Metadatos: qué son y por qué son críticos para la retención de documentos

Los problemas de gestión y retención de documentos están en la agenda de todas las empresas, grandes o pequeñas. El hecho de que estos documentos sean cada vez más digitales (nativos o eventualmente digitalizados) ha llevado a las empresas a enfrentarse a nuevas herramientas y conceptos que no siempre son fáciles de entender. Sobre todo, no siempre es fácil entender la importancia y centralidad de ciertos elementos, lo que hace más difícil entender cómo usarlos de manera efectiva y productiva, o por qué es importante prestarles atención.

El tema del que vamos a hablar hoy cae justo en esta descripción: metadatos . Producimos y usamos metadatos todos los días, a veces incluso sin saberlo, y es fundamental para apoyar las actividades que realizamos como parte de nuestro trabajo que involucra la producción, uso y consulta de documentos de todo tipo.

Aunque la palabra “metadatos” pueda recordar algo vago y abstracto, es algo sumamente concreto: sin ella no podríamos elaborar ni investigar una factura, ni recuperar ese contrato que firmamos hace unos años y ahora necesitamos consultar . Sin metadatos, ni siquiera podríamos recuperar los registros que la autoridad fiscal puede pedirnos que mostremos.

Entonces, intentemos obtener algo de claridad para aprender más sobre estos temas.

¿Qué son los metadatos?

Para explicar qué son los metadatos, nos referiremos a una de las definiciones más utilizadas y probablemente más efectivas: los metadatos son datos que describen otros datos.

Esto significa que los metadatos proporcionan datos e información. Si hablamos de documentos electrónicos, los metadatos aportan información sobre estos documentos, ayudan a describirlos y contextualizarlos, aclarando su función y, en su caso, su relación con otros documentos.

A menudo, los metadatos se pueden derivar del contenido del documento en sí, otras veces se derivan de la producción y el uso de ese documento y se pueden asociar con el documento en un momento posterior. Otras veces, se utiliza para dar indicaciones sobre cómo se debe manejar o procesar un documento. Los metadatos tienen varias funciones y, por lo tanto, generalmente se dividen en categorías como:

• metadatos descriptivos;
• metadatos estructurales
• metadatos administrativos y de gestión

Algunos metadatos son fáciles de identificar y ya se encuentran en el documento; otros se pueden encontrar en cualquier documento de computadora, mientras que otros tipos de metadatos son específicos de ciertos tipos de documentos.

La información que encontramos en cada documento incluye, por ejemplo, la fecha fijada en el documento o información sobre quién lo creó, ya sea una persona física, una empresa o una institución. El asunto del documento, es decir, una breve descripción de su contenido, es un metadato transversal que se utiliza en la descripción de todo tipo de documento.

Por otro lado, si hablamos de facturas u otros documentos fiscales, un tipo de metadato fundamental es el número de IVA.

Viceversa, para un documento sanitario, como un informe médico, podría ser útil incluir entre los metadatos una referencia que indique el centro donde se realizó una prueba diagnóstica, para recuperar más fácilmente el documento según este criterio de búsqueda.

En definitiva, cualquier información contenida o asociada al documento puede convertirse en metadatos , siempre que sea capaz de desempeñar un papel en el ciclo de vida de este documento: en su creación, en su gestión y conservación, y en su recuperación y posterior usar.

Por qué los metadatos son críticos

Ahora que hemos dado algunos ejemplos e identificado el objeto de nuestro interés, intentemos entender por qué los metadatos son esenciales.

Dejando de lado las disposiciones legales, a las que volveremos en un momento, la primera función de los metadatos es permitirnos buscar y recuperar un documento de nuestros archivos informáticos cuando lo necesitemos.

De hecho, cuando necesitamos recuperar un documento de nuestros archivos, necesitamos usar las teclas de búsqueda , si no queremos pasar nuestros días desplazándonos por interminables listas de registros. Estas claves de búsqueda están representadas por los metadatos asociados al documento cuando fue introducido en el sistema de gestión o en el sistema de conservación. Estos metadatos, como la fecha, el asunto, el número de documento, el número de IVA, etc., son las herramientas que utilizamos para recuperar los documentos correctos en el momento adecuado.

Metadatos para la gestión y conservación de documentos

En la práctica, el conjunto de metadatos que acompaña a un documento, primero en el sistema de gestión documental y luego en el sistema de preservación, se estructura según criterios y estándares precisos y se asocia al propio documento. Es como la información en el reverso de una carpeta de documentos que nos permite saber si encontraremos los documentos que buscamos dentro de esa carpeta o no.

Si bien un conjunto de metadatos puede estar potencialmente compuesto por una amplia variedad de información, cuando el objetivo es garantizar una gestión y conservación efectivas de acuerdo con la normativa vigente , es necesario adherirse a criterios y estándares precisos.

Como hemos mencionado, los metadatos se pueden subdividir según su función.

Metadatos descriptivos

Los metadatos descriptivos , como es fácil de adivinar, tienen como objetivo describir el documento u objeto digital al que están asociados, con el fin de facilitar su búsqueda y recuperación . La información que especifica el tema de un documento son metadatos descriptivos.

