RFQ (Solicitud de cotización): cómo crearlo de manera efectiva para la agencia de desarrollo

Una solicitud de cotización (RFQ) es un proceso en el que la empresa invita a vendedores y proveedores externos a ofertar por productos o servicios específicos. En términos generales, es la solicitud del precio de los artículos que sabes que quieres. Sin embargo, siempre debe implicar algo más que el costo por artículo. Con la solicitud de cotización, es posible proporcionar información completa sobre el proyecto y sus requisitos. Es la máxima prioridad hacer especificaciones lo más detalladas posible para recibir cotizaciones precisas. Esto brinda la posibilidad de crear una cotización mucho más precisa, en comparación con otros proveedores. La otra razón para hacer citas específicas se encuentra detrás de la vinculación legal, ya que las citas se pueden usar para eso.

La RFQ es una operación que es necesaria para la ejecución por parte de un gestor de aprovisionamiento de forma periódica. Hay múltiples métodos para hacerlo. Cualquiera que elija, es un método robusto para reducir costos. En este artículo, discutiremos cómo crear RFQ de manera efectiva para la agencia de desarrollo.

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El proceso de RFQ

Una RFQ no deja espacio a la creatividad. Sino que exige que el proveedor proporcione su cotización para desarrollar el tipo exacto de software utilizando especificaciones predeterminadas.

1. Preparación

La parte crucial de la creación de una RFQ es la preparación. Incorpora la recopilación de todos los documentos esenciales y la recreación del proceso desde una invitación hasta el cierre del trato. Siempre tenga en cuenta el "panorama general" de cómo quiere que sea su cotización.

Mediante el uso de RFQ de catálogo, puede comprar artículos de gran volumen y hacer pedidos que se le suministren de forma regular. Con el estándar, puede cotizar una cantidad fija de un producto específico que no compra muy a menudo. En lo que respecta a la RFQ de oferta, puede utilizarla para solicitar maquinaria o equipo grande y costoso que nunca antes se haya solicitado.

2. Recopilación de los documentos cruciales

Estos incluyen la invitación y la descripción de la oferta, los términos y condiciones, la plantilla de precios, los requisitos de calificación junto con el cuestionario y los criterios de adjudicación. En la solicitud, describa su empresa, el proyecto que está realizando y toda la demás información que sea necesaria para que el proveedor sepa de qué se trata su negocio.

3. Dar el marco legal para la licitación

Después de eso, adjunte los términos y condiciones para dar el marco legal para la licitación. Describa qué términos se aceptan y en cuáles no trabajará para reducir la velocidad de procesamiento de la negociación del acuerdo y cerrar la RFQ.

La plantilla de precios brinda pautas para que todos los participantes las sigan al enviar una oferta. Ese es el documento que te ayudará a comparar las ofertas para seleccionar la adecuada para ti. Tenga un desglose de precios específico basado en la categoría del producto y entregue factores de costos específicos.

Tenga en cuenta los siguientes criterios al elegir el proveedor adecuado:

• Calidad de los servicios o productos;

• Precio por la calidad ofrecida por el proveedor;

• Costo de propiedad durante el período;

• Riesgos y retornos asociados a los productos y proveedores;

• La recopilación de documentos es un paso importante en el proceso de preparación. Todo el proceso en sí debería ocupar alrededor del 50 % del tiempo total de su RFQ.

4. Gestión

• En ese proceso, lo más importante es tratar a todos los participantes por igual . Entrega todas las actualizaciones de tu proyecto a todo el grupo de tus proveedores. Si alguno de sus proveedores hace una pregunta sobre el proyecto, asegúrese de responderla y compartirla con el otro grupo. Respetar la ética común del proceso. En ese momento, siempre puede someterse a una segunda ronda de negociación de precios en caso de que los participantes tengan en mente el nuevo precio objetivo.
• El penúltimo paso que completará es otorgar . Con base en los datos que ha recopilado a lo largo del tiempo, decida qué proveedor elegirá. Los criterios de adjudicación son útiles en este proceso. En el proceso de adjudicación, intente invitar a tantas personas diferentes de su empresa como pueda para tomar la decisión. Asegúrese de guardar una nota de cuántas ofertas recibió en total, cuántas eligió, quién votó qué y las razones por las que eligió las apuestas ganadoras. Le ayuda a suavizar y mejorar el proceso de completar las RFQ en el futuro.

5. Cierre

El último paso en el proceso de RFQ es el cierre. Una vez que haya seleccionado a su ganador, es útil realizar la última reunión en la que cierra el trato y firma el contrato. Cuidando los términos y condiciones generales en el proceso de preparación, no debería tomarte mucho tiempo y esfuerzo. Si no lo ha hecho, tendrá por delante una larga negociación y el posible cambio de precio no a su favor. Además, acostúmbrate a dar retroalimentación a todos los participantes de la licitación, no solo a los premiados. Es una buena práctica comercial y garantiza que podrá mantener las conexiones en caso de que se le ofrezcan algunas ofertas valiosas en el futuro.

¿Cómo crear un documento de RFQ para que pueda obtener una cotización precisa de la agencia de desarrollo?

