¿Qué es el análisis de causa raíz? Plantilla, Beneficios y Métodos

“Vamos a la raíz del problema”.

Esa es la mejor manera de abordar la búsqueda de soluciones comerciales complejas. Llegar al fondo de cualquier problema es crucial, incluso si no puede identificar lo que está mal al principio.

Las empresas a menudo utilizan software de análisis de registros que contienen registros de información detallada para identificar y analizar diferentes circunstancias que surgen en el lugar de trabajo. Sin embargo, si se siente perdido, pruebe una plantilla de análisis de causa raíz para ayudarlo a comprender la situación y desarrollar respuestas factibles a problemas complejos.

Ciertas metodologías RCA son enfocadas y específicas, y otras metodologías RCA se concentran en estrategias genéricas.

Las personas a menudo usan un RCA para obtener más información sobre por qué un sistema funciona de manera diferente o supera a métodos similares. Sin embargo, la mayor parte del tiempo, la atención se centra en temas específicos, particularmente cuando involucran sistemas críticos. Un RCA evalúa todos los elementos que contribuyen y conecta los eventos de manera significativa para abordar los problemas y evitar que vuelvan a ocurrir. Solo es posible averiguar cómo, cuándo y por qué ocurrió el problema concentrándose en la causa raíz en lugar de sus indicadores superficiales.

¿Por qué es importante un análisis de causa raíz?

RCA es excepcionalmente vital ya que identifica fallas centrales en el proceso de desarrollo de un producto, lo que permite a los equipos tomar las medidas correctivas adecuadas para evitar problemas en el futuro. Como resultado, el producto terminado tiene menos fallas y necesita menos reelaboración.

Por ejemplo, agregar más miembros del equipo es una solución inmediata si su empresa necesita una mejor tasa de retención. Pero al usar RCA, puede descubrir por qué los miembros del equipo abandonan su organización y aplicar esa información para mejorar la retención de empleados. Las bajas tasas de retención pueden tener una de las siguientes causas fundamentales.

• Falta de oportunidades de desarrollo profesional.
• Pobres beneficios para los miembros del equipo.
• Pago por debajo de la tasa de mercado
• Baja moral

Una empresa puede utilizar la investigación para identificar una o más causas fundamentales después de considerar las posibles razones. No puede encontrar una solución duradera hasta que conozca los problemas subyacentes. Una plantilla de RCA utiliza un enfoque sistemático para la resolución de problemas en lugar de aplicar un vendaje y orar por lo mejor.

Objetivos del análisis de causa raíz

El objetivo principal del análisis de causa raíz es reconocer los problemas centrales para eliminarlos. Los profesionales pueden utilizar los conocimientos obtenidos a través de este enfoque para tranquilizar a los empleados y clientes sobre la fiabilidad y fiabilidad de una empresa.

Principios básicos de RCA

Se deben considerar los principios fundamentales de RCA si desea beneficiarse de este método.

• El objetivo principal de RCA es identificar la causa raíz de un problema para que se puedan tomar medidas correctivas para erradicar cada causa subyacente en lugar de solo abordar los síntomas de los defectos del sistema. Este paso de investigación es importante y requiere procesos específicos para garantizar el éxito. Por lo tanto, la RCA debe realizarse con total atención y de acuerdo con las normas.
• Los defectos no se manifiestan desde el éter. Para cada problema, hay al menos una causa raíz. Es cierto que ubicarlo puede ser un desafío, pero debe hacer el esfuerzo a menos que quiera seguir "arreglando" los mismos problemas una y otra vez.
• Un análisis completo requiere desglosar una serie de eventos para comprender mejor el vínculo entre los elementos que contribuyeron al problema. Esto significa que debe preocuparse menos por quién causó el error y concentrarse principalmente en por qué ocurrió el defecto.

Es por eso que los síntomas son críticos : te llevan a lo que está mal, pero concentrarse únicamente en cuestiones superficiales es incorrecto. En su lugar, busque soluciones prácticas al origen del problema.

