de los datos y verificar que la migración se haya realizado correctamente.Esto implica comparar los datos migrados con los datos de origen, realizar comprobaciones de muestra y otras pruebas.

Consejo profesional : cree una estrategia de prueba que cubra diferentes casos de uso y escenarios para garantizar un alto nivel de calidad e integridad de los datos.

Paso tres: atención posterior a la migración

Una vez que se completa la migración y se validan sus datos, pueden ser necesarias actividades posteriores a la migración, a saber:

1. Configuración del sistema: esto significa configurar los ajustes de seguridad, restablecer las integraciones con otros sistemas y actualizar los flujos de trabajo y las reglas de automatización.

2. Gobierno de datos: también deberá brindar capacitación sobre los cambios o las nuevas funciones que se introducirán, alentar la participación de los usuarios y estar preparado para abordar cualquier inquietud o pregunta que puedan tener.

3. Seguridad y cumplimiento: es imperativo proteger los datos confidenciales antes, durante y después de una migración de Salesforce para garantizar que sus datos se transfieran de forma segura y que se cuente con los permisos y controles adecuados.Recuerde tener en cuenta los requisitos de cumplimiento, como las normas de residencia de datos, y asegúrese de cumplir las normas legales y específicas del sector pertinentes después de la migración.

Ponga en forma sus datos de CRM

Una migración de Salesforce permite a las organizaciones mantener la integridad de los datos, optimizar los procesos, mejorar la calidad de los datos y garantizar una transición sin problemas a Salesforce o a un nuevo entorno de Salesforce. Sin embargo, la planificación es crucial cuando se ejecutan migraciones de datos si desea minimizar las interrupciones y garantizar el resultado más exitoso para todos.

Si se realiza incorrectamente, dicho proceso puede ser difícil, consumir mucho tiempo y generar costos de ingresos.

Para obtener consejos de expertos sobre cómo migrar volúmenes crecientes de datos y evitar que los problemas de calidad de los datos paralicen sus resultados, consulte nuestra guía "Los mejores consejos para concretar su próxima migración de datos de Salesforce".