Las 10 tareas principales que puede subcontratar este año

Administrar un negocio es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo, y lograr el éxito significa dedicar tiempo y esfuerzo a actividades importantes. Sin embargo, es posible que se esté centrando demasiado en tareas administrativas repetitivas. Si bien estas tareas son críticas para operar y hacer crecer un negocio, es posible que esté dedicando demasiado tiempo a ellas en lugar de construir redes y expandirse a nuevos mercados.

Los dueños de negocios inteligentes saben que la subcontratación los ayuda a automatizar sus operaciones administrativas y retener más tiempo para las actividades que están vinculadas al crecimiento del negocio. Si cree que su empresa está perdiendo valiosas oportunidades, considere subcontratar sus tareas más esenciales.

Aquí hay una lista de las cosas que puede dejar que otra persona haga mientras trabaja en su negocio este año:

1. Gestión del calendario

Para muchas personas, programar y ajustar citas no requiere mucho trabajo. Por el contrario, la gestión del calendario implica algo más que configurar recordatorios de reuniones y listas de verificación. También implica saber qué marcar como urgente, de alta prioridad o posponible.

Necesita emplear el pensamiento crítico para idear horarios que le dejen suficiente tiempo para pasar con su familia. Considere contratar un asistente remoto para que lo ayude a organizar sus reuniones y prioridades para cada día.

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2. Reserva de viajes de negocios

Si viaja mucho como empresario, querrá concentrarse más en obtener el máximo valor de sus viajes. Cualquiera puede reservar un vuelo u organizar el alquiler de un automóvil, pero estas son cosas con las que no tendría que lidiar cuando tiene una agenda más importante que cumplir.

Tener a alguien que prepare sus viajes es un gran ahorro de tiempo. Le ahorra la molestia de encontrar las mejores tarifas para boletos de avión y habitaciones de hotel. No solo eso, no tendrá que lidiar con tener que disputar una reserva o un asiento cancelado. Subcontratar estos a un asistente de administración remoto le brinda tranquilidad.

3. Gestión de correo electrónico

Según un informe de CNBC, los estadounidenses pasan un promedio de cinco horas al día revisando su correo electrónico. No hay nada de malo en examinar boletines informativos, propuestas de venta e invitaciones a eventos, y no querrá perderse una oportunidad potencial que podría deslizarse en su bandeja de entrada.

Por otra parte, puede hacer mucho más con esas cinco horas que dedica a clasificar los correos electrónicos según su importancia y enviar las respuestas adecuadas. Por esta razón, es mejor que dejes que alguien más lo haga por ti. Busque un asistente remoto que tenga ojo para los detalles y excelentes habilidades de organización para ayudarlo a encontrar valor en cada comunicación que llega directamente a su bandeja de entrada.

4. Contestar llamadas

Si usted es una persona ocupada, no querrá que lo molesten los vendedores telefónicos y otras llamadas telefónicas no esenciales. La mejor manera de evitarlos es contratar a una recepcionista virtual que pueda atender estas llamadas en su nombre, evaluar su nivel de prioridad y programar una devolución de llamada si está fuera de la oficina.

Muchos asistentes virtuales tienen experiencia en la recepción, por lo que no le llevará mucho tiempo encontrar a alguien con excelentes habilidades de comunicación. La forma en que contesta las llamadas afecta su reputación, por lo que sería mejor contratar a una recepcionista virtual que pueda poner su negocio en una buena posición.

5. Gestión de proyectos

¿Tienes un gran proyecto en marcha? Puede tener un equipo para eso, pero no tiene que dedicar la mayor parte de su tiempo a ser práctico, y es muy probable que tenga otros proyectos en preparación. No puede esperar administrar diferentes equipos directamente.

Ya sea que esté desarrollando un sitio web o comenzando un curso de clase magistral en línea, administrar un proyecto es una tarea compleja. Implica verificar los horarios, delegar tareas, sentarse con los líderes de equipo para resolver problemas recurrentes y asegurarse de que se cumplan los objetivos de cada proyecto.

Afortunadamente, puede facilitar todo esto haciendo que alguien actúe como enlace del proyecto. Su trabajo es revisar los informes de progreso, tomar decisiones menores y recopilar información directamente de cada equipo. De esa manera, no tendrá que profundizar en los detalles más finos para asegurarse de que sus proyectos se desarrollen sin problemas.

6. Gestión de redes sociales

Hoy en día, es imposible administrar un negocio sin una presencia en las redes sociales. Los emprendedores dependen de plataformas como Twitter y Facebook para casi todo lo que fomenta el crecimiento de sus marcas. Las redes sociales le permiten construir su reputación, influir en las decisiones de los compradores y buscar oportunidades de trabajo en red, pero administrar sus perfiles de redes sociales en estas plataformas requiere mucho tiempo y esfuerzo.

