Externalización de funciones de RRHH: todo lo que necesitas saber

Publicado: 2020-05-09

A diferencia de hace un par de décadas, la relación empleado-empleador se ha convertido en una calle de doble sentido. Donde una vez que el empleador presentó todas las expectativas, los tiempos han cambiado. Hoy en día, existe una competencia feroz entre las empresas grandes y pequeñas para atraer a los mejores talentos; las marcas compiten para superar las expectativas de sus empleados.

Desde una variedad de beneficios hasta proporcionar un entorno de trabajo revolucionario, las marcas se están dando cuenta rápidamente de la importancia de mantener felices a sus empleados. Como resultado de esta evolución, el papel de los recursos humanos es cada vez más complejo y, en muchos casos, lento. Incluso a pesar de esto, muchas organizaciones grandes eligen operar sus funciones de recursos humanos internamente.

Sin embargo, las empresas más pequeñas no tienen el lujo del tiempo o el dinero para contratar un equipo de expertos en recursos humanos. Como resultado, muchos recurren a la subcontratación para seguir siendo competitivos. No es sorprendente que esta tendencia haya demostrado ser beneficiosa para las pequeñas empresas. Considere estas estadísticas:

Las empresas que se asocian con una organización de empleadores profesionales crecen a una tasa del 7 % al 9 % anual. Al mismo tiempo, están reduciendo la rotación de empleados entre un 12 % y un 14 %.
Las empresas que utilizan una organización de empleadores profesionales obtienen un ROI del 27 % de su inversión. Esto se basa únicamente en los ahorros realizados por la subcontratación.

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Externalización de funciones de RRHH:
- Ventajas de externalizar las funciones de recursos humanos:
- Contras de externalizar las funciones de recursos humanos:
Funciones de recursos humanos más comúnmente subcontratadas:
Funciones de recursos humanos que la mayoría de las empresas mantienen internamente:
Comprenda qué funciones de recursos humanos son "críticas" para su organización:
- Desarrolle una lista de las funciones de recursos humanos que desea subcontratar:
- Encuentre soluciones tecnológicas:
- Profundice en la búsqueda de socios de subcontratación:
- Cree un equipo de coordinadores de recursos humanos:
Conclusión

Externalización de funciones de RRHH:

Si bien el software de recursos humanos como CakeHR se ocupa de una serie de funciones de recursos humanos que consumen mucho tiempo, como el seguimiento del tiempo, la programación de turnos y la asistencia (entre muchas otras), todavía hay áreas que requieren el toque humano.

Subcontratar estas funciones puede parecer la opción correcta. Pero, las decisiones comerciales rara vez son en blanco y negro. Los PEO son excelentes para las empresas más pequeñas. A medida que su empresa crezca, querrá controlar algunas de las funciones básicas de recursos humanos que tienen una influencia directa sobre el crecimiento de su empresa.

En otras palabras, solo porque la subcontratación de recursos humanos haya funcionado para otros, no hay garantía de que su empresa se beneficie de lo mismo. Antes de sumergirse en la búsqueda de un socio de subcontratación de recursos humanos, exija la debida diligencia.

Considere estos pros y contras de la subcontratación de recursos humanos:

Ventajas de externalizar las funciones de recursos humanos:

Como se mencionó anteriormente, existen grandes beneficios en la subcontratación de funciones de recursos humanos. Algunos de estos son:

