Todo lo que necesita saber sobre el envío parcial

(Este artículo se publicó por última vez el 29 de junio de 2016. Se actualizó para garantizar su precisión y exhaustividad).

No siempre se puede enviar un pedido completo a la vez. Incluso podría preferir enviar los artículos por separado para asegurarse de que lleguen a tiempo. Algunos artículos pueden enviarse desde un servicio como Logística de Amazon (FBA), mientras que otros se gestionan desde su propio almacén.

El cumplimiento de un solo pedido en varios envíos se denomina envío parcial. Si bien a menudo es necesario, es difícil monitorear el backend de sus operaciones. ¿Cómo rastrea envíos parciales en sus sistemas? ¿Cómo se asegura de que los pedidos se marcan como completados solo una vez que se completan todos los artículos?

Antes de ejecutar un envío parcial, deberá saber cuál es el proceso, por qué es importante hacerlo bien y cuál es la mejor manera de hacerlo.

¿Qué es el envío parcial?

Empecemos con lo básico. Un envío parcial es cuando entregas un solo pedido en múltiples envíos. Los envíos parciales son necesarios cuando:

• Un artículo u otro en un pedido está en espera
• Un artículo en un determinado almacén se retrasa en la entrega
• Envío de artículos desde múltiples almacenes para una entrega más rápida

Ejemplo de envío parcial

Este es un ejemplo de un envío parcial.

Imagina que eres un fabricante de lápices. Recibes un pedido de 1.000 lápices amarillos n.° 2. Pero, cuando vas a cumplir con el pedido, te das cuenta de que solo tienes en stock 600 lápices amarillos #2. ¿Cómo maneja un pedido que no puede cumplir por completo?

Ha hablado con el cliente y está de acuerdo en que puede hacer un envío parcial. Puede enviar los 600 que tiene a mano ahora. Luego, una vez que vuelva a tener los 400 en el inventario, puede enviarlos en un segundo pedido.

Por qué los comerciantes necesitan capacidades de envío parcial

Las capacidades de envío parcial lo ayudan a crear una mejor experiencia para el cliente. En el ejemplo anterior, el comerciante perdería todo el pedido si no pudiera realizar envíos parciales. Habrían rechazado al cliente al momento de pagar porque no podían cumplir con todo el pedido de una vez. Esta es una pérdida de negocio, y posiblemente de un cliente de por vida.

El envío parcial también puede garantizar que cumpla con los plazos de entrega. Para un solo pedido, es posible que deba enviar el inventario desde varios almacenes según la disponibilidad y la proximidad al cliente. No desea tener que esperar para recibir cada artículo individualmente en un almacén antes de enviar el pedido completo al cliente. En su lugar, puede enviar paquetes separados desde cada almacén que llegan al mismo tiempo a la puerta de su cliente.

El envío de artículos por separado también puede protegerlo en los casos en que haya un retraso de entrega imprevisto en uno de los almacenes. No desea que un artículo retrase todo el pedido. Su cliente será más comprensivo si recibe la mayor parte de su pedido, en lugar de nada.

Sea cual sea el caso, es importante informar al cliente que los pedidos que contengan varios artículos pueden enviarse por separado. Siempre debe ser transparente y gestionar sus expectativas. En el ejemplo anterior, un cliente debería poder elegir si aún desea realizar el pedido.

Por qué los envíos parciales son difíciles

Desde la perspectiva de la experiencia del cliente, los envíos parciales parecen una parte necesaria del cumplimiento. Sin embargo, algunos comerciantes pueden tener dificultades para gestionar correctamente los envíos parciales en el backend. No siempre es sencillo cómo administrarlos cuando tiene que considerar:

• Seguimiento del estado de envío de artículos individuales en un solo pedido
• Marcar un pedido completo UNA VEZ que se entregan todos los artículos
• Notificar a los clientes qué artículos individuales se enviaron mientras otros aún están procesando
• Cumplir con el pedido abierto cuando el inventario esté disponible, antes que otros pedidos entrantes
• Envío de facturas de venta de envíos parciales

Para administrar adecuadamente estos procesos, necesita una visibilidad profunda de su inventario y procesos de cumplimiento para coordinar los datos de pedidos e inventario en todos los sistemas involucrados, que pueden incluir su plataforma de comercio electrónico, ERP y/o sistema de contabilidad.

Es mucho trabajo vigilar este tipo de órdenes manualmente. Es fácil cometer errores, como marcar prematuramente los pedidos como completos u olvidar enviar parte del pedido que aún no se ha completado. En lugar de administrar esto manualmente, puede recurrir a la tecnología para ayudar a automatizar el proceso.

Cómo automatizar envíos parciales

En el caso de envíos parciales, necesita tecnología que pueda tratar artículos individuales por separado en un solo pedido. Esto a menudo se denomina "dividir" una orden. Le permite dividir un pedido en varios artículos de línea para que pueda crear etiquetas separadas y realizar un seguimiento del envío de cada artículo individual. Esto también garantiza que no pierda la relación padre-hijo de los artículos individuales en el pedido único. Una vez que se hayan completado todas las líneas de pedido, puede marcar el pedido como completo.

Los pequeños comerciantes pueden usar un software de envío como ShipStation para distribuir correctamente sus pedidos. Esto le permite crear envíos separados dentro de un solo pedido y cada envío contiene sus propios detalles, etiquetas, notas, notificaciones y boletas de entrega. Los comerciantes medianos o grandes también pueden derramar pedidos dentro de un sistema ERP como NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage u otros.

El desafío es que debe compartir el estado de este pedido y la información de envío desde su software de envío o ERP a su plataforma de comercio electrónico. A medida que las actualizaciones del estado del pedido de cada artículo de línea estén disponibles, querrá que su plataforma de comercio electrónico refleje esos cambios. Esto garantiza que pueda comunicarse con precisión con los clientes durante todo el proceso de cumplimiento. También le da a su equipo interno visibilidad sobre el estado del pedido.

Para automatizar las actualizaciones de envíos parciales entre varios sistemas, puede utilizar una plataforma de integración como nChannel para automatizar el movimiento de su pedido y los datos de inventario. La integración del sistema le permite crear flujos de trabajo de pedidos para actualizar las cantidades de inventario, aprobar, publicar y rastrear envíos parciales, y marcar correctamente los pedidos como completos cuando todos los artículos se han completado.

Qué hacer a continuación

El envío parcial es un proceso avanzado pero necesario que puede utilizar para cumplir con los pedidos en línea de manera rápida y adecuada. Para ver de qué otra manera puede mejorar sus procesos de cumplimiento, consulte estos útiles artículos:

• Gestión distribuida de pedidos como ventaja competitiva: vea qué prácticas y tecnologías necesitan los comerciantes para cumplir con los pedidos de mercadería de manera que cumplan con los complejos requisitos comerciales actuales.
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