16 ideas para ahorrar en compras: cómo reducir los costos de compras en 2022

Solicite el descuento del proveedor para ahorrar costos de adquisición

Buscar descuentos de los proveedores es una de las mejores formas de reducir los costos de adquisición. Puedes abrir una negociación con tus proveedores y pedirles descuentos a cambio de pago anticipado o aumento de cantidad de pedidos. Un pequeño porcentaje de descuento puede generar grandes ahorros netos, especialmente si el proveedor proporciona sus materiales directos regularmente en un gran volumen.

Construir una relación cercana a largo plazo con los proveedores también le da más poder de negociación para llegar a una negociación exitosa. Si tiene un proveedor competente a largo plazo, crear una orden de compra abierta con él es una buena solución entre las estrategias de reducción de costos del proveedor. Este tipo de contrato le permite obtener bienes o servicios de un proveedor a un precio fijo con frecuencia por una duración determinada.

2. Revisar los contratos para evitar fugas de gastos

Revisar el contrato para evitar la fuga de gastos de adquisición

La fuga de gastos puede ocurrir fuera de los términos del contrato. Debe monitorear todas las compras para asegurarse de que cumplan con los términos del contrato, incluidos los términos de pago. Las compras que no cumplen pueden causar fugas de gastos; por lo tanto, debe identificar y encontrar rápidamente remedios para prevenirlos en el futuro.

Si la fuga pasa desapercibida, seguirá ocurriendo y gradualmente acumulará un gran costo. Asegúrese de revisar los términos del contrato y supervisar sus actividades de compra, para que pueda evitar perder dinero por fugas.

Consolide el gasto en unos pocos proveedores seleccionados

Para las grandes empresas con necesidades sustanciales de adquisición, consolidar el gasto en unos pocos proveedores puede traer más beneficios que distribuir sus compras entre muchos proveedores. Obtener más productos del mismo proveedor permite economías de escala: cuanto más gaste con 1 proveedor, más posibilidades tendrá de negociar un descuento.

Sin embargo, debe mantener algunos proveedores alternativos en su lista, en caso de que el proveedor principal tenga problemas y no pueda entregar los bienes o servicios a tiempo. Hablaremos de esto más adelante en el próximo consejo.

Revisar las necesidades de compra antes de comprar

Antes de decidirse a comprar algo, evalúe lo que hay en su almacén. Si hay productos sin usar, piense en cómo tratarlos. El inventario con exceso de existencias es "dinero muerto", cuyo almacenamiento le cuesta recursos y corre el riesgo de dañarse o volverse obsoleto.

Asegúrese de comprar sólo lo que necesita tanto para materiales directos como indirectos . Esto es útil para reducir los costos excesivos de inventario y los costos de almacenamiento. Así que la próxima vez, antes de realizar un nuevo pedido, revise sus niveles de existencias e intente utilizar lo que ya tiene.

Evite el gasto inconformista para reducir los costos de compra

El gasto inconformista se crea fuera de la política de adquisiciones, ya sea por personas no autorizadas o por proveedores no preferidos. Es una fuente ineficiente de adquisiciones que debe abordarse. Minimizar el gasto inconformista es una de las mejores ideas para ahorrar en adquisiciones que debe tener en cuenta.

Para hacerlo, debe tener una política de adquisiciones sólida y asegurarse de que todos la sigan. Preste atención a la asignación de quién está autorizado para realizar compras, asegurándose de que el departamento de compras conozca su trabajo y responsabilidad en el proceso de compra.

Evaluar el ciclo de vida del producto.

Ahorrar costos no debería significar sacrificar la calidad, también debe considerar la durabilidad y la vida útil. Si un producto es un poco más caro pero puede ahorrar mucho esfuerzo de reparación o reemplazo, ahí es donde puede ahorrar dinero.

Por otro lado, es posible que no necesite productos de la mejor calidad si solo planea usarlos temporalmente. Algunos productos de nivel medio pueden equilibrar mejor el costo y la calidad, según el propósito de su uso.

Revisa periódicamente a tus proveedores

Tenga un plan para evaluar a sus proveedores regularmente, como una evaluación anual o semestral. Verifique su desempeño, si entregan productos con calidad satisfecha y a tiempo a un costo competitivo. Agregue nuevos proveedores o elimine proveedores que no cumplan con sus expectativas, gradualmente tendrá una lista de los mejores proveedores que se ajustan a sus requisitos y optimizan su gasto.

Proporcionar portales de autoservicio para proveedores.

Cree un portal para que los proveedores administren sus propias cuentas, vean transacciones y se comuniquen con su empresa. Ahorra tiempo y dinero en comunicaciones de ida y vuelta innecesarias al tiempo que garantiza que las entregas cumplan con los requisitos. Este es un gran método para que las grandes corporaciones reduzcan los costos en la gestión de proveedores, especialmente cuando tienen una larga lista de proveedores.

Utilice KPI de adquisiciones para buscar oportunidades de reducción de costos

Para detectar oportunidades de mejora para su adquisición, debe configurar KPI de adquisición claros y monitorearlos de cerca. Los datos de seguimiento le darán una mejor comprensión del desempeño de sus adquisiciones.

Hay varios KPI que pueden proporcionar información valiosa, como el seguimiento del número de compras de emergencia o el ROI de las actividades de adquisición.

Establecer KPI y establecer un proceso de seguimiento del progreso es vital para evaluar la eficiencia general del departamento y mostrarle los aspectos destacados que necesitan mejorar. Si se implementa correctamente, este método contribuirá significativamente al ahorro de costos.

Establecer políticas claras de contratación

Establecer parámetros claros para las adquisiciones y las políticas de compra es crucial para reducir los costos de adquisición. Un marco integral asegurará que todos puedan acceder y seguirlo fácilmente. Por lo tanto, puede eliminar las compras innecesarias mientras disfruta de un proceso de cadena de suministro más fluido.

Además, debe evaluar sus prácticas de adquisición para ver si están alineadas con su presupuesto y estrategia comercial. Por ejemplo, haga una revisión anual de su proceso y vea si debe cambiar o mejorar algún aspecto.

Revise sus estrategias de reemplazo

La forma en que planea reemplazar los artículos puede afectar su resultado final. El reemplazo de rutina no se aplica a todos los componentes. Por ejemplo, las partes cruciales de la máquina deben reemplazarse regularmente para garantizar que la máquina funcione correctamente, mientras que los consumibles se pueden reemplazar cuando sea necesario.

Además, recuerde tener en cuenta el costo y el tiempo de espera de un reemplazo también. No desea interrumpir su cadena de suministro solo para esperar un reemplazo menor.

Mejorar la gestión de riesgos

La gestión de riesgos de adquisiciones lo ayuda a reducir o evitar riesgos para su negocio. Tener un plan completo para prever y abordar los riesgos lo preparará mejor para manejar eventos inesperados y evitar costos no planificados.

Uno de los riesgos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones es la dependencia de proveedores. Si ocurre una fuerza mayor que hace que el proveedor no pueda entregar los productos a tiempo, debe tener algunos proveedores alternativos disponibles. Por lo tanto, asegúrese de no depender demasiado de un proveedor importante. Además, preste atención a los términos del contrato y haga un seguimiento de cerca con los proveedores para evitar problemas logísticos.

Recopilar y centralizar datos

La recopilación de datos precisos es el primer paso para comprender el rendimiento de su empresa. Luego, la conexión de todos los datos de los equipos de compras, inventario y ventas le brindará una imagen completa de las métricas críticas, como el índice de rotación del inventario, el costo de mantenimiento del inventario, el tiempo de entrega, etc.

Una base de datos centralizada puede brindarle información sobre qué artículos debe comprar con mayor o menor frecuencia, si las ventas y el inventario coinciden y si debe cambiar de proveedor. Le proporciona informes en tiempo real y lo guía para encontrar técnicas de reducción de costos en adquisiciones.

Automatice el proceso de adquisición

El procesamiento manual puede ralentizar su proceso y aumentar drásticamente los costos. La automatización de tareas repetitivas puede reducir los costos de mano de obra y liberar a su equipo para que se concentre en trabajos más importantes. Además, puede evitar errores humanos en la entrada de datos y el procesamiento manual de facturas, eliminando así errores costosos. Si bien debe invertir en un sistema de automatización al principio, valdrá la pena a largo plazo y le ahorrará mucho tiempo y costos en el manejo de tareas manuales.

Integrar los sistemas de compras

La automatización de partes del sistema de compras no es óptima hasta que pueda integrar todos esos sistemas, incluido el sistema de inventario, el sistema de contabilidad y el sistema de compras. Los sistemas conectados crean un proceso completo que funciona sin problemas de principio a fin. No solo lo ayuda a reducir los costos de mano de obra, sino que también lo ayuda a evitar errores. Por lo tanto, toda la cadena de suministro está completa y le permite administrar todas las actividades comerciales con facilidad.

Entrene a su personal en ideas de ahorro de compras

El ahorro en adquisiciones no se trata solo de adquisiciones, es un problema de organización. Eduque a sus empleados sobre las mejores ideas para ahorrar en adquisiciones para asegurarse de que todos estén en la misma página. Implica un esfuerzo de equipo para reducir el gasto, desde prácticas de adquisición sostenibles hasta operaciones comerciales. Su equipo debe adoptar una mentalidad de ahorro de costos de compra y seguir las mejores prácticas para optimizar los costos.

Reduzca los costos de adquisición para las empresas de Magento

Si tiene una empresa que funciona en torno a Magento, Magestore tiene una solución completa para la reducción de costos en compras: Orden de compra PWA Magento. La plataforma lo ayuda a controlar todos los pasos de adquisición y optimizar la gestión de órdenes de compra para evitar la sobrecompra y la subcompra, automatizar su proceso y supervisar de manera eficiente el desempeño de sus proveedores.
Con nuestra orden de compra PWA, puede centralizar todos los datos y adquirir visibilidad en tiempo real en todos los sistemas sin problemas, sincronizando datos de proveedores, productos, inventario y canales de ventas para su análisis. Conocerá su flujo de existencias y cuándo reponer el inventario, así como las oportunidades para aumentar las ganancias, mientras supervisa y construye una relación a largo plazo con los proveedores.
Además, nuestro software lo libera de las tareas manuales y le brinda más información sobre cómo comprar y vender mejor. Ahora puede preparar órdenes de compra rápidamente y realizar un seguimiento de la ejecución de órdenes de compra para la entrega del producto. La simplificación del proceso de adquisición brinda muchos beneficios a todo el equipo y lo ayuda a ahorrar gastos innecesarios al tiempo que garantiza que tenga los productos correctos en el momento correcto a los costos correctos.
Comuníquese con Magestore para una consulta gratuita y descubra cómo podemos ayudarlo a mejorar su adquisición.

1. ¿Qué costos pueden considerarse costos de adquisición?

Los costos de adquisición se refieren a los gastos relacionados con los bienes y servicios adquiridos para la cadena de suministro de una empresa, el costo de administrar el personal de adquisiciones y el costo de invertir y mantener el software de adquisiciones.

2. ¿Cuáles son los 6 tipos de ahorro de costos?

Hay 6 tipos de ahorro de costos que puede aplicar a su proceso de adquisición, incluido el ahorro histórico, el ahorro presupuestario, el ahorro técnico, el ahorro RFB, el índice de ahorro y el índice de ahorro.

3. ¿Es lo mismo adquisiciones y compras?

Pueden parecer similares pero en realidad tienen diferentes enfoques. Compras tiene como objetivo optimizar el costo del pedido, mientras que adquisiciones intenta maximizar la creación de valor y el costo total de propiedad, incluida la mitigación de riesgos, el ahorro de costos, las relaciones con los proveedores, el cumplimiento de contratos, etc.