14 habilidades de gestión de proyectos para tener éxito como gerente de proyectos

¿Te congelas cuando alguien te pregunta sobre tus fortalezas y habilidades?

Puede ser difícil hablar de uno mismo, vender lo que se le da bien y esperar que alguien que toma las decisiones lo compre. ¿Podemos siquiera saber en qué somos mejores? ¿O damos una respuesta que refleja en qué deseamos ser mejores?

Por eso estudiamos los lenguajes del amor y las pruebas del Eneagrama: estamos obsesionados con conocernos mejor a nosotros mismos.

La gestión de proyectos es un rol que requiere una personalidad supremamente consciente de sí misma. Para manejar la comunicación con las partes interesadas y mantener los recursos y objetivos comerciales encaminados, es importante conocer sus fortalezas y cómo capitalizarlas cuando trabaja con otros.

Todas las empresas utilizan algún tipo de herramienta de gestión de proyectos para ayudar a mejorar la eficiencia organizativa. Las empresas modernas invierten en software de gestión de proyectos de alto rendimiento para monitorear el progreso y la productividad. Estas soluciones también son aptas para generar rutas críticas valiosas cuando un proyecto experimenta cambios inesperados.

Los gerentes de proyecto requieren un conjunto de habilidades que incluya tanto habilidades duras como blandas. Las habilidades técnicas, como el alcance del proyecto, las habilidades blandas como la comunicación y la capacidad de adaptación, son vitales para adquirir experiencia en el puesto.

Al igual que con cualquier trayectoria profesional, los gerentes de proyectos con habilidades y competencias clave específicas de roles en liderazgo y perspicacia comercial pueden encontrar fácilmente una buena oportunidad.

14 habilidades esenciales de gestión de proyectos

Los gerentes de proyecto nunca trabajan en silos y están impulsados ​​por la colaboración multifuncional y una mejor visibilidad sobre las tareas y los flujos de trabajo en toda la empresa.

Ya sea que su empresa utilice metodologías de ciclo de vida de gestión de proyectos tradicionales o soluciones avanzadas para gestionar proyectos, las habilidades requeridas por un gerente de proyecto siguen siendo algo similares. Si desea ingresar a la industria de la gestión de proyectos, aquí hay algunas características profesionales y personales importantes que debe desarrollar para tener éxito.

Organización

¿Te imaginas a una persona atolondrada tratando de coordinar todos los aspectos de un proyecto a nivel corporativo? No hay nada malo con los atolondrados, yo también soy parte de ese club. Pero una persona debe tener excelentes habilidades organizativas para administrar un proyecto adecuadamente.

Los gerentes de proyecto requieren habilidades organizativas para mantener su equipo y sus tareas funcionando sin problemas. Un individuo organizado responde a los correos electrónicos a tiempo, cumple con los plazos y tiene listas de verificación para todo. Son expertos en metodologías de establecimiento de objetivos y son responsables de garantizar que los hitos del proyecto se cumplan dentro de sus plazos.

Delegación y gestión de tareas

Otro aspecto de la gestión de proyectos es saber quién es mejor en qué. En el caso de un proyecto escolar, esto podría significar preguntar quién es el mejor en números versus quién podría pensar en un título de proyecto creativo.

En el mundo profesional, esto significa conocer a sus empleados y saber leer a las personas. Muchos proyectos fallan porque se asignaron a la persona o grupo equivocado simplemente porque muchos líderes creen que los equipos deberían aceptar felizmente sus asignaciones.

Si bien esto puede funcionar para ellos, a menudo falla. Los empleados están atrapados haciendo trabajos que no quieren mientras sienten que sus talentos se desperdician. Por eso, busca o intenta ser el jefe de proyecto que delegue adecuadamente aspectos de un proyecto por personalidad o talento.

Elegir la estrategia correcta

Un buen gestor de proyectos sabe elegir la mejor estrategia para su empresa, el proyecto y todos los implicados.

Hágase las siguientes preguntas antes de planificar e implementar una estrategia y hoja de ruta de gestión de proyectos para toda la empresa:

• ¿En qué es bueno un equipo específico?
• ¿De qué serían capaces con la orientación y el liderazgo adecuados?
• ¿Cuáles son sus mayores puntos débiles y bloqueadores que dificultan la finalización del proyecto?

