Desbloqueo de conocimientos para su organización sin fines de lucro: cómo elaborar preguntas efectivas para encuestas posteriores al evento

Después de que concluye su evento y todos se van a casa, puede parecer que su evento ha terminado. Sin embargo, la planificación eficaz de eventos incluye el seguimiento posterior al evento. Este es un próximo paso crítico, ya que nuestro informe de Perspectivas de los asistentes al evento encontró que es probable que el 91 % de los asistentes al evento tomen más medidas con una organización sin fines de lucro después de una experiencia positiva en el evento .

Las preguntas de la encuesta posterior al evento ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a recopilar información valiosa y comentarios de los asistentes al evento. Estos datos luego ayudan a los planificadores de eventos sin fines de lucro a mejorar eventos futuros y mejorar la experiencia general de los asistentes.

A continuación, cubriremos por qué las encuestas posteriores al evento son cruciales para las organizaciones sin fines de lucro, cómo elaborar preguntas de encuestas para obtener altas tasas de respuesta y qué acciones tomar una vez que haya recopilado sus datos. Veremos cómo esta tarea posterior al evento ayuda a impulsar la planificación de eventos futuros, lo que le permite aprovechar al máximo el 51% de los asistentes al evento que tienen la intención de unirse a futuros eventos de recaudación de fondos que organiza su organización.

Por qué las encuestas posteriores al evento son importantes para las organizaciones sin fines de lucro

Las encuestas posteriores al evento ayudan a las organizaciones sin fines de lucro según el tipo de evento de recaudación de fondos. Por ejemplo, los seminarios web pueden ser más desafiantes para medir la satisfacción de los asistentes que los eventos en persona. Sin embargo, los planificadores de eventos pueden emplear una encuesta posterior al evento para eventos virtuales de recaudación de fondos para obtener una mejor idea de los niveles de participación de los participantes y cómo mejorar su próxima oferta.

También puede utilizar encuestas posteriores al evento para obtener información sobre el rendimiento de sus estrategias de marketing previas al evento. Al preguntar a los participantes del evento cómo se enteraron de su evento, puede ver qué puntos de venta valen la pena futuras inversiones.

En general, las encuestas posteriores al evento son una oportunidad para conectarse con sus donantes y demostrar que le importan sus comentarios y experiencias. Estos brindan una razón para comunicarse con sus seguidores y hacerles saber que sus pensamientos informarán mejoras para sus próximos eventos.

Encuestas posteriores al evento frente a formularios de comentarios: ¿cuál es la diferencia para las organizaciones sin fines de lucro?

Las organizaciones sin fines de lucro también pueden aprovechar los formularios de comentarios para recopilar información de los seguidores. Los usaría para recopilar comentarios sobre la satisfacción general de los seguidores con su organización. En resumen, los formularios de comentarios lo ayudan a comprender cómo ve el público a su organización y qué les gusta y qué no les gusta ver.

Las encuestas posteriores al evento, por otro lado, se enfocan en el éxito de un evento en particular que organiza: qué tan bien funcionó, si la gente volvería y cómo la gente se enteró. Estas encuestas también arrojan luz sobre sus operaciones, mientras que los formularios de comentarios brindan información más profunda sobre su marca sin fines de lucro en su conjunto. Ambas encuestas son cruciales: varía cuándo las envía y cómo las usa.

Cómo crear preguntas efectivas de encuestas posteriores al evento para organizaciones sin fines de lucro

Para crear preguntas de encuesta efectivas posteriores al evento, sea claro, específico y relevante para el evento. Pregunta sobre diferentes aspectos del evento, especialmente si probaste algo nuevo este año. Por ejemplo, si un encuestado le da una calificación baja a parte de su evento, incluya preguntas de seguimiento o un cuadro de texto para que expliquen qué no funcionó para ellos para que pueda tener en cuenta estos valiosos comentarios al planificar los próximos eventos. .

El uso de diferentes tipos de preguntas puede aumentar la participación y el compromiso con su encuesta y ayudarlo a obtener diferentes perspectivas. Así que cuando seleccione sus preguntas, asegúrese de cubrir toda la experiencia del evento: antes, durante y después. Una vez que cree un cuestionario para un evento, tendrá una plantilla para eventos futuros.

