12 mejores prácticas de adquisiciones en 2022

Desarrollar un marco de adquisiciones

En primer lugar, necesita un marco sólido de gestión de adquisiciones antes de abordar problemas específicos en su proceso. Un marco eficiente establecerá una guía sólida para todos sus procesos, incluidos:

• Supervisión y aprobación de órdenes de compra,
• Gestión de vendedores y proveedores,
• Realización de la concordancia tripartita para el pago,
• Registro de toda la documentación,
• Búsqueda de nuevos proveedores y agentes de compras,
• Capacitar a los empleados sobre los productos.

Los procesos bien definidos crearán eficiencia operativa, ayudando a su equipo con las tareas que deben realizar o priorizar en un momento dado para completar el trabajo, asegurando así entregas puntuales en sus actividades comerciales.

Para desarrollar procesos de adquisición claros, debe identificar cada paso de compra necesario, asignar una persona específica para cada tarea y describir las acciones para la tarea. Por lo tanto, su equipo puede permanecer en la misma imagen y conocer sus trabajos para colaborar con otros.

Automatice los procesos de adquisición

La digitalización de su proceso de adquisición es inevitable ya que la tecnología está integrada en todos los aspectos de nuestro mundo. Una transformación digital completa impulsará sus procesos de compras al siguiente nivel y resolverá muchos cuellos de botella en su cadena de suministro.

Estos son los principales beneficios de las prácticas de adquisición en la automatización:

• Ahorre tiempo : el software puede acelerar todas esas horas dedicadas al procesamiento manual, como la entrada de datos, el seguimiento de facturas, las actualizaciones de registros, las aprobaciones y las entregas de documentos. La automatización puede reducir las tareas operativas repetitivas y liberar a su equipo para que se concentre en funciones estratégicas.
• Reduzca los errores humanos : la automatización también lo ayuda a minimizar los errores manuales. Ya no tiene que preocuparse por verificar errores en resultados mal calculados o datos ingresados ​​incorrectamente.
• Reduzca los costos de procesamiento : con el apoyo de la tecnología, las empresas pueden reducir la mano de obra para el trabajo repetitivo, y así ahorrar costos en el camino. La rentabilidad es uno de los principales beneficios de la automatización de compras.

Una buena solución de compras digitales debe ser capaz de manejar:

• Gestión de proveedores: incorpore y realice un seguimiento del rendimiento de los proveedores fácilmente,
• Aprobación de facturas: revise y apruebe facturas rápidamente con un método de tres vías,
• Solicitudes de compra: Plantillas para ayudarlo a capturar, aprobar y monitorear solicitudes de compra,
• Órdenes de compra (PO): emita órdenes de compra automáticamente en función de las solicitudes de compra aprobadas,
• Análisis de gastos: genere conocimientos prácticos y sugerencias a partir de sus datos de compras,
• Integraciones: conecte su software de compras con otros sistemas como ERP y software de finanzas.

Practique la transparencia de las adquisiciones

La transparencia en la contratación se refiere a proporcionar a todas las partes interesadas internas la información y la documentación necesarias para completar sus tareas sin problemas y empoderarlos para tomar mejores decisiones. Con el apoyo de la tecnología, puede explorar más escenarios y desarrollar un modelo de planificación continuo, ágil y transparente para sus equipos.

Un proceso de adquisición transparente le ofrece muchos beneficios:

• Procesamiento más rápido : cuando todos conocen sus trabajos y qué estándares seguir, toda la operación puede funcionar sin problemas y con menos cuellos de botella.
• Reduzca el tiempo perdido: la adquisición transparente elimina el tiempo agotador dedicado a solicitudes confusas y largas cadenas de correo electrónico. En cambio, su personal ve exactamente lo que debe hacer en cada momento.
• Responsabilidad : la transparencia en la documentación establece claramente la responsabilidad de usted y sus proveedores en cada etapa del proceso de compra.
• Prácticas de abastecimiento responsable: un proceso transparente lo guía para obtener productos y servicios de acuerdo con su responsabilidad social corporativa.

Optimice el inventario con un enfoque basado en datos

La siguiente práctica de adquisición que no debe perderse es aprovechar los datos para mejorar la gestión de su inventario.

Para verificar si su inventario está optimizado, eche un vistazo a algunas métricas como el costo de mantenimiento del inventario y el índice de rotación de existencias . Vea si su inventario de planificación y pronóstico es bueno para reabastecer las existencias de manera eficiente, si los niveles de ventas e inventario están sincronizados, y cuáles son los artículos más vendidos y los que se venden lentamente para tener una estrategia adecuada para ellos. Por ejemplo, puede comprar más existencias para sus productos más vendidos para garantizar su disponibilidad cuando los clientes lo necesiten. Por el contrario, intente impulsar las ventas de los artículos que se venden lentamente con un descuento para evitar que se vuelvan obsoletos.

La adopción de un software de gestión de inventario puede ayudarlo a abordar todas las preguntas anteriores. Para la operación diaria, puede mejorar el seguimiento de la cadena de suministro, el flujo de inventario entre almacenes y tiendas, y los cambios constantes en los niveles de ventas e inventario.

Para un nivel avanzado, liberar el poder de la IA y los conocimientos basados ​​en datos lo ayudarán a optimizar los costos de inventario, determinar el tiempo de entrega y predecir la demanda de existencias en el futuro, evitando así situaciones de exceso o escasez de existencias.

Mejore la gestión de sus contratos

Actualmente, el problema más común en la gestión de contratos es la falta de una plataforma centralizada donde los empleados puedan buscar, acceder y recuperar contratos y otra documentación. El proceso desorganizado causa muchos puntos débiles, como la inconsistencia entre los contratos, el procesamiento engorroso y los problemas de continuidad de la cadena de suministro.

Para tener un mejor proceso de administración de contratos, debe establecer una base de datos en la nube centralizada que le permita a su personal crear, almacenar y mantener toda la documentación, desde los procesos operativos hasta las plantillas de contratos. De esta manera, puede garantizar la consistencia y los estándares entre sus contratos, ahorrar tiempo al tratar con tareas repetidas y mitigar errores y riesgos.

La implementación de una automatización de gestión de contratos debería ofrecerle:

• Repositorio central: Una base de datos de fácil acceso que almacena todos los documentos,
• Interfaz configurable : una interfaz personalizable para adaptarse a los requisitos de su negocio,
• Notificaciones automáticas : envíe alertas automáticas sobre hitos de contratos, renovaciones y posibilidades de renegociación,
• Supervisión del rendimiento del proveedor: Realice un seguimiento del tiempo de entrega, la calidad del producto, el precio y el cumplimiento de los términos y condiciones de compra.

Interactuar con sus proveedores

Construir una relación sólida con los proveedores siempre está en la lista principal de las mejores prácticas de compra. Si está bien administrado, puede tener proveedores de confianza que entreguen productos y servicios confiables y de alta calidad a tiempo y al mejor precio. Para hacerlo, debe realizar un seguimiento y evaluar el rendimiento de los proveedores para encontrar formas de crear una relación a largo plazo en la que todos ganen.

Un proceso bien organizado de compras y adquisiciones lo ayudará a administrar e interactuar con sus proveedores. Estos son algunos consejos para mejorar la participación de sus proveedores:

• Tratar a los proveedores como socios estratégicos y generar confianza,
• Comunique sus requisitos y colabore estrechamente con los proveedores en cualquier problema de orden de compra,
• Establezca expectativas con anticipación para que pueda hacer que sus proveedores cumplan con ese estándar y evitar sorpresas desagradables a través de una negociación de adquisiciones adecuada.
• Pague a los proveedores a tiempo: si puede pagar a los proveedores a tiempo, sus proveedores darán prioridad a su empresa y abrirán más oportunidades para asociaciones a largo plazo.
• Supervise el rendimiento de los proveedores: evalúe la calidad de los bienes y servicios entregados para asegurarse de que recibe el mejor valor por su inversión.

Tener una estrategia de múltiples fuentes

Confiar únicamente en un proveedor para cualquier componente de su cadena de suministro es arriesgado, especialmente para la adquisición directa . Si hay un retraso en la entrega de los bienes o si se rompe su relación, su operación comercial se verá afectada y no podrá producir sus productos finales hasta que los reemplace con otro proveedor.

Es por eso que debe tener varios proveedores para crear resiliencia en su sistema de adquisiciones. Además, es mejor si puede diversificar proveedores de diferentes regiones geográficas. Esto tiene como objetivo minimizar los riesgos de fuerza mayor como guerras, pandemias, cambios en las leyes que afectan el desempeño de los proveedores y condiciones climáticas severas. Por lo tanto, siempre puede cambiar de proveedor para adaptarse mejor a su conveniencia y evitar interrupciones en su cadena de suministro. Esta es una de las mejores prácticas de adquisición imprescindibles para cualquier empresa.

Integrar los procesos de adquisición

Todo el marco de contratación contiene múltiples subprocesos que pueden ser dispares y crear barreras. Incluso cuando haya automatizado algunos aspectos, todavía hay algunos vacíos que necesitan acciones manuales como solicitudes de presupuesto, controles de calidad, autorización de despacho, etc. Su sistema está fragmentado con varios flujos de trabajo plagados de cuellos de botella, lo que puede costarle tiempo y dinero. .

Por lo tanto, es importante integrar todos los procesos de adquisición para crear un sistema optimizado que pueda acelerar el tiempo de procesamiento y reducir los cuellos de botella. La conexión de todos los flujos de trabajo ayuda a que los datos se muevan sin problemas entre los sistemas sin comprobaciones manuales ni hojas de cálculo interminables. La integración del sistema facilita y agiliza la realización de controles de calidad y verificaciones en todos los procesos de adquisición.

