Cómo organizar un viaje de negocios para su equipo remoto

Nuestro mundo está cambiando, particularmente para las empresas de muchas industrias y es un cambio que también está ocurriendo a nivel mundial. Es el cambio a un entorno de trabajo híbrido o a un entorno de trabajo completamente remoto para algunos.

Ha habido un cambio en el trabajo remoto gracias a los últimos años en los que una pequeña cosa llamada COVID-19 dificultó trabajar en las condiciones habituales. Desde bloqueos hasta restricciones sobre el distanciamiento social, muchas empresas se adaptaron al trabajo remoto.

Algunas empresas han mantenido este trabajo remoto y hay un crecimiento de nuevas empresas que operan únicamente de forma remota. Si bien puede tener muchos beneficios, existen algunos desafíos o desventajas para el trabajo remoto.

¿Cómo organizas un viaje de negocios con tu equipo remoto? La logística de trasladar a un empleado o varios empleados hacia y desde un destino puede parecer un desafío. Afortunadamente, existe una maravillosa variedad de herramientas y software disponibles hoy en día para facilitar la planificación de viajes de negocios, independientemente de la situación laboral.

En esta guía, veremos cómo puede organizar de manera efectiva un viaje de negocios para su equipo remoto en 2022.

Cómo los viajes de negocios benefician a los equipos de una organización

Como empresa, sus empleados son la parte más importante de ella. Confía en ellos para que se presenten, trabajen duro y obtengan el mayor éxito posible para el negocio. Sin embargo, es evidente que algunas empresas no dedican suficiente tiempo a ayudar a crear un entorno de trabajo más saludable para su personal.

¿Sabía que más de la mitad de todos los trabajadores estadounidenses no están comprometidos en el trabajo? La falta de productividad o motivación en el lugar de trabajo puede ser perjudicial para cualquier negocio y empeora si tiene varios miembros del personal que sienten lo mismo. Los viajes de negocios, sin embargo, brindan muchos beneficios para los equipos, independientemente de dónde trabajen. Siga leyendo para ver cómo los viajes de negocios benefician a los equipos de una organización.

#1. Mejora las relaciones con los empleados

Es importante establecer relaciones con los empleados, especialmente cuando es probable que pasen mucho tiempo con ellos a diario. Ya sea a través de llamadas de Zoom, por correo electrónico o en persona, todos deben participar.

Los viajes de negocios son una excelente manera de ayudar a encontrar un término medio para aquellos que quizás no tengan mucha relación laboral en el negocio. Puede ayudar a encontrar intereses mutuos y construir esa comunicación puede ser útil cuando se trata de su eficiencia en el trabajo.

#2. Autoconocimiento y desarrollo

Muchos viajes de negocios, especialmente aquellos que involucran algunas actividades de trabajo en equipo y trabajo en red, pueden ser excelentes para la autocomprensión y el desarrollo del individuo. Todos los empleados merecen la oportunidad de prosperar en sus roles y, como empleados, es importante brindarles esas oportunidades.

Los viajes de negocios pueden proporcionar educación, así como la oportunidad de disfrutar el lado social de trabajar para la empresa.

#3. Excelente para el bienestar mental en el lugar de trabajo.

Los viajes de negocios, ya sea un día de viaje con el equipo o un fin de semana, o para conocer nuevos clientes en otro país, son una gran excusa para disfrutar de un tiempo fuera del escritorio. Como trabajadores remotos, es probable que se encuentren en un entorno en el que mezclen su entorno personal con el laboral.

Tener un tiempo libre puede ser excelente para su bienestar mental, de modo que regresen sintiéndose menos estresados ​​y listos para asumir cualquier proyecto futuro que surja.

#4. Crea motivación y expresa aprecio.

Como empresa, reconocer el arduo trabajo de sus empleados es fundamental. Ayuda a mantenerlos felices en su trabajo y lo suficientemente satisfechos para que no se vayan a otra parte. Con viajes de negocios regulares, mantiene a sus empleados inspirados, ayudando a brindar nuevas oportunidades y experiencias que retribuyen a quienes aportan mucho a la empresa a diario.

Cinco consejos prácticos para organizar un viaje de negocios para equipos remotos

¿Cómo puede organizar un viaje de negocios para su equipo remoto de manera efectiva? Hemos reunido cinco consejos prácticos que harán que organizar un viaje de trabajo sea pan comido y algo que no hará que sus empleados sean responsables de reservarlos, ¡noches sin dormir!

1. Utilice una agencia de viajes corporativa para compartir los detalles del viaje.

Reservar viajes corporativos de cualquier tipo puede ser un desafío, por lo que usar una agencia de viajes corporativa para que se encargue de todo parece el sueño, ¿verdad? Un problema con los equipos remotos, así como aquellos que comparten el mismo espacio de trabajo, no siempre estarán en el mismo lugar al mismo tiempo para compartir los detalles del viaje.

