Lo que no sabía sobre la estimación de costos del proyecto

La estimación del costo del proyecto no es matemática simple sino un proceso complejo.

Para que la gestión de proyectos sea exitosa, se necesita una buena estimación de costos. Muchos costos aparecen a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero el método de estimación preciso marca la diferencia entre un plan fallido y uno exitoso.

Implica el aporte directo del cliente y permite que el gerente del proyecto y el equipo se reúnan para comprender perfectamente el valor comercial, las prioridades de las características, las listas de cosas buenas, etc.

En este artículo, aprenderá cómo lidiar con estos riesgos y problemas relacionados al comprender la estimación de costos, su importancia, cómo comenzar con ella, sus técnicas y otras cosas importantes.

¡Vamos a empezar!

¿Qué es la estimación de costos para un proyecto?

La estimación de costos toma en cuenta los costos directos, los costos indirectos y muchos otros factores para calcular un presupuesto de proyecto que cumpla con su compromiso financiero. Este es de hecho un paso importante para un proyecto exitoso.

Desde la construcción de una carretera hasta el desarrollo de una aplicación, las técnicas de estimación de costos de proyectos se pueden aplicar en todos los campos. En el ciclo de vida de la gestión de proyectos, la estimación de costos es la suma de costos individuales utilizando métodos de estimación y datos válidos. Esto se utiliza para estimar los costos futuros de un proyecto en función de la experiencia actual.

Para hacer esto, deberá seguir algunos pasos simples:

• Identificación clara de las tareas.
• Participación en la preparación de estimaciones de costos
• Disponibilidad de los datos adecuados
• Estructuras estandarizadas para estimaciones de costos
• Provisiones para incertidumbres futuras
• Costos excluidos
• Revisiones de estimaciones independientes
• Revisión de estimaciones

En términos simples, la estimación de costos indica las finanzas y los recursos que necesita para completar un proyecto por adelantado con un alcance definido. Un gerente de proyecto y el equipo deben considerar los costos directos e indirectos para proceder con una estimación.

Algunos elementos típicos que debe considerar son la mano de obra, las instalaciones, los recursos, los materiales, el equipo, los proveedores, los riesgos y el tiempo.

¿Por qué es importante la estimación de costos?

Es posible estimar el costo de un proyecto mediante el uso de técnicas de estimación de costos y una estructura de descomposición del trabajo (WBS). Esto se utiliza para visualizar el alcance de su proyecto y asignar costos a cada tarea del proyecto.

A través de la estimación de costos del proyecto, un cliente puede juzgar cómo un gerente de proyecto podrá manejar el proyecto y lograr los objetivos y metas del proyecto. De esta manera, los interesados ​​y ejecutivos del proyecto pronostican la calidad que recibirán después de su finalización.

Para completar con éxito el proyecto, las partes interesadas deben planificar un presupuesto aceptado por las partes interesadas para cumplir con las expectativas de calidad. Es necesaria una estimación sólida del proyecto para garantizar el esfuerzo real. Esto le ayuda a mantenerse al día y programar.

¿Cuándo realizar la estimación de costos?

Bueno, la estimación de costos se usa para pronosticar el costo, el precio y la cantidad de los recursos necesarios para completar un proyecto. La precisión de la estimación de costos del proyecto depende de los niveles del proyecto, el proyecto, el diseño y las condiciones del proyecto, y los valores estimados de los recursos que necesita.

Cuando tenga recursos, equipos, mano de obra y más, puede comenzar a estimar el costo total del proyecto mencionando el alcance y la calidad del proyecto. Por lo tanto, requiere técnicas, duración, tareas y más para pronosticar el costo total.

¿Cómo estimar el costo con precisión?

Cuando estima los costos de un proyecto, necesita dividir el proyecto en tareas individuales y averiguar qué equipo hará qué. Una vez que un proyecto está listo, el objetivo clave es asegurarse de no sobrepasar el presupuesto.

Realizar la estimación de costos implica algunos pasos simples. Discutámoslos uno por uno.

Compilar una lista de tareas y recursos necesarios

El primer paso del proceso de estimación de costos es averiguar qué recursos y tareas necesita. Para hacer esto, puede dividir todo el proyecto en partes pequeñas. Implica investigación, diseño, desarrollo front-end o back-end, redacción, pruebas o corrección de errores, lanzamiento y más.

La lista de tareas varía según el proyecto, pero los pasos siguen siendo los mismos. Cuando divide el trabajo entre diferentes miembros del equipo según la tarifa por hora, le resultará más fácil calcular el costo de la mano de obra y el tiempo requerido para enviar el proyecto.

Identificar y asignar recursos

Debe asegurarse de tener suficientes personas con la habilidad adecuada requerida para que el proyecto asigne recursos. Debe enumerar los miembros disponibles y asignar tareas según su experiencia. Esto da como resultado una planificación adecuada de los recursos, lo que conduce a la finalización exitosa del proyecto.

