Cómo administrar listas de correo electrónico: mejores prácticas y herramientas principales

Los especialistas en marketing por correo electrónico se enfrentan a una pregunta muy común: ¿Deberíamos dedicar tiempo a revisar y actualizar nuestras listas de correo electrónico de manera proactiva, o deberíamos centrarnos en la divulgación y solucionar los problemas a medida que aparecen?

Tiene sentido que los equipos de ventas y marketing quieran priorizar el alcance, ya que es un impulsor central del crecimiento de la tubería. Pero al hacerlo, corre el riesgo de dañar inadvertidamente la reputación de su marca al enviar correos electrónicos a los clientes de una lista de correo electrónico defectuosa.

En esta publicación, exploraremos los obstáculos comunes de la administración de listas de correo electrónico, las mejores prácticas para actualizar de manera eficiente los detalles de contacto y qué buscar en una herramienta de administración de listas de correo electrónico.

¿Qué es la gestión de listas de correo electrónico?

La administración de listas de correo electrónico se refiere a las muchas formas en que su equipo recopila, actualiza y usa la información de los suscriptores. Es un proceso esencial, ya que garantiza que su equipo pueda obtener el máximo valor del alcance del correo electrónico, establecer relaciones duraderas con los clientes e impulsar las ventas.

Desafíos comunes de la gestión de listas de correo electrónico

Incluso los especialistas en marketing más experimentados enfrentan desafíos con la administración de su lista de correo electrónico. Piénselo: está trabajando con un volumen abrumador de datos en constante cambio. Y debe poder actuar con rapidez para hacer un buen uso de esos datos.

Algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los equipos con la administración de listas de correo electrónico incluyen:

Crecimiento y retención de listas

Cada lista de marketing por correo electrónico comienza con cero contactos. Puede ser un desafío hacer crecer su lista de correo electrónico, y muchos especialistas en marketing se desaniman si su lista crece más lentamente de lo que esperaban. Sin mencionar que algunos de sus suscriptores cancelarán la suscripción con el tiempo y su lista decaerá naturalmente a medida que sus contactos cambien de trabajo o de información de contacto. A menudo se puede sentir como si estuviera dando un paso adelante y dos pasos atrás.

La clave es priorizar la calidad de su lista de correo electrónico, no la cantidad. Es mucho más valioso para usted tener una lista de contactos más pequeña con clientes altamente comprometidos que inundar sus listas de correo electrónico con audiencias irrelevantes o desinteresadas.

Resista la tentación de comprar listas de alcance de correo electrónico; a menudo están llenas de trampas de spam y no son la solución fácil que algunos equipos creen que son.

Capacidad de entrega de correo electrónico

Independientemente de cuántos contactos haya en su lista de correo electrónico, existen varias razones por las que es posible que no pueda comunicarse con algunos de esos suscriptores.

Los correos electrónicos se pueden enrutar a carpetas de correo no deseado o generar un rebote fuerte o suave, lo que significa que el mensaje no se entregó. Es fundamental que los equipos se ocupen de estos correos electrónicos rebotados y controlen la capacidad de entrega de sus correos electrónicos , es decir, su capacidad para llegar a la bandeja de entrada en lugar de a la carpeta de correo no deseado.

Detenga el alcance si hay una caída repentina en su capacidad de entrega hasta que pueda identificar el problema. ¿ Ha implementado los protocolos correctos de autenticación de correo electrónico ? ¿Te comunicas con demasiada frecuencia? ¿Los correos electrónicos de tus clientes están desactualizados? Si continúa enviando correos electrónicos a pesar de la baja capacidad de entrega, está perdiendo el tiempo de su equipo y potencialmente destruyendo su reputación como remitente.

Personalización

Recopilar y almacenar los detalles de suscriptor de correo electrónico es una cosa, pero usar esa información de manera efectiva para personalizar y enriquecer su experiencia es la clave para tener éxito con el marketing por correo electrónico.

La información que almacena en su lista de correo electrónico debe ser procesable y tener un claro beneficio para el cliente, como usar los nombres y cargos de los clientes para dirigirse a ellos en el correo electrónico y usar su ubicación para destacar las ofertas de las tiendas locales. Es un desafío continuo de administración de listas de correo electrónico decidir qué información almacenar y cómo garantizar que la información se use de la manera correcta.

silos de datos

Además del desafío de personalización que discutimos anteriormente, es probable que los datos de sus clientes estén distribuidos en algunos sistemas diferentes en su organización. Varios equipos usan sus datos para necesidades específicas y, a menudo, hay una desconexión en toda su organización.