Cómo realizar un análisis de causa raíz

Una variedad de técnicas determinan las fuentes raíz en RCA. A continuación se presentan algunos pasos que puede seguir para ayudar a identificar problemas a través del proceso de RCA.

1. Definición del problema

Para comenzar un análisis de causa raíz, primero debe caracterizar el problema en tiempo real. Si tiene varios problemas que solucionar, comience con uno y realice numerosos RCA para encontrar respuestas. Centrarse en un problema a la vez le dará una mayor probabilidad de determinar y resolver rápidamente la causa raíz del problema.

Identificar su problema también implica asegurarse de que todos estén en la misma página.

2. Recopilación de datos

La recopilación de datos es necesaria para ilustrar el problema. Puede utilizar los recursos de investigación de la empresa para comprender mejor los signos y síntomas del problema. Durante esta fase, debe informarse sobre lo siguiente:

• ¿Cuánto tiempo ha estado presente el problema?
• ¿Quién se ve afectado por esto?
• ¿Cuáles son los efectos inmediatos ya largo plazo de este problema?
• ¿Cuáles son los principales síntomas e indicaciones de este problema?
• ¿Qué evidencia definitiva hay que sugiera que hay un problema?

Puede encontrar razones plausibles para el problema después de comprender mejor cómo afecta su negocio y su red.

3. Identificar posibles causas raíz

El paso más crucial en el método de análisis de causa raíz es identificar las posibles causas raíz y elaborar una plantilla de análisis de causa raíz. Las plantillas RCA ayudan a una mejor visualización de datos y una comprensión más clara de su problema. En última instancia, surgirá una solución y un plan de acción de las causas que identifique en esta etapa. Las plantillas populares de análisis de causa raíz para resolver obstáculos incluyen diagramas de Pareto, análisis de causa raíz simple, diagramas de causa y efecto, técnica de los 5 porqués y mapeo de causas.

4. Determinar la causa raíz

Tendrá que analizar tantas causas probables como sea posible para encontrar la causa subyacente de sus problemas. Si ha explorado todas las posibilidades, considere lo siguiente:

• ¿Existen puntos en común entre las razones principales que he identificado?
• ¿Hay alguna razón para descartar estas posibles causas fundamentales?
• ¿Qué causa subyacente parece ser la más problemática?

Puede usar varios métodos de análisis de causa raíz para obtener soluciones efectivas. Entre estas estrategias se encuentran:

• Análisis de modo y efectos de falla (FMEA): FMEA es una herramienta que examina las posibles causas fundamentales encontradas y elimina las que tienen más probabilidades de provocar una falla más adelante.
• Análisis de impacto: un análisis de impacto evalúa las consecuencias positivas y negativas de cada posible causa raíz descubierta. Crear una lista hipotética de pros y contras para cada razón te hará sentir más seguro para refinar tu decisión.
• Análisis de cambio: este tipo de análisis considera cómo ha cambiado el entorno inmediato del incidente con el tiempo, lo que puede haber contribuido directamente al problema.

Para llegar a la causa raíz de una tendencia, los analistas suelen utilizar procesos alternativos, como el descubrimiento de datos y la extracción de datos, para crear un informe de análisis de la causa raíz.

Los profesionales que deseen centrarse en el análisis de la causa raíz y mejorar continuamente la confiabilidad deberían poder elegir el mejor enfoque para la situación. Lo ideal es simplificar un plan de acción con una sola plantilla de análisis de causa raíz, pero a menudo se necesitan múltiples estrategias en una plantilla de informe para abordar un problema.

5. Implementando soluciones

Después de conocer los problemas fundamentales que ha descubierto, es hora de encontrar las respuestas y tomar medidas. Sus soluciones deben enfocarse en la causa real, pero como consecuencia, volverán a subir en la cadena y solucionarán su problema original.

Cuando esté listo para comenzar a desarrollar su estrategia de implementación, asegúrese de que esté optimizada y compartida en una herramienta a la que puedan acceder todas las partes interesadas. El software de gestión de proyectos permite que su equipo interactúe fácilmente y organice las entregas según sea necesario.

