Cómo los gerentes de proyecto pueden trabajar de manera remota de manera eficiente

Una revolución de trabajo remoto está en el horizonte y estamos viendo que más empresas cambian a modelos de trabajo remoto parcial o completo, pero trabajar desde casa presenta desafíos y oportunidades. Cada negocio e incluso los equipos individuales dentro de esos negocios son diferentes y se beneficiarán de métodos de trabajo, prácticas y herramientas únicos para operar de forma remota. Para aquellos en funciones de gestión de proyectos, deben planificar meticulosamente, mantenerse organizados, comunicarse de manera efectiva y administrar su tiempo, pero ¿se puede hacer todo esto de forma remota?

En Exposure Ninja, somos defensores totales del trabajo remoto y hemos estado operando un modelo 100 % remoto durante más de ocho años. Les hemos pedido a nuestros maestros de la comunicación, nuestros gerentes de proyectos, que están en la primera línea día tras día, manteniendo contentos a los clientes y creando resultados increíbles, sus mejores consejos para trabajar de manera eficiente a distancia.

1. Comunicarse productivamente: cuidado con la mensajería instantánea

Una gran parte del rol de un Project Manager se centra en la comunicación, ya sea informando a los equipos internos sobre las solicitudes de los clientes y nuevos proyectos o actualizando a los clientes sobre el progreso de sus campañas. Comunicarse de manera efectiva no se trata solo de la claridad de sus mensajes o de construir buenas relaciones; también se trata de priorizar cuándo, qué y cuánta información comparte con su cliente y sus equipos.

Si trabaja de forma remota, es probable que la mayoría de sus comunicaciones internas se realicen por correo electrónico y una plataforma de mensajería instantánea. Estos pueden ser fantásticos para mantenerse en contacto con sus equipos y estar al día sobre el progreso de su trabajo, si se usan correctamente. Pero las plataformas de mensajería instantánea, en especial, pueden pasar rápidamente de ser una herramienta eficaz a una pérdida de tiempo que distrae y domina tu día.

Cuando se comunica por mensaje en lugar de en persona o en una llamada, la claridad de su comunicación es aún más importante. Es útil considerar el tono y la frecuencia de sus mensajes: experimente condensando los comentarios de los clientes en una actualización semanal para evitar enviar spam a los canales grupales y considere si una llamada es más (o menos) eficiente para la información que necesita transmitir.

Si no tiene tiempo para actuar en los mensajes que le llegan, ¡no los abra! Si no puede resistirse, tome nota del mensaje rápidamente, evalúe su urgencia y regrese a la tarea en cuestión. Usamos Slack, que presenta una forma práctica de configurar recordatorios en los mensajes que ha recibido para que pueda actuar sobre ellos en una hora, mañana o la próxima semana. También puede valer la pena posponer las notificaciones cuando estás haciendo una tarea específica o en una llamada. Esto no solo evitará que aparezcan notificaciones que lo distraigan y lo tienten a registrarse, sino que también les indicará a sus colegas que actualmente no está disponible para chatear. Establecer intervalos regulares cuando revisa sus mensajes y se pone al día, incluso ponerlos en su calendario, puede aumentar su productividad al permitirle concentrarse en otras tareas sin correr el riesgo de perderse actualizaciones importantes.

2. Planifica tu día: trabaja en bloques

Una de las grandes ventajas de trabajar de forma remota es tener la flexibilidad de planificar su día y tal vez comenzar o terminar un poco antes o después de lo que lo haría en una oficina. Si bien esto puede ser excelente para algunos, para otros, desconectarse puede ser un desafío. Es muy fácil que su día de trabajo se filtre en su noche mientras revisa algunos correos electrónicos después de la cena, responde a una solicitud no urgente (incluso si solo le toma un par de minutos) o trabaja más horas de lo habitual porque no hay necesita viajar.

Planificar tu semana con cuidado puede ayudarte a desconectar y ser más productivo. Muchos de nuestros Project Managers (PM) segmentan su tiempo en bloques, cada uno dedicado a un cliente o tarea diferente. También puede ser útil para permitir las tareas inevitables pero impredecibles que aparecerán durante la semana, ya sea agregando un búfer a cada lado de sus bloques de tiempo o creando bloques adicionales para solicitudes inesperadas, lo que le permitirá cumplir con su horario incluso cuando surgen problemas de última hora que requieren su atención. Bloquear espacios específicos es una excelente manera de asegurarse de maximizar la semana laboral y le da la tranquilidad de que dedicará suficiente tiempo a cada cliente o proyecto.