Los silos de datos son un desafío importante para los equipos de marketing, porque significan que es posible que no tenga una visibilidad completa de los detalles de su suscriptor individual en su herramienta de marketing por correo electrónico. El marketing, las ventas y todos los equipos de cara al cliente deben alinearse en cómo se recopilan los datos y dónde se almacenan para garantizar que pueda obtener una sola mirada a los datos de sus clientes.

¿Cómo puede ayudarte una herramienta de gestión de correo electrónico?

Aunque sus representantes siempre necesitarán realizar un mantenimiento manual de sus listas de correo electrónico, existen herramientas de administración de correo electrónico que abordan los desafíos que discutimos anteriormente y permiten que sus representantes utilicen los datos de sus clientes a su máximo potencial.

¿Por qué los equipos deberían adoptar una herramienta de gestión de correo electrónico? Solo algunos beneficios incluyen:

Verificacion de email

Muchas herramientas de correo electrónico avanzadas pueden verificar los correos electrónicos de sus clientes y asegurarse de que la dirección sea correcta antes de presionar enviar. Las herramientas de administración de correo electrónico pueden detectar errores tipográficos, dominios de correo electrónico incorrectos y un puñado de otros problemas que podrían hacer que genere un rebote duro de su alcance.

Poda de lista

Verificar los detalles de sus clientes y actualizar su lista de alcance se vuelve demasiado difícil de administrar a medida que su lista crece a cientos y miles de contactos.

Una herramienta de administración de correo electrónico reduce significativamente el trabajo pesado de la higiene de la lista, lo que lo ayuda a actualizar los detalles de los clientes, eliminar las direcciones obsoletas y segmentar sus listas de manera mucho más rápida y precisa de lo que cualquier ser humano podría hacer solo.

Cumplimiento de la privacidad

Las leyes y los estándares en torno a la privacidad del cliente cambian constantemente la forma en que los especialistas en marketing pueden adquirir y utilizar los datos de sus clientes. Un ejemplo obvio es Mail Privacy Protection de Apple, que se lanzó en septiembre de 2021. (¿Sabe cómo administrar la higiene de su lista para un mundo posterior a MPP?) Las herramientas de administración de correo electrónico lo ayudan a mantenerse a la vanguardia de las últimas regulaciones de privacidad y proteger su marca. de posibles problemas legales.

Informes de datos en tiempo real

Convertir sus datos de alcance en información procesable podría llevarle a un miembro de su equipo días o semanas. Con la herramienta de administración de correo electrónico adecuada, puede acceder a los informes en segundos para medir y comprender mejor el éxito de su marketing por correo electrónico, el estado de su lista de correo electrónico y las formas en que puede mejorar.

Desbloquee una mayor productividad

Cada beneficio que compartimos anteriormente resulta en tiempo ahorrado para su equipo. Las mejores herramientas de administración de correo electrónico se adaptarán perfectamente al flujo de trabajo diario de su equipo y se integrarán con todas las herramientas que utiliza para administrar los datos de sus clientes. Mediante la verificación de correos electrónicos, la eliminación automática de listas y el suministro de informes de datos precisos, una herramienta de administración de correo electrónico puede optimizar significativamente el trabajo de su equipo y mejorar sus resultados.

Mejores prácticas esenciales de administración de listas de marketing por correo electrónico

Independientemente de la herramienta que esté utilizando para ayudar con su marketing por correo electrónico, existen varias prácticas recomendadas sobre cómo administrar las listas de correo electrónico que debe seguir:

Mantener la higiene de la lista de correo electrónico

Vinculado a la poda de la lista que explicamos anteriormente, la higiene de su lista de correo electrónico determinará qué tan exitoso es con su alcance de ventas y marketing.

La calidad de sus listas de correo electrónico se deteriorará con el tiempo por varias razones:

• Los suscriptores cambian de dirección de correo electrónico (particularmente cuando cambian de trabajo)
• Sus representantes escriben mal accidentalmente los detalles del cliente
• Los clientes se duplican en su sistema
• Algunos suscriptores se desconectan

Capacite a su equipo sobre las diversas formas en que los datos de los clientes pueden deteriorarse y cómo abordar estas inquietudes. Puede obtener más información sobre cómo limpiar su lista de correo electrónico en tres pasos en esta publicación sobre la higiene de la lista .

Permita que los suscriptores elijan la frecuencia de los correos electrónicos

Dar a sus suscriptores control sobre la frecuencia con la que escuchan de usted y sobre qué temas contribuirá en gran medida a mejorar su éxito de marketing por correo electrónico. Permita que los clientes indiquen con qué frecuencia desean recibir los correos electrónicos de su marca, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente.