Las metodologías de gestión de proyectos no deberían representar un desafío en sí mismas. Por ejemplo, un diseñador de marca puede encontrar desafiante trabajar con diagramas de Gantt y puede necesitar un medio más intuitivo para trabajar con éxito, como plataformas de gestión de proyectos fáciles de aprender.

Comunicación

La comunicación es un problema en muchas empresas. No decimos lo que queremos decir y tenemos miedo de pisar los dedos de los pies. En cuanto a la gestión de proyectos, no hay tiempo para esta aprensión.

Los gerentes de proyecto usan muchos sombreros, uno de los cuales es el comunicador principal. Se comunican con todos los gerentes involucrados en el proyecto, incluidos todos los empleados, los que están más arriba en la empresa y cualquier persona externa a la organización (por ejemplo, comunicación con el cliente) que podría asociarse con su empresa para lograr este proyecto.

Por esta razón, los gerentes de proyecto deben ser excelentes comunicadores. Este trabajo no es para la persona cuya bandeja de entrada de correo electrónico permanece atascada durante días o habla en círculos, buscando lo que quiere decir. Deben ser personas que respondan rápidamente y que puedan indicar el punto que están tratando de comunicar de manera concisa.

Si algo ha cambiado, un empleado no cumplió con una fecha de vencimiento o los diseños no son como los borradores aprobados, el gerente del proyecto debe poder comunicar la situación de manera profesional a otros empleados o a los líderes.

Liderazgo

Como gerente de proyecto, muchas personas buscarán en usted respuestas, orientación o soluciones. Los gerentes de proyecto deben exhibir, entre otras cosas, fuertes cualidades de liderazgo.

Con esto quiero decir que su gerente debe ser alguien que pueda llamar la atención fácilmente. Los demás deben respetarlos bien en su empresa y por parte de las partes interesadas y los participantes externos. Los gerentes de proyecto conservan un cierto nivel de autoridad sobre sus colegas.

Algunos empleados son líderes naturales. Otros tienen el potencial para liderar después de un poco de entrenamiento. Si tiene el comunicador perfecto y organizado en su equipo pero duda de sus habilidades de liderazgo, considere ponerlo como gerente de proyecto con el conocimiento de que tendrá que entrenarlo a través de muchas etapas.

Negociación

Si bien esta nunca es la esperanza, los proyectos a veces pueden volverse difíciles. Tal vez el precio que le cotizaron no se alinea con la factura final. Tal vez un equipo de diseño gráfico no le devuelva las imágenes en los tiempos acordados.

Cualquiera que sea el problema, los gerentes de proyecto deben poder negociar una solución. Esta característica es adyacente a las habilidades de liderazgo y comunicación. Si bien no son idénticos, a menudo ves todas estas características dentro de la misma persona.

Las siguientes preguntas son una guía útil para identificar las habilidades de negociación en un empleado:

• ¿Cómo han reaccionado anteriormente en tiempos de crisis?
• ¿Estuvieron alguna vez en riesgo de no salirse con la suya, solo para encontrar un compromiso satisfactorio para ambas partes?

La negociación es un desafío y no mucha gente quiere hacerlo. Puede sentirse como discutir con otros profesionales, pero un gran gerente de proyecto sabe cómo encontrar el término medio entre varias partes o incluso entre equipos que trabajan para la misma empresa.

Predicción y gestión de riesgos

El análisis y la gestión de riesgos consisten en pronosticar cualquier riesgo financiero que pueda ocurrir antes de que se convierta en realidad. Además de pronosticar estos problemas, la gestión de riesgos incluye el desarrollo de posibles soluciones para ayudar a evitar o minimizar sus impactos.

Las estrategias de gestión de riesgos son una excelente manera de asegurarse de que pueda recuperarse de cosas que aún no han sucedido. Al pronosticar problemas y preparar a su empresa para cualquier cosa, puede resolver los problemas antes de que sucedan.