Finalmente, mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal cuando se trabaja de forma remota puede ser un desafío para los mejores de nosotros. Intente planificar algunas tareas administrativas "más ligeras" para los últimos 30 minutos de su día; esto puede ayudarlo a relajarse. Si es gerente de proyectos, probablemente le encanten las listas y la planificación, así que trate de escribir cualquier cosa relacionada con el trabajo que le venga a la cabeza durante la noche en su teléfono o en un bloc de notas en lugar de regresar a su computadora portátil para ponerlo en práctica. Muchos de nuestros PM Ninjas encuentran que reservar tiempo para hacer ejercicio o un pasatiempo inmediatamente después del trabajo es una excelente manera de hacer la transición a su tiempo de inactividad y tener un corte estricto al final de su jornada laboral.

3. Reuniones virtuales de Bossing: todo está en la preparación

Cuando se trabaja de forma remota, las reuniones tienden a realizarse con menos frecuencia que en una oficina; esto puede ayudar a las personas y las empresas a considerar realmente el propósito y el valor de sus reuniones y asegurarse de que sean lo más eficientes posible. Tratamos de apegarnos a espacios de 30 minutos para evitar discusiones largas y abiertas que podrían haberse condensado en la mitad del tiempo; todos estamos familiarizados con las reuniones que se prolongan y se desvían, junto con el viejo principio de que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible. Si está dirigiendo la llamada, intente limitar la cantidad de conversaciones triviales que tienen lugar al principio. Es importante ponerse al día con los clientes y los miembros del equipo, pero después de uno o dos minutos, recuerde amablemente a los asistentes el propósito de la llamada y comience con su agenda.

Para asegurarse de que las reuniones sean productivas, comparta sus notas o una agenda con otros asistentes antes de la llamada, aclare el propósito de la reunión y anime a otros a prepararse adecuadamente antes de la reunión. Ya sea que esté utilizando un software de videoconferencia, Skype o su teléfono móvil, asegúrese de tener una copia de seguridad. Todos hemos estado allí cuando los problemas técnicos interrumpen la llamada en el peor momento posible, pero si esto sucede durante la llamada de un cliente, no solo es poco profesional, sino que también puede hacer perder el tiempo. Antes de las reuniones, verifique que su micrófono funcione y que pueda acceder a cualquier sala de reuniones virtual que esté utilizando. Ten siempre a mano el número de teléfono del cliente por si acaso.

4. Configurar su estación de trabajo: vale la pena el esfuerzo

Ya sea que esté trabajando en casa por un día, una semana o indefinidamente, es esencial configurar su espacio para que trabaje para usted. Como gerente de proyecto, es probable que reciba muchas llamadas a lo largo de la semana, por lo que una cámara y un micrófono de buena calidad son vitales. Considere (¡y verifique!) su entorno antes de unirse a las llamadas: todos hemos visto fallas en el trabajo remoto donde un par de pantalones yacían en el piso o niños rebeldes entraban en la habitación... Si es posible, cree un espacio dedicado para el trabajo que sea gratuito del desorden y las distracciones. Esto lo mantendrá enfocado y podrá cambiar más fácilmente entre el trabajo y su tiempo personal.

En última instancia, la mayoría de los trabajos de oficina se pueden realizar con la misma eficiencia, si no más, de forma remota. Las habilidades requeridas para una gestión de proyectos efectiva siguen siendo las mismas y las personas atraídas por la gestión de proyectos son organizadas e independientes, que son los rasgos perfectos no solo para sobrevivir sino también para prosperar cuando trabajan de forma remota.

Si tiene dificultades para hacer la transición de la oficina a su hogar, Remote Work Revolution puede ayudarlo a adaptarse, brindándole todas las herramientas, técnicas y trucos que usan nuestros gerentes de proyectos para administrar sus equipos y trabajar con clientes de manera efectiva. Pase de la oficina al control remoto con Exposure Ninja y haga que las relaciones entre sus clientes y colegas sean mejores que nunca.