Cree tableros de datos

Los paneles de datos son otra práctica recomendada de adquisición para ayudar a su equipo a acceder a datos en tiempo real en un formato digerible. Elimina la confusión y las preguntas innecesarias cuando varios departamentos intentan unir los datos.

Un tablero de datos claro lo ayuda a ser más ágil al mostrar costos reales precisos en relación con el presupuesto, medir la fluctuación de precios y evaluar el desempeño del proveedor.

Además, los datos completos e interpretables también le ofrecen información valiosa para mejorar su estrategia y actividades de compras. Con un enfoque basado en datos, puede identificar los principales cuellos de botella que causan problemas de adquisición y encontrar una solución para ellos.

Capacite a su equipo de adquisiciones

La estrategia y las herramientas adecuadas no se pueden implementar con éxito sin un equipo competente. Debe asegurarse de que su personal conozca todos los procesos y pueda cumplir con las prioridades de la empresa, como la gestión de costos y riesgos. Además, proporcione a su equipo materiales de capacitación en adquisiciones y comunique cualquier cambio en los procesos a medida que ocurran. Los recursos de capacitación deben estar centralizados para que su equipo pueda encontrarlos fácilmente.

Un equipo bien capacitado está en una mejor posición para llevar a cabo los procesos de manera efectiva. Pueden identificar y lidiar con obstáculos rápidamente antes de que se conviertan en problemas mayores. También puede administrar a los empleados más fácilmente, sabiendo quién es responsable de cada paso.

No ignores la responsabilidad corporativa

Sea consciente del impacto económico y ambiental de su cadena de suministro en sus actividades de abastecimiento. Los clientes son cada vez más conscientes de la responsabilidad social corporativa y prefieren empresas que tengan efectos positivos en la sociedad o el medio ambiente. Si no cumple con esas expectativas, podría dañar su reputación y perder a sus clientes frente a la competencia.

Por lo tanto, recuerde realizar un abastecimiento socialmente responsable y evaluar si sus proveedores cumplen con sus estándares.

Controlar los riesgos de contratación

La gestión de riesgos de compras es un factor importante que las empresas no deben pasar por alto. Debe identificar los riesgos internos y externos que afectan a su cadena de suministro. Por ejemplo, algunos de los principales riesgos que puede encontrar son la inestabilidad de los precios, las interrupciones de la cadena de suministro, el fraude, los gastos excesivos, el desempeño deficiente del proveedor, el pronóstico inexacto de la cadena de suministro, etc.

Después de identificar los riesgos de adquisición, hay 4 tipos de acciones que puede tomar:

• Ignorar los riesgos que no son amenazas reales,
• Reducir la probabilidad de que ocurra un riesgo,
• Eliminar la probabilidad de que ocurra un riesgo,
• Preparar soluciones para gestionar el riesgo potencial.

Arriba están las 12 mejores prácticas para comprar. Para aplicarlos con éxito, considere una orden de compra de PWA Magento para agilizar su proceso de adquisición.

Con la orden de compra de Magento, puede controlar todos los aspectos de sus ciclos de adquisición y ahorrar tiempo y dinero mientras aumenta las ventas. Puede monitorear todos los datos de compra en un solo lugar al sincronizar los canales de ventas e inventario, así como al administrar todos los datos de productos y proveedores sin esfuerzo. El software también le permite minimizar los errores humanos y simplificar el procesamiento de la orden de compra, desde la creación y aprobación de la orden de compra hasta la recepción de productos y el seguimiento de las devoluciones de productos, si es necesario.

Además, el enfoque basado en datos del software alivia los puntos débiles del desabastecimiento, la sobrecompra y la subcompra. Ahora puede planificar su compra en función de información procesable y detectar oportunidades con proveedores potenciales. Pruebe nuestra orden de compra de Magento y vea cómo acelera su proceso de adquisición al siguiente nivel.

Establecer procesos bien definidos y potenciar sus actividades de compras con tecnología es la clave para optimizar la operación y crear un sistema optimizado y eficiente. Al implementar estas prácticas correctamente, puede desbloquear su potencial de compras y hacer crecer su negocio más rápido en este mundo digital.

1. ¿Cuáles son las 7 etapas de adquisición?

El proceso de adquisición implica los siguientes 7 pasos:

• Necesita reconocimiento,
• Solicitud de compra,
• revisión de requisición,
• Proceso de solicitud,
• Evaluación y contrato,
• Gestión de pedidos,
• Aprobaciones y disputas de facturas,
• Mantenimiento de registros.

2. ¿Cuáles son los cuatro pilares de las adquisiciones?

Hay 4 pilares principales de compras globales que debe tener en cuenta al desarrollar una estrategia de compras: personas, procesos, tecnología y cadena de suministro. Estos son los factores clave de un enfoque global para aprovechar su operación.

3. ¿Qué se incluye en un contrato de adquisición?

Un contrato de adquisición contiene términos y condiciones sobre las obligaciones de cada parte con requisitos específicos sobre el producto, el precio, el método de pago, las condiciones de entrega y otros términos legales.