Cómo realizar reuniones remotas que no pierdan tiempo
Publicado: 2020-04-13Mantener las reuniones puntuales y efectivas puede ser un desafío en un entorno de oficina. En un entorno remoto, existen algunos desafíos adicionales, como plataformas de conferencias poco confiables y dudas sobre si la cámara está encendida o apagada. etiqueta. En Exposure Ninja, hemos estado operando de forma remota desde 2012 y hemos crecido hasta convertirse en un equipo de 100 Ninjas. Durante este tiempo, hemos refinado nuestras configuraciones de reuniones remotas para ofrecer reuniones productivas que se mantengan enfocadas.
Estos son nuestros siete consejos principales para celebrar reuniones remotas que no pierdan tiempo.
1. Establecer expectativas
Al igual que las reuniones en persona, los retrasos y las distracciones pueden alterar el flujo de una reunión. El primer paso para grandes reuniones que no pierdan el tiempo es asegurarse de que las expectativas de su equipo se establezcan desde el principio.
La forma más rápida de comenzar esto es reservar la reunión en sus calendarios con una hora, una ubicación (como Skype) y una lista de invitados específicos. En Exposure Ninja, usamos Google Calendar, que se sincroniza con el calendario de cada Ninja para garantizar que no se doblen las reservas.
El comienzo de la reunión es un buen momento para establecer las "reglas básicas". Estos deben incluir cosas como el uso de teléfonos móviles, mensajeros y correos electrónicos. Idealmente, todos los miembros del equipo silenciarán todas sus notificaciones durante la reunión. No siempre es posible, pero lo convierte en una llamada mucho más enfocada con menos interrupciones.
También debe establecer expectativas de hardware. Si está dando una sesión informativa, es una buena idea pedirle a su equipo que silencie temporalmente sus micrófonos a menos que tengan una pregunta. Esto elimina las oportunidades de que los perros ladren y los ruidos de tipeo interfieran con el mensaje del orador.
2. Comparta la agenda con anticipación
Compartir la agenda antes de la reunión les da a todos tiempo para prepararse y también ayuda a realizar una verificación esencial. Ese control es si realmente se necesita una reunión. Si tiene dificultades para armar una agenda, entonces existe una gran posibilidad de que la reunión no sea necesaria en absoluto.
Su agenda también le brindará una manera fácil de volver a encarrilar la reunión si se desvía del foco de la llamada. Al igual que con una reunión física, es fácil decir algo como: “Creo que nos estamos empezando a desviar. Pongamos un alfiler en esto y revisémoslo más tarde”.
3. Usa una plataforma confiable
Existen muchas opciones de llamada diferentes, y es esencial elegir una que sea confiable y adecuada para su propósito. ¡No hay nada peor que una llamada que se corta continuamente o tiene que ser abandonada debido a una mala conectividad!
Si está buscando recrear llamadas que podría tener con un cliente a través del teléfono de su oficina, entonces una aplicación como Yay o 8×8 puede ser poderosa. Estos ofrecen funciones de grabación de llamadas y se pueden configurar para realizar y recibir llamadas utilizando el número de su oficina. Son un servicio fácil para sus clientes, ya que recibirán la llamada telefónica directamente en su número como de costumbre: no hay nada que descargar o hacer antes de que puedan usarlo.
Para las reuniones donde las cámaras son más apropiadas, o si desea compartir la pantalla, existe una amplia variedad de plataformas. Algunos de nuestros favoritos incluyen Google Hangouts, Skype y Zoom.
Google Hangouts se sincroniza con Google Calendar sin problemas. Puede compartir su pantalla y también hay una opción de subtítulos para aquellos que tienen problemas de audición o luchan para escuchar en un entorno ruidoso.
Skype es una conocida plataforma de videoconferencias con algunas excelentes funciones integradas, como una grabadora de pantalla y uso compartido de pantalla. Skype también funciona como mensajero para enviar mensajes rápidos o asegurarse de que todos estén listos antes de iniciar la llamada. Sin embargo, puede ser difícil con un gran número de personas, ya que la estabilidad a veces se vuelve un poco irregular.
