Las auditorías sin fines de lucro pueden parecer intimidantes, pero son mucho menos aterradoras de lo que piensa. Para empezar, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) rara vez tiene motivos para auditar su organización, ya que es una organización sin fines de lucro y no paga impuestos.
Esto significa que tiene más control sobre cuándo, dónde y cómo realiza auditorías independientes. A veces, las leyes estatales y federales requieren que usted audite su organización sin fines de lucro, pero ese no es siempre el caso. E incluso si no tiene la obligación legal de realizar una auditoría, un examen financiero puede ser un gran impulso para su organización.
A continuación, lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber sobre las auditorías de organizaciones sin fines de lucro. Nos sumergiremos en cuáles son, por qué son importantes, los diferentes tipos de auditorías, cómo elegir el auditor adecuado y más.
¿Qué son las auditorías independientes sin fines de lucro?
Una auditoría independiente sin fines de lucro implica un examen de los registros financieros, las prácticas contables, los controles internos, las transacciones y los estados financieros de su organización. Un auditor o una firma de auditoría generalmente realiza esto para su organización sin fines de lucro.
Las razones comunes por las que podría realizar una auditoría sin fines de lucro son para mejorar la posición financiera, la transparencia, la responsabilidad y las prácticas contables de su organización benéfica. En resumen, lo ayuda a realizar un seguimiento de sus donaciones y gastos y garantiza que no haya malas prácticas a puerta cerrada.
Los donantes deben confiar en una organización antes de contribuir con una donación única o financiamiento recurrente, y una auditoría independiente les brinda esa tranquilidad que tanto necesitan.
Sin embargo, no todas las auditorías sin fines de lucro son voluntarias.
Hay algunas situaciones en las que se le puede solicitar a su organización sin fines de lucro que realice una auditoría. Por ejemplo, su estado podría imponer requisitos de auditoría si sus ingresos y gastos superan cierto umbral. Y algunas subvenciones sin fines de lucro requieren una auditoría satisfactoria antes de que su organización sin fines de lucro pueda recibir fondos.
Términos de auditoría de organizaciones sin fines de lucro que debe conocer
Antes de profundizar demasiado en la auditoría, entremos en la misma página sobre algunos términos comunes de auditoría. Es probable que vea (o escuche) estos términos utilizados al elegir y trabajar con un auditor, por lo que es mejor estar preparado antes de someterse a una revisión financiera:
- Estatutos: sin fines de lucro los estatutos (también conocidos como artículos de organización) explican cómo funciona su organización sin fines de lucro. Estos son una colección de reglas, procesos, directrices y cláusulas.
- Conciliar: Conciliar significa establecer un acuerdo entre diferentes fuentes de información, como transacciones bancarias con un estado financiero.
- Controles internos : los controles internos son políticas y procedimientos para garantizar que los estados financieros se mantengan confiables y consistentes, como las observaciones de inventario, los sistemas de control de contraseñas y el software de contabilidad.
- Solicitud de propuesta (RFP): una RFP es un documento que envía a posibles auditores y empresas para determinar la opción adecuada para su organización benéfica.
- Proporcionado por el cliente (PBC): un PBC es una lista que los auditores envían a su organización solicitando acceso a ciertos documentos e información.
- Pronunciamientos: Los pronunciamientos son reglas establecidas por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB) que determinan las reglas para la divulgación e información externa.
- Principios de contabilidad generalmente aceptados ( GAAP ): GAAP incluye reglas para determinar costos, ingresos, coincidencias y divulgación.
- Contador público certificado ( CPA ): un CPA es alguien con una licencia para brindar servicios de contabilidad al público.
- Sin salvedades: Sin salvedades es una opinión de auditoría de que sus estados financieros se ajustan a los GAAP.
Este no es un glosario completo de términos de auditoría y contabilidad, pero es un buen punto de partida. La terminología es fundamental en la contabilidad, así que no tenga miedo de revisar un término si no está seguro de lo que significa. En caso de duda, búscalo.
5 tipos de auditorías sin fines de lucro
Tiene algunas opciones para obtener una auditoría independiente para su organización sin fines de lucro. Repasaremos los diferentes tipos:
1. Auditoría Interna
Las auditorías internas son mejores que nada, pero no necesariamente aumentan la transparencia pública y la rendición de cuentas, ya que un equipo interno podría ser la raíz del problema.
Sin embargo, las auditorías internas pueden ser una forma efectiva para que su organización identifique oportunidades de mejora. Puede encontrar mejores formas de hacer sus informes financieros o identificar ahorros de costos valiosos. Una auditoría interna es una oportunidad para dar un paso atrás, ver el panorama general y observar la historia y la trayectoria de su organización sin fines de lucro.
El equipo de desarrollo de su organización asigna un comité de auditoría para realizar auditorías internas.
2. Auditoría Externa
Las auditorías externas suelen ser la opción de auditoría más confiable para las organizaciones sin fines de lucro. Los auditores o empresas de auditoría analizarán sus estados financieros, controles internos y mejores prácticas para encontrar áreas de mejora.
Tener la perspectiva de un tercero (alguien pagado para hacer la auditoría) significa que recibirá consejos objetivos de alguien menos afectado por las relaciones o las emociones. Le proporcionarán recomendaciones prácticas y le informarán cuando necesite cambiar una determinada práctica.