Con una agencia de viajes, aquellos que viajan pueden mantenerse actualizados regularmente sobre sus arreglos de viaje a través de esta plataforma. No solo se cubre el elemento de la reserva, sino que los usuarios obtendrán toda la información relevante necesaria para su viaje, ya sea que tomen un avión, un tren o alquilen un automóvil.

Con muchas empresas subcontratando sus operaciones comerciales, tiene sentido hacer lo mismo para sus necesidades de viaje. De hecho, antes de la pandemia, el tamaño del mercado para la subcontratación global alcanzó la friolera de $ 92.5 mil millones. Es un servicio muy necesario que muchas empresas utilizan ahora y seguirán haciéndolo.

2. Cree un itinerario de viaje que sea flexible.

Para su equipo remoto, es importante que estén al tanto de los planes que se han implementado durante el viaje. Los itinerarios de viaje son un clásico tanto para los negocios como para el placer, así que asegúrese de crear uno para el viaje con anticipación.

Habrá algunos viajes de negocios que quizás no permitan mucho tiempo de inactividad, sin embargo, siempre es bueno tener un poco de flexibilidad en el horario cuando sea posible. Por lo tanto, esto puede hacer provisiones para cualquier cosa que no vaya del todo según lo planeado y donde podría tener que optar por un enfoque diferente.

Hay excelentes plantillas en línea que puede descargar y modificar como desee, distribuyéndolas a su equipo remoto cuando sea necesario.

3. Investigar y proporcionar información sobre el destino.

Cualquier viaje de negocios debe proporcionar a sus viajeros algunos antecedentes sobre el destino. Desde las condiciones climáticas esperadas hasta la cultura local y cualquier cosa que valga la pena saber, especialmente si vas a otro país.

Si tiene a alguien que es responsable de reservar este viaje corporativo internamente, le sugerimos que elabore una hoja de trucos que todos los miembros del personal puedan usar y consultar cuando estén de viaje.

4. Organizar actividades de team building o excursiones.

Los viajes de negocios no necesariamente tienen que ser solo negocios y nada de diversión. Incluso aquellos que están destinados estrictamente a los negocios y no necesariamente orientados a la creación de equipos pueden tener un elemento de placer.

Dicho esto, intente organizar algunas actividades de trabajo en equipo o excursiones, ya sea una degustación de vinos por la noche o una excursión de un día a un lugar de moda local para turistas.

Estas actividades ayudarán a dividir el viaje para agregar más equilibrio, especialmente cuando espera que el personal esté alejado de su vida personal fuera del trabajo durante tantos días o semanas a la vez.

5. Plan para retrasos inesperados.

Casi siempre habrá retrasos cuando se trata de viajar. La pandemia ciertamente ha sumido los planes de viaje en el caos para algunos y aún sigue siendo problemático en algunas áreas del mundo. Así que planifique con anticipación, pero también planifique para lo inesperado. Puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero tener un plan de respaldo en caso de que algo no salga como esperabas puede ser mejor que no tener ningún otro plan.

¿De qué maneras puede mejorar las relaciones con los empleados de forma remota?

Hay muchas maneras en que puede mejorar las relaciones con los empleados, incluso cuando se trata de un equipo remoto con el que está trabajando. Aquí hay algunas sugerencias para mantener esa comunicación viva y bien en todo momento.

• Tómate un café Zoom por las mañanas

Las mañanas de café con zoom aún pueden ser una cosa, incluso si fueron una característica principal durante la pandemia.

Si tiene un equipo remoto, ya sea que lo haga todos los días o una vez a la semana, tómese 15-20 minutos de la mañana para organizar una sesión de Zoom donde todos disfruten de una taza de café ( o té ). No es necesario que esté relacionado con el negocio, ¡solo es una oportunidad para relajarse y conversar!

• Regístrese con reuniones uno a uno

Las reuniones uno a uno son una excelente manera de verificar regularmente con sus empleados y asegurarse de que les esté yendo bien en sus roles. A veces, los empleados pueden tener problemas con su carga de trabajo o simplemente pueden tener una semana difícil.

Es bueno hacer controles regulares para preguntar cómo está el miembro del personal y cómo el supervisor o gerente puede ayudar con cualquier problema. A cambio, obtendrá mejoras en la satisfacción laboral y, en última instancia, le muestra a su equipo que también se preocupa por su bienestar personal.

• Usa herramientas colaborativas

Hay muchas herramientas y software en línea disponibles para que los utilicemos en este mundo moderno. Utilice herramientas colaborativas porque existen por una razón. Es beneficioso tener una conexión constante disponible, especialmente cuando se trata de trabajo remoto. Ya sea Slack para comunicación instantánea a Zoom para programar reuniones.

Los viajes de negocios son fáciles de planificar con las herramientas adecuadas

Para su equipo remoto, planificar un viaje de negocios no tiene por qué ser difícil. En realidad, puede ser un proceso agradable que puede ser divertido de planificar, independientemente de cuán intenso sea el trabajo. Asegúrese de utilizar las herramientas disponibles y subcontrate cualquier ayuda adicional que pueda necesitar para tener viajes de negocios exitosos en todo momento.