Explique los diversos tipos de correos electrónicos que puede enviar, como recomendaciones de nuevos productos, alertas de ventas o información de miembros de lealtad, y permítales seleccionar qué correos electrónicos les gustaría recibir. Un centro de preferencias de correo electrónico es un lugar perfecto para brindar estas opciones.

Segmenta tu audiencia

Cada persona en su lista de marketing por correo electrónico tiene una historia única con su marca y necesidades diferentes a las de sus otros clientes.

La segmentación de sus listas de correo electrónico por audiencia, personalidad de comprador clave o etapa del ciclo de vida es crucial para enviar correos electrónicos relevantes y mantener a sus suscriptores comprometidos. Si envía el mismo mensaje a todos sus clientes, independientemente de sus necesidades, se darán cuenta de que no se preocupa por ellos como individuos y se sentirán menos leales a su marca. Una forma de mejorar la segmentación de su audiencia es realizar pruebas A/B en sus correos electrónicos y ver cómo reaccionan las diferentes personas a los diferentes elementos del mensaje.

Facilite la cancelación de la suscripción

Si no hay una manera fácil para que sus suscriptores se den de baja de su lista, marcarán sus mensajes como spam (y probablemente formarán una opinión desfavorable de su empresa). Las cancelaciones de suscripción no perjudican la capacidad general de entrega de correo electrónico, las quejas de spam sí lo hacen.

Lo entendemos: desea mantener tantos suscriptores como sea posible, y perder a cualquiera de ellos se siente como un paso atrás.

Pero debes respetar a tus clientes y su libertad. Incluya un enlace encadacorreo electrónico que envíe que permita a las personas darse de baja e incluya una sección opcional para que expliquen por qué se dieron de baja.

Recuerda: es posible que prefieran recibir tus comunicaciones de otras formas, y este adiós actual puede ser solo un hasta luego.

Haz crecer tu lista orgánicamente

Hemos dicho esto antes, pero vale la pena repetirlo: no compre listas de correo electrónico. Enviar alcance a una lista de correo electrónico comprada es una forma garantizada de dañar la capacidad de entrega de su correo electrónico y potencialmente destruir por completo su reputación de remitente.

Haga crecer su lista de marketing por correo electrónico de manera orgánica. Solicite a los clientes que se registren en los correos electrónicos de su marca en el punto de venta y a través de las publicaciones en las redes sociales. Organice concursos y sorteos que los alienten a inscribirse en sus correos electrónicos.

El crecimiento orgánico es la mejor manera de adquirir suscriptores que sean realmente relevantes para tu marca.

Optimice sus formularios y procesos de suscripción

A medida que busca hacer crecer su lista de marketing por correo electrónico de forma orgánica, confiará en los formularios de suscripción para que las personas le den su información de contacto.

Asegúrese de solicitar solo información esencial en estos formularios y confirme que cada envío de formulario se enruta adecuadamente a su CRM u otra solución de almacenamiento de datos.

Habilite una prueba de CAPTCHA en todos los formularios para filtrar los bots que pueden proporcionarle detalles de suscriptor inexactos o irrelevantes. Finalmente, implemente el opt-in doble, en el que un suscriptor confirmará su suscripción por correo electrónico antes de ser agregado oficialmente a su lista.

¿Qué hace que un software de gestión de listas de correo electrónico sea eficaz?

Puede ser fácil administrar su lista de correo electrónico cuando tiene menos de 100 contactos, pero algo más puede volverse demasiado difícil de manejar a través de medios totalmente manuales.

El software de administración de listas de correo electrónico puede ayudarlo a optimizar todo lo que hemos discutido en esta publicación e infundir una mayor sensación de confianza en el éxito de su programa. Cuando esté evaluando posibles herramientas de listas de correo electrónico para su equipo, le recomendamos que explore estas características y capacidades clave:

Integraciones de CRM

Una herramienta de lista de correo electrónico no le proporcionará ningún valor si no puede conectarse con los datos de sus clientes y las herramientas que utiliza para llevar a cabo su alcance. Pregunte acerca de las integraciones de CRM disponibles con su posible solución: ¿se conecta con todas las herramientas y sistemas que usa su equipo para almacenar y administrar los datos de los clientes?

Informes detallados

Las mejores herramientas de marketing por correo electrónico incluyen poderosas capacidades de generación de informes que le brindan una vista rápida de las métricas clave relacionadas con el estado de su programa de correo electrónico. Mire los informