Cómo las pruebas en línea transforman los flujos de trabajo creativos

Hay mucho que ganar al obtener comentarios y aprobación más rápidos sobre su contenido.

Aquí hay tres beneficios para poner la pelota en marcha:

1. Tienes más tiempo para refinar tu contenido.
2. De hecho, puede cumplir con sus plazos
3. Tienes la oportunidad de asumir proyectos adicionales

Juntos, eso se suma a un trabajo de mayor calidad y un uso más eficiente del tiempo y el dinero. ¡Gana, gana y gana!

La pregunta, por supuesto, es ¿cómo? Y la respuesta es la prueba en línea.

Anteriormente, las pruebas generalmente involucraban a un puñado de personas reunidas alrededor de una copia impresa o un monitor para discutir una parte del contenido. La diferencia con la revisión en línea es que, como sugiere el nombre, todo el proceso se lleva a cabo en línea.

Antes de la pandemia: correo electrónico, enlaces de transferencia y presentaciones de diapositivas

En las décadas previas a la pandemia, la mayoría de los equipos utilizaron uno de los siguientes métodos para probar su contenido en línea:

• Correo electrónico: envíe contenido a las partes interesadas y analice las enmiendas en cadenas de correo electrónico
• Enlaces de transferencia: envíe un enlace de descarga a las partes interesadas y discuta las enmiendas por correo electrónico o chat
• Presentaciones de diapositivas: presente contenido en PowerPoint o diapositivas y discuta los comentarios en una llamada o en los comentarios

Después de la pandemia: software de prueba en línea

La pandemia de COVID-19 transformó por completo la forma en que trabajamos juntos. Un estudio de McKinsey & Company sobre el futuro del trabajo informa que ahora se realiza de forma remota entre 4 y 5 veces más trabajo .

A medida que los equipos se distribuyen cada vez más, las agencias y los equipos de marketing más productivos recurren al software de revisión en línea para sus revisiones creativas. Esto proporciona un espacio centralizado y transparente para compartir archivos, recopilar comentarios y realizar un seguimiento de las versiones y aprobaciones.

De la misma manera que Slack transformó el chat en el lugar de trabajo y Zoom (por no hablar de Loom) transformó las reuniones, el software de revisión en línea hizo que las revisiones de contenido fueran más claras, rápidas y colaborativas.

Pero antes de entrar en los detalles de cómo funciona la revisión en línea, veamos los cuatro peligros de usar el correo electrónico para las revisiones de contenido creativo.

Los 4 peligros de revisar el contenido creativo por correo electrónico

La frase más peligrosa en el idioma inglés es: "Siempre lo hemos hecho de esta manera", dijo la pionera científica informática del siglo XX, Grace Hopper. Y según Forbes, también es la frase más peligrosa en los negocios .

Cuando se trata de trabajo de cuello blanco, el correo electrónico ha sido el canal de comunicación de referencia durante unas tres décadas.

• ¿Necesita hacerle una pregunta a su colega en el séptimo piso? Correo electrónico.
• ¿Necesita comprobar si a alguien le apetece unas copas después del trabajo? Correo electrónico.
• ¿Necesita recibir comentarios sobre algunos videos de la alta dirección? Correo electrónico.

Pero con las revisiones de contenido , en particular, el trabajo de revisión por correo electrónico siempre ha sido complicado. Y ahora que 2 de cada 3 vendedores y creativos tienen una configuración de trabajo híbrida , los problemas con ese proceso son cada vez más evidentes.

Esto se puede dividir en cuatro áreas clave.

1. Los archivos y los comentarios están totalmente desconectados

Uno de los mayores problemas con la revisión en línea por correo electrónico es que los comentarios no están explícitamente conectados al archivo al que hacen referencia. Y eso, como está a punto de descubrir, es una receta para el caos.