La gestión de redes sociales implica investigar de qué habla el mercado, crear contenido que se alinee con las tendencias actuales y buscar seguidores de la marca. Todo esto requiere habilidades de gestión del tiempo y creatividad. También hay reglas que debe seguir, desde saber cuál es el mejor momento para publicar contenido en las redes sociales hasta conocer la frecuencia de publicación correcta.

Afortunadamente, siempre puede superar estos desafíos simplemente dejando que una agencia o un profesional independiente se encargue de sus operaciones de redes sociales. Asegúrese de terminar con alguien que tenga experiencia comprobada en marketing digital. Sus esfuerzos de construcción de marca y creación de redes se beneficiarán inmensamente de alguien que sabe cómo crear contenido efectivo y compartible y cómo publicar dicho contenido para obtener la mayor cantidad de vistas e interacciones.

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7. Trámites y documentación

Independientemente de su industria, nunca está exento de procesar documentos. A medida que su negocio crezca, la cantidad de regulaciones que debe seguir se expandirá y deberá procesar la documentación necesaria para cumplir. Esto es cierto cuando está convirtiendo su configuración en una LLC de varios miembros. Deberá preparar sus artículos de organización y mantener actas precisas de la reunión en caso de que ocurra una disputa entre los miembros.

Desde un punto de vista legal, la documentación efectiva lo ayuda a evitar cometer violaciones e iniciar conflictos innecesarios con otras partes (piense en costosas disputas de patentes). El único problema es que pocos dueños de negocios tienen el tiempo o la paciencia para hacer el papeleo.

Al igual que todo lo demás en esta lista, puede externalizar la documentación corporativa al proveedor de servicios adecuado.

Según Benjamin Walker, fundador y director ejecutivo de Transcription Outsourcing, "si está preparando transcripciones para grupos focales y reuniones trimestrales, puede usar un servicio de transcripción en línea para ayudarlo a registrar la información con precisión".

También puede hacer que una secretaria virtual prepare un sistema de archivo para todos sus documentos esenciales.

8. Investigación en línea

Si está buscando expandir su negocio más allá de las fronteras o aumentar la cantidad de productos o servicios que ofrece, siempre es importante hacer una gran investigación. No puede tener un gran plan si no tiene todos los hechos presentados frente a usted. Del mismo modo, podría prepararse para el fracaso si confía en corazonadas o rumores.

Desea que sus planes tengan una base sólida si apunta a metas más grandes, pero la investigación puede llevar mucho tiempo en completarse. Además de utilizar un motor de búsqueda, también debe realizar encuestas, leer artículos e informes de marketing y entrevistar a personas clave.

Si no desea revivir sus días universitarios investigando, considere contratar a una persona para que busque la información que necesita. Tener un investigador en línea que pueda trabajar las 24 horas para generar información ayudará a respaldar sus iniciativas, especialmente si está planeando un evento importante o una campaña promocional. Asegúrese de subcontratar su investigación en línea a alguien que tenga experiencia en desarrollo de negocios, estadísticas y periodismo.

9. Mantenimiento del sitio web

Su sitio web sirve como el principal productor de oportunidades. Ayuda a mejorar su presencia en línea e involucra a las personas que podrían terminar comprando un producto o suscribiéndose a un servicio. Crear y mantener su sitio web oficial no es algo que haga por su cuenta. Se requiere creatividad y conocimientos técnicos para ejecutar un sitio web bien diseñado, intuitivo y funcional.

Además de eso, también debe asegurarse de que su sitio web esté adecuadamente protegido contra las amenazas más recientes. La instalación de complementos de seguridad y el cumplimiento de los estándares internacionales de privacidad de datos son cruciales para reducir la exposición de su empresa al ciberdelito.

Si está acostumbrado a usar creadores de sitios web de arrastrar y soltar, es posible que desee pasar a plataformas más sofisticadas como WordPress. Solo necesita un equipo de desarrolladores web que lo ayude con los elementos de backend y frontend. Al elegir a las personas adecuadas, puede crear fácilmente un sitio web que sea atractivo, fácil de navegar y seguro.

10. Recados personales

A veces, las tareas personales pueden interponerse en el camino de su productividad. Además, también pueden impedir que pase tiempo de calidad con su familia.

Puede que le resulte útil subcontratar sus mandados personales a otra persona. Un asistente remoto puede ayudarlo a ganar más tiempo para su negocio y para las mejores cosas de la vida. Puede ser escribir un informe para su clase de posgrado o tal vez encontrar un buen lugar para una salida de verano.

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Ultimas palabras

¿Estás comprometido a hacer crecer tu negocio este año? ¡Comience a subcontratar estas 10 tareas esenciales y maximice su tiempo y esfuerzo hacia un crecimiento exponencial!