Anime sus reuniones con el software de gestión de reuniones

Estamos a solo unos meses del nuevo año, y ya lo estoy llamando el año de la automatización.

Entre la explosión de nuestro nuevo amigo ChatGPT y el software de inteligencia artificial más avanzado, las organizaciones están buscando formas de reducir costos innecesarios y maximizar el tiempo de los empleados asignado al trabajo profundo. Y tiene sentido por qué.

Optimizamos nuestros flujos de trabajo para los temores de recesión global y la demanda fluctuante del mercado, especialmente para empresas B2B. Ninguno de nosotros ignora los despidos tecnológicos que ocurrieron en 2022. Y ahora, veremos cómo las empresas pueden adaptarse a los recursos reducidos y los mercados cambiantes, al mismo tiempo que dan sentido a la tecnología en constante evolución.

En resumen, menos personas están haciendo más trabajo. Una de las formas en que las organizaciones con visión de futuro se adaptarán es apoyarse en el creciente arsenal de IA.

En muchos casos, las herramientas de automatización se convierten no solo en un lujo, sino en una necesidad. Al conectarse con sus compañeros de equipo, debe esperar ver un giro hacia la automatización en todas las industrias, especialmente en la gestión de reuniones.

Conectarse en un mundo posterior a la pandemia que cambió en gran medida la fuerza laboral al trabajo global, remoto e híbrido seguirá dependiendo del software de videoconferencia.

Lo que las empresas usen junto con las herramientas de conferencias globales tendrá un impacto significativo en la forma en que la fuerza laboral ahorra tiempo y dinero y mitiga los factores estresantes diarios. Y una de las áreas que las organizaciones buscan optimizar más que nunca son las reuniones.

Las reuniones ya son un tema muy debatido, ya sea que encuentre valor en las reuniones periódicas para su organización o si estaría feliz sin otra reunión cara a cara nunca más. Ámenlos u ódienlos, las reuniones llegaron para quedarse (es posible que comiencen a verse muy diferentes).

En el nivel básico, las reuniones son donde se conecta, colabora y, a menudo, reúne diversas ideas para desarrollar soluciones y planes innovadores. Lo que el software de gestión de reuniones continúa resolviendo es cómo limpiar sus reuniones existentes, ya sea cómo se preparan, ejecutan o realizan un seguimiento.

El software de gestión de reuniones continúa mejorando cada año, con tecnología más inteligente, una adopción más amplia y una fuerza de trabajo remota global que necesita una preparación y resúmenes de reuniones más rápidos. No es de extrañar que las herramientas de gestión de reuniones digitales sean una gran tendencia a tener en cuenta. Examinemos por qué.

Las malas reuniones cuestan miles de millones a las empresas

El costo de realizar malas reuniones es enorme. Un informe sobre el estado de las reuniones de 2019 reveló que las reuniones mal organizadas cuestan a las organizaciones $ 399 mil millones solo en los EE. UU. En el mismo año, se desperdiciaron $73 mil millones en Alemania, $58 mil millones en el Reino Unido y $33 mil millones en Suiza, todo debido a malas reuniones.

Es fácil decir que las reuniones "malas" son costosas, pero ¿dónde afectan específicamente las reuniones a los resultados de las organizaciones? Principalmente en los costos laborales: el fenómeno común conocido como "fatiga de la reunión" se puede atribuir a que los trabajadores necesitan tiempo para recuperarse de los frustrantes.

En el peor de los casos, las reuniones continuas y mal organizadas pueden reducir la productividad empresarial general e irritar a los empleados, especialmente a aquellos en puestos de liderazgo que pueden pasar hasta 23 horas a la semana en reuniones, lo que genera insatisfacción laboral que puede contribuir a una costosa rotación.

Cómo el software de gestión de reuniones combate las malas reuniones

No está solo si alguna vez se ha quejado de una reunión sin sentido o de una reunión que duró mucho. El cambio hacia la automatización de reuniones a través del software de reuniones combatirá directamente las quejas de reuniones más comunes.

