Notas del campo: módulo de datos duplicados de una sola tabla

Publicado: 2021-08-18

Los datos de CRM limpios y sólidos son una belleza, ya que ofrecen a las empresas una vista única de cada cliente, todo en un solo lugar. Pero cuando los registros duplicados llegan a la base de datos, esa vista "única" deja de existir. Los duplicados crean dolores de cabeza en toda la organización, lo que afecta negativamente a los pronósticos de ventas, la gestión de la canalización, el gasto en marketing y las experiencias de los clientes.

“Ver el doble” en el CRM es solo uno de los muchos desafíos que enfrentan los administradores de Salesforce, pero es uno de los más comunes. Quizás es por eso que Single Table Dedupe, solo uno de los muchos módulos de DemandTools, es uno de los más utilizados.

Puede obtener una prueba gratuita de 30 días de DemandTools aquí para ver todos sus módulos en acción. Pero en este blog, nos gustaría destacar específicamente la deduplicación de tabla única para ayudarlo a familiarizarse con el módulo que probablemente querrá probar primero.

¿Qué hace que Single Table Dedupe sea diferente?

Single Table Dedupe lleva la gestión de duplicados más allá de lo que ofrece la funcionalidad nativa de Salesforce. Lo hace de las siguientes formas:

La utilidad de combinación de Salesforce solo puede combinar tres registros a la vez, no se puede automatizar, no puede combinar objetos personalizados y no proporciona ninguna copia de seguridad de los datos involucrados en una combinación. DemandTools proporciona copias de seguridad a nivel de registro. Y su potente deduplicador funciona para conjuntos de datos grandes y pequeños. Fue el primer deduplicador masivo personalizable que fusionó objetos estándar y personalizados en Salesforce.
Proporciona más control sobre los duplicados al ofrecer reglas maestras personalizadas y reglas de campo, configuraciones que le permiten especificar qué registro duplicado se retiene en Salesforce y qué valores de campo se mantienen de cada registro.
Con la reciente incorporación de DupeBlocke a la suite DemandTools, los administradores pueden gestionar los duplicados de forma proactiva.
Las integraciones disponibles en Single Table Dedupe permiten a los usuarios fusionar en masa los duplicados informados por DupeBlocker e informar los duplicados de menor confianza para su revisión manual.

Descubra todo lo que ofrece DemandTools con una prueba gratuita de 30 días .

¿Cómo se utiliza normalmente la deduplicación de datos duplicados de una sola tabla?

Los casos de uso comunes para este módulo popular incluyen:

Gestión de duplicados

Comenzando con lo obvio, el caso de uso más común de la deduplicación de tabla única es la deduplicación de rutina mediante una serie de técnicas de coincidencia. Hay 20 algoritmos de coincidencia para encontrar duplicados basados en todo tipo de datos.

Comprobación de duplicados después de la importación

Aunque hay otras herramientas en la suite DemandTools que pueden ayudar a evitar que los duplicados ingresen al CRM, Single Table Dedupe puede ver si una importación causó registros duplicados. Para hacer esto inmediatamente después de una importación, debe configurar la deduplicación de tabla única para que solo devuelva coincidencias en las que al menos uno de los registros duplicados se creó hoy.

Establecimiento de reglas de campo

Single Table Dedupe es eficaz para respaldar las necesidades de administración de datos en diferentes departamentos, lo que ayuda a garantizar la alineación de los registros que deben servir como la única fuente de verdad. Por ejemplo, puede exportar duplicados a un formato de archivo para compartir con otros, incluido alguien que no tenga acceso a DemandTools.

Esto puede ser especialmente útil cuando necesita compartir o documentar cómo se manejaron las fusiones, o cuando otros equipos, como ventas, deben proporcionar información sobre qué duplicados representan el registro maestro.

Las reglas de campo permiten que cada departamento evalúe cómo se manejan los datos de los campos en los que más confían para llevar a cabo su función laboral y sus objetivos. Y debido a que tienen esta opinión en el manejo de datos, ayuda a mantener la calidad de los datos a la vanguardia para cada departamento.

Más sobre Dedupe de una sola mesa

Obtendrá una mirada más cercana a lo que Single Table Dedupe tiene para ofrecer durante su prueba gratuita de 30 días de DemandTools. Nos gusta pensar en DemandTools como una “navaja suiza” virtual con todas las herramientas que necesitan los administradores de Salesforce. Cada herramienta tiene un propósito especializado, desde la deduplicación y la estandarización hasta capacidades sofisticadas de administración de datos. Para ayudarlo a probarlos todos, también brindaremos acceso a materiales de capacitación, documentos de ayuda y sugerencias de otros usuarios de DemandTools.

Mientras tanto, cerraremos este blog con una lista de características adicionales, herramientas de procesamiento, soportes y ejemplos de casos de uso para la deduplicación de tabla única. Revise esta lista para ver las características o funciones que más le importan para no perderse durante su prueba.

Características

Se instala con 29 escenarios prediseñados y reglas maestras
Reglas maestras personalizadas: permite a los usuarios definir atributos del registro para conservar como maestro
Reglas de campo personalizadas: permite que el usuario especifique el valor retenido para cada campo.
Evaluar todos o un subconjunto de registros
Coincidir en campos estándar y personalizados
Coincidir con todos o un subconjunto de registros
Incluye 20 algoritmos coincidentes, 6 personalizables
Capacidades de coincidencia difusa / fonética
Personalice los campos que se muestran al revisar los duplicados, lo que resulta útil para determinar el registro maestro.