Para responder a esta pregunta, revise la siguiente lista de requisitos previos que deben cumplirse antes de crear su resumen inicial del proyecto:

Encuesta: investigue los sitios web de su competencia y recopile una lista de funciones

Cuando desee ser un comerciante de comercio electrónico, abróchese el cinturón. Visite los sitios web de sus competidores y anote cuidadosamente todas las características. Si es necesario, no dude en anotar las URL con capturas de pantalla. Esta es la fase inicial de investigación para usted y aportará más claridad a sus ideas y su USP (Propuesta de Venta Única).

Imágenes de productos: proporcione imágenes de productos de muestra a su agencia de desarrollo

El más crítico pero engorroso es el proceso de creación de imágenes de productos. Es una inversión que obtendrá beneficios favorables a largo plazo.

Controlar:

• ¿Tienes todas las imágenes de los productos en alta resolución?
• ¿Tienen fondo blanco o requerirán más edición en Photoshop?

Datos del producto: necesita proporcionar al menos 5-6 registros completos con todos los atributos del producto en un formato de hoja de cálculo con RFQ

A medida que la industria del comercio electrónico se vuelve cada vez más sofisticada, los datos son la clave para un back-end robusto y poderoso de su sitio web de comercio electrónico. Antes de comenzar el desarrollo, revise los datos de su producto para averiguar si está organizado de forma estructurada en una hoja de cálculo o en una base de datos. ¿O es posible exportar datos desde su software POS? Si no, ¿cómo piensas hacerlo?

Diseño del sitio web: el diseño perfecto de píxeles le permitirá obtener conversiones de visitantes.

El diseño de su sitio web de comercio electrónico le proporcionará una identidad, debe ser muy específico en términos de cómo desea que se vea y se sienta su sitio web. ¿De qué manera en particular quieres diseñar tu sitio web? ¿Tiene preferencia por algunos colores específicos o un tema de colores? ¿Está su logotipo disponible en alta resolución? ¿Hay algún sitio web en particular que desee emular? Indique esto en su documento de RFQ.

Estructura del Menú: Definir Categorías y subcategorías.

Este es el más simple de todos los requisitos previos pero muy crítico. Intente definir las categorías y subcategorías de su estructura de menú con la máxima claridad. Por ejemplo, Inicio, Acerca de nosotros, Productos, Soluciones, etc. Un menú bien definido le permite crear una estructura adecuada para su sitio web de comercio electrónico, que a su vez juega un papel importante durante el proceso de desarrollo.

Presupuesto y Financiamiento

El sitio web de comercio electrónico es un proyecto principal y no debe tomarse como un proyecto secundario. Requiere una inversión seria junto con mucho trabajo duro. Si su presupuesto es inferior a USD 7000-8000, le sugerimos que piense dos veces en sus planes para desarrollar un sitio web de comercio electrónico. Porque los sitios web de calidad inferior no venden (Punto). Cuanto mayor sea el presupuesto, mejor será la calidad de su sitio web de comercio electrónico.

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Una plantilla para el resumen inicial de su sitio web para enviar a su agencia de desarrollo:

Visión general:

Proporcione un resumen sobre su proyecto. También especifique su fecha límite para la finalización del proyecto.

Características:

Una lista de características que necesita en su sitio web de comercio electrónico con ejemplos y referencias.

Imágenes y datos:

Junto con el documento de requisitos de su proyecto, también envíe un conjunto de datos de muestra de un mínimo de 3-4 registros (puede omitir cualquier información de propiedad, por ejemplo, el costo de compra). También envíe algunas imágenes de referencia, si es necesario, puede marcar estas imágenes eliminando cualquier posibilidad de reutilización.

Casos de uso:

Pruebe y defina algunos casos de uso. Partes interesadas y jugadores en el sitio web y qué harán. Busque en Google "casos de uso" y encontrará un montón de información sobre cómo definir el caso de uso. Ayuda a su agencia de desarrollo a ajustar el flujo de actividad de los usuarios.

Características especiales:

Si su sitio web de comercio electrónico tiene algunas características listas para usar o requisitos especiales, por ejemplo, el sitio web debe detectar el país del usuario. También cambia la moneda automáticamente, indique claramente estos requisitos.

Estructura, diseño y plantilla del menú:

Si ya has hecho una maqueta, envíala sin dudarlo. Incluso un boceto dibujado a mano de la página de inicio que muestre su perspectiva y cómo ha estado visualizando su sitio web de comercio electrónico será de gran utilidad. Además, proporcione detalles sobre la estructura del menú de su sitio web.

Conclusión

El proceso de RFQ es una de las herramientas más influyentes para que el comprador solicite información adicional sobre el precio en el mercado de proveedores. Es vital que las empresas medianas y grandes descubran cómo ejecutar el proceso de RFQ de manera eficiente. Considere que la solicitud de cotización es como un vínculo entre un esposo y una esposa. Es esencial encontrar el proveedor adecuado para su negocio, ya que esta conexión puede ser ventajosa para los próximos años. Fomentar esta relación es vital para ambas partes. La estrategia es importante, y siempre debe recordarla al realizar la RFQ.

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