3. Auditoría de Cumplimiento
Las auditorías de cumplimiento investigan la obediencia de su organización a las leyes federales, estatales y locales. Es menos una auditoría financiera (aunque normalmente la incluye hasta cierto punto) y más una verificación de los requisitos de cumplimiento y el cumplimiento de los estatutos establecidos.
4. Auditoría financiera
Las auditorías financieras analizan principalmente los estados financieros de su organización sin fines de lucro para encontrar oportunidades de mejora. El auditor puede sugerir formas de reducir costos o recomendar cambiar ciertos controles internos.
Por ejemplo, es posible que los usuarios de su software de contabilidad no sigan las prácticas recomendadas para las contraseñas, o que haya demasiados privilegios de acceso en toda su organización.
5. Auditoría Operacional
Las auditorías operativas analizan los sistemas de su organización sin fines de lucro para encontrar agujeros y oportunidades. Aquí hay algunas funciones que los auditores normalmente examinarán:
- Recursos humanos
- Tecnologías de la información
- Sistemas operativos
- Hardware
- Software
- Productividad
Los auditores harán recomendaciones para impulsar la eficiencia de su organización y ayudarlo a alcanzar sus objetivos financieros.
¿Por qué son importantes las auditorías sin fines de lucro?
¿No tiene la obligación legal de auditar su organización sin fines de lucro? Si bien eso está bien, es posible que desee considerar hacer uno. Las auditorías brindan beneficios mucho más allá del cumplimiento y las casillas de verificación.
Aquí hay algunas razones para auditar su organización sin fines de lucro:
- Proporcionar rendición de cuentas: las auditorías periódicas fomentan las mejores prácticas y la rendición de cuentas continua. Los responsables de sus finanzas y operaciones comerciales saben que tienen la responsabilidad de mantenerse al tanto y ser honestos.
- Mejore la transparencia de las organizaciones sin fines de lucro : los donantes, inversores, prestamistas y socios quieren confiar en su organización sin fines de lucro. Auditar su organización ayuda a probar su legitimidad y confiabilidad.
- Identifique oportunidades: las auditorías le brindan la oportunidad de alejarse de las minucias del día a día y encontrar opciones para mejorar sus operaciones y su salud financiera.
- Califique para subvenciones: algunos financiadores de subvenciones requieren auditorías para garantizar que su organización sin fines de lucro sea confiable, legal y financieramente inteligente.
- Cumplir con las leyes locales: algunos gobiernos estatales y locales requieren que su organización complete una auditoría financiera si sus ingresos o gastos superan un cierto umbral.
Si bien las auditorías únicas únicas son un gran comienzo, siga una cadencia regular con auditorías anuales. Trate de hacerlos a fin de año antes de presentar sus declaraciones de impuestos.
Explicación del proceso de auditoría de organizaciones sin fines de lucro
El proceso de auditoría puede diferir ligeramente dependiendo de su auditor, pero aquí hay una descripción general aproximada de cómo tiende a ser el proceso:
- Solicitud de propuesta: Envíe una RFP a los auditores y firmas de auditoría para comprender sus costos, disponibilidad y cronograma.
- Reunión inicial: Reúnase con su auditor para discutir las expectativas, los elementos de importancia y los plazos. Su auditor enumerará los archivos, los documentos y el personal al que necesitarán acceso para comenzar la auditoría.
- Recopilación de artículos: Reúna los estados financieros requeridos y las personas con las que su auditor deberá hablar durante su auditoría. Vuelva a verificar los nombres de usuario y las contraseñas para asegurarse de que su auditor pueda acceder a sus sistemas y software de contabilidad.
- Comienza el trabajo de campo: dé al auditor espacio para investigar su organización, revisar documentos clave y hablar con el personal.
- Resultados y recomendaciones: busque que su auditor recopile sus hallazgos y recomendaciones en un informe de auditoría para presentarlo a su organización.
- Acción: Tomar acción inmediatamente sobre las recomendaciones del auditor.
Cómo elegir el auditor adecuado para su organización sin fines de lucro
El auditor que elija tendrá un gran impacto en la calidad y la viabilidad de su auditoría. Por lo tanto, haga su debida diligencia al elegir uno: concéntrese en encontrar la empresa adecuada para su caso de uso.
Aquí hay algunas cosas que querrás ver:
- Tarifas: Conozca los costos esperados y asegúrese de que se ajusten a su presupuesto.
- Cronograma: Confirme que el horario del auditor puede adaptarse a su cronograma y disponibilidad.
- Experiencia: Examine los antecedentes del auditor para asegurarse de que tenga experiencia y conocimiento trabajando con organizaciones benéficas y organizaciones sin fines de lucro exentas de impuestos.
- Relaciones: Determine si puede establecer una línea abierta de comunicación con su auditor. Si crees que la relación no encaja bien, pasa a otro candidato. No es necesario que sean los mejores amigos, pero deben poder tener conversaciones positivas, francas y respetuosas.
- Referencias : Pida una lista de otras organizaciones sin fines de lucro que hayan trabajado con la firma auditora. Póngase en contacto con ellos para obtener más información sobre sus experiencias y ver si recomendarían a los auditores.
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