¿Cómo funciona la deducción fiscal por millaje?

Si bien es fácil evitar siquiera pensar en el momento de la declaración de impuestos, la preparación adecuada es clave para maximizar sus deducciones y reducir su obligación tributaria. Una deducción que puede ahorrarle cientos, ¡o más! — esta temporada de impuestos es la deducción de impuestos por millaje.

En esta publicación, vamos a desglosar esta deducción crucial para ayudarlo a determinar si califica, cómo realizar un seguimiento preciso de su millaje, los dos métodos para calcular su deducción y más. Siga leyendo para obtener más información y ayudar a aliviar el estrés de la próxima temporada de impuestos.

¿Qué es la deducción fiscal por millaje?

¿Qué es la deducción fiscal por millaje y qué importancia tiene para su negocio? La deducción fiscal por millaje es una deducción que puede reclamar en su declaración de impuestos si cumple con condiciones específicas y utiliza un vehículo para fines comerciales.

Si conduce un vehículo con fines comerciales (como ir de su oficina a una reunión fuera del sitio con un cliente), puede deducir su millaje de su declaración de impuestos. También puede calificar para una deducción por millas recorridas a citas médicas o para realizar trabajo voluntario.

¿Cómo funciona la deducción fiscal por millaje?

Como era de esperar, una de las preguntas más importantes que tiene el propietario de un negocio si viaja mucho es: "¿Cómo funciona la deducción de impuestos por millaje?" Cualquier contribuyente autónomo o propietario de una pequeña empresa conoce la importancia de las deducciones, y la deducción fiscal por millaje es muy importante. Esto es especialmente cierto para los contribuyentes que manejan largas distancias o viajan a clientes a menudo con fines comerciales calificados.

La deducción fiscal por millaje se calcula multiplicando el millaje calificado por la tasa anual establecida por el Servicio de Impuestos Internos. La tasa de millaje estándar del IRS para el año fiscal 2021 es de $0.56/millas. Para viajes que califiquen para citas médicas, la tarifa es de $0.16/milla. Para trabajo voluntario, la tarifa es de $0.14/milla. Esta tasa cambia cada año, así que asegúrese de utilizar las tasas actuales si opta por esta deducción.

Si bien este es el método estándar para realizar una deducción de impuestos por millaje, en su lugar puede optar por utilizar el método de gastos reales. En lugar de realizar un seguimiento del kilometraje, podrá cancelar los gastos reales del vehículo asociados con su negocio. Nos sumergiremos más en estos dos métodos, así que sigue leyendo.

¿Califico para la deducción fiscal por millaje?

En años anteriores, muchos empleados podían aprovechar la deducción de impuestos por millaje para reducir su obligación tributaria. Sin embargo, la aprobación de las Leyes de Empleo y Reducción de Impuestos de 2017 cambió esto para muchas personas, haciendo que solo los trabajadores por cuenta propia y los empleados en industrias específicas pudieran aprovechar esta deducción.

Puede reclamar la deducción de impuestos por millaje en su declaración de impuestos si se aplica una de las siguientes condiciones:

• Eres dueño de una pequeña empresa
• Trabaja por cuenta propia y presenta un Anexo C o un Anexo F
• Eres un contratista independiente
• Conduces para un servicio de viaje compartido
• Estás viajando por trabajo voluntario
• Estás viajando para citas médicas.
• Eres un artista calificado
• Trabaja como funcionario del gobierno basado en una tarifa
• Eres un reservista en las fuerzas armadas.
• Eres un militar en servicio activo que tiene gastos de mudanza asociados con un cambio permanente de estación

Además, también deberá determinar qué cuenta como millaje comercial. El siguiente kilometraje es deducible :

• Viajar desde una tienda, oficina u otro tipo de ubicación comercial a otras ubicaciones relacionadas con el negocio (p. ej., viajar a la casa o lugar de trabajo de un cliente con fines comerciales)
• Viaja desde tu casa a otra ubicación comercial si trabajas desde una oficina en casa
• Para los conductores de viajes compartidos, los viajes realizados entre la primera parada comercial y la última parada

Las siguientes millas no son deducibles :

• Viaje desde su hogar a su tienda, oficina u otra ubicación comercial
• Para los conductores de viajes compartidos, el viaje desde su casa hasta su primera parada y el viaje desde su última parada de negocios hasta su casa

Cómo rastrear la deducción de impuestos por millaje en 5 pasos

Tomar la deducción de impuestos por millaje es solo una de las formas en que puede reducir su obligación tributaria. Si nunca antes ha reclamado esta deducción, comience aquí con estos cinco sencillos pasos para rastrear y reclamar la deducción de impuestos por millaje en su declaración de impuestos.