• Las reuniones son demasiado largas e improductivas. Esta queja es el principal objetivo del software de reuniones de dolor para resolver. El sólido software de gestión de reuniones supervisa el tiempo de la agenda general, el tiempo de cada elemento de la agenda y el tiempo de cada orador.
  En cuanto a la productividad, el software para reuniones puede ayudar a la productividad de su equipo de muchas maneras. Como mínimo, su herramienta de gestión de reuniones tiene una forma sencilla de registrar las tareas y decisiones de la reunión y hacer un seguimiento de los elementos de acción.
• Las reuniones no están bien organizadas ni bien planificadas. La mayoría, si no todos, el software de gestión de reuniones tiene algún generador de agenda que permite la creación de plantillas simples, complejas o personalizadas para que los equipos puedan agregar estructura y un plan a sus reuniones.
• Las reuniones no están orientadas a la acción y no resultan en próximos pasos claros. El software de reuniones reduce los costos a través de la automatización al almacenar de forma intuitiva los registros de las reuniones. Es fácil acceder al resumen o las actas de la reunión cuando sea necesario, lo que le ayuda a procesar aún más la información registrada.
• Las reuniones no son inclusivas y no permiten la participación igualitaria. La inclusión en el lugar de trabajo es vital, ya que la falta de diversidad e inclusión en las reuniones puede causar costosos puntos ciegos.

El software de gestión de reuniones proporciona una plataforma de reunión virtual que garantiza que todos tengan la misma oportunidad de participar, independientemente de su ubicación física o circunstancias personales. Esto promueve la inclusión y aumenta la productividad al minimizar el tiempo y el esfuerzo dedicados a viajes y programación.

Con características como pizarras virtuales, uso compartido de pantalla y colaboración en tiempo real, el software de gestión de reuniones permite que los equipos trabajen juntos sin problemas y de manera eficiente, sin importar su ubicación o zona horaria.

Trabajo de reuniones menos mundano, más tiempo para la estrategia

De los 182 altos directivos encuestados por Harvard Business Review, el 64 % dijo que las reuniones se producen a expensas del pensamiento profundo. Esa es una estadística preocupante para las empresas que buscan adaptarse continuamente a través de una estrategia profunda a largo plazo.

Para seguir siendo competitivas en los mercados actuales, las empresas necesitan que sus mejores y más brillantes trabajadores se concentren en elementos generales.

Tareas como crear agendas desde cero o escribir manualmente las actas de las reuniones consumen mucho tiempo y frustran a los empleados. Esto conduce a la insatisfacción en el lugar de trabajo, la rotación y el desperdicio de recursos. No es solo el tedioso trabajo de preparación para las reuniones lo que puede ser desalentador. Una mala reunión puede provocar el síndrome de recuperación de la reunión, lo que dificulta que los empleados se recuperen de las reuniones y trabajen de manera eficiente.

Las reuniones deben evitar las trampas comunes: automatizar las tareas si es posible, mantener las reuniones en marcha y ceñirse solo a los asistentes relevantes. ¿Por qué sus empleados estructuran manualmente una agenda, resumen las notas de las reuniones y vuelven a escribir los elementos de acción en una segunda ubicación digital cuando una aplicación de gestión de reuniones podría hacerlo por usted en segundos?

Fuente: Ilustraciones de Ronnie Jensen

El software de gestión de reuniones permite reuniones estratégicas con una agenda fija, un horario establecido, temas específicos y oradores asignados. Los asistentes saben qué esperar, por lo que pueden prepararse con anticipación y profundizar en la agenda a medida que avanza la reunión.

Las reuniones asincrónicas ya están ocurriendo y las empresas deben adaptarse

COVID-19 nos mostró que las reuniones cara a cara ya no son necesarias para el éxito organizacional. Las empresas con visión de futuro, muchas de las cuales tienen trabajadores en distintas zonas horarias, se han pasado al trabajo y las reuniones asincrónicas.

