Lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados: aquí se explica cómo garantizar que la relación despegue

Con la guerra en curso por el talento, no basta con causar una buena impresión con la oferta de trabajo, el proceso de entrevista y la carta de oferta. Necesita un proceso de incorporación ágil y acogedor.

La incorporación es la primera interacción de un nuevo empleado con una empresa y prepara el escenario para que la experiencia avance. Sin embargo, una experiencia de incorporación positiva es algo más que papeleo y reuniones.

Idealmente, su proceso de incorporación debería preparar al empleado para el éxito desde la primera interacción, describir las expectativas, ilustrar la cultura de la empresa y crear una comunicación abierta para recibir comentarios y mejoras.

Esta lista de verificación para nuevas contrataciones cubre toda la información que necesita saber para ayudar a que los primeros días, semanas y meses del empleado transcurran sin problemas.

Las 5 C de la incorporación

Una incorporación exitosa implica las cinco C:

• Cumplimiento: las primeras discusiones sobre el cumplimiento deben marcar la pauta sobre cómo el empleado ve y comprende su papel dentro de la empresa.
• Aclaración: Transmitir y comunicar claramente las expectativas en torno al desempeño.
• Cultura: la cultura de la empresa a menudo puede significar la diferencia entre que un empleado muestre lealtad a una empresa o busque oportunidades en otro lugar. Asegúrese de delinear políticas sobre seguridad, acoso e intimidación en el lugar de trabajo.
• Conexión: ayude a sus nuevos empleados a establecer una conexión con su lugar de trabajo para fomentar la retención.
• Check-in: Regístrese con su empleado al final del primer día y durante los períodos programados durante todo el período de nueva contratación a los 30, 60 y 90 días.

Preparación antes del primer día

También conocida como embarque previo, la preparación para el primer día del empleado es una parte importante para darle la bienvenida a su empresa y garantizar que todo salga bien.

Debe comenzar con una carta de bienvenida, que incluya expectativas sobre el tiempo y la gestión del tiempo, lo que pueden esperar en su primer día y cualquier otra información pertinente que puedan necesitar para prepararse para comenzar.

Otro aspecto importante es preparar el espacio de trabajo del empleado, ya sea físico o virtual, antes de su primer día. Por ejemplo, configure la oficina o el cubículo y la computadora de sus empleados, configure las cuentas y los inicios de sesión de los empleados y asegúrese de que todo funcione correctamente con suficiente antelación.

Si su empleado trabaja de forma remota, asegúrese de que tenga el equipo necesario con tiempo suficiente para su llegada y configuración. Es posible que desee ofrecerles un estipendio de trabajo remoto para ayudarlos a establecer su oficina en casa.

Trámite completo

El papeleo puede ser una parte tediosa del proceso de incorporación, pero es necesaria. Reúna todos los documentos que necesitarán los nuevos empleados, incluidos documentos fiscales, información de nómina o inicios de sesión, diversos contratos o acuerdos, acuerdos de confidencialidad y cualquier otro formulario de empleado que pueda necesitar para ayudar a que la incorporación se realice sin problemas.

La documentación de su nueva contratación incluirá:

• I-9 para verificación de su identidad y su derecho o elegibilidad para trabajar en EE.UU.
• W-4, la directiva que indicará cuánto se deberá retener del cheque de pago del nuevo empleado para cumplir con los impuestos federales
• Formulario de retención de impuestos estatales, que se requiere en algunos estados
• Formulario de depósito directo para configurar datos bancarios para nómina

Este es un buen momento para proporcionar una copia física o electrónica del manual del empleado y brindar información sobre su paquete de beneficios. Debe tener un punto de contacto para que el empleado haga preguntas sobre sus beneficios.

Introducción a la cultura empresarial

El proceso de orientación ayuda a presentar a los nuevos empleados el nuevo entorno de trabajo y establece la cultura de la empresa. Debe proporcionar información sobre la cultura, los valores y la misión de la empresa. Esto puede ser parte del paquete de bienvenida o dentro de un documento digital que informe sobre la historia de la empresa, la dinámica del equipo y el entorno general.

Ofrezca un recorrido físico por el espacio y muestre al nuevo empleado dónde se encuentran la sala de descanso, los baños, las salas de conferencias y los lugares de estacionamiento. Es importante presentar a los nuevos empleados a los miembros de su equipo y a compañeros de trabajo de otros departamentos.

Programar sesiones de capacitación

Si tiene cursos de incorporación obligatorios, asegúrese de que el nuevo empleado tenga acceso a ellos y sepa qué cursos deben completarse y dentro de qué plazo. Esto podría incluir una reunión individual con recursos humanos o capacitación en diversidad e inclusión.