Estimar la duración de la tarea

Aquí, debe estimar la duración de la tarea para crear el cronograma de su proyecto con algo de búfer. Dado que no puede predecir el futuro de una persona, es más probable que su equipo tome un búfer adicional para que el proyecto se complete en el momento adecuado sin estrés.

Usando el método de seguimiento de tiempo, puede trazar la duración del proyecto con precisión. No puede esperar una tasa de utilización del 100 % de su equipo. Obviamente, esto conducirá al agotamiento. Por lo tanto, la tasa de utilización ideal para cada equipo es del 80 %, lo que deja algo de tiempo libre para su equipo.

Calcular el costo del proyecto

Muchas veces, hay registros similares que encontrará en su base de datos. Puede usar registros anteriores para analizar cuánto tiempo tomó cada tarea y el costo.

Si no tienes ninguno, necesitas calcularlo desde cero. Primero, debe crear una estimación aproximada para que su equipo pueda reunirse y decidir el tiempo y el costo exactos.

Usar herramientas de estimación de costos

Es fundamental estar al tanto de todo. Para evitar descarrilar, debe concentrarse en los cambios y actualizarlos en consecuencia. Con las herramientas de administración, puede administrar las tareas de su equipo diariamente sin problemas, lo que da como resultado la finalización exitosa del proyecto.

De esta manera, también puede realizar un seguimiento del presupuesto. De acuerdo con la hora de registro de cada miembro, la herramienta pronostica el estado del proyecto. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de la cantidad de proyecto que aún queda por completar y el tiempo restante.

Estimación vs. Cotización: Diferencia

Las estimaciones y cotizaciones tienen propósitos similares, pero los términos no son intercambiables. Ambos son diferentes cuando se trata de lo que presentas en la lista. Usar el término correcto en el momento correcto asegura que su cliente tenga la información correcta que necesita para decidir.

Estimar

Una estimación es una suposición fundamentada o aproximada de cuánto costará un trabajo específico. Se basa en la información disponible en ese momento. La estimación se puede cambiar una vez que obtenga información actualizada.

Suponga que toma el contrato para remodelar una casa y el cliente necesita saber el costo. Primero, deberá verificar el tamaño de la casa y las habitaciones, cuánto trabajo debe hacerse y qué agregar y restar. En este caso, puede dar un estimado basado en su requerimiento, digamos $30,000.

Cuando empiezas la obra, de repente, ves que el precio de la pintura aumenta ligeramente debido a la calidad de pintura que demanda el cliente. En ese momento, su estimación se actualizará ligeramente en consecuencia.

Cotizar

Por otro lado, una cotización es una declaración fija del trabajo dentro de un marco de tiempo específico. Es legalmente vinculante y no se puede cambiar a menos que su cliente solicite algún trabajo fuera del alcance del trabajo. Si el alcance cambia, deberá actualizar la orden de cambio en consecuencia y llegar a un acuerdo final.

Tomemos el mismo ejemplo. Si el cliente solicita una cotización en lugar de un presupuesto al inicio del trabajo, debe estudiar cuidadosamente el precio de la mano de obra, materiales, tiempo, etc., para darle una cotización final a su cliente, que no se puede cambiar. más tarde, a menos que el cliente desee un trabajo adicional que no se menciona en la lista de presupuestos.

Sin embargo, la estimación es la mejor práctica cuando no está seguro sobre el precio de los materiales y las expectativas del cliente. Pero, cuando brinda un servicio regular, conoce muy bien el precio de sus servicios y materiales, y desea protegerse del trabajo adicional, una cotización puede ser la mejor opción.

Además, las estimaciones son negociables, mientras que las cotizaciones son exactas y legalmente vinculantes.

Técnicas de estimación de costos comúnmente practicadas

Dependiendo del tamaño y tipo del proyecto, las expectativas del ejecutivo y de las partes interesadas, el método de facturación y otros factores, se pueden aplicar varias herramientas y técnicas para realizar la estimación de costos del proyecto. Son los siguientes:

• Estimación análoga : esta técnica muestra precedentes que lo ayudan a definir los costos futuros en las primeras etapas de su proyecto utilizando datos históricos.
• Estimación de abajo hacia arriba: la técnica de abajo hacia arriba es un enfoque más granular que estima tareas individuales y luego las resume para obtener el costo total de un proyecto. Este método se utiliza en proyectos complejos donde las variables son aún más, como proyectos de construcción, desarrollo de software, etc.
• Estimación de arriba hacia abajo: la técnica de estimación de arriba hacia abajo es una técnica simple para determinar el alcance del trabajo después de averiguar el costo total del proyecto. Este método es comúnmente utilizado para estimar diferentes elementos sobre un precio fijo inicialmente especificado por el cliente.

