El mejor servicio de contestador telefónico para pequeñas empresas en los EE. UU.

Dirigir un negocio implica usar muchos sombreros, pero contestar teléfonos no tiene por qué ser uno de ellos.

Contratar un servicio de contestador telefónico puede mejorar el servicio al cliente, aumentar la productividad y liberar su tiempo para concentrarse en sus tareas principales.

En este artículo, exploraré los beneficios de los servicios de contestador telefónico, analizaré los errores comunes que se deben evitar al contratar uno y le presentaré algunos de los mejores proveedores en los EE. UU.

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¿Qué es un servicio de contestador telefónico?

Un servicio de contestador telefónico es una empresa que emplea a un equipo de especialistas en servicio al cliente para responder llamadas telefónicas en nombre de otra empresa.

Los proveedores de servicios de contestador telefónico manejan las llamadas telefónicas entrantes y las consultas de los clientes durante las horas pico o fuera del horario comercial habitual. Algunas empresas contratan servicios de contestador telefónico en lugar de tener su propio equipo de atención al cliente interno.

Los representantes pueden manejar múltiples tareas, incluida la respuesta a consultas generales, recibir mensajes, programar citas y transferir llamadas a la persona o departamento apropiado.

Es fácil ver por qué un servicio de contestador telefónico puede ser una forma rentable y conveniente de garantizar que nunca pierda llamadas u oportunidades importantes.

¿Quién usa los servicios de contestador telefónico?

Los servicios de contestador telefónico pueden ser utilizados por cualquier individuo o empresa que reciba un gran volumen de llamadas entrantes y quiera ofrecer una experiencia profesional y consistente a quienes llaman.

Las pequeñas empresas, los consultorios médicos, las tiendas en línea, los bufetes de abogados, las agencias inmobiliarias, las empresas de TI y otras industrias basadas en servicios que reciben un gran volumen de llamadas pueden beneficiarse de los servicios de contestador telefónico.

Los servicios de contestador telefónico también pueden beneficiar a los empresarios ocupados o a los autónomos que desean mantener una imagen profesional.

Si está considerando contratar un servicio de contestador telefónico, aquí hay tres de los principales proveedores en los EE. UU. en este momento.

Los mejores servicios de contestador telefónico en los EE. UU.

Tres de los principales servicios de contestador telefónico en los EE. UU. son VoiceNation, Answer Connect y Abby Connect. Echemos un vistazo más de cerca a los planes de precios, ventajas y desventajas de cada proveedor.

nación de voz

VoiceNation es un proveedor de servicios de contestador telefónico que ofrece servicios de recepción virtual, como respuesta en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana , procesamiento de pedidos, interconexión de llamadas y otras soluciones de comunicación para empresas.

VoiceNation le permite activar instantáneamente su servicio después de registrarse, mientras que la configuración restante tarda alrededor de un día hábil en completarse.

Precios

VoiceNation ofrece ocho planes de servicio que cubren empresas de todos los tamaños, ya sea que necesite una cobertura de 20 minutos al mes o de 1000 minutos o más.

Aquí hay un resumen de cada plan de precios:

Todos los planes de VoiceNation incluyen respuesta 24/7, secuencias de comandos personalizadas, usuarios ilimitados, operadores bilingües, procesamiento de pedidos e informes.

La única diferencia entre los planes es que el costo de los minutos adicionales varía para cada uno.

Por ejemplo, en su plan de 20 minutos, que incluye aproximadamente de 12 a 15 llamadas por mes, cada minuto adicional cuesta $2.19. Sin embargo, en su plan de 500 minutos, los minutos adicionales cuestan solo $ 1.99.

ventajas

• Sin tarifa de instalación : Ninguno de los planes tiene una tarifa de instalación para cuentas nuevas.
• Operadores bilingües : Todos los planes de VoiceNation incluyen operadores telefónicos bilingües.
• Sin cargos adicionales : VoiceNation no cobra cargos adicionales por vacaciones o llamadas fuera de horario.
• Recuperación ante desastres : VoiceNation tiene un plan de continuidad comercial para mantener el negocio en marcha en caso de desastres naturales.

Contras

• Gerente de éxito : un gerente de éxito dedicado está limitado a planes superiores.
• Llamadas salientes : VoiceNation cobra 10 centavos por minuto por llamadas salientes.

RespuestaConectar

AnswerConnect es un servicio de contestador que brinda a las empresas recepcionistas virtuales en vivo para manejar llamadas y mensajes las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

A diferencia de los otros servicios de contestador telefónico en nuestra lista, el paquete básico de AnswerConnect comienza en $325 mensuales por 200 minutos, lo que hace que AnswerConnect sea menos adecuado para pequeñas empresas que no necesitan tantos minutos de cobertura.

Precios

AnswerConnect tiene tres planes de servicio principales que oscilan entre $325 y $475 al mes.

A partir de ahí, anuncian 13 planes adicionales, a los que se refieren como "Planes más grandes", en su sitio web. Los planes más grandes cubren hasta 100.000 minutos de cobertura al mes.

Aquí hay un resumen de cada plan de precios:

Todos los planes incluyen secuencias de comandos personalizadas, respuesta 24/7, soporte de chat en vivo, programación de citas e integración de calendario y CRM.

ventajas

• Integraciones : AnswerConnect se integra con CRM populares como Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics y HubSpot.
• Videollamadas : AnswerConnect admite videollamadas a través de Teleport en planes superiores.
• Plantación de árboles : AnswerConnect planta un árbol por cliente al mes.

Contras

• Tarifa de configuración : a diferencia de VoiceNation, AnswerConnect cobra una tarifa de configuración única de $49.99 en todos los planes, excepto el plan Growth.
• Facturación de 60 segundos : todas las llamadas se redondean al minuto más cercano. Por ejemplo, si una llamada dura un minuto y dos segundos, se le facturarán dos minutos.
• Cargos por servicios : cargos de AnswerConnect por soporte bilingüe, retransmisión verbal en vivo e indicaciones de voz.

abby conectar

Abby Connect es un servicio de contestador telefónico basado en Las Vegas que proporciona un equipo dedicado de recepcionistas virtuales para responder sus llamadas y mensajes de chat en vivo.

Algunas de las características de Abby Connect incluyen actualizaciones de datos de clientes, melodías personalizadas y programación de citas. Abby Connect también tiene una función de "transferencia en caliente" en la que la recepcionista le brinda todos los detalles antes de transferir la llamada a su cliente.

Precios

Abby Connect ofrece tres planes mensuales desde $299 hasta $1199. Aquí hay un resumen de cada plan:

• Plan de recepcionista 1 : 100 minutos de recepcionista por $299 al mes.
• Plan de recepcionista 2 : 200 minutos de recepcionista por $549 al mes.
• Plan de recepcionista 3: 300 minutos de recepcionista por $1199 al mes.
• Plan de chat en vivo 1 : 10 chats comprometidos por $ 129 al mes.
• Plan de chat en vivo 2 : 30 chats comprometidos por $ 299 al mes.
• Plan de chat en vivo 3 : 50 chats comprometidos por $ 469 al mes.
• Abby 10 Plan combinado 1 : Su plan de recepcionista + 10 chats en vivo por $99. Ahorras $30 al mes.
• Abby 30 Plan combinado 2 : Su plan de recepcionista + 30 chats en vivo por $249. Ahorras $50 al mes.
• Abby 50 Plan combinado 3 : Su plan de recepcionista + 10 chats en vivo por $399. Ahorras $70 al mes.

ventajas

• Prueba gratuita : Abby Connect tiene un plan de prueba gratuito de 14 días.
• Correos de voz personalizados : Abby Connect ofrece soluciones de correo de voz personalizadas para quienes las prefieren a los mensajes escritos.
• Función de grabación de llamadas : tiene la opción de agregar la grabación de llamadas a su cuenta.
• Gerente de éxito dedicado : Todos los planes cuentan con el respaldo de un gerente de cuenta dedicado y un equipo de cinco a siete recepcionistas virtuales.
• Bloqueo de llamadas : puede bloquear llamadas no deseadas y spammers para ahorrar minutos.

Contras

• Cargos adicionales por servicio 24/7 : Abby Connect cobra una tarifa adicional por usar sus servicios fuera del horario de oficina.
• Incremento de 30 segundos : si una llamada dura un minuto y 10 segundos, se le facturará por un minuto y 30 segundos.
• Sin intrusión de llamadas : Abby Connect no le permite escuchar llamadas en vivo entre el agente del servicio de contestador telefónico y el cliente.

