RFP vs RFQ: ¿Cuál es la diferencia?

RFQ (solicitud de cotización) es una solicitud enviada a los proveedores que detalla las necesidades de un comprador y solicita a los proveedores su precio e información de pago. Una RFQ en el negocio incluye requisitos específicos y entregables que el comprador espera. Por lo general, los compradores conocen muy bien el mercado y las ofertas, por lo que la RFQ es breve y directa para obtener las especificaciones y los precios del producto.

Por lo general, cuando emite una RFQ, sabe exactamente el tipo y la cantidad de productos o servicios que está buscando. Dado que la información del producto suele seguir un formato de RFQ estándar, puede buscar rápidamente al proveedor con la mayor calidad y el precio más bajo.

Estas son las características típicas de una solicitud de cotización:

• Se utiliza cuando comprende sus necesidades exactas
• Especifica requisitos detallados
• Se enfoca en entregables, costos y condiciones de pago
• Evalúa a los proveedores por su capacidad para proporcionar los servicios y bienes solicitados
• Adjudica el contrato al vendedor que ofrece el precio más competitivo

Para preparar una RFQ eficiente, puede aplicar estas mejores prácticas:

• Escriba una lista clara de los requisitos de las características y la funcionalidad de los productos.
• Limite el fondo no esencial
• Proporcione la cantidad del producto, el cronograma de entrega y la duración de los servicios requeridos
• Indique sus condiciones de pago preferidas
• Detalle un formato de precios para todos los proveedores para mantener la coherencia

Obtenga más información sobre los 6 pasos para redactar las RFQ perfectas. La creación de una RFQ completa es el primer paso para ayudarlo a encontrar los mejores proveedores para las necesidades de su empresa.

Eso envuelve el significado de RFQ en los negocios. Vayamos a la definición de RFP.

RFP (solicitud de propuesta) es un cuestionario formalmente estructurado para que los compradores recopilen información crítica del proveedor. En una RFP, detalla sus problemas e invita a los licitadores a brindar soluciones. Cada proveedor tendrá un enfoque único para resolver sus puntos débiles.

Cuando recibe propuestas, puede poner a todos los proveedores uno al lado del otro y explorar sus capacidades para realizar su proyecto. Hay muchos factores a evaluar, como su método, experiencia y la viabilidad de su solución. Debe establecer una puntuación ponderada para cada factor, y el proveedor ganador será la empresa que obtenga la puntuación más alta.

Estos son los conceptos básicos de las RFP:

• Indica antecedentes concisos sobre sus problemas y necesidades.
• Proporciona requisitos detallados para los productos y servicios que desea
• Contiene preguntas específicas sobre el postor y qué solución puede ofrecer.
• Indica su voluntad de una mayor colaboración en lugar de un mero cuestionario.
• Evalúe y compare proveedores según sus prioridades

Tenga en cuenta algunos consejos al escribir una RFP:

• Si necesita un servicio personalizado, solicite a los licitadores que proporcionen ejemplos de sus trabajos anteriores para otros clientes. Los estudios de casos le darán una expectativa más precisa de su capacidad.
• Requiera un plan de precios integral para evitar el impacto de la etiqueta más adelante
• Escriba preguntas detalladas y enfatice sus prioridades a fondo como una guía para los postores. Trate de ser lo más detallado posible y evite preguntas vagas.
• Si no está seguro de cómo la experiencia de un proveedor puede satisfacer sus necesidades, pídale ejemplos, certificaciones o referencias que lo ayuden a tomar mejores decisiones.

Ahora que conoce el significado de RFP y RFQ, exploremos 4 diferencias clave entre RFP y RFQ:

Criterios	Solicitud de cotización (RFQ)	Solicitud de propuesta (RFP)
Objetivo	Se usa cuando necesita comprar un producto o servicio exacto con una prioridad en el presupuesto.	Se utiliza cuando explora soluciones y evalúa muchos factores para seleccionar el mejor proveedor.
tipos de preguntas	Preguntas sobre las especificaciones del producto y el costo para satisfacer los requisitos.	Preguntas específicas y detalladas sobre la solución y el plan de proyecto de los proveedores.
Estilo	Estructurado y prescriptivo.	Formal y directo.
Alcance del contenido	Orientado al precio y elimina otras distracciones.	Proporciona una comparación clara de las ofertas y competencias de los proveedores.

Objetivo

La característica más distintiva entre RFQ y RFP es su propósito. Las empresas utilizan principalmente las RFQ cuando saben exactamente lo que buscan y no necesitan detalles sobre el producto o servicio. En cambio, están listos para comprar y concentrarse en cumplir con sus limitaciones financieras.

Por otro lado, las RFP se aplican cuando necesita comprar bienes sofisticados o servicios hechos a la medida que requieren experiencia especializada o personal dedicado para hacer el trabajo.

tipos de preguntas

En una RFQ, las preguntas se centran en los requisitos de fijación de precios de los productos específicos, como las especificaciones del producto, los costos del proveedor, las condiciones de pago, así como las condiciones de la orden de compra y la factura.