Múltiples enlaces de transferencia, docenas de archivos adjuntos, cientos de comentarios, todo disperso en una miríada de cadenas de correo electrónico. Su equipo tiene que perder el tiempo consolidando todo en un solo lugar antes de que pueda siquiera pensar en comenzar con la próxima versión.

¿El resultado probable? Los comentarios se malinterpretan y se necesitan rondas de revisión adicionales para que el trabajo llegue al final, lo que agrega días a su proceso de aprobación.

2. Revisar los activos creativos por correo electrónico es un lastre

Imagínese intentar dar su opinión sobre un documento sin poder resaltar la parte que desea cambiar. Tendría que explicar sus pensamientos con descripciones largas o copiar y pegar partes del contenido en un correo electrónico. Esto no solo le llevaría más tiempo, sino que también aumentaría las posibilidades de que se malinterpreten sus comentarios.

Ineficiente, ¿verdad?

Sin embargo, así es como los equipos brindan comentarios sobre videos, diseños y otros tipos de archivos diariamente. Las partes interesadas pierden el tiempo escribiendo códigos de tiempo y capturando capturas de pantalla para explicar lo que significan. Y los creadores de contenido pueden juntar todo o convocar una reunión para mayor claridad.

3. Perseguir a las personas para obtener comentarios y aprobación es un trabajo de tiempo completo

Ya hemos hablado sobre los problemas a los que se enfrentan las partes interesadas al dar su opinión por correo electrónico. Así que es natural que muchos de ellos lo pospongan el mayor tiempo posible.

Esto crea un problema para los gerentes de proyectos, gerentes de cuentas y especialistas en marketing. En primer lugar, deben estar atentos a quién ha dado su aprobación o solicitado cambios (hola, hojas de cálculo). Luego, tienen que enviar correos electrónicos de persecución para recordar a las personas que deben enviar sus comentarios.

Y entonces, ¿qué sucede? El tiempo creativo se reduce, la calidad del contenido se ve afectada y los plazos se pierden.

4. El control de versiones sale por la ventana

La corrección de correo electrónico es un desastre para el control de versiones.

Aquí hay algunos problemas que puede enfrentar:

• Tienes que dar tu opinión sobre los archivos sin tener tu opinión previa como referencia.
• Puede enviar comentarios accidentalmente sobre una versión anterior si pierde algunos correos electrónicos
• Su contenido (especialmente los documentos) se puede editar y compartir como nuevas versiones

Y si está en una industria regulada como las finanzas, la atención médica o la ley, existe un gran riesgo de publicar la versión incorrecta, lo que lleva a su empresa a problemas.

Cómo funciona el software de corrección en línea y por qué es mejor para los equipos modernos

La revisión en línea restablece el orden en el caos de las revisiones por correo electrónico al centralizar todo el proceso de revisión.

Le brinda acceso instantáneo a todo lo que sucede en sus proyectos, todo en su navegador. Entonces, en segundos, puede responder preguntas como "¿Cuál es la diferencia entre esta versión y la última?" o "¿Qué archivos están listos para que mi equipo trabaje hoy?"

Veamos cómo funciona la revisión en línea en seis pasos.

1. Crea un proyecto

El primer paso en el proceso de revisión en línea es crear un proyecto. Este es efectivamente un espacio en la nube donde puede cargar archivos, y su revisor puede ingresar para agregar comentarios, directamente en su navegador.

Solo toma un minuto configurar su proyecto. Luego, puede controlar cada archivo, versión, comentario y aprobación, todo en un solo lugar.

2. Configure su flujo de trabajo de revisión

Una vez que haya creado su proyecto, puede configurar su flujo de trabajo para asegurarse de que cada archivo sea aprobado por las personas adecuadas.

Sus pasos de revisión pueden verse así:

• Revisión creativa: director creativo, director de arte, redactor
• Revisión de la gestión: Gerente de cuentas, gerente de proyectos, estratega
• Opinión del cliente: gerente de marca, gerente de marketing, experto legal

Este enfoque ayuda a evitar que el trabajo se envíe a partes interesadas importantes antes de que esté listo. Tienes control total sobre quién ve qué y cuándo.

