Todas las organizaciones sin fines de lucro requieren dinero para operar. Sin el arduo trabajo de determinar el flujo de efectivo y la asignación de capital, las misiones caritativas son solo ideas. Un presupuesto efectivo puede garantizar que su organización opere de manera eficiente.
Una forma de verlo es que un presupuesto sin fines de lucro es el documento de planificación utilizado para realizar un seguimiento de sus gastos e ingresos. Dicho de otra manera: determina dónde dedicará sus recursos en función de las prioridades.
Pero no todos los presupuestos sin fines de lucro son iguales. Existen diferentes tipos de presupuestos destinados a fines específicos, departamentos o periodos focalizados. Use esto como una guía para asegurarse de que sus actividades financieras contribuyan a la sostenibilidad financiera y el impacto a largo plazo de su organización.
¿Cuáles son los beneficios de usar un presupuesto sin fines de lucro?
Un presupuesto completo es parte del plan de negocios de cualquier organización sin fines de lucro. Cuando se toma el tiempo para organizar un plan financiero claro y consistente que se alinea con sus metas oportunas, hay beneficios claros. Estas son solo algunas de las razones más obvias para crear un presupuesto para su organización sin fines de lucro.
- Logre su misión: un presupuesto efectivo para organizaciones sin fines de lucro lo mantiene enfocado en las cosas correctas. Cuantos más recursos dedique a un objetivo en particular, más probabilidades tendrá de lograrlo.
- Crecer sin gastar de más: Un presupuesto le permite crecer de forma sostenible sin el riesgo de superar sus ingresos. Dirigir una organización benéfica sin un presupuesto claro es como conducir de noche sin las luces encendidas: no sabe a dónde va, lo que aumenta el riesgo de un choque repentino.
- Comuníquese mejor: un buen presupuesto mejora la transparencia interna de las organizaciones sin fines de lucro al facilitar conversaciones saludables sobre las finanzas de su grupo. La planificación del presupuesto ayuda a respaldar la alineación del personal y garantiza que los miembros de la junta de su organización sin fines de lucro sepan lo que está sucediendo.
- Mantenga contentos a los donantes: un donante potencial no quiere donar a una organización derrochadora. Quieren asegurarse de que gaste sus fondos de manera inteligente y que sus contribuciones tengan un impacto. En pocas palabras, tener un plan financiero claro genera confianza con sus financiadores.
Mantenga estos beneficios al frente de su mente mientras crea su próximo presupuesto. Estos también pueden ser recordatorios útiles para su equipo si necesitan motivación para participar en el proceso de planificación del presupuesto. Cuanta más participación obtenga de su equipo, mejor se desarrollará el proceso.
Un proceso claro de elaboración de presupuestos también ayuda a mejorar otras áreas de su organización, incluido su sistema de contabilidad sin fines de lucro y su gestión de auditorías sin fines de lucro.
4 tipos de presupuestos para organizaciones sin fines de lucro
Todos los presupuestos giran en torno al dinero, pero diferentes presupuestos sirven para diferentes propósitos. Estos son cuatro de los tipos de presupuestos más comunes que utilizan las organizaciones sin fines de lucro.
- Presupuesto operativo: este es uno de los tipos más comunes de presupuestos sin fines de lucro y muestra sus ingresos y gastos operativos anuales proyectados. Lo más probable es que comience con un presupuesto propuesto y luego haga un seguimiento de los gastos reales durante el año fiscal.
- Presupuesto de capital: este presupuesto consiste en los números financieros directamente asociados con proyectos a largo plazo, como una campaña de construcción.
- Presupuesto del programa o proyecto: este informe proporciona una descripción general de los ingresos y gastos de un proyecto específico. También puede crear estos presupuestos de programa para departamentos individuales, como recaudación de fondos o marketing.
- Proyección de flujo de efectivo: este presupuesto tiene proyecciones que responden a la pregunta de cuánto dinero tienes en el banco en un momento dado. Las organizaciones a menudo se apoyan en estas proyecciones para pronosticar el flujo de entrada y salida de dinero.
Ya sea que seleccione uno de estos presupuestos o use una combinación, comprender cómo cada uno es único es el primer paso.
Enfoques presupuestarios: 3 tipos a considerar
Además de los diferentes tipos de presupuestos, también existen enfoques fundamentales para la elaboración de presupuestos estratégicos. Estas son las filosofías detrás de cómo una organización ve el dinero. Puede aplicar cada uno a los distintos tipos de presupuestos.
- Presupuesto de base cero: este enfoque implica comenzar desde cero al comienzo del año fiscal para determinar sus prioridades y cómo debe gastar el dinero en función de esos objetivos.