La rentabilidad tiene que ser una de las principales ventajas de externalizar cualquier función del negocio. RRHH no es una excepción. No tener que contratar (y retener) un equipo especializado de expertos en recursos humanos puede traducirse en ahorros significativos, especialmente para las empresas más pequeñas.
El acceso a la experiencia que una organización puede carecer dentro de su equipo es otra ventaja importante de la subcontratación de recursos humanos. Desde la experiencia legal hasta el procesamiento de nóminas eficiente y preciso, la subcontratación de recursos humanos puede eliminar las tareas más minuciosas y cruciales del proceso de recursos humanos.
El acceso a tecnología de recursos humanos de última generación es un beneficio similar al de la subcontratación de funciones de recursos humanos.
Una mejor asignación de los recursos internos es otra ventaja notable de la subcontratación de ciertas funciones de recursos humanos. Después de todo, no desea que sus costosos y altamente calificados recursos de recursos humanos trabajen en la preparación de cursos de capacitación sobre acoso sexual cuando existen empresas de capacitación corporativa que pueden realizar la tarea más rápido y a un costo menor.
La externalización permite una resolución más eficiente de los conflictos . La razón es que estos conflictos en la oficina se llevan a un tercero externo que puede resolver el conflicto sin ningún tipo de sesgo.

Si bien estos beneficios de la subcontratación tienen un peso significativo, debe tener en cuenta otras consideraciones.

Contras de externalizar las funciones de recursos humanos:

La subcontratación de funciones que se ocupan de la vida de sus empleados a un tercero seguramente tendrá algunas repercusiones negativas. Los más comunes son:

La interrupción en el fomento de la cultura corporativa es una desventaja obvia de la subcontratación de funciones de recursos humanos. Las empresas de subcontratación de recursos humanos se ocupan de la nómina, los beneficios de los empleados, la resolución de conflictos y los procesos de adquisición de talento para una serie de empresas. En la mayoría de los casos, tienen sus propios procedimientos establecidos para llevar a cabo estas tareas. Su forma de abordar situaciones relevantes para estas tareas puede ser drásticamente diferente de cómo funciona su organización.
Las brechas de comunicación son más una ventaja inesperada de la subcontratación de funciones de recursos humanos. La mayoría de las empresas esperan una entrega rápida de tareas y resultados de sus socios de subcontratación. Sin embargo, muchos olvidan tener en cuenta el tiempo necesario para enviar una comunicación a su socio de externalización y el tiempo necesario para obtener una respuesta. Esto plantea los problemas más apremiantes en el caso de la resolución de conflictos. Si tiene un departamento de recursos humanos interno, un empleado puede simplemente acercarse a ellos para discutir sus problemas y trabajar para resolverlos. Sin embargo, en el caso de un socio externo, es lógico esperar algún retraso. Este retraso puede hacer que los problemas se intensifiquen.
La pérdida de control es otra desventaja conocida de la subcontratación. No involucrarse en decisiones y procesos puede no ser un problema con el socio adecuado. Pero causa algún tipo de incomodidad a muchos dueños de negocios.
Mantener la integridad de los datos también se convierte en un desafío en el caso de la subcontratación de recursos humanos. Si bien la mayoría de los acuerdos de subcontratación tienen una cláusula de confidencialidad, los seres humanos son impredecibles y dar acceso a los datos protegidos de sus empleados aún puede resultar contraproducente.

Teniendo en cuenta estos peligros potenciales de externalizar las funciones de recursos humanos, queda claro que externalizar la totalidad de su departamento de recursos humanos no es una buena idea.

Funciones de recursos humanos más comúnmente subcontratadas:

Incluso si ignora estas desventajas que acabamos de discutir, la subcontratación de un departamento completo tiene otras repercusiones. Para empezar, la subcontratación del departamento probablemente signifique que muchos de los recursos actuales tendrán que ser despedidos. Esto puede crear potencialmente un ambiente negativo en su oficina, con empleados de diferentes departamentos preguntándose si su trabajo también está en riesgo.