Tipos de plantillas de análisis de causa raíz

Una plantilla de análisis de causa raíz simplifica el análisis de causa raíz al permitirle ver su problema y sus causas subyacentes en forma gráfica. RCA se puede hacer a través de varios métodos, cada uno apropiado para diferentes situaciones. A continuación, se describen las plantillas de análisis de causa raíz más comunes.

Análisis de causa raíz simple

Las plantillas RCA simples analizan problemas que no necesitan un examen en profundidad. Puede usarlo para describir brevemente el asunto o problema, una lista de causas probables, posibles soluciones y una conclusión sobre si esas soluciones fueron efectivas o no.

Diagrama de flujo de causa y efecto

Este diagrama de flujo separa el problema en síntomas, motivos potenciales y causas naturales para llegar a una solución lógica. Los diagramas de flujo de causa y efecto a menudo se dibujan a través de un diagrama estructurado de espina de pescado o árbol. El diagrama de espina de pescado muestra el problema o el efecto en la cabeza o la boca del pez, mientras que un diagrama de árbol ramifica la lista de causas fundamentales.

El método de los 5 porqués

El método de los 5 porqués puede identificar las causas subyacentes de los problemas. Pregunte "por qué" en lugar de aceptar el caso al pie de la letra hasta que reconozca un procedimiento o sistema que no está funcionando como debería. Puede descubrir niveles ocultos de problemas al no conformarse con esas soluciones iniciales.

Una plantilla de análisis de la causa raíz de los 5 por qué generalmente incluirá preguntas o indicaciones para ayudarlo a descubrir las causas subyacentes de la situación. Una plantilla simple de análisis de la causa raíz de los cinco porqués puede verse así:

1. ¿Cual es el problema?
2. ¿Por qué se produjo el problema?
3. ¿Por qué ocurrió el evento de la pregunta 2?
4. ¿Por qué ocurrió el evento de la pregunta 3?
5. ¿Por qué ocurrió el evento de la pregunta 4?

Debido a que el enfoque es iterativo, puede rastrear el problema hasta su causa principal y diseñar formas efectivas de resolverlo respondiendo estas preguntas. Puede agregar preguntas o personalizar la plantilla para que se ajuste a problemas y requisitos específicos.

Seis sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC es una forma de minimizar los errores y mejorar los procesos comerciales. Tiene su método de examinar y examinar las causas fundamentales. La abreviatura "DMAIC" alude a las fases de este procedimiento:

Definir y medir: ¿ Qué se anticipó y qué salió mal? ¿Qué ocurrió, cuándo y dónde ocurrió? ¿Cuál es el significado de la situación y quién se vio afectado?

Analizar: examina los vínculos de causa y efecto entre los componentes que contribuyen al problema. ¿Qué causó la situación y qué se debe hacer para evitar que se repita?

Implementar y controlar: ¿ Cuáles son las soluciones viables al problema y cuáles son las causas y ventajas de implementarlas? ¿Cómo se pueden monitorear y regular las soluciones para garantizar que el problema no vuelva a ocurrir?

Esta plantilla de análisis de la causa raíz lo guía a través de cada uno de los procesos anteriores y le permite agregar información sobre el plan de acción, la resolución y el equipo de investigación de la causa raíz. Además, esta plantilla de causa raíz contiene diagramas que se pueden usar para representar cómo varios componentes contribuyentes (por ejemplo, personas, procesos y equipos) se vinculan entre sí y con el problema en sí.

Mapeo de causas

La plantilla de mapeo de causas combina la plantilla de análisis de causa raíz simple, la plantilla Six Sigma DMAIC y la plantilla de análisis de causa raíz de los 5 porqués. Contiene un resumen completo del problema, un cronograma, un análisis de la pregunta "por qué", ilustraciones para aclarar el proceso, secciones para sugerir y evaluar soluciones alternativas y una sección para desarrollar un plan de acción.

Descargue una plantilla de mapeo de causa raíz gratuita de Smartsheet.

