Preguntas para hacer antes de comenzar la automatización del flujo de trabajo

En el mundo acelerado de hoy, donde las empresas están llenas de empleados que tienen un número cada vez mayor de roles que desempeñar, puede ser difícil mantenerse al día sin algún tipo de automatización. En muchos casos, el primer paso es la automatización del flujo de trabajo.

Ha existido durante décadas, pero a medida que la tecnología avanza y más personas se sienten cómodas con las computadoras y los teléfonos inteligentes, surgen diariamente nuevas formas de usar esta tecnología.

Si bien encontrar un programa de software que funcione bien o comprar una máquina para su fábrica puede parecer una forma sencilla de automatizar algunas tareas rutinarias a primera vista, debe investigar un poco más antes de seguir adelante con algo demasiado complicado si lo desea. desde el principio.

Cómo se utiliza la automatización del flujo de trabajo en el lugar de trabajo

Las organizaciones y las empresas pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo para mejorar los procesos y la eficiencia de los empleados.

Por ejemplo, una empresa con cientos o miles de empleados podría automatizar su proceso de nómina con un software que tomaría información directa del software de contabilidad de una organización y distribuiría los cheques de pago de los trabajadores sin procesamiento humano.

Esta automatización ayuda a proporcionar precisión en el lugar de trabajo al tiempo que reduce los errores de cálculo manual.

Otro ejemplo es si su departamento de marketing envía boletines mensuales pero tiene muchos contactos diferentes dentro de diferentes departamentos que deberían recibirlos en función de su cargo/responsabilidades. Podrían utilizar la automatización del flujo de trabajo para crear plantillas de correo electrónico personalizadas para contactos específicos dentro de la empresa para cada boletín.

El software de flujo de trabajo podría utilizar un proceso automatizado. Cada plantilla se personaliza con la información de contacto necesaria y envía correos electrónicos personalizados según la configuración de su organización.

Esta automatización ayuda a mejorar la eficiencia al reducir el tiempo dedicado al envío manual de correos electrónicos individualizados y minimizar los errores de los empleados porque las plantillas de correo electrónico optimizadas se personalizan exactamente como deben ser antes de enviarse.

¿Su organización necesita automatización del flujo de trabajo?

Si desea mejorar los procesos comerciales o automatizar tareas en el trabajo, hay muchos lugares donde la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a optimizar la eficiencia. Evalúe si la automatización del flujo de trabajo puede beneficiar a su organización o lugar de trabajo haciéndose algunas de estas preguntas:

• ¿Los empleados dedican demasiado tiempo a tareas manuales y repetitivas?
• ¿Tiene su organización un proceso que se puede mejorar con la automatización?
• ¿Hay tareas que deben completarse con gran precisión?
• ¿Implementar la automatización del flujo de trabajo le ahorraría tiempo o dinero a su negocio?

Si respondió afirmativamente a cualquiera de las preguntas anteriores, su organización podría beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Hable con su equipo y la gerencia sobre procesos mejorados y comience a investigar los diferentes tipos de software disponibles para ayudarlo a comenzar.

¿Por qué se utiliza la automatización del flujo de trabajo?

En los negocios, el tiempo es dinero. La automatización de tareas puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero de varias maneras:

1. Ahorro de costos

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a reducir o eliminar la necesidad de intervención humana en tareas específicas, lo que genera importantes ahorros de costos.

Por ejemplo, si tiene un proceso que requiere que alguien ingrese datos manualmente en un sistema, puede automatizar ese proceso con un programa de software. Esto no solo acelerará el proceso, sino que también eliminará la posibilidad de errores humanos.

2. Visibilidad

Con la automatización del flujo de trabajo, los gerentes y supervisores pueden tener visibilidad en tiempo real del estado de todas las tareas y proyectos de la empresa. Esto les ayuda a tomar mejores decisiones sobre dónde concentrar su tiempo y garantiza que las tareas se completen a tiempo.

3. Mejoras en la comunicación

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a mejorar la comunicación de varias maneras, desde enviar recordatorios o notificaciones a los empleados hasta compartir información importante a través de plantillas.

Cuanto más comprendan los empleados el proceso de flujo de trabajo para cada tarea que se les ha asignado, mejor podrán priorizar y completar su trabajo. A su vez, obtendrá mejores resultados de su sistema de flujo de trabajo.

4. Mejor servicio al cliente

Cuando hay una gran afluencia de solicitudes de trabajo todos los días, puede ser difícil para una sola persona o departamento manejar todo por sí mismos.

