Navegando la contabilidad sin fines de lucro: mejores prácticas y consejos

Es posible que la contabilidad no sea la parte más glamorosa de ningún negocio, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, pero es fundamental para que su organización funcione sin problemas.

Desde el cumplimiento hasta la gestión financiera, la contabilidad proporciona los sistemas y la información necesarios para mantener bajo control las finanzas de una organización sin fines de lucro.

Sin embargo, comprender y evaluar los datos financieros puede parecer abrumador al comenzar, pero no tiene por qué ser así. Nuestra guía detalla cómo puede ocuparse de todas sus necesidades contables y mantener la salud financiera de su organización sin fines de lucro a largo plazo.

5 formas en que la contabilidad sin fines de lucro se compara con la contabilidad con fines de lucro

Las empresas con fines de lucro tienen prácticas contables bien establecidas que quizás ya conozca. Hay muchos puntos en común entre estos procesos y las pautas que las organizaciones sin fines de lucro deben seguir en la contabilidad. Sin embargo, también hay algunas diferencias clave a tener en cuenta.

1. Impuestos: las organizaciones sin fines de lucro aprobadas tienen un estado de exención de impuestos con el Servicio de Impuestos Internos (IRS), a diferencia de las empresas con fines de lucro que deben pagar impuestos sobre la renta de los empleados.
2. Estados financieros: en lugar de un balance que mantienen las empresas con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro deben mantener un estado de situación financiera. Además, las organizaciones sin fines de lucro mantienen una declaración de actividades en lugar de una declaración de ingresos como las empresas con fines de lucro.
3. Equidad frente a activos netos : cuando una empresa con fines de lucro tiene un superávit, ese dinero va a los accionistas como capital. Con una organización sin fines de lucro, ese dinero se destina a los activos netos de la organización.
4. Gobernanza: un propietario privado (o accionistas públicos) generalmente dirige un negocio con fines de lucro. Con organizaciones sin fines de lucro, una junta directiva voluntaria sin fines de lucro las supervisa. Esto afecta la estructura de informes y rendición de cuentas dentro de la contabilidad.
5. Ingresos: Los ingresos de una empresa con fines de lucro provienen de las ventas de bienes y servicios. Dentro de una organización sin fines de lucro, estos ingresos provienen principalmente de la recaudación de fondos y la gestión de subvenciones.

Mejores prácticas de contabilidad sin fines de lucro

Cada organización sin fines de lucro es diferente y requiere un enfoque personalizado de la contabilidad. Sin embargo, hay algunos pasos básicos que todas las organizaciones benéficas del sector sin fines de lucro deben seguir. Ya sea un profesional experimentado o un principiante, aquí hay algunas sugerencias para aprovechar al máximo la contabilidad sin fines de lucro.

1. Establecer un presupuesto

Un presupuesto es su plan financiero. Es donde incluye sus ingresos y gastos previstos para el próximo año en función del rendimiento del año anterior. Esto ayuda a informar los ejercicios de previsión y los planes de gasto de su equipo. Asegúrese de planificar también las contingencias.

Cíñete a tu presupuesto lo más cerca posible. Tómese el tiempo para revisarlo mensualmente para evaluar su progreso y pivotar si es necesario. El presupuesto operativo de su organización debe servir como guía, pero también es fundamental que cada departamento tenga un presupuesto operativo que se adapte a los objetivos más grandes de su organización sin fines de lucro.

2. Seleccione un software de contabilidad

La herramienta digital adecuada puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus finanzas de manera más confiable. Con muchas opciones disponibles, tómese el tiempo para seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades, experiencia y presupuesto únicos. Por ejemplo, QuickBooks y FreshBooks son dos soluciones de contabilidad de uso común.

El mejor sistema de contabilidad sin fines de lucro te ayudará a:

• Administrar un sistema de diario
• Conéctese a su cuenta bancaria
• Crear y administrar presupuestos
• Calcula tu flujo de caja
• Generar informes y estados financieros

3. Formar un equipo de contabilidad

Toda organización sin fines de lucro debe tener a alguien responsable de las finanzas de su organización. Puede ser una sola persona, como el director financiero, o puede ser un equipo completo, según el tamaño y la complejidad de su organización.

No necesita contadores públicos certificados (CPA) en su equipo, pero ciertamente ayuda. Lo más importante es contratar a alguien que entienda el lenguaje de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y que sea capaz de ejecutar informes financieros precisos de manera rutinaria. Un miembro de la junta versado en contabilidad también es un activo para su equipo.

