Los entresijos de la grabación de llamadas profesionales

Grabar llamadas profesionales es un tema dudoso. Por un lado, es posible que deba hacerlo con fines de capacitación o referencia, pero por otro lado, puede ser una violación de la privacidad. Si bien las leyes pueden diferir según el lugar donde se encuentre, siempre es una buena práctica informar a todos cuándo se está grabando la llamada y con qué propósito.

Para comenzar a grabar llamadas profesionales de acuerdo con las regulaciones, elija un proveedor de servicios de confianza. Siga leyendo para aprender cómo grabar llamadas profesionales con dichos servicios.

Grabación de llamadas profesionales con una aplicación

Hay muchas aplicaciones que permiten llamadas WiFi con opciones para grabar llamadas. Independientemente de si tiene un Android o un iPhone, tendrá opciones para ayudarlo a hacer esto. La aplicación más utilizada para las llamadas por Internet y la posterior grabación de voz es Google Voice, y es bastante fácil de usar.

Abra la aplicación y vaya a la configuración. Cuando encuentre la opción de configuración de llamadas entrantes, presione eso. Una vez que lo active, puede presionar una tecla para grabar una llamada entrante. Cuando presiona el botón de grabación designado en medio de la llamada, la aplicación reproducirá un mensaje grabado para que todas las partes lo escuchen, indicando que la llamada se está grabando. Después de que se reproduzca el mensaje, todo lo dicho se grabará y guardará en su dispositivo.

Tenga en cuenta que esto solo funciona para llamadas entrantes y la aplicación no está disponible en todo el mundo. Si eso te excluye, entonces no te preocupes. Hay otras formas de grabar llamadas.

Recomendado para usted: El arte de la llamada de conferencia: cómo realizar reuniones en línea efectivas.

Grabación con un segundo dispositivo

La mayoría de las personas tienen un teléfono de respaldo en su casa. Si no lo hace, puede pedir prestado el de otra persona para este propósito o incluso usar una grabadora de voz. Este método consiste en poner la llamada en el altavoz y grabar el audio en el segundo dispositivo. De esta manera, no estará limitado por la disponibilidad de la aplicación, ya que todos los teléfonos inteligentes vienen con una grabadora de voz incorporada. Tampoco está limitado a las llamadas entrantes.

A través de este método, puede eludir por completo el pago de aplicaciones. Incluso si usa una aplicación gratuita, podría poner un límite estricto a la cantidad que puede grabar por sesión, que podría tener un límite de entre 5 y 20 minutos.

El único problema es adquirir un segundo dispositivo con el que hacer esto, pero dado lo comunes que son los teléfonos inteligentes en estos días, realmente no debería ser difícil.

¿Qué puede lograr grabando llamadas profesionales?

Muchas empresas están legalmente obligadas a grabar llamadas. Pero ¿por qué es esto? ¿Por qué es importante la grabación de llamadas y cuáles son sus beneficios?

Mantenimiento de registros

En primer lugar, las empresas valorarán los datos y la capacidad de consultar lo que sucedió. Digamos que un cliente afirma algo y no está seguro de si es correcto o simplemente fanfarronea. Si tiene un registro de grabaciones de audio específicas de este cliente, puede analizar los datos y llegar a una conclusión, lo que le permite emitir un juicio sin confusión.

Por supuesto, se deben tomar medidas para mantener estos datos privados y anónimos, lejos de las miradas indiscretas de los piratas informáticos. Sin embargo, si se hace bien, esto proporciona un gran depósito de información que es absolutamente invaluable para una empresa. También evita disputas legales de esta manera al cortarlas todas de raíz.

Notar patrones de problemas

Supongamos que vende un producto de algún tipo. Gran trabajo. Tiene un sistema de atención al cliente donde las personas atienden llamadas y ayudan a sus clientes a solucionar problemas. Ahora, si graba estas llamadas y las convierte en conjuntos de datos, podrá identificar cómo y dónde las personas tienen más problemas. Una vez que identifique estos problemas, puede trabajar en ellos, mejorarlos, eliminar los errores y brindar a sus clientes la experiencia de usuario que se merecen.

“Tenga en cuenta que solo el 4% de los clientes insatisfechos están dispuestos a reportar una queja, mientras que el 96% permanecerá en silencio. Además, 9 de cada 10 de esos clientes no volverán nunca más. Sin embargo, hay un lado positivo: resuelva un problema a favor del cliente y 7 de cada 10 de ellos probablemente volverán a hacer negocios con usted. Es exactamente por eso que es extremadamente importante estimular la retroalimentación (tanto positiva como negativa) y tener formas de analizarla. No hace falta decir que las acciones adecuadas para resolver y prevenir problemas son imprescindibles”. – como lo explica MightyCall en una de las publicaciones de blog de su sitio web.

mostrando las cuerdas

Suponga que trae una lista de nuevos miembros del personal de atención al cliente. Es muy probable que no sepan nada sobre cómo maneja las quejas de los clientes o las complejidades de lo que está vendiendo. Enseñarles va a ser laborioso y le quitará las manos a otros departamentos de su operación.

Al eliminar algunos detalles personales de las llamadas grabadas, puede convertirlos en una maravillosa herramienta de enseñanza para los nuevos empleados. No solo aprenden a tratar con los clientes; también aprenden a detectar y resolver problemas de manera satisfactoria. Crea una fuerza laboral fuerte y eficiente lista para asumir desafíos en muy poco tiempo.

Te puede interesar: El Servicio al Cliente es el Nuevo Marketing.

¿Las 7 mejores aplicaciones que puedes usar para grabar llamadas profesionales?

Ahora que sabe todo sobre qué es la grabación de llamadas y por qué debería hacerlo, es hora de centrar nuestra atención en el software que puede grabar llamadas en alta calidad y lograr varios objetivos comerciales con él. Y hay un montón. Siga leyendo para conocer las mejores aplicaciones para grabar llamadas.

Grabador automático de llamadas

Creado por Appliqato, Automatic Call Recorder es una de las aplicaciones de grabación de llamadas más utilizadas para Android. La aplicación incluye conectividad con Dropbox y Google Drive, por lo que tiene una forma integrada de almacenar archivos. La versión de pago es bastante costosa, pero también tiene algunas funciones adicionales.

Grabador de llamadas Blackbox

Blackbox cuenta con el conjunto estándar de funciones, como la grabación de llamadas, la copia de seguridad en la nube y la capacidad de personalizar la calidad de la grabación. Este grabador de llamadas va un paso más allá al incluir un mecanismo de bloqueo para mayor seguridad, conectividad con accesorios a través de Bluetooth y soporte para doble SIM. Ofrece listas completas de funciones y una interfaz fácil de usar que lo convierte en una opción atractiva entre las herramientas de grabación de llamadas. Hay una membresía mensual, pero no es prohibitivamente cara.

Grabadora de llamadas Boldbeast

Boldbeast Call Recorder está realmente bien diseñado y construido. Si opta por la versión gratuita, deberá grabar llamadas manualmente presionando una tecla de acceso rápido. También se puede usar para grabar notas y otras entradas de voz. La aplicación es adecuada para Android 5.0 a 8.1. Puede funcionar en Android 9.0 si tiene acceso de raíz, y en Android 10 si no le importa usar tácticas incompletas.

Grabador de llamadas automático

Call Recorder Automatic hace su trabajo bastante bien, pero si necesita registrar el audio de las personas en ambos extremos del teléfono, deberá activar el modo de altavoz. El software también es muy fácil de usar. Además, para la grabación de llamadas, puede organizar, compartir o guardar estos archivos como mejor le parezca. ¡También le permite grabar videollamadas, lo cual es una ventaja sólida en nuestros libros!

Grabador de llamadas de cubo

Cube Call Recorder no solo graba llamadas telefónicas ordinarias, sino que también graba llamadas de WhatsApp, Skype, Slack, Viber, Telegram y otros servicios. Cube le brinda la lista habitual de tareas pendientes, como funciones de organización, funciones de reproducción, características de calidad de grabación, etc. Incluso puede elegir qué contactos no se grabarán durante la grabación automática de llamadas.

Notas de voz de nutria

Tomando un descanso de las aplicaciones que se usan estrictamente para grabar, llegamos a Otter Voice Notes, que es un servicio de transcripción. También funciona como un organizador de notas de voz que permite a los usuarios reproducir, clasificar y transcribir notas de voz grabadas previamente, entre otras cosas. No graba llamadas de la misma manera que lo hacen estas otras aplicaciones de grabación de llamadas. Sin embargo, puede importar grabaciones a Otter Voice para una mayor organización.

Tiene derecho a 600 minutos de servicio de transcripción cada mes sin costo adicional. Cualquier cosa por encima de eso exige una suscripción. Los usuarios graban archivos de audio a través de otro servicio y luego los transcriben con Otter Voice para almacenarlos en formato de audio y texto.

voz de Google

Finalmente, una mención de honor tiene que ir a Google Voice, aunque ya hablamos de esta aplicación antes. Te muestra cuán versátil y querida es esta aplicación. Como se dijo anteriormente, no registra las llamadas salientes, solo las entrantes. Es una restricción desagradable, pero se puede superar siguiendo los consejos que proporcionamos anteriormente.

También se requiere la creación de un número de Google Voice, que puede usarse como intermediario para su número de teléfono existente o como una entidad completamente independiente de su número de teléfono existente. Con todo, es una gran aplicación que te servirá bastante bien.

También te puede interesar: Desafíos del Call Center: 5 desafíos enfrentados en un ambiente de Call Center.

Conclusión

Vivimos en una sociedad basada en datos donde los números y las cifras importan más que la mayoría de las cosas. Es una gran medida de éxito, y la grabación de llamadas es una forma segura de llevar su negocio al siguiente nivel.

Solo tenga en cuenta las leyes relacionadas con la grabación de llamadas en su área, brinde las advertencias adecuadas y tome los permisos adecuados antes de elegir esta ruta, pero sepa que las ventajas que brinda esta actividad bien valen la inversión. Es una herramienta maravillosa en las manos adecuadas y puede ayudarlo a brindar una mejor experiencia en general.