• Estimación paramétrica: la estimación paramétrica es un enfoque de modelado estadístico que utiliza datos históricos de algunos impulsores de costos clave para calcular el costo de la nueva tarea.
• Estimación de tres puntos: esta técnica viene con tres escenarios diferentes, incluido el más probable, optimista y pesimista. Estos se ponen en la ecuación para obtener la estimación final.
• Análisis de reserva: esta técnica indica cuánta reserva de contingencia debe asignarse. Este método trata de evitar la incertidumbre.
• Costo de la calidad: este enfoque utiliza el dinero gastado en o durante el proyecto para evitar fallas. Esto también utiliza el dinero aplicado después del éxito del proyecto para abordar las fallas.

Parámetros de estimación de costos

Debe satisfacer a su cliente con sus estimaciones para que su cliente pronostique la calidad del proyecto. Pero, muchos proyectos encuentran fallas debido a una mala estimación de costos.

Analicemos los parámetros que debe tener en cuenta al estimar el costo de su proyecto.

Hora

El tiempo es un factor importante al estimar el costo del proyecto. El tiempo es directamente proporcional al esfuerzo. La suma de todo el tiempo dedicado al proyecto es el esfuerzo general del equipo para terminar el proyecto. El tiempo necesario para completar tareas individuales, junto con el tiempo de amortiguamiento, es un paso necesario para presentar una estimación de costos adecuada.

Esfuerzo

El esfuerzo también es un parámetro clave en la estimación de costos del proyecto. Sin embargo, el esfuerzo requerido para terminar un proyecto te da una idea clara del costo. Aquí, un gerente de proyecto debe considerar los recursos que obtendrá un equipo para terminar el proyecto, y los esfuerzos se pueden calcular de acuerdo con los recursos. Menos recursos resultan en más esfuerzo y más recursos conducen a menos esfuerzo.

Recursos

Como se discutió anteriormente en este artículo, los recursos también se consideran al estimar el costo. La gestión de recursos es un proceso de tener los factores adecuados en el momento de la necesidad de una tarea específica en un proyecto. Con recursos limitados, es difícil calcular el costo total de un proyecto.

Precisión

La estimación de costos de un proyecto solo se puede aceptar si es precisa. Al utilizar la técnica de estimación de costos más adecuada, prepararse para costos inesperados y revisar las estimaciones del proyecto a lo largo del proyecto, puede lograr precisión.

Documentación

Mientras hace una lluvia de ideas con su equipo, es necesario documentar todo para que pueda tomar la decisión correcta en el momento adecuado. Deberá registrar todas las suposiciones para evitar malentendidos y permitir que el equipo comprenda una justificación de la estimación.

Credibilidad

Generalmente, la estimación del costo del proyecto se basa en experiencias o hechos previos. Mientras calcula los gastos, puede mejorar la credibilidad de la estimación agregando datos históricos y opiniones de expertos.

Verificación

Siempre verifique antes de proceder a la decisión final. Puede verificar las operaciones matemáticas utilizadas para la estimación de costos del proyecto y verificar si es precisa. Puede confiar en la documentación para garantizar la precisión de los cálculos.

Identificación de riesgo

Puede planificar los riesgos mientras realiza la estimación. Este es un factor crucial que necesita consideración. Algunos riesgos son frecuentes, mientras que otros son accidentales. Debe administrar la estimación de manera efectiva agregando algo de tiempo de búfer. Esto asegura la finalización adecuada del proyecto dentro del tiempo dado y fondos suficientes en el momento de los requisitos urgentes.

Algunos pasos en la estimación de costos

Para obtener estimaciones de costos válidas y confiables, debe seguir algunos pasos simples.

• Definir el propósito del proyecto.
• Desarrolle un plan aproximado organizando una reunión con los miembros de su equipo
• Definir las características del sistema, el rendimiento y el propósito.
• Determinar una técnica de estimación de costos adecuada
• Identificar suposiciones, reglas y obtener datos
• Desarrollar estimación puntual
• Realizar análisis de sensibilidad
• Realizar análisis de incertidumbre y riesgo
• Documentar la estimación
• Actualice la estimación oportunamente de acuerdo con el esfuerzo y los recursos

Conclusión

La estimación de costos se utiliza para predecir el costo total del proyecto junto con el precio y la cantidad de los recursos necesarios dentro del alcance de un proyecto. Se hace para tomar decisiones de inversión efectivas. Para esto, deberá dividir el proyecto completo en partes más pequeñas para hacer una mejor estimación de los recursos, la mano de obra y el tiempo.

Sin embargo, la estimación de costos es más fácil decirlo que hacerlo. Por lo tanto, determinar una técnica precisa lo ayudará a crear un plan de estimación de costos exitoso para su cliente.

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