También puede proporcionar la opción para que los encuestados se identifiquen o permanezcan en el anonimato. Si los participantes de la encuesta eligen permanecer en el anonimato, incluya algunas preguntas para recopilar información valiosa sobre las diferentes cohortes de asistentes a las que pertenecen, como:

• Edad, sexo y otros datos demográficos
• Historial de donaciones o capacidad
• Evento primerizo o participante que regresa
• Recaudación de fondos entre pares para su evento

Tener estos datos puede ayudarlo a detectar tendencias de eventos por grupo y hacer los ajustes necesarios para mejorar sus experiencias en el futuro.

Principales ejemplos de preguntas de encuestas posteriores al evento para organizaciones sin fines de lucro

Al diseñar una encuesta de retroalimentación de eventos, hay diferentes tipos de preguntas que puede incluir. Los tipos de preguntas a continuación son las mejores prácticas para diseñar plantillas de encuestas.

1. Preguntas abiertas

Las preguntas abiertas permiten a los participantes de la encuesta responder con sus propias palabras a través de un cuadro de texto de forma libre. No están limitados a un conjunto de opciones.

La recopilación de datos cualitativos como este puede ayudar a su organización sin fines de lucro a obtener información que quizás no haya considerado al diseñar su encuesta porque estas preguntas ayudan a recopilar comentarios constructivos. También puede usarlos para solicitar testimonios o historias para usar en futuros materiales de marketing.

Algunos ejemplos de preguntas incluyen:

• ¿Cuál es uno de tus recuerdos favoritos del evento?
• ¿Cómo describirías tu experiencia a un amigo?
• ¿Hay algo más que le gustaría compartir con nosotros sobre su experiencia en el evento?

2. Preguntas de Sí/No

Las preguntas de sí/no solo ofrecen a los participantes dos opciones de respuesta: sí o no. Estas preguntas pueden ayudarlo a identificar problemas rápidamente y conectarlo con los encuestados que buscan formas adicionales de involucrarse.

Puede desencadenar preguntas de seguimiento para este tipo de pregunta en función de las respuestas de los asistentes, como solicitar su información de contacto o detalles adicionales sobre un desafío que encontraron.

Algunos ejemplos de preguntas incluyen:

• ¿Tuviste alguna dificultad para registrarte en el evento?
• ¿Fue fácil navegar por el lugar del evento?
• ¿Está interesado en ser voluntario en un evento futuro?

3. Preguntas de opción múltiple

Las preguntas de opción múltiple permiten a los encuestados seleccionar una o más opciones de una lista de opciones. Pueden ayudar a los asistentes a recordar el evento y permitirle ver qué componentes de su evento resonaron más entre los seguidores.

Algunos ejemplos de preguntas incluyen:

• ¿Cuáles fueron tus partes favoritas del evento? Marque todo lo que corresponda.
  • orador principal
  • Oportunidades de establecer contactos
  • Presentadores durante las sesiones de trabajo
  • Comidas y bebidas servidas
  • Entretenimiento
• ¿Cómo se enteró de nuestro evento? Marque todo lo que corresponda.
  • Medios de comunicación social
  • Sitio web
  • Correo electrónico
  • Amigo
  • Otro marketing de eventos

4. Escala de calificación

Las preguntas de la escala de calificación piden a los encuestados que asignen una calificación entre dos extremos para mostrar cuánto están de acuerdo o en desacuerdo con un tema específico. Estos pueden ayudar a su organización sin fines de lucro a determinar cómo varios temas resuenan con su audiencia para identificar los ajustes necesarios.

Algunos ejemplos de preguntas incluyen:

• ¿Qué tan bien coincidió el precio de nuestras entradas con los beneficios y la experiencia que recibió en el evento? (1 significa que cree que el evento fue demasiado caro y no recibió los beneficios esperados/10 significa que cree que el evento proporcionó un valor excelente)
• ¿Cómo calificaría la calidad de audio y video de nuestro evento virtual? (1 es de muy mala calidad/10 es de muy alta calidad)

5. Puntuación neta del promotor

La puntuación neta del promotor (NPS) es lo que obtiene al pedir a los asistentes al evento que usen una escala de calificación de 0 a 10 (donde 10 es muy probable) para responder una pregunta: ¿Qué tan probable es que recomiende nuestro evento a sus amigos, familiares o ¿colegas?

Una vez que haya recibido todas las respuestas, tome el porcentaje de asistentes considerados promotores (aquellos que seleccionaron 9 o 10) y reste el porcentaje considerado detractores (aquellos que seleccionaron 0 a 6) para obtener su NPS.

La compilación de un NPS para su evento proporciona una visión de alto nivel de la satisfacción general de los asistentes:

• Si es alta, tu evento vale la pena repetir
• Si se trata de una puntuación de nivel medio, vale la pena profundizar en los detalles para mejorar su próximo evento.
• Si es bajo, es posible que desee considerar probar un tipo de evento diferente en el futuro

Cómo fomentar altas tasas de respuesta para las encuestas posteriores al evento

Los datos de su encuesta son tan buenos como su tasa de respuesta. A menudo, enviar un enlace de encuesta una vez no es suficiente para generar una participación significativa. de invitados Entonces, para asegurarse de aprovechar al máximo su encuesta posterior al evento, considere estas estrategias:

• Menciónelo en su evento: Pídale a su maestro de ceremonias que le diga a la multitud que espere una encuesta de seguimiento al final de su evento. Este es un momento clave para llegar a su público objetivo.
• Exprese agradecimiento: recuerde a los donantes que valora sus comentarios como parte del evento y después. También puede compartir cómo las encuestas anteriores ayudaron a mejorar sus eventos actuales.
• Recuerde a las personas en las redes sociales : llegue a los asistentes al evento que pueden revisar su Instagram o Facebook más que su correo electrónico a través de publicaciones e historias de recordatorio.
• Incorpore una cuenta regresiva: cree una sensación de urgencia compartiendo una cuenta regresiva de cuándo se cerrará la encuesta en sus correos electrónicos de seguimiento y publicaciones en redes sociales.
• Proporcione incentivos: fomente la participación ofreciendo botín de marca, boletos gratuitos para recaudar fondos para un próximo evento o la entrada a una rifa especial para cualquier asistente que complete la encuesta.

Finalmente, comparta con los encuestados cómo incorpora sus comentarios. Ver el impacto que tuvo su participación puede hacerlos más propensos a completar futuras encuestas.

Analice las respuestas de encuestas posteriores al evento para obtener información procesable

Recuerde, no solo ejecute una encuesta, utilícela. Reserve tiempo con los organizadores de su evento para revisar los comentarios posteriores al evento para obtener conclusiones clave. Mientras analiza los datos de su encuesta, busque:

• Tendencias recurrentes en las respuestas: busque áreas en las que los asistentes al evento tienden a estar de acuerdo. Por ejemplo, si los encuestados dicen constantemente que tuvieron problemas para usar su plataforma virtual, puede ser el momento de investigar un nuevo software de eventos para organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, si a todos les encantó tu banda, resérvalos para el próximo año.
• Ideas creativas: escanee las preguntas abiertas en busca de nuevas ideas para futuros eventos de los asistentes. Esto ofrece la oportunidad de preguntar a encuestados específicos si se ofrecen como voluntarios el próximo año para ayudar a implementar su idea.
• Mínimos, máximos y solo multas: recuerde que puede eliminar o renovar los elementos del evento con las puntuaciones más bajas. Aquellos con puntajes altos son los que se mantendrán para el próximo año. Los aspectos del evento que los participantes reportan como "bien" son oportunidades para hacer pequeños cambios que pueden tener grandes impactos.
• Diferencias entre cohortes: Considere las diferencias en las experiencias de los asistentes al evento por edad, si tuvieron una campaña de recaudación de fondos entre pares y otros factores. Esto puede ayudar a su equipo a dirigirse a partes interesadas específicas donde sea necesario para mejorar la satisfacción.

Después de analizar sus datos cuantitativos y cualitativos, planee terminar la reunión de su equipo con al menos un punto importante que repetirá y un elemento de acción para mejorar para cada etapa de planificación del evento: antes, durante y después.

Use encuestas posteriores al evento para mejorar los eventos y programas sin fines de lucro

Los eventos exitosos comienzan con la recopilación de comentarios valiosos de los asistentes anteriores. Una encuesta posterior al evento combinada con datos cuantitativos de su aplicación de eventos o plataforma de gestión de eventos puede conducir a información valiosa que brinda mayor profundidad al análisis de su encuesta.

Classy Live ofrece informes en la plataforma para un acceso rápido a las métricas e información de salud del evento para crear estrategias de participación personalizadas para los participantes. Invite a los asistentes a participar en sus experiencias de eventos en persona, virtuales e híbridos organizados a través del software de recaudación de fondos para eventos de Classy. Además, disfrute de los beneficios que seguramente traerán las rifas y subastas de Classy Live con ofertas móviles.

La tecnología de eventos innovadora, los datos confiables y los comentarios perspicaces de los asistentes de su encuesta posterior al evento pueden ayudarlo a comprender mejor el éxito de su evento y refinar continuamente su estrategia para que su organización pueda recaudar más para hacer más.