Podría valer la pena asociarse con un contador especializado sin fines de lucro o una firma de contabilidad externa más grande para ayudar con las conciliaciones y auditorías. Su objetividad y especialización en contabilidad servirán como una gran ventaja. Sin embargo, debido a que existen innumerables empresas de contabilidad, es mejor elegir una que comparta sus valores y tenga experiencia con organizaciones sin fines de lucro.

4. Mantenga un registro de sus registros

Con suerte, realiza un seguimiento de todas las transacciones financieras de su organización sin fines de lucro, incluidos los gastos, las facturas y los recibos. Esto ayuda a garantizar que sus registros internos coincidan con su hoja de balance, lo que hará que su auditoría anual sin fines de lucro sea mucho más fácil.

Lo mejor es guardar estos registros digitalmente en su software de contabilidad, pero mantener los registros en papel a corto plazo es útil para verificar que todo esté correcto. El mantenimiento adecuado de registros es vital para una contabilidad sólida y para cumplir con las regulaciones del IRS y las organizaciones sin fines de lucro.

5. Concilia tus cuentas regularmente

Conciliar sus cuentas significa comparar sus extractos bancarios con los registros contables internos. La conciliación bancaria es la práctica de comparar sus registros con lo que realmente hay en la cuenta bancaria de su organización para garantizar que estos registros coincidan.

Este proceso ayuda a detectar errores y discrepancias o puede detectar posibles fraudes en caso de que haya alguna actividad sospechosa dentro de su organización. También le impide quedarse atrás con sus esfuerzos de contabilidad.

Puede conciliar muchas cuentas, incluido el flujo de efectivo (que incluye la revisión de los pagos hacia y desde su organización), las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y la nómina del personal. Todas estas cuentas son vitales para obtener informes financieros precisos en su organización.

6. Llevar a cabo una auditoría financiera anual

Una auditoría es un examen formal de sus registros financieros, que puede revelar cualquier problema potencial y mantenerlo en cumplimiento. Es posible que pueda realizar la auditoría internamente o que tenga que contratar a una empresa externa para que la ejecute, según su tamaño y presupuesto.

Esto no es solo un descuido del IRS, sino una práctica regular saludable para garantizar que la contabilidad de su organización sin fines de lucro esté bien mantenida. Los hallazgos de esta única auditoría pueden encajar en su informe anual sin fines de lucro y simplificar su recaudación de fondos.

Terminología contable sin fines de lucro que debe conocer

La contabilidad puede ser un proceso altamente técnico y lleno de jerga. Por lo tanto, comprender los términos clave relevantes es un paso crucial hacia una mejor contabilidad sin fines de lucro. Aquí hay una lista de algunas de las frases más comunes que necesitará saber:

• Cuentas por cobrar : El dinero adeudado a una organización, o en el caso de una organización sin fines de lucro, el fondo de donación.
• Cuentas por pagar : La cantidad adeudada a otros por servicios o bienes recibidos por la organización sin fines de lucro.
• Plan de cuentas : La lista de cuentas que envía o recibe dinero. Por lo general, se enumeran como activos, pasivos, activos netos, ingresos y gastos.
• Flujo de efectivo : cómo entra y sale el dinero de una organización, especialmente cuánto efectivo líquido hay disponible en un momento dado. Esto generalmente se informa en el estado de flujos de efectivo.
• Activos: el valor de todo lo que posee su organización sin fines de lucro, incluidos efectivo, bienes, inversiones, propiedad intelectual o propiedad física.
• Pasivos : la suma de lo que su organización debe, incluidas las deudas.
• Depreciación: La pérdida de valor a lo largo del tiempo de los activos mantenidos.
• Estado de actividades : el resumen de los ingresos y gastos de su organización sin fines de lucro durante el período del informe. Esto es similar al estado de resultados de una empresa con fines de lucro.
• Contabilidad de fondos : la forma recomendada de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro porque separa el dinero en cuentas separadas para diversas actividades, como programación, marketing, administración y recaudación de fondos.
• GAAP : Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son los estándares para la contabilidad en los Estados Unidos.

Mantenga la contabilidad de su organización sin fines de lucro bajo control para recaudar más para su misión

La contabilidad adecuada es vital para todas las organizaciones del sector sin fines de lucro, independientemente de su misión o tamaño. Seguir los procedimientos contables correctos no es difícil, pero requiere un equipo educado y esfuerzos enfocados para mantenerse en el camino correcto.

Esta es una de las principales razones por las que Classy prioriza informes sólidos y claros en su sistema. Tener acceso a estos informes directamente dentro de su plataforma de donaciones hace que sea mucho más fácil administrar sus procesos contables internos.

Siga estos pasos para familiarizarse con las mejores prácticas actuales de contabilidad sin fines de lucro para mantener su organización en cumplimiento y funcionando sin problemas.