¿Es un servicio de contestador telefónico diferente de un centro de llamadas?

El enfoque principal de un servicio de contestador telefónico es brindar un toque humano a los clientes telefónicos, incluida la dirección de llamadas y la recepción de mensajes. Los centros de llamadas, por otro lado, pueden ofrecer soporte adicional al cliente.

En general, los centros de llamadas manejan necesidades de servicio al cliente más complejas, como procesamiento de pedidos, soporte técnico y resolución de quejas. También pueden usar herramientas y software avanzados para administrar las interacciones con los clientes por teléfono, correo electrónico y chat en vivo.

Aquí hay algunas otras diferencias entre un servicio de contestador telefónico y un centro de llamadas:

• Guiones : los centros de llamadas a menudo se basan en guiones complejos que pueden hacer que sus representantes de servicio al cliente suenen guionados, mientras que los servicios de contestador telefónico usan guiones simples para garantizar que las conversaciones con los clientes suenen naturales.
• Duración de la llamada : los centros de llamadas se enfocan en manejar llamadas complejas que requieren mucha atención con duraciones de llamada largas. Los servicios de contestador telefónico priorizan el manejo de un gran volumen de llamadas más cortas que duran uno o dos minutos.
• Enrutamiento de llamadas : los servicios de respuesta telefónica enrutan las llamadas a la persona adecuada para manejar la consulta. Por el contrario, los centros de llamadas atienden las llamadas respondiendo a todas las preguntas de los clientes y gestionando las solicitudes ellos mismos.

¿Cómo funcionan los servicios de contestador telefónico?

Los servicios de contestador telefónico funcionan proporcionando un individuo o un equipo de operadores capacitados que responden las llamadas en lugar de su empresa.

Así es como funciona normalmente el proceso:

1. Reenviar líneas telefónicas : Usted reenvía sus líneas telefónicas al número de teléfono del servicio de contestador automático.
2. Responder llamadas : cuando entra una llamada, el operador responde la llamada utilizando su nombre o el de su empresa y sigue un conjunto de instrucciones proporcionadas por usted.
3. Filtrar llamadas : el operador filtra la llamada para determinar su importancia y se asegura de que se dirija a la persona adecuada.
4. Transferir llamadas : Si la llamada es urgente o requiere atención inmediata, el operador transfiere la llamada a la persona o departamento adecuado dentro de su empresa.
5. Seguimiento : el servicio de contestador automático realiza un seguimiento de las personas que llaman para garantizar que se satisfagan sus necesidades y se respondan sus preguntas.

Supongamos que tiene una tienda en línea que vende joyas hechas a mano. Eres una operación de una sola persona, por lo que eres responsable de todo, desde hacer las joyas hasta empaquetar y enviar los pedidos. También es quien responde las consultas de los clientes, incluidas las llamadas telefónicas.

Encuentra que responder llamadas telefónicas le quita mucho tiempo y lo distrae de otras tareas importantes. También te preocupa perder llamadas cuando estás ocupado o tomando un descanso.

Aquí es donde un servicio de contestador telefónico puede ayudar. Le permite concentrarse en su trabajo sin preocuparse por perder llamadas importantes o ser interrumpido por llamadas no urgentes.

Los operadores del servicio de contestador toman mensajes, le reenvían consultas urgentes por correo electrónico o mensaje de texto y brindan información comercial básica, como horarios de atención y políticas de devolución.

Esto no solo le ahorra tiempo sino que también lo ayuda a mantener una imagen profesional para su negocio.

Como puede ver, un servicio de contestador telefónico brinda una forma eficiente de administrar sus llamadas entrantes y evita los costos de servicio al cliente que conlleva la contratación de personal adicional o la inversión en costosos sistemas telefónicos.

Razones para usar un servicio de contestador telefónico

Un servicio de contestador telefónico puede proporcionar un manejo de llamadas consistente y profesional, ahorrar tiempo y dinero y mejorar la experiencia del cliente fuera del horario comercial.

Aquí hay algunas razones por las que podría considerar usar un servicio de contestador telefónico:

Cada llamada es respondida

Una de las principales ventajas de utilizar un servicio de contestador telefónico es que todas las llamadas se contestan , independientemente de la hora o el volumen de llamadas.

Esto ayuda a generar lealtad y confianza con los clientes que valoran la conveniencia de poder hablar con un operador en vivo en cualquier momento.