- Presupuesto basado en los ingresos: este enfoque le permite predecir sus ingresos y luego volver a los gastos que puede pagar con esa cantidad. Es más fácil cuando tiene una idea clara de cuáles serán sus próximos ingresos.
- Presupuesto incremental: este enfoque implica la creación de un presupuesto utilizando un porcentaje de aumento o disminución basado en el presupuesto del año anterior. Se basa en lo que ya sabes que funciona y lleva mucho menos tiempo construirlo que empezar desde cero.
No existe un enfoque "correcto" para el presupuesto organizacional: debe encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. Lo más importante es mantener la coherencia una vez que seleccione uno. De lo contrario, no podrá comparar con precisión los presupuestos de un período a otro.
Características del presupuesto sin fines de lucro: busque estas 5 cosas
Examinamos algunos presupuestos organizacionales, cada uno con variaciones y elementos diferentes. Aún así, muchos de ellos tenían varias características similares. Estos son algunos de los términos más comunes que verá en los presupuestos.
- Ingresos: este es el dinero que ingresa a su organización. Para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, estas fuentes de ingresos se refieren a los esfuerzos de recaudación de fondos de donaciones, patrocinadores y subvenciones para organizaciones sin fines de lucro. También puede significar cuotas de membresía y venta de entradas para eventos de recaudación de fondos.
- Gastos: Esto se refiere a las cosas en las que gastó dinero, que es una amplia gama de costos directos que comúnmente incluyen salarios del personal, viajes, marketing sin fines de lucro, gastos de programas, espacio de oficina y suministros, y desarrollo profesional.
- Proyecciones vs. real: Esto responde a la pregunta: "¿Qué esperabas en comparación con lo que sucedió?" Las proyecciones son una parte crucial del proceso de presupuestación, y querrá ver qué tan cerca estuvieron sus gastos estimados de los resultados reales.
- Período de tiempo: esto garantiza que su presupuesto incluya el mismo período para fines de comparación, ya sea que realice un seguimiento del trimestre más reciente o una descripción general de tres o cinco años. Pero asegúrese de mantener al menos un presupuesto anual que tenga en cuenta el año fiscal más reciente.
- Objetivos: esto responde a la pregunta: "¿Qué números de ingresos está tratando de alcanzar?" Mantenga sus objetivos organizacionales a la vanguardia para recordar cuál es su objetivo y qué métricas medir para comprender cómo llegar allí.
Mejores prácticas para crear un presupuesto sin fines de lucro
Ahora que hemos cubierto por qué necesita un presupuesto y cómo se ve uno, desglosemos algunas de las mejores prácticas para optimizar su presupuesto como líder sin fines de lucro. Aprenderá y mejorará este proceso con el tiempo y el esfuerzo, pero con suerte, estos consejos le ahorrarán tiempo y errores potencialmente costosos.
- Involucre a las personas adecuadas: obtenga la opinión de su personal, voluntarios y la junta directiva en el proceso de creación y revisión del presupuesto para garantizar la aceptación.
- Alinéese con sus objetivos: asegúrese de que su presupuesto valga la pena al crear uno que lo ayude a alcanzar sus objetivos. El presupuesto de su organización sin fines de lucro debe respaldar directamente los objetivos y el plan estratégico de su organización.
- Manténgalo preciso y actualizado: cree procesos sostenibles que lo ayuden a rastrear la precisión de estos números. Un presupuesto inexacto o desactualizado le dará información defectuosa, lo que le restará valor a la gestión financiera adecuada.
- No se ahogue en los detalles: mantenga la mayoría de los informes presupuestarios de alto nivel para evitar quedarse atascado en la maleza. Su equipo financiero se preocupará por el meollo del asunto, pero es probable que su directorio quiera una descripción general.
- Elija la herramienta de elaboración de presupuestos adecuada: elija un software de elaboración de presupuestos que sea útil y no demasiado complicado. La automatización de algunos de estos procesos con tecnología ayudará a que su organización crezca de manera sostenible y mantenga los números precisos. Esto podría ser tan simple como comenzar con Excel o pasar a un software como QuickBooks o FreshBooks. Estas herramientas suelen tener plantillas de presupuestos para organizaciones sin fines de lucro que lo ayudarán a comenzar.
Prepárese para presupuestar mejor
El presupuesto es una parte crucial para mantener su organización en el buen camino y solvente. Sin un presupuesto, no cumplirá con sus objetivos o misión. Esta gestión financiera es la forma de mejorar la salud financiera general de su organización sin fines de lucro; incluso si no es fácil, vale la pena prestarle atención para mantener su organización viva y próspera.
Editor de estilo:Ayanna Julien
Su guía para la contabilidad sin fines de lucro