La gestión de riesgos no tiene por qué limitarse necesariamente a los problemas financieros. Especialmente como gerente de proyectos, gran parte del éxito de su equipo depende de su capacidad para cumplir con las fechas de vencimiento.

Una estrategia de gestión de riesgos podría ser presentar cada fecha de vencimiento una semana antes de lo necesario, asegurando que el equipo trabaje arduamente para cumplirla, pero teniendo en cuenta algunas circunstancias de emergencia.

Considere los tipos específicos de problemas que podrían surgir con su proyecto. No hay dos proyectos idénticos, y tampoco lo serán las estrategias de gestión de riesgos específicas del proyecto.

Planificación

La programación es una faceta importante de la gestión de proyectos, ya que otras personas confían en ti para cumplir con los plazos. Esto es especialmente cierto si su equipo está contratado para proyectos. Un gerente de proyecto de calidad se asegurará de que todos los clientes entreguen un trabajo de calidad a tiempo.

El impacto de una programación adecuada va más allá de la delegación y la gestión de tareas. La programación incluye la programación de pagos y facturación, la programación de fechas de vencimiento, la programación de turnos y más.

Los buenos gerentes de proyectos pueden hacer malabarismos con múltiples calendarios con tácticas como códigos de colores y etiquetas de priorización.

Manejo de costos

Exceder el presupuesto de su equipo no solo puede desbaratar el proyecto en cuestión, sino que puede afectar a su equipo y empresa durante el resto del año fiscal. Esta es la razón por la cual la gestión de costos y el seguimiento de costos es una habilidad esencial de gestión de proyectos.

En pocas palabras, la gestión de costos se refiere a la planificación y el seguimiento de los costos comerciales. Los gerentes de proyecto a menudo usan software de administración de costos de proyectos para garantizar que el equipo se mantenga bajo costo mientras entrega un producto o servicio de alta calidad.

Algunos costos a considerar a lo largo de un proyecto son los suministros, los recursos humanos, como contratistas o autónomos, equipos o espacio, y cualquier pago que deba realizarse si el trabajo requiere más trabajo del previsto originalmente.

Pensamiento crítico

Si tuviste que tomar exámenes estandarizados en la escuela primaria, recuerdas el énfasis en ser un pensador crítico. Significaba que podías llegar a la mejor conclusión con la información que tenías. Como gerente de proyecto, esta habilidad es útil y necesaria.

Los gerentes de proyecto toman decisiones diarias, desde el presupuesto del proyecto y la aceptación de las partes interesadas hasta la alineación de objetivos y las optimizaciones del flujo de trabajo. Por lo tanto, es fundamental (sin juego de palabras) que un PJM sea un buen tomador de decisiones. Quieres a alguien que sopese todas sus opciones y pueda elegir la mejor nueve veces de cada diez.

Otro componente clave para comprender la gestión de proyectos es saber qué proyectos tendrán éxito para lograr el máximo impacto comercial. Saber cómo realizar estudios de factibilidad puede proporcionar a los gerentes de proyectos información relevante para la ejecución del proyecto.

Orientado a las personas

Esta habilidad está bastante subestimada y, a menudo, se pasa por alto en el mundo de los negocios. Sin embargo, los jefes de proyecto también deben ser buenos gestores de personas . Es obvio si lo piensas.

Los gerentes de proyecto tratan con personas a diario. Son un punto de contacto para todo su equipo y los involucrados en ese proyecto. También son el punto de contacto para los participantes externos.

En casos de altercados, dilemas o conflictos, un gerente de proyecto es el recurso entre las diferentes partes. Dado que son responsables de garantizar que las personas se mantengan encaminadas para alcanzar los objetivos y completar los hitos del proyecto, es vital que un gerente de proyecto sea agradable y un jugador de equipo.

resolución de problemas

Esta habilidad se relaciona con el pensamiento crítico, que se ocupa de las habilidades de toma de decisiones de un individuo. Sin embargo, esta habilidad particular se refiere a la reacción de un gerente durante un conflicto.

Cuando grandes grupos trabajan juntos, existe la posibilidad de choques o de que ocurra un desastre en forma de incumplimiento de contrato o exceso de presupuesto. Los gerentes de proyecto deben tener la habilidad de navegar por problemas complicados y sentirse cómodos en condiciones de trabajo de alto riesgo.