Teniendo esto en cuenta, hablemos de las funciones de recursos humanos más comúnmente subcontratadas:

Contratación masiva: Contratar al talento adecuado es un proceso laborioso que implica varios pasos. Hacerlo a mayor escala puede convertirse en una pesadilla administrativa aún mayor y dejar a sus recursos sin tiempo para concentrarse en tareas estratégicas.
El procesamiento de nóminas es otra función de recursos humanos que se subcontrata con mucha frecuencia, incluso entre las organizaciones más grandes que emplean varios recursos de recursos humanos. La razón es que la nómina es una tarea que requiere mucho tiempo y, al mismo tiempo, los errores en el procesamiento de la nómina pueden ser potencialmente muy costosos para cualquier empresa. Afortunadamente, con las próximas tendencias en la industria de la nómina, se espera que estos problemas eventualmente desaparezcan.
La administración de beneficios es otra tarea que requiere mucho tiempo y es crítica para el buen funcionamiento de múltiples departamentos dentro de una organización.

Otras áreas de recursos humanos que comúnmente se subcontratan en la dotación de personal temporal y la investigación de antecedentes.

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Funciones de recursos humanos que la mayoría de las empresas mantienen internamente:

Ahora hablemos de la mayoría de las funciones de recursos humanos que comúnmente se mantienen internamente:

El desarrollo de talentos tiende a ser una iniciativa interna para la mayoría de las organizaciones, independientemente de su tamaño. La razón detrás de esto es bastante sencilla, los dueños de negocios invierten en sus empleados y los ayudan a desarrollar las habilidades que son más relevantes para el crecimiento de su organización. Si bien la mayoría de estas habilidades tienen aplicaciones universales, se desarrollan teniendo en cuenta los intereses de la marca y los procesos de la empresa. Por lo tanto, para asegurarse de que se logre este tipo de alineación, es importante que la capacitación sea impartida por alguien que tenga un conocimiento profundo de los objetivos y procesos organizacionales.
La estrategia de recursos humanos es otro aspecto del departamento de recursos humanos que en su mayoría se mantiene internamente, y la razón es obvia. Las estrategias de recursos humanos a largo y corto plazo deben estar absolutamente alineadas con los objetivos comerciales y, por lo tanto, la estrategia de recursos humanos solo puede funcionar de manera eficiente cuando se hace internamente.
La gestión del cambio a menudo se subcontrata parcialmente, pero la implementación final se limita dentro de la organización. La mayoría de las empresas que subcontratan este aspecto de recursos humanos solo contratan consultores para desarrollar una estrategia de gestión del cambio. Sin embargo, la implementación final de la estrategia requiere una interacción constante de los gerentes de recursos humanos y los gerentes de los departamentos operativos. Para facilitar una comunicación fluida, la gestión del cambio generalmente se lleva a cabo con la ayuda de recursos internos.
Las funciones de asesoramiento de recursos humanos también se mantienen en su mayoría internas, debido a la necesidad de una comunicación rápida y fluida. Además, para ejecutar las funciones de asesoramiento con eficiencia, el recurso debe tener un conocimiento profundo de los objetivos de la organización y cómo el sistema de recursos humanos facilitará el logro de estos objetivos. Este nivel de comprensión rara vez se encuentra en socios externos.

Comprenda qué funciones de recursos humanos son "críticas" para su organización:

Ahora que conocemos los pros y los contras de subcontratar las funciones de recursos humanos y las funciones que se subcontratan con mayor frecuencia, debe haber quedado claro que las funciones de recursos humanos que realmente se subcontratan varían entre las diferentes organizaciones.

Dicho esto, hay algunos pasos comunes que las organizaciones deben tomar para garantizar una asociación de subcontratación fluida que genere un ROI positivo.

Como se mencionó anteriormente, estos varían de una organización a otra. Debe considerar las funciones de recursos humanos que se ocupan de los datos confidenciales de sus empleados, junto con las funciones que influirán en las operaciones diarias en su lugar de trabajo.

Piense en los objetivos a corto y largo plazo de su empresa. Piense en cómo Recursos Humanos le ayudará a lograr estos objetivos. De esta manera, sabrá cuáles de las funciones necesita tener bajo su control directo para impulsar resultados estratégicos.

Desarrolle una lista de las funciones de recursos humanos que desea subcontratar:

Una vez que realiza el paso anterior correctamente, este paso se realiza casi automáticamente. Todo lo que necesita hacer ahora es enumerar las funciones importantes de recursos humanos que no se enumeraron en el paso anterior.