3. Cargue archivos y establezca fechas de vencimiento

Ahora, la parte más fácil de todas: compartir archivos.

Simplemente cargue sus archivos y elija con qué grupos de revisores desea compartirlos. No se requieren descargas y no hay riesgo de que se agote el tiempo de espera de los enlaces de transferencia.

Luego establezca una fecha límite para que sus revisores sepan cuándo se necesitan sus comentarios. Y si se olvidan de dar su opinión a medida que se acerca la fecha límite, las mejores herramientas de revisión en línea les enviarán un recordatorio automáticamente.

4. Recopile comentarios y colabore

Ha compartido sus archivos y los comentarios están llegando a raudales. Ahora es el momento de interactuar con sus revisores, compartir ideas en los comentarios y hacer que todos se alineen antes de desarrollar la próxima versión.

La mayoría del software de corrección en línea incluye herramientas como anotaciones y archivos adjuntos. Esto hace que sea más fácil ver con precisión de qué partes de su contenido están hablando las personas, para que pueda trabajar con confianza en las enmiendas.

5. Obtenga aprobación en su primer paso de revisión

Una vez que haya implementado los comentarios de todos en su contenido, estará listo para compartir una nueva versión con su primer paso de revisión, por ejemplo, su equipo creativo.

Si tiene suerte, obtendrá la aprobación de su segunda versión. Pero dependiendo de la complejidad de su contenido, es posible que necesite otra ronda para prepararlo para el siguiente paso de revisión.

6. Repita lo anterior para los pasos de revisión restantes

Tan pronto como obtenga la aprobación en su primer paso de revisión, estará listo para compartir su contenido con el siguiente grupo de partes interesadas.

Este podría ser su equipo de marketing, expertos en productos o cumplimiento. Y si desea acelerar las cosas, puede ejecutar algunos de esos pasos de revisión en paralelo para ayudarlo a llegar a su versión final más rápido.

11 características del software de revisión en línea que resuelven los problemas de las revisiones por correo electrónico

Compartir archivos. Discutiendo comentarios. Seguimiento de aprobaciones. Estas son las 11 características más importantes del software de corrección en línea:

1. Comentarios, anotaciones y archivos adjuntos

Uno de los mayores beneficios de la revisión en línea es la experiencia del usuario para los revisores.

En lugar de escribir descripciones largas por correo electrónico, puede agregar comentarios justo encima de sus archivos. Ya sea que esté dando su opinión sobre un video, documento o imagen, puede hacer clic en el punto exacto que desea cambiar o hablar. Entonces puedes crear tu comentario en contexto.

Aquí hay un resumen de las funciones de comentarios más populares:

• Toca para agregar comentarios
• Cree anotaciones con la herramienta Pluma, líneas, cuadros y flechas
• Agregue archivos adjuntos como referencias o para obtener más contexto
• Responder para discutir los comentarios en contexto
• Usa emojis para reaccionar a los comentarios y ahorra tiempo
• @Mencionar compañeros de equipo o revisores

2. Códigos de tiempo automatizados para videos y archivos de audio

El video es uno de los formatos de archivo más difíciles de revisar por correo electrónico. Los archivos deben cargarse para transferir enlaces, compartirse y descargarse dentro de un período de tiempo determinado. Luego, los revisores tienen que enumerar los códigos de tiempo para explicar qué partes quieren cambiar.

El software de revisión en línea reduce drásticamente el tiempo de revisión de video con un poco de ayuda de códigos de tiempo automatizados. Simplemente toque su archivo de video o audio mientras se está reproduciendo para pausarlo y crear un marcador. Luego concéntrese en escribir su comentario sin necesidad de explicar de qué parte del contenido está hablando.

Y debido a que los comentarios están vinculados a cuadros específicos, los editores pueden hacer clic en cualquier comentario para saltar a esa parte del archivo de video o audio. Esto ahorra un tiempo precioso en las enmiendas y ayuda a que el contenido llegue a la línea de meta más rápido.