Paso 1: determine si califica para la deducción de impuestos por millaje

Antes de reclamar la deducción de impuestos por millaje en su declaración de impuestos, primero debe determinar si califica para esta deducción. Las deducciones de impuestos por millaje pueden ser reclamadas por propietarios de pequeñas empresas, personas que trabajan por cuenta propia, contratistas independientes (incluidos los conductores de viajes compartidos), reservistas, artistas calificados, ciertos empleados gubernamentales y personas que viajan por trabajo voluntario o citas médicas.

Si no está seguro de calificar, hable con un contador o profesional de impuestos sobre su situación específica.

Paso 2: elija un método para registrar su millaje

Hay varias formas de rastrear y registrar su millaje a efectos fiscales. Se puede usar un registro de kilometraje tradicional, su software de contabilidad o incluso una aplicación de teléfono inteligente para realizar un seguimiento de su kilometraje durante todo el año. El software como QuickBooks Self-Employed facilita el seguimiento del kilometraje.

Independientemente del método que elija, asegúrese de registrar la lectura del odómetro de su vehículo al principio y al final del año. Además, asegúrese de realizar un seguimiento preciso del millaje personal/comercial y de mantener sus registros actualizados.

Paso 3: documente su millaje o gastos

Una vez que haya determinado cómo registrará su millaje, asegúrese de mantener sus registros actualizados durante todo el año. Esto garantiza que calcule con precisión su millaje, diferencie fácilmente entre viajes personales y de negocios y aproveche al máximo la deducción de millaje. También se alegrará de haber mantenido registros actualizados en caso de una auditoría fiscal del IRS.

En su registro de millaje, software o aplicación, registre la siguiente información para cada viaje:

• Lecturas de odómetro de inicio/fin
• Ubicación de inicio/finalización
• Propósito del viaje
• Kilometraje total del viaje

Este método debe usarse si planea reclamar la tarifa estándar por milla. Si planea usar los gastos reales del automóvil para su deducción de impuestos, deberá conservar los recibos y documentos relacionados con los gastos anuales del vehículo (es decir, reparaciones y seguro del automóvil). Hablaremos más sobre el millaje estándar frente a los gastos reales del automóvil más adelante en esta publicación.

Paso 4: presente los formularios de impuestos correctos

Llevar y mantener buenos registros facilita la llegada de la declaración de impuestos, pero también deberá asegurarse de presentar los formularios de impuestos adecuados con su declaración. Aquí hay un desglose del formulario que necesitará usar para reclamar su deducción de millas:

• Trabajadores por cuenta propia, dueños de negocios y conductores de viajes compartidos: la deducción de millas se reclama en su Anexo C.
• Reservistas, artistas de espectáculos y funcionarios gubernamentales de pago: Informe sus millas en el Formulario 2106: Gastos comerciales de empleados.
• Voluntarios: el millaje calificado se incluirá como parte de sus deducciones caritativas. Esto solo está disponible para aquellos que reclaman deducciones detalladas.
• Citas médicas: el millaje calificado se incluirá como parte de sus deducciones médicas. Esto solo está disponible para aquellos que reclaman deducciones detalladas.

Según el formulario que presente, es posible que deba incluir información adicional sobre el vehículo utilizado, como la fecha en que se puso en servicio.

Paso 5: Conserva tus registros

Después de presentar su declaración, es posible que deba enviar documentación al IRS para verificar su millaje. Debido a esto, debe conservar sus registros durante un mínimo de tres años . Asegúrese de separar sus registros, recibos y otra documentación para cada año fiscal para mantenerse organizado.

Si encuentra que sus registros están ocupando demasiado espacio, es posible que desee considerar escanear sus documentos, usar un software de contabilidad con seguimiento de millas incorporado o usar otra forma de almacenamiento basada en computadora para futuros años fiscales.

¿Debería usar el método de deducción de vehículos de gastos reales en su lugar?