Zoom es un servicio pago, pero hay una fantástica versión gratuita disponible que le permite tener reuniones de hasta 45 minutos. También hay una función de grabación de reuniones, así como opciones para compartir pantalla. Tiende a ser una plataforma muy estable y puede manejar un gran número de personas.
4. Usa cámaras
Las reuniones de "cámara encendida" ofrecen muchos beneficios para la eficiencia, pero también desde una perspectiva de formación de equipos. Tener a todos con sus cámaras encendidas ayuda a evitar que las personas hablen unos encima de otros porque las señales verbales de que alguien está a punto de hablar son las mismas que en una reunión cara a cara. Con las cámaras apagadas, puede haber muchas disculpas por hablar unos sobre otros, una pérdida de tiempo en una reunión que de otro modo sería efectiva, por no mencionar vergonzosa.
Tener las cámaras encendidas ayuda a medir las reacciones de un equipo durante los anuncios y, por supuesto, ¡ayuda a todos a ver cómo se dicen las cosas! Es fácil que algo se presente de una manera diferente a la prevista. Ser capaz de ver las caras de todos ayuda con esto.
En general, lo mejor que puede hacer es informar a su equipo para qué reuniones deben estar en cámara para que puedan prepararse con anticipación. Por lo general, recomendamos que ciertas reuniones sean videollamadas, pero nunca insistimos en ello, ya que algunos miembros del equipo pueden sentirse incómodos.
5. Designe al próximo orador
Un consejo realmente simple para mantener las reuniones en marcha es asegurarse de dirigir su pregunta a una persona específica. Dejar una pregunta pendiente puede resultar en silencio, ya que no puedes confiar en tus señales visuales habituales para dirigirte a una persona. En una reunión cara a cara, puedes mirar a la persona de la que esperas una respuesta. En una pantalla, no siempre está claro a quién está mirando: puede mirar a su colega en la esquina de la pantalla, pero para todos los demás, ¡solo estará mirando hacia abajo! Un simple, “¿Es esto posible? ¿Qué piensas, Andy? Puede eliminar la incertidumbre innecesaria y el tiempo de inactividad.
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6. Fomentar la seguridad psicológica
Las reuniones a veces pueden descarrilarse por las voces más fuertes en la sala. Este problema no es diferente en las reuniones remotas, aunque puede ayudar a que algunos miembros del equipo se sientan más seguros al interactuar en línea.
Se alcanza un punto de seguridad psicológica en un equipo cuando todos se sienten cómodos contribuyendo y todos los miembros del equipo son respetados. Para ayudar a facilitar esto, puede alentar la contribución equitativa de los diferentes miembros del equipo al designar a la siguiente persona de la que le gustaría saber. En una oficina, puede usar señales visuales. Es lo mismo en línea, pero es posible que tengas que esforzarte un poco más.
La seguridad psicológica te ayuda a conocer los pensamientos de todos durante la reunión, limitando los puntos aportados después de la reunión. Tenerlo como una de las cosas que buscas facilitar también te ayuda a detectar “sacudidas de arena”. El saco de arena es el momento en que un miembro del equipo comienza a repetir sus puntos o se desvía del tema y desvía la reunión. Mantener las contribuciones distribuidas equitativamente lo ayudará a mantener sus reuniones encaminadas y fortalecerá a su equipo.
7. No seas demasiado despiadado
Mantener las reuniones en orden y reducir el tiempo perdido es excelente, pero tenga cuidado de no ser demasiado despiadado. Trabajar de forma remota puede reducir la cantidad de tiempo de creación de equipos que tiene y es importante un poco de tiempo de interacción social. Permitir unos minutos al principio o al final de una llamada para ponerse al día con la noche o el fin de semana de todos puede ayudar a que el equipo se sienta conectado.
Si se está adaptando a trabajar de forma remota y está encontrando formas de ayudar a su equipo a prosperar en el entorno remoto, Exposure Ninja ofrece a las empresas un seminario web gratuito de trabajo remoto y una llamada de consulta para comenzar. Hemos diseñado nuestra Capacitación y Consultoría de Revolución del Trabajo Remoto para evitar las lecciones difíciles de hacerlo por su cuenta y llevarlo a donde necesita estar lo antes posible.
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