Metadatos administrativos y de gestión

Estos metadatos, por su parte, proporcionan información sobre los tratamientos a los que ha sido o debe ser sometido el documento, con el fin de asegurar su conservación a largo plazo , su integridad y autenticidad en el tiempo. Los metadatos administrativos y de gestión pueden ser metadatos que proporcionen información sobre los derechos de acceso al documento o metadatos que indiquen cuánto tiempo debe conservarse el documento.

Metadatos estructurales

Finalmente, los metadatos estructurales brindan información que permite ubicar el documento dentro del sistema de preservación, definir la estructura interna del documento o identificar las relaciones con otros documentos. Por ejemplo, los metadatos estructurales permiten vincular un documento al archivo informático al que pertenece, de forma que se establezca una relación estable entre ambos objetos.

El papel de las regulaciones sectoriales

Algunos metadatos, por lo tanto, siempre deben estar presentes, porque su presencia es indispensable para recuperar documentos; otros deben estar presentes porque sirven como garantía de la integridad del documento, y otros porque contextualizan el documento y ayudan a ubicarlo correctamente en relación con otros documentos.

Además, la normativa exige otros metadatos, precisamente por su papel tan importante.

Las pautas de AgID sobre la creación, gestión y preservación de documentos electrónicos identifican un conjunto preciso de metadatos mínimos obligatorios que deben asociarse con documentos electrónicos, documentos administrativos electrónicos y agregaciones de documentos electrónicos (como archivos electrónicos, por ejemplo). Los metadatos mínimos obligatorios deben estar presentes en todo momento para garantizar un almacenamiento legalmente compatible.

En algunos casos, existen regulaciones específicas de la industria además de las pautas de la Agencia para Italia Digital.

Este es el caso de documentos con relevancia fiscal y tributaria, como facturas, documentos de transporte, pedidos y registros contables. En este caso, algunas normas, como el DPR 600/72 y el Decreto Ministerial del 17 de junio de 2014, brindan indicaciones precisas sobre los métodos de conservación para estas categorías de documentos y también sobre los metadatos. El DM de 17 de junio de 2014, en su artículo 3 establece que, entre los metadatos asociados a estos documentos particulares, se deberá incluir en el propio documento el nombre y apellidos, denominación NIF, CIF, fecha. Esto se debe a que esta información y las asociaciones entre ellas se consideran indispensables para asegurar la recuperación de documentos para que puedan ser reproducidos a las autoridades.

Este es un ejemplo simple para mostrar cómo las regulaciones de la industria a menudo intervienen, brindando indicaciones precisas que deben tenerse en cuenta cuando se habla de preservación digital .

El impacto de las nuevas Directrices AgID

La reciente entrada en vigor de las nuevas Directrices AgID sobre documentos informáticos ha puesto de relieve el tema de los metadatos .

Las nuevas directrices han modificado el sistema de metadatos mínimos obligatorios para asociar al documento informático, que hasta ahora estaba limitado a 6 metadatos obligatorios. El nuevo estándar en realidad duplica la cantidad de metadatos mínimos, lo que requiere que se mejore la nueva información; esto no siempre es fácil de identificar para todas las organizaciones.

Este cambio masivo ha obligado a las empresas y a los proveedores de conservación especializados a realizar importantes actualizaciones en sus sistemas para poder manejar la nueva estructura.

Más allá de los metadatos mínimos obligatorios

Por supuesto, además de los metadatos mínimos requeridos por las diversas regulaciones, siempre es posible incluir información adicional en nuestro conjunto de metadatos, que puede ser útil dentro de un contexto comercial específico y para respaldar funciones adicionales de investigación, administración o estructura.

Al mismo tiempo, cuando queremos enriquecer un conjunto de metadatos con elementos adicionales, es bueno seguir al menos algunos criterios básicos para evitar la proliferación de campos más allá de lo necesario y cualquier complicación innecesaria.

En primer lugar, es bueno identificar las funciones que necesitamos asegurar o, por ejemplo, las teclas de búsqueda que usamos más a menudo para recuperar un tipo específico de documento y, por lo tanto, cuáles son los metadatos que necesitamos. Es probable que parte de esta información ya forme parte del conjunto mínimo de metadatos, como la fecha o el tema; puede faltar otra información, tal vez específicamente relacionada con un determinado contexto o prácticas comerciales establecidas, y puede ser útil incluirla.

Sin embargo, a menudo se aplica la regla de "menos es más": no tiene sentido agregar mucha información que nunca o casi nunca usaremos para buscar ese documento en particular; es mejor centrarse en unas pocas pero significativas piezas de información. Una estructura demasiado rica y compleja, a la larga, puede volverse difícil de gestionar y puede resultar contraproducente, complicando innecesariamente el trabajo de los operadores y aumentando el riesgo de errores.

Finalmente, es bueno asignar “etiquetas” a los metadatos que pretendemos agregar, es decir, designaciones que aclaran el tema inmediatamente y que identifican la información que debemos esperar de esos metadatos. Esto es esencial por varias razones.

En primer lugar, facilita el trabajo de los operadores y reduce el riesgo de errores de configuración o compilación .

En segundo lugar, a medida que avanzamos en el mundo de la preservación digital , la claridad es crucial. Si necesitamos mover nuestros archivos de un proveedor de servicios de preservación a otro, quizás después de algunos años, haber utilizado metadatos poco claros podría causar una serie de problemas y socavar el grado de interoperabilidad y comprensibilidad de los índices en los paquetes de preservación, haciéndolo más difícil. para realizar tareas.