Gestionar la relación entre la TI interna y un proveedor externo

Muchas empresas encuentran que la decisión entre mantener la provisión de soporte de TI internamente o subcontratar a un proveedor externo es sencilla. En esta situación, la cadena de mando, el conjunto de valores fundamentales compartidos y la estructura de informes son los mismos en todo el equipo y siguen siendo muy claros.

Sin embargo, este rara vez es el caso cuando se trata de soluciones de TI. Los equipos internos son una perspectiva atractiva, pero sus costos pueden ser astronómicos; depender de un equipo externo puede brindarle una mayor riqueza de experiencia, pero se perderá el enfoque 'práctico' que solo un equipo ubicado físicamente en sus oficinas puede brindar.

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Las empresas toman cada vez más la decisión de equilibrar estas dos opciones, esperando lo mejor de ambos mundos, pero no siempre es tan simple. Si desea que sus dos equipos tengan una relación positiva que beneficie a su empresa, deberá hacerse algunas preguntas importantes y determinar qué sucede internamente y qué debe subcontratarse.

¿Los dos equipos comparten el mismo propósito?

Lo más probable es que su negocio tenga un conjunto básico de valores e ideales que dicten cómo debe manejar su operación todos los días. Si bien esta es una excelente manera de unificar su fuerza laboral, a veces puede parecer que los equipos de TI no están trabajando dentro de estos objetivos, pero ¿por qué?

Esencialmente, se reduce al papel que desempeñan dentro de su negocio. Obviamente, sus empleados de marketing, cuentas y ventas no podrían hacer su trabajo sin los sistemas de TI en funcionamiento, pero eso puede crear una brecha entre ellos y el resto del equipo. ¿Son solo sirvientes que trabajan para aquellos que hacen el trabajo 'adecuado'? ¿O están impulsando el negocio por derecho propio?

Su empresa debe considerar que su equipo de TI es tan valioso como cualquier otra área de su fuerza laboral; por lo tanto, su personal y proveedor externo también deben encajar en este modelo de pensamiento. Si bien puede ver en gran medida a su soporte de TI cuando algo no funciona bien, aún es importante crear una atmósfera de unión en la que todos trabajen hacia un objetivo común.

Tener esta actitud puede significar que involucra a su proveedor externo en situaciones para las que no son del todo relevantes, pero si esto garantiza que sean tratados como miembros valiosos de su comunidad, entonces puede evitar futuras confusiones sobre la dirección y las prioridades. de su negocio

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¿Quién toma las decisiones para su negocio?

Aún así, si bien es importante hacer que todos se sientan parte de un equipo, es igualmente importante asegurarse de que estén siendo gobernados por un liderazgo fuerte y efectivo. Cuando trae proveedores externos, estas líneas de comando pueden volverse un poco confusas, por lo que deberá aclarar las cosas y asegurarse de no tener ningún problema basado en la confusión.

Cuando se toma una decisión basada en TI, debe asegurarse de que todo el equipo sepa quién tomó esa decisión, así como por qué se tomó y quién dirigirá otras solicitudes a partir de ese momento. Es bueno tener iniciativa, pero no desea perturbar el negocio más grande haciendo que las personas tomen decisiones que no están en línea con objetivos más amplios a más largo plazo.

¿Cómo se ve su estructura de informes?

Si está trabajando con un proveedor de soporte de TI externo, deberá asegurarse de que utilicen una estructura de informes similar a la que utiliza su equipo interno. La TI funciona de la mejor manera cuando todo se mueve en conjunto; piense en ello como la red completa, en lugar de solo dispositivos individuales.

Para unificar a sus equipos, cree una estructura de informes y asegúrese de que ambos equipos estén de acuerdo en cumplirla; esto reduce la posibilidad de lagunas y errores, así como de oportunidades perdidas.

¿Está claro quién está a cargo de cada tarea?

A través de herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube, puede ser sencillo asignar tareas particulares a ciertos usuarios. Sin embargo, si está trabajando con un equipo externo que no se encuentra dentro de su estructura de gestión habitual, es posible que empiecen a surgir algunos problemas.

Para evitar esto, debe asegurarse de que todas las tareas requeridas por su equipo interno o externo se asignen de la misma manera, incluso si el proveedor externo termina duplicándolas con sus propios métodos. Al hacer esto, puede echar un vistazo rápidamente a sus planes y saber exactamente quién se ocupará de su tarea y, más específicamente, si se subcontratará o se hará internamente.

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¿La comunicación es clara?

Esta pregunta no es demasiado "técnica" y es un componente clave del éxito de cualquier negocio: asegúrese de que sus dos equipos se comuniquen de manera clara, consistente y efectiva.

Puede sonar obvio, pero es fácil que la comunicación se desvanezca con el tiempo, especialmente si el trabajo se acumula o si su negocio está experimentando un período especialmente ocupado. Si todos continúan con sus tareas asignadas, entonces la comunicación regular puede no parecer necesaria, pero siempre vale la pena asegurarse de que todos sepan cuál es su posición y cómo les va a los demás con su trabajo.

Puede ayudar a la comunicación configurando herramientas de colaboración como Slack charts o Basecamp fires para tener un área para que el personal simplemente charle.

¿Sus equipos se entienden entre sí?

Puede suponer que tiene un conocimiento profundo de las funciones de las personas en sus equipos y de lo que pueden hacer en el día a día, pero si no se mantiene actualizado, podría estar enfrentando cierto resentimiento o tensión. entre los dos lados de su apoyo.

Establecer claramente de qué es responsable cada equipo desde el principio del proceso de contratación es crucial para ayudar a cada equipo a comprender lo que el otro hace a diario. Tampoco debe dudar en reunir a los dos equipos para que se sigan mutuamente si desea establecer una base sólida o fortalecer aún más la relación. Los sistemas de TI pueden variar enormemente de una empresa a otra, y no hay mejor manera de aclarar las complejidades que hacer que cada equipo comprenda las responsabilidades rutinarias del otro. Si bien esto no resultará necesariamente en miembros intercambiables, sí significa que pueden tener expectativas adecuadas entre sí y sabrán a dónde acudir para obtener ayuda si necesitan experiencia adicional.