Los gerentes de proyectos exitosos prosperan en el desarrollo de sistemas complejos, como las metodologías de gestión de proyectos de cadena crítica.

Entrenamiento

A diferencia del liderazgo, el coaching se ocupa de cómo un gerente interactúa y enseña a su equipo. El coaching es una forma de ayudar a las personas a tomar las mejores decisiones brindándoles las herramientas para llegar allí.

Un buen gerente de proyectos puede criar a su equipo desafiando sus habilidades de pensamiento crítico, brindando espacio para la lluvia de ideas y la colaboración, y creando un departamento orientado a objetivos.

Cronometraje

Todos nos hemos sentado en una sala de reuniones caótica y deseamos tener un martillo que nos empoderara mientras gritábamos: “¡Orden! ¡Orden en la corte!” Los directores de proyecto saben cómo controlar una sala sin el título de juez honorable.

Son hábiles para programar reuniones de manera efectiva, aprovechar al máximo el tiempo de su equipo y mantener la atención. También son hábiles para garantizar que la reunión se mantenga en la tarea y responder las preguntas necesarias.

Ya hemos discutido las excepcionales capacidades de programación: estas entran en juego cuando se habla de la gestión de reuniones. Al contratar o elegir un gerente de proyecto, comprenda su experiencia en la gestión e influencia de reuniones.

Contratación de un director de proyecto

La verdad es que ninguna persona o proyecto será perfecto.

Cuando busque un gerente de proyecto, enumere las características anteriores: ¿cuáles son las más importantes y valiosas para usted? Preseleccione algunas de las habilidades mencionadas anteriormente y considere aquellas que debe tener.

Si un candidato tiene extras, ¡genial! Buscar a alguien que represente a todos podría limitar sus opciones y alargar el proceso de contratación. Al elegir los que sabe que no puede prescindir, puede reunir rápidamente un grupo de candidatos de tamaño decente para entrevistar y contratar potenciales.

Candidatos internos

Si está buscando elegir un gerente de proyecto dentro de su equipo, probablemente ya tenga una buena idea de las fortalezas y debilidades de sus empleados.

Por ejemplo, es posible que sepa que Janet con frecuencia no cumple con las fechas de entrega, pero entrega un trabajo increíblemente detallado. O tal vez Eleanor está organizada, pero a menudo no tiene en cuenta las posibles emergencias.

Si a su equipo le ha resultado difícil elegir un director de proyecto, es un buen problema. Considere sentarse con diferentes empleados en varios momentos, discutir si estarían interesados ​​en la oportunidad y preguntarles si estarían dispuestos a desafiarse a sí mismos en ciertas áreas para mantenerse al día con el puesto.

Candidatos externos

Si está buscando contratar a un gerente de proyecto de un grupo de candidatos externos, tiene un desafío ligeramente diferente. Lo mejor sería averiguar si posee estas cualidades en el poco tiempo que tienes para conocer a alguien durante una entrevista.

Una buena manera de lograr esto es pedirles a los candidatos que vengan preparados con ejemplos visuales o certificaciones que hayan recibido. De la misma manera, un candidato a ventas proporcionaría sus números trimestrales y le pediría a un candidato a gerente de proyecto que proporcione algunas muestras de sus proyectos completados. Esto ofrece una explicación verbal del proyecto y le permite ver el impacto que han tenido en el pasado.

Allanar el camino para la planificación de proyectos

La gestión de proyectos es una función empresarial integral mediante la gestión de varias interdependencias, la gestión y asignación de recursos de la organización y la posibilidad de que los equipos alcancen los objetivos empresariales sin problemas.

Al contratar a un gerente de proyecto, concéntrese en las habilidades que aporta, ya que esos son los rasgos definitorios de un equipo que puede pasar de indeciso a indestructible.

La gestión de proyectos es multifuncional en su rol y procesos. Obtenga más información sobre la gestión de integración de proyectos y cómo mantiene a los diferentes departamentos alineados con los mismos objetivos.

Este artículo se publicó originalmente en 2018. Se ha actualizado con nueva información.