Sus servicios están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que es ideal para empresas con una base de clientes internacional, ya que los clientes pueden llamar desde diferentes zonas horarias.

Además, tener una persona en vivo disponible para manejar las llamadas entrantes también puede ayudar a evitar oportunidades de ventas perdidas, ya que los clientes que no pueden comunicarse con su tienda pueden contactar a un competidor en su lugar.

Ahorra tiempo y dinero

Cuando subcontrata la respuesta de llamadas a un equipo dedicado, puede liberar a su propio personal para que se concentre en otras tareas esenciales, como el cumplimiento de pedidos y el marketing.

Esto es particularmente valioso para las pequeñas empresas de comercio electrónico con recursos limitados.

Algunos servicios cobran una tarifa mensual fija, mientras que otros cobran por llamada o minuto, por lo que puede elegir un plan que se ajuste a su presupuesto y requisitos de uso.

Le ayuda a escalar su negocio

La subcontratación de su respuesta de llamadas a un servicio de contestador telefónico puede ayudarlo a escalar su tienda en línea a medida que se enfoca en hacer crecer el negocio.

Según un estudio de Usabilla, la mayoría de los clientes prefieren que un ser humano real responda sus llamadas en lugar de robots o asistentes automáticos.

No importa qué tan rápido crezca su negocio, puede ofrecer un nivel de servicio personal que puede ayudar a construir la lealtad y la confianza del cliente.

Errores a evitar al contratar un servicio de contestador telefónico

Al contratar un servicio de contestador telefónico, debe evitar errores comunes como contratar un servicio con poca o ninguna experiencia en la industria, horarios de atención limitados y falta de agentes bilingües.

Falta de experiencia en la industria del comercio electrónico

Es posible que un proveedor de servicios de contestador telefónico no pueda ofrecer el nivel de soporte que necesita, lo que genera una mala experiencia para el cliente.

Por ejemplo, si un cliente llama a una tienda de moda en línea y el operador no está familiarizado con la terminología de la industria, el cliente puede perder la confianza en su negocio.

Esto podría llevarlos a cancelar su compra y, en cambio , llevar su negocio a otra parte.

Es por eso que es crucial seleccionar un servicio de contestador telefónico con experiencia en la industria que comprenda sus requisitos específicos y pueda brindarle una atención al cliente de primer nivel.

Falta de agentes bilingües

Contratar un servicio de contestador telefónico sin agentes bilingües puede ser un error costoso si tiene una base de clientes diversa.

En el mercado global actual, es importante contar con agentes que puedan hablar más de un idioma para atender a los clientes que prefieren comunicarse en su idioma nativo. La falta de agentes bilingües puede generar problemas de comunicación, frustración y pérdida de negocios.

Por ejemplo, si vende productos de belleza a clientes en Canadá, contratar solo a agentes que hablen inglés puede provocar la pérdida de ventas de clientes que hablan francés.

Del mismo modo, las tiendas en línea con sede en los EE. UU. deben buscar proveedores que dominen tanto el inglés como el español.

No tener expectativas realistas

Es importante tener expectativas realistas sobre lo que los agentes del servicio de contestador telefónico pueden y no pueden hacer.

Algunos dueños de negocios esperan que el servicio maneje por completo todas las consultas de los clientes, lo que puede no ser factible dependiendo de la complejidad de las preguntas.

Debe comunicar sus expectativas al proveedor de servicios y trabajar juntos para desarrollar un plan que satisfaga sus necesidades.

Por ejemplo, es posible que desee que el servicio gestione consultas básicas como los tiempos de envío, pero para preguntas complejas o soporte técnico, la mejor opción puede ser reenviar la llamada a un especialista de su empresa .

Pensamientos finales

Elegir el servicio de contestador telefónico adecuado puede reducir significativamente su carga de trabajo y mejorar la calidad de su servicio al cliente.

Hay varios servicios de contestador telefónico para elegir, cada uno con sus propias fortalezas y debilidades. Elija un proveedor de servicios que pueda satisfacer sus necesidades, ya sea que busque soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, agentes bilingües o experiencia específica en la industria.

Con el servicio de contestador telefónico adecuado de su lado, puede dirigir su atención hacia la expansión de su negocio mientras se asegura de que sus clientes estén bien atendidos.