Hay dos deducciones de vehículos diferentes que puede elegir para reducir su obligación tributaria: la deducción de milla estándar y el método de gastos reales. Solo puede elegir uno, por lo que es importante que tome la decisión correcta para aprovechar al máximo su deducción. Siga leyendo para obtener más información sobre estas deducciones y cómo puede determinar cuál es la mejor para su negocio.

Gastos reales VS Deducción de milla estándar

Con la deducción de millaje estándar, puede deducir una tarifa fija por milla cuando un vehículo se utiliza para fines comerciales. Esta tasa cambia cada año y se publica en el sitio web del IRS. Debe poseer o arrendar el vehículo para el cual reclama la deducción estándar. El kilometraje debe rastrearse mediante un registro de kilometraje.

La deducción estándar de millas es fácil de calcular, razón por la cual muchos contribuyentes optan por utilizar esta opción. Sin embargo, en algunos casos, es posible que no pueda utilizar la deducción estándar de millas. Según el IRS, no podrá usar esta opción si se aplica alguno de los siguientes:

• Su empresa utiliza cinco o más automóviles a la vez
• Reclamó una deducción por depreciación del automóvil utilizando cualquier método que no sea en línea recta
• Reclamó una deducción de la Sección 179 en el automóvil
• Usted reclamó el subsidio especial de depreciación en el automóvil
• Reclamó gastos reales después de 1997 por un vehículo que arrienda

Para usar el método estándar, debe usarlo el primer año en que su automóvil se pone en servicio para su negocio . En los años siguientes, puede continuar utilizando la deducción de millaje estándar o puede cambiar al método de gastos reales.

Si elige usar la deducción estándar para un vehículo arrendado, debe continuar usando la deducción estándar durante la duración de su arrendamiento , incluidas todas las renovaciones.

Puede decidir que la deducción de gastos reales es la mejor opción para su negocio. Algunos dueños de negocios tampoco califican para usar la deducción estándar (como las empresas con una flota de vehículos), por lo que deben usar la deducción de gastos real en su lugar.

En lugar de recibir una tarifa fija por las millas recorridas, esta deducción le permite cancelar los gastos necesarios para la operación de un vehículo con fines comerciales. Éstos incluyen:

• Gas
• Aceite
• Refacción
• Seguro
• Tasas de licencia
• Cuotas de inscripción
• Depreciación del vehículo

Este método puede requerir más mantenimiento de registros, pero potencialmente podría resultar en una deducción más alta que el uso de la tarifa de millaje estándar.

Una cosa importante a tener en cuenta es que si opta por usar la deducción de gastos reales, tendrá que continuar usando ese método por cada año que el vehículo se use para su negocio.

Si no está seguro de cuál es el mejor método para usted, use las instrucciones del formulario de impuestos del IRS o las calculadoras en línea para determinar cuál le otorga la mayor deducción.

Cómo rastrear la deducción del vehículo de gastos reales

Si decide utilizar la deducción del vehículo por gastos reales, deberá realizar un seguimiento de los gastos de su vehículo. Si el vehículo se usa para uso comercial y personal, solo se le permitirá deducir los gastos asociados con el uso comercial del vehículo.

Puede utilizar un registro de kilometraje para determinar con qué frecuencia se utiliza el vehículo a efectos fiscales. También deberá conservar los recibos y documentos relacionados con los gastos del vehículo.

Además, querrá conservar los recibos de las tarifas de estacionamiento y peaje. Estos gastos podrían potencialmente ser deducibles en otra parte de su declaración de impuestos. Esto se aplica incluso cuando utiliza la deducción de millaje estándar.

El resultado final de reclamar deducciones de impuestos por millaje y vehículos

Ya sea que sea propietario de una pequeña empresa a tiempo completo o trabaje de forma independiente, hacer sus impuestos puede ser estresante. Una forma de aliviar algo de ese estrés en el momento de la declaración de impuestos es reducir su obligación tributaria con créditos y deducciones, como las deducciones de millaje de gastos estándar o reales. Y no te detengas allí. Aproveche al máximo su declaración de impuestos consultando nuestra lista completa de deducciones fiscales para pequeñas empresas que pueden beneficiar a su empresa.

¡Buena suerte!

Preguntas frecuentes sobre deducciones de impuestos por millaje