Herramientas de procesamiento

Cuadrícula de resultados
- Revise los duplicados encontrados y el maestro seleccionado para cada grupo antes de procesar. Esto permite a los usuarios seleccionar los grupos duplicados para combinarlos o ignorarlos y admite la edición en tiempo real de datos a nivel de campo para soluciones rápidas incluso si los datos no se combinan.
Exportar duplicados
- Excelente para compartir fusiones propuestas con usuarios que no son de DemandTools. O utilícelo cuando los resultados duplicados requieran la participación de otros equipos para seleccionar el maestro para cada grupo.
Publicar archivos de combinación
- Se crean 4 archivos posteriores a la fusión para ayudar en la restauración de datos y para ayudar a administrar los cambios de propiedad que resultan de una fusión.
  - Fusionar archivo de registro : ayuda a mantener los sistemas sincronizados cuando se elimina una ID que se utiliza para identificar un registro entre sistemas debido a una fusión.
  - {Objeto} Archivo de datos de combinación de datos duplicados : muestra todos los valores de nivel de campo de los registros combinados para ayudar a deshacer una combinación.
  - Archivo de cambio de propietario no maestro : solo se genera cuando se combinan registros con diferentes propietarios. Ayuda a facilitar la adición de miembros a los equipos de cuentas para compartir y registrar la visibilidad que pueden haberse eliminado de los registros combinados.
  - Archivo de cambio de propietario de subobjeto: si se selecciona la opción Reasignar a propietario principal para subobjetos específicos, se crea un archivo de cambio de propietario de subobjeto para ayudar a restaurar la propiedad si es necesario.
- Archivos de registro
  - Informa los errores encontrados durante el procesamiento, la fecha y hora del proceso y otras variables del proceso para ayudar en la resolución de problemas.
- Ahorro de escenarios
  - Cree escenarios nuevos o modifique los existentes y guarde la configuración para el procesamiento manual o programado futuro y la recuperación rápida de cómo se fusionaron los datos.
- Opciones de procesamiento
  - Tamaño de lote de API de SOAP y Bulk: controle el tamaño de lote para mejorar la velocidad y reducir la cantidad de llamadas de API utilizadas.
  - Regla de asignación de cliente potencial / caso / territorio: invoque su regla predeterminada para que la combinación de datos no interrumpa las reglas de propiedad de registros.
  - Resumen de tareas de combinación: realice un seguimiento de cuántos registros se combinaron durante cada proceso.

Apoyos

Programación de Automatización / Escenario
Objetos: estándar y personalizados
Campos: estándar y personalizado
Caracteres internacionales y de doble byte
Procesamiento de API SOAP
Procesamiento masivo de API

Casos de uso

Fusionar cuentas duplicadas y conservar la estructura jerárquica
Busque y combine solo los duplicados creados por los datos importados hoy
Identifique las cuentas que comparten una cuenta principal haciendo coincidir el ID de la cuenta principal para todas las cuentas en un territorio específico
Asignar una cuenta principal a registros que coincidan según el nombre de la cuenta
Buscar duplicados de cuenta donde un nombre de cuenta es el acrónimo y su duplicado es la versión deletreada, por ejemplo: "IBM" e "International Business Machines"
Buscar duplicados de cuenta con diferentes sufijos, por ejemplo: "Validity Inc.", "Validity" y "Validity Incorporated"
Al fusionar Cuentas, conserve el registro más antiguo como maestro, pero mantenga el número de cuenta del registro que tiene el tipo de registro de Cliente y mantenga el Cliente como el tipo de registro de Cuenta.
Al fusionar cuentas, mantenga la cuenta con la mayor cantidad de oportunidades como registro maestro
Encuentre duplicados donde las palabras en un campo son las mismas pero el orden de las palabras es diferente, por ejemplo: "Cavitch, Familo y Durkin" y "Durkin Cavitch y Familo"
Identifique duplicados de contactos o clientes potenciales haciendo coincidir el correo electrónico y, si la dirección de correo electrónico no coincide con el nombre, elimine la dirección de correo electrónico incorrecta del registro
Buscar coincidencias de contacto o cliente potencial donde un registro tiene el nombre completo de la persona y el otro muestra su apodo, por ejemplo: "Jim Hinkle" y "James Hinkle"
Al fusionar Contactos o Clientes potenciales, conserve todas las direcciones de correo electrónico y números de teléfono de todos los registros del grupo duplicado.
Fusionar contactos duplicados que no están relacionados con el mismo ID de cuenta
Al fusionar contactos, mantenga el contacto con la mayor cantidad de tareas y eventos como maestro
Fusionar activos después de combinar varias instancias de Salesforce utilizadas por diferentes regiones geográficas de una empresa
Fusionar oportunidades si se crearon este año fiscal, tienen el mismo estado y la misma cantidad
Fusionar duplicados informados por DupeBlocker en masa
Fusionar duplicados informados por Salesforce Duplicate Management en masa
Exporte duplicados para recibir comentarios de otros equipos sobre qué registros conservar como maestros o no fusionar en absoluto
Seguimiento de registros fusionados por DemandTools en Salesforce