3. Fechas de vencimiento y recordatorios automáticos

Si alguna vez ha trabajado en una agencia de publicidad o en un equipo de marketing, es muy probable que haya tenido que perseguir a algunas personas para recibir comentarios y aprobación. Esto no solo es frustrante, sino que también es una enorme pérdida de tiempo.

La revisión en línea resuelve este problema al permitirle establecer fechas de vencimiento para cada etapa de su flujo de trabajo de aprobación. Luego, a medida que se acerque la fecha de vencimiento, se les recordará a los revisores que den su opinión. Todo mientras estás ocupado enfocándote en tareas más críticas.

Algunos programas van un paso más allá al permitirle establecer automáticamente las fechas de vencimiento en función de un marco de tiempo preestablecido (por ejemplo, dos días). Entonces, si alguien comienza una revisión hoy, la fecha de vencimiento se establecerá automáticamente para pasado mañana, lo que minimiza el trabajo manual y establece expectativas claras y consistentes para las partes interesadas.

4. Control de versiones integrado con comparaciones en paralelo

El control de versiones es una parte esencial de cualquier proceso de revisión exitoso. Así es como la revisión en línea puede ayudarlo a administrar sus versiones como un profesional:

• Agregue nuevas versiones sobre los archivos existentes para mantener un historial de versiones claro
• Vuelva a consultar versiones anteriores en cualquier momento, incluidos todos los comentarios.
• Notificar a los revisores o compañeros de equipo si están viendo una versión anterior
• Compare las versiones una al lado de la otra para ver qué ha cambiado y verifique la nueva versión

Con algunas herramientas, incluso puede comparar automáticamente dos versiones para señalar qué ha cambiado. Y es solo cuestión de tiempo antes de que la IA comience a desempeñar un papel más importante en las revisiones de contenido , ayudándolo a mantenerse fiel a la marca o a obtener los diseños correctos.

5. Soporte para todos los tipos de archivos más populares

Algunas herramientas de revisión en línea, como sitios web o archivos de diseño, se especializan en tipos de archivos específicos. Pero las herramientas más valiosas le permiten combinar todos sus archivos bajo un mismo techo.

Puede compartir archivos en los siguientes formatos:

• Documentos: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Vídeo: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Imagen: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio: MP3, AAC, WAV
• Sitio web en vivo: sitios HTTPS
• Contenido HTML: HTML

Al tener todo este contenido y comentarios en un solo lugar, puede evitar tener que cambiar de una herramienta a otra para administrar sus rondas de revisión. Y mejor aún, también lo pueden hacer sus revisores, quienes pueden no llevarse bien con otras herramientas.

6. Revise los pasos y las plantillas

Antes de comenzar cualquier proyecto, debe pensar en su proceso de revisión y en las diferentes partes interesadas que deben participar en su camino hacia la línea de meta.

Si trabajas en una agencia de publicidad, puede verse así:

• Equipo creativo
• Administración de cuentas
• Cliente

O, para un equipo de marketing, puede parecerse más a esto:

• Marca y marketing
• Producto
• Cumplimiento

Con el software de revisión en línea, puede configurar estos pasos e invitar a todos sus revisores al comienzo del proyecto. Luego, cada vez que comparte un archivo, puede asegurarse de que sea visto y aprobado por las personas adecuadas en el momento adecuado.

¿Y la guinda del pastel? Puede convertir sus flujos de trabajo en plantillas para reutilizarlas en varios proyectos. Perfecto para empresas que necesitan implementar flujos de trabajo consistentes en toda su empresa.

7. Búsqueda rápida para buscar archivos, versiones y comentarios

La belleza de tener todas las revisiones de contenido en un solo lugar es que todo está perfectamente organizado y es fácil de encontrar.

Pero cuando el tiempo es esencial, puede encontrar lo que necesita aún más rápido con la función de búsqueda o búsqueda rápida de su software de pruebas en línea.