Beneficios del análisis de causa raíz

RCA ayuda a resolver problemas de proyectos persistentes y cuellos de botella significativos en las operaciones corporativas. Algunos de sus impactos comerciales beneficiosos se analizan a continuación.

• Reduce los costos: si se descubre un problema más adelante en el proceso de desarrollo, es más costoso solucionarlo y, si se incorpora al producto terminado, los compradores solo pueden comprarlo una vez, lo que le cuesta dinero a la empresa.
• Identifica fallas: indica que los equipos que creen que tienen métodos adecuados de desarrollo y garantía de calidad, pero aún encuentran problemas recurrentes, se benefician más de RCA. Es evidente que algo está roto, pero las preguntas de qué, por qué y dónde siguen sin respuesta. RCA puede descubrir la causa real del problema, no solo la razón aparente.
• Mejora la seguridad y la confiabilidad: dado que el análisis de la causa raíz ayuda en la reducción de defectos en el futuro, puede beneficiar principalmente a las empresas en sectores con estrictos estándares de calidad donde la confiabilidad y la seguridad del producto son cruciales.
• Mejora el flujo de trabajo y el tiempo de comercialización: al identificar el origen de un problema y realizar la acción adecuada, un producto puede probarse más rápidamente y lanzarse al mercado con menos defectos no descubiertos.

Desafíos del análisis de causa raíz

A continuación se analizan algunos desafíos que se pueden enfrentar durante el proceso de RCA.

• Problemas mal definidos: cuando un problema se establece de manera inadecuada o incorrecta, los miembros individuales del equipo pueden tener diferentes percepciones del problema, o el equipo puede moverse en una dirección completamente diferente para solucionar algo que no es un problema.
• Información faltante: es un desafío observar continuamente todas las posibles causas de un problema. Esto frecuentemente da como resultado una identificación sesgada y un análisis insuficiente.
• Infraestructura efímera: la infraestructura moderna tiene una vida útil mínima. Como resultado, realizar una investigación tradicional de causa raíz basada en consultas se está volviendo cada vez más difícil.

Herramientas de análisis de causa raíz

Los métodos de análisis de causa raíz combinan la inferencia humana con la recopilación de datos y las herramientas de generación de informes. Para llevar a cabo el proceso de RCA, los equipos de TI a menudo recurren a las plataformas que ya usan, ya que a menudo contienen datos que probablemente proporcionen información más profunda sobre el problema definido. Estas herramientas pueden incluir:

• Las soluciones de administración de redes les ayudan a determinar quién usa su red, cómo está configurada y qué tan bien funciona.
• Software de gestión de investigaciones para comprender la gestión de asuntos, incluidos los percances en el lugar de trabajo, el cumplimiento y la prevención del fraude.
• Software de administración de aplicaciones para monitorear y rastrear el rendimiento de aplicaciones específicas que ayudan a identificar y resolver cualquier problema de rendimiento que pueda surgir.
• Las soluciones de gestión en la nube proporcionan un punto de acceso local o una puerta de enlace de almacenamiento para la recuperación de datos.

Muchas de estas soluciones tienen herramientas de análisis de causa raíz integradas directamente en sus plataformas. Además, algunos proveedores ofrecen herramientas que recopilan y correlacionan información de muchas plataformas para ayudar a solucionar problemas o fallas. Por ejemplo, las herramientas de automatización con capacidades de inteligencia artificial para operaciones de TI (AIOps) pueden aprender lecciones de eventos pasados ​​y sugerir acciones correctivas futuras.

Los analistas deben emplear las técnicas y los recursos más adecuados para su conjunto específico de circunstancias mientras realizan un RCA.

Cortar de raíz

RCA se puede utilizar en prácticamente todas las circunstancias. Elegir hasta dónde continuar con su investigación implica un razonamiento sólido y un buen juicio. También es fundamental planificar con anticipación para pronosticar las repercusiones de su solución. Esto le ayuda a identificar posibles problemas antes de que sucedan.

RCA no produce soluciones inmediatas, pero llegar a la causa raíz de un problema lo corta de raíz de forma permanente.

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