Sin embargo, con la automatización del flujo de trabajo implementada, puede asignar proyectos y tareas en función de los conjuntos de habilidades y conocimientos de los empleados individuales, lo que les facilita completar las tareas específicas que se les han asignado.

5. Mayor participación del cliente

Puede comunicarse de manera proactiva con los clientes e involucrarlos con su negocio implementando la automatización del flujo de trabajo. Los ejemplos incluyen correos electrónicos automáticos que preguntan si su paquete ha llegado o un recordatorio de que su primer pago vence pronto en un nuevo servicio de suscripción.

Esto ayuda a aumentar el compromiso al crear una conexión personalizada entre clientes y empleados dentro de su organización.

6. Eliminar los despidos

Otro beneficio de la automatización del flujo de trabajo es eliminar las redundancias en su proceso actual, lo que le quita tiempo a otras tareas más esenciales y genera errores y la insatisfacción del cliente. Al automatizarlos, puede eliminar las redundancias sin afectar el producto final.

7. Mejora general del producto

Cuando tiene una máquina bien engrasada, no son solo las tareas o los procesos individuales los que se ejecutan mejor: toda la empresa se beneficia. De la misma manera, un sistema efectivo de automatización del flujo de trabajo puede mejorar su producto en general.

Esto se debe a que los empleados pueden concentrarse mejor en sus tareas específicas y conjuntos de conocimientos, lo que lleva a un producto o servicio de mayor calidad.

8. Seguimiento de flujo de trabajo más fácil

Finalmente, con los flujos de trabajo automatizados, es mucho más fácil seguir el progreso de cada tarea y proyecto de principio a fin. Esto ayuda a garantizar que todo avance como debería y permite una mejor toma de decisiones y una mejor comunicación en el camino.

¿Hay alguna diferencia entre SMB y la automatización del flujo de trabajo empresarial?

Si bien la automatización del flujo de trabajo se puede utilizar tanto para pequeñas empresas como para empresas, existen algunas diferencias esenciales entre estos dos tipos de empresas que debe conocer antes de lanzarse a un proyecto de automatización:

Los empleados de las pymes no están tan capacitados

Las empresas más pequeñas tienden a tener menos procesos y sistemas de flujo de trabajo que las empresas más grandes, por lo que puede llevar más tiempo y esfuerzo automatizar tareas específicas dentro de una empresa más pequeña.

Esto es especialmente cierto si sus empleados no están tan bien capacitados o no ven por qué es necesario; no se darán cuenta de cuánto tiempo están ahorrando al implementar un sistema como este.

Las empresas más grandes necesitan menos formación

Si tiene empleados que ya están familiarizados con los sistemas de flujo de trabajo, debería encontrar que se requiere muy poco esfuerzo para capacitarlos en el uso del sistema automatizado. Pueden ayudar a implementarlo o sugerir formas de trabajar mejor o modificarlo.

Esto también significa que si su empresa es lo suficientemente grande, es muy probable que vea el ROI dentro del primer mes de usar la automatización del flujo de trabajo.

¿Hay alguna estadística sobre la automatización del flujo de trabajo que deba conocer?

La automatización de sus flujos de trabajo puede ser una forma increíblemente eficiente de mejorar la productividad y la eficiencia. Sin embargo, es esencial estar al tanto de las estadísticas que rodean los flujos de trabajo automatizados antes de decidirse a automatizar el suyo.

Según estudios, las empresas que automatizan al menos un proceso ven un aumento del 54% en la productividad. Además, los flujos de trabajo automatizados también pueden ayudar a reducir los errores en aproximadamente un 88 %. Con este tipo de estadísticas en mente, es fácil ver por qué la automatización de sus flujos de trabajo puede ser un paso tan beneficioso.

¿Cómo automatizar un flujo de trabajo rápidamente?

Si está buscando automatizar un flujo de trabajo rápidamente, hay algunos pasos que puede seguir.

• Primero, asegúrese de tener una idea clara del resultado deseado del proceso de automatización.
• Una vez que tenga un objetivo en mente, intente encontrar una solución o herramienta existente que pueda ayudarlo a lograr este objetivo.
• Si no existe una solución existente, considere crear una usted mismo utilizando herramientas de automatización y lenguajes de programación.

Al seguir estos pasos, puede optimizar el proceso de automatización y poner en marcha sus flujos de trabajo en poco tiempo.

Conclusión

La automatización del flujo de trabajo puede ser una herramienta beneficiosa para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia organizacional e impulsar la producción. Siempre que sepa qué pasos tomar al implementar este tipo de sistema, ya sea que su organización sea pequeña o grande, seguramente verá un cambio positivo en la productividad y el rendimiento.