Esto le permite buscar en toda su plataforma un comentario, archivo, versión o proyecto específico. Luego, puede saltar a él en un instante y ver exactamente lo que estaba buscando: un gran ahorro de tiempo en comparación con navegar por su bandeja de entrada.

8. Indicadores de estado para ver quién aprobó qué de un vistazo

Imagina que estás hablando con tu jefe sobre un trabajo que compartiste recientemente con un cliente. Si le preguntaran cuántos de sus revisores lo aprobaron, ¿cuánto tiempo le tomaría encontrar una respuesta confiable?

Con el software de revisión en línea, puede responder esta pregunta en segundos. Desde el panel de su proyecto, puede ver el estado de revisión de cada archivo y revisor de un vistazo.

En algún software, por ejemplo, vería uno de los siguientes indicadores de estado para cada revisor:

• En revisión (gris): el revisor todavía necesita echar un vistazo a esta versión
• Cambios solicitados (naranja): el revisor ha solicitado cambios en esta versión
• Aprobado (verde): el revisor ha aprobado esta versión

Esto le brinda una visión clara de qué archivos están listos para trabajar para que pueda administrar sus recursos de manera eficiente. Y también ahorra tiempo en reuniones de estado inútiles porque todos ya saben dónde se encuentra en el proceso.

9. Informes de revisión de archivos para auditar su proceso de aprobación

Si trabaja en una industria regulada, las pruebas en línea pueden ser de gran ayuda cuando se trata de rastrear el proceso de aprobación de su contenido.

Con los informes de revisión, puede guardar todos los comentarios y decisiones de revisión en todas las versiones de un archivo, incluidas las marcas de tiempo.

Esto se puede exportar como PDF y guardar en su sistema. Entonces, si alguna vez hay una queja o demanda, puede ver exactamente dónde salieron mal las cosas y quién fue el responsable.

10. Integraciones para estar al día en tus apps favoritas

Las mejores herramientas de corrección en línea pueden conectarse con todas sus aplicaciones favoritas. Esto generalmente funciona a través de integraciones nativas o proveedores de automatización de terceros.

Aquí hay algunas formas en que puede implementar integraciones en su flujo de trabajo de prueba en línea:

• Envíe recordatorios de comentarios a sus revisores en Slack o Microsoft Teams
• Establezca tareas de revisión en software de gestión de proyectos como Asana y Monday
• Crear automáticamente un proyecto cuando se envía una solicitud de marketing

11. Información para ayudarlo a rastrear y optimizar sus revisiones de archivos

El software de pruebas en línea está diseñado para minimizar el tiempo de retroalimentación y maximizar el tiempo dedicado a tareas productivas de alto impacto.

Con información y análisis incorporados, el software de corrección en línea muestra cuántos archivos, versiones y comentarios crea su equipo cada mes. Y revela tendencias de cómo esas cosas están cambiando con el tiempo.

Esto le ayuda a controlar el rendimiento y encontrar formas de mejorar la productividad.

Los lugares de trabajo fragmentados exigen soluciones innovadoras

El correo electrónico no se creó para revisar el contenido. Y a medida que la pandemia hizo que los lugares de trabajo estuvieran más distribuidos y fragmentados, los equipos comenzaron a buscar herramientas para resolver sus problemas de pruebas.

Con el software de revisión en línea, puede compartir archivos, discutir cambios y obtener aprobación en una sola plataforma. Hace que dar retroalimentación sea más rápido para los revisores y hace que los comentarios sean más claros y precisos para los creadores de contenido. Al automatizar los pasos clave en el proceso de revisión, la revisión en línea libera a los equipos para que se concentren en entregar su mejor trabajo.

La creación de flujos de trabajo de diseño eficientes es el próximo gran paso en las pruebas en línea. Vea cómo la colaboración creativa impulsa los flujos de trabajo de diseño y hace que su contenido de marca sea más auténtico.