Pero, ¿en qué se diferencia una reunión asíncrona de un simple chat de Teams?

En las reuniones asincrónicas, los participantes dedican una cantidad específica de tiempo a todo el material de la reunión en lugar de a una tarea abierta. Una reunión asincrónica bien dirigida tiene un propósito, una agenda, un lugar central para que los asistentes compartan sus pensamientos y un proceso para registrar las actas. Las actas de la reunión se finalizan y se envían cuando concluye la reunión.

Ejecutar una reunión de este tipo con partes dispares solo es posible con un software de gestión de reuniones que lo respalde.

Fuente: Velocidad Global

¿Qué buscar en el software de gestión de reuniones?

Desde el inicio de las reuniones (no estoy seguro, no estuve allí, pero creo que se llevaron a cabo en cuevas prehistóricas), ha habido un tema de quejas en las reuniones.

Algunas de las quejas más comunes de las reuniones incluyen la superposición de oradores, reuniones largas, sin creación de agenda estándar o proceso de toma de notas, sin área centralizada para almacenar notas o actas de reuniones, y una persona que monopoliza la reunión. Es por eso que buscar los remedios exactos para estos contratiempos comunes en las reuniones es esencial al considerar el software de gestión de reuniones.

Cuando invierte en un software de gestión de reuniones, desea obtener el máximo rendimiento de su inversión. Estas son las características clave que debe tener en su lista de deseos de gestión de reuniones:

• Un generador de agenda; puntos de bonificación si varios miembros del equipo pueden colaborar en la agenda
• Un sistema automatizado para crear y distribuir actas de reuniones
• Un rastreador de tiempo para los temas de la agenda y los oradores.
• Un sistema para medir la efectividad de su reunión y recopilar comentarios de su equipo sobre la reunión
• Un sistema para organizar los altavoces
• Un sistema para registrar automáticamente las tareas en la reunión
• Un sistema para registrar automáticamente las decisiones en la reunión
• Un mecanismo de votación en la reunión
• Integración con otras herramientas de productividad que pueden ayudar con la gestión de tareas
• Almacenamiento centralizado de materiales para reuniones
• Capacidad para personalizar y crear plantillas de agendas, actas de reuniones y más

Aunque esta lista ciertamente no es exhaustiva, es un buen punto de partida para invertir en tecnología de gestión de reuniones.

¿Cuánto tiempo y dinero podría ahorrar con un software de gestión de reuniones?

El tiempo y el dinero ahorrados con el software de gestión de reuniones dependen de los tipos de reuniones que realice, el tamaño de su equipo y la duración de las reuniones. Aquí hay un ejemplo para calcular el tiempo y el dinero gastado en las reuniones.

De acuerdo con la calculadora HBR, una reunión de una hora con ocho empleados que ganan 70k al año le costará a su organización $392 por reunión. Enjuague y repita esa reunión varias veces al mes o incluso semanalmente, y podrá ver cómo se suman las reuniones.

Los gastos de la reunión son costos irrecuperables si no hay una estructura y resultados tangibles, y sus trabajadores se van de la reunión sintiéndose frustrados y agotados. El software de gestión de reuniones alivia estos puntos débiles, lo que evita el agotamiento de los empleados y reduce la productividad.

Decir adiós a las reuniones improductivas

A medida que las empresas busquen la automatización para reducir costos y optimizar los procesos, el espacio para reuniones no será una excepción. Con la tendencia actual hacia el trabajo global, remoto e híbrido y la incertidumbre del mercado, las empresas reducirán costos y recursos donde puedan.

Dado que uno de los errores más costosos que pueden cometer las empresas son las reuniones improductivas, el software de gestión de reuniones que produce resultados de reuniones más eficientes y procesables será una tendencia obvia.

Únase a la revolución de las reuniones que ha superado la prueba del tiempo: explore los secretos de Skype y cómo mejora la colaboración.