Si hay capacitación específica para su función, asegúrese de que esté programada e incluya todos los sistemas y herramientas que un nuevo empleado probablemente necesite para realizar su trabajo. Analice las herramientas específicas del trabajo que utilizará el empleado y, si es necesario, ofrézcale capacitación para brindarle una base sólida.

Establecer expectativas de rendimiento

Establecer expectativas desde el principio es una parte clave del éxito de su nuevo empleado. Programe reuniones individuales para establecer expectativas, construir una conexión y ayudarlos en la transición a su rol. También debe proporcionar cualquier indicador clave de rendimiento (KPI) relevante para el puesto, como las ventas o los ingresos generados.

Si su empresa utiliza la tutoría entre pares, presente a su nuevo empleado su “compañero de trabajo” dentro del departamento, quien puede actuar como mentor durante sus primeras semanas en el trabajo. Este empleado debe estar disponible para preguntas, inquietudes y para presentarlo a otras personas de su departamento y departamentos estrechamente relacionados. Incluso pueden ayudar con el entrenamiento.

Registros regulares

Los nuevos empleados necesitarán tiempo para adaptarse a su nuevo entorno de trabajo. Asegúrese de programar controles periódicos para ponerse en contacto y ver si están obteniendo todo lo que necesitan. Deben sentirse libres de compartir inquietudes o comentarios sobre el lugar de trabajo, su capacitación, su equipo directivo o mentores, y cualquier desafío que estén experimentando en el puesto.

Idealmente, sus registros deberían realizarse después del primer mes (30 días), el segundo mes (60 días) y el primer trimestre (90 días). También puede ofrecer pequeños obsequios de aniversario del trabajo una vez que se completen estos hitos o una vez que haya finalizado el período de prueba para mostrar su agradecimiento.

También puede recopilar comentarios de colegas y gerentes para ofrecer comentarios al empleado a cambio y resaltar las fortalezas y áreas de mejora.

Incorporar un mecanismo de retroalimentación

Después del proceso de registro inicial, su empleado necesitará opciones para recibir comentarios continuos durante su estancia en su empresa. Un mecanismo de retroalimentación de los empleados proporciona un sistema que permite a los empleados brindar retroalimentación a sus gerentes o a la alta dirección.

Dependiendo de su empresa, un mecanismo de retroalimentación puede ser una simple encuesta, un medio para sugerencias, reuniones individuales continuas o un sistema complejo que permita recibir retroalimentación en tiempo real. Independientemente de cómo elija recibir los comentarios de los empleados, es importante tener una forma para que los empleados comuniquen sus pensamientos y sentimientos.

Rendimiento de recompensa

La mayoría de las personas quieren sobresalir en sus puestos, especialmente en un puesto nuevo. Reconocer y recompensar a sus empleados al principio del proceso de incorporación puede ayudarlos a mantenerse motivados y comprometidos durante la capacitación y a medida que enfrentan nuevos desafíos.

Una vez que el empleado se haya asentado, la retroalimentación y las recompensas deben continuar. Las revisiones periódicas del desempeño son una buena manera de reconocer los esfuerzos de los empleados y ayudarlos a mejorar su desempeño en el futuro.

En lo que respecta a los incentivos, ofrecer obsequios en grandes cantidades a los empleados puede ser de gran ayuda para mostrar agradecimiento por la dedicación y el arduo trabajo de sus empleados. No es necesario que sean costosos. Gestos simples, como tarjetas de regalo para un restaurante, un cine o un gimnasio local, pueden marcar una gran diferencia, especialmente si son personalizados.

Ofrezca soporte continuo

Al igual que la retroalimentación, el apoyo continuo a sus empleados no debe detenerse una vez que se completa el proceso de incorporación. Quiere que sus empleados crezcan y tengan éxito en su nuevo rol, y ofrecer comentarios y apoyo con regularidad garantiza que se sientan cómodos acudiendo a usted con preguntas e inquietudes, buscando oportunidades y ofreciendo comentarios a cambio.

Idealmente, el proceso de incorporación puede sentar las bases para un crecimiento sostenible a largo plazo. El apoyo debe continuar después de que el empleado se haya asentado y este debe sentirse cómodo acudiendo a los gerentes o recursos humanos ante cualquier problema.

Posicione a su empleado para el éxito con una lista de verificación de incorporación

La incorporación puede ser un desafío para cualquier empresa y empleado, especialmente a medida que la fuerza laboral avanza hacia oportunidades remotas. Un proceso de incorporación optimizado y consistente puede acelerar el aprendizaje en el trabajo, asegurar los mejores talentos y forjar relaciones profesionales que fomenten la lealtad y la retención.