Por el contrario, una RFP requiere información más detallada sobre el producto y la solución. Esto se debe a que el proyecto de una RFP suele ser más complejo y necesita más consultoría que una RFQ.

Estilo

Escribir una RFQ sigue un formato estandarizado. Toda la información está bien estructurada, lo que le permite comparar rápidamente los precios de diferentes proveedores.

Por otro lado, debido a la necesidad esencial de detalles, redactar una RFP es un proceso más complejo que exige una combinación de conocimientos técnicos, formateo de listas de precios y comprensión de los términos legales. Por lo tanto, las RFP suelen ser documentos formales y directos.

Alcance del contenido

Con las características anteriores de RFQ y RFP, ambas tienen su ventaja cuando las usa correctamente.

Dado que las RFQ se centran en los costos, puede concentrarse en su presupuesto y eliminar otras distracciones al evaluar a los proveedores. Por el contrario, debe elegir RFP cuando necesite comparar las capacidades de los proveedores y seleccionar la mejor propuesta teniendo en cuenta muchos factores más allá de los precios.

Para administrar de manera efectiva su proceso de adquisición con RFQ y RFP, puede adoptar una orden de compra de PWA Magento. Este sistema puede automatizar el procesamiento de órdenes de compra, ayudándolo a preparar RFQ rápidamente en el almacén, así como a controlar todos los estados de las órdenes de compra. Dado que el software centraliza todos los datos sobre el inventario y los proveedores, puede tener los productos correctos al costo correcto en el momento correcto.

Ahora que puede responder a la pregunta "¿qué significa RFQ?", descubramos una plantilla común de una RFQ. Por lo general, una RFQ contiene 3 secciones principales: información del comprador, información del vendedor y revisión y evaluación. Cada sección tiene una lista de información que incluye:

Información del comprador:

• Nombre y descripción de la empresa: Breve información sobre su empresa
• Requisitos y objetivos para los productos y servicios deseados: lo que está buscando y sus expectativas
• Información del contacto

Información del vendedor:

• Detalles del producto: Nombre y especificaciones de los productos.
• Cantidad de producto: La cantidad solicitada que los oferentes deben satisfacer
• Requisitos de entrega: Su método de entrega preferido si es posible
• Precio del producto: Precio de cada producto y condiciones si es necesario

Revisión y evaluación:

• Método de evaluación: Criterios para evaluar a los proveedores, como experiencia técnica, precio, método de entrega
• Cronograma: un cronograma específico que los licitadores deben cumplir para
• Términos y condiciones: negocie con el proveedor para llegar a un acuerdo mutuo, especialmente sobre los términos de pago, la calidad del producto y los problemas de entrega
• Requisitos e instrucciones de envío

Después de comparar todas las cotizaciones y seleccionar el mejor proveedor, considere si desea establecer una relación a largo plazo con ellos mediante la negociación de una orden de compra abierta.

Estas son las secciones estándar que crean una buena RFP:

1. Antecedentes de su empresa: qué hace su empresa y sus clientes objetivo
2. Descripción general del proyecto: una breve introducción sobre el proyecto
3. Objetivos del proyecto: lo que quiere lograr con este proyecto
4. Alcance del trabajo: descripción del proyecto y alcance detallado del trabajo
5. Cronograma objetivo de entrega: fecha de finalización esperada para que los licitadores propongan los recursos adecuados
6. Obstáculos y barreras actuales para el éxito: cualquier restricción que pueda afectar el proyecto, como problemas técnicos o recursos de personal limitados, para que pueda descalificar rápidamente a los proveedores que no pueden manejar las tareas y conectarse con proveedores competentes.
7. Preguntas sobre la solución propuesta por los postores: Preguntas relacionadas con el proyecto que los postores deben responder. Pídales que proporcionen un plan detallado de ejecución del proyecto para su evaluación.
8. Restricciones presupuestarias: es mejor ser sincero con su presupuesto para eliminar sorpresas más adelante para todas las partes.
9. Métricas y criterios de evaluación: cómo evalúa y selecciona al proveedor, como el historial de rendimiento anterior, estudios de casos, costos proyectados, experiencia técnica o capacidad de respuesta en el proceso de licitación
10. Requisitos de presentación: Pautas que los licitadores deben seguir al presentar su propuesta, en términos de formato, fecha límite, requisitos de contenido
11. Información de contacto: su dirección de correo electrónico u otros métodos para que los licitadores se comuniquen con usted para aclarar y enviar la RFP

Este artículo solo lo guía a través de las definiciones de RFP y RFQ y la diferencia destacada entre ellas. Si está buscando artículos o bienes con especificaciones conocidas, la RFQ es la más adecuada. Si requiere servicios sofisticados que necesitan personalización para sus necesidades, RFP será la opción. Usar el tipo correcto de solicitud creará una estrategia de adquisición eficiente para su empresa y lo ayudará a tomar mejores decisiones comerciales.