No dude en editar la lista anterior cuando cree la lista de "funciones para subcontratar". Recuerde, muchas empresas subcontratan funciones comerciales críticas, como el reclutamiento y el cumplimiento de recursos humanos. La decisión de subcontratar no solo depende de las consideraciones de costo y control. Considere la experiencia que tiene en su equipo. Cualquier cosa que su equipo interno no pueda manejar es un elemento potencial de la lista de "funciones para subcontratar".

Encuentre soluciones tecnológicas:

Antes de investigar sobre asociaciones de subcontratación, haga una pausa y busque soluciones tecnológicas que puedan resolver al menos algunas de sus necesidades de subcontratación. Por ejemplo, en el caso de organizaciones más pequeñas, el procesamiento de la nómina se puede realizar de manera eficiente con la ayuda de un software.

Del mismo modo, CakeHR ofrece funciones como seguimiento del tiempo, gestión de asistencia y programación de turnos. Todas estas son tareas críticas de recursos humanos que requieren una cantidad considerable de tiempo y recursos.

Además de ser más económico que un socio externo, depender de la tecnología también reduce el margen de error humano.

Profundice en la búsqueda de socios de subcontratación:

Es imposible que las soluciones tecnológicas se ocupen de todas sus necesidades de subcontratación de recursos humanos. Aquí es donde entran los socios de outsourcing de recursos humanos.

Cada organización tiene su propia comprensión de los criterios de compatibilidad para los socios de subcontratación. Estos criterios tienen una importancia crucial en el caso de la subcontratación de recursos humanos.

La razón de esto es que no es aconsejable cambiar a menudo entre las empresas de subcontratación de recursos humanos. De hecho, al buscar un socio de subcontratación, su objetivo debe ser encontrar uno con el que pueda trabajar en los años venideros.

Entiende que RR.HH. trata con tus empleados. Con el tiempo, se familiarizarán con los representantes de su socio de subcontratación y se sentirán cómodos con ellos. Esta comodidad es crucial para que el departamento de RRHH pueda desarrollar sus funciones sin problemas.

Otra razón para encontrar un socio de subcontratación confiable y fomentar una relación a largo plazo con ellos es que hacerlo les ayudará a desarrollar una comprensión de su negocio y cómo espera que las funciones de recursos humanos faciliten el crecimiento. Cambiar con frecuencia de proveedores de subcontratación solo retrasará los aportes que necesita de un equipo experto en recursos humanos para impulsar el crecimiento de su empresa.

Cree un equipo de coordinadores de recursos humanos:

La subcontratación seguramente le quitará una carga significativa de los hombros. Sin embargo, todavía existe la necesidad de cierto nivel de supervisión. Necesita un recurso interno que pueda coordinarse con el proveedor externo y asegurarse de que no haya brechas en la comunicación.

En caso de que haya decidido subcontratar solo ciertas funciones, es hora de decidir qué recursos de su equipo de recursos humanos existente serán responsables de una coordinación fluida y sin confusiones con sus socios de subcontratación.

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Conclusión

La subcontratación nunca es una decisión fácil para ninguna empresa. Requiere el debido tiempo y diligencia para ser viable. Dicho esto, en el caso de Recursos Humanos, la estrategia de subcontratación correcta puede reducir su carga de trabajo y brindarle un ROI positivo. También puede acelerar el crecimiento de su negocio.

 Este artículo está escrito por Costa Lamprou. Costa es el jefe de PPC en The Elearning Industry Network. Con experiencia en todo, desde desarrollo de productos y ventas hasta capacitación y PPC, Costa ayuda a las empresas de eLearning a alcanzar su máximo potencial de generación de prospectos. Cuando no está ayudando a los clientes a tener éxito, a Costa le gusta ampliar sus horizontes de marketing con la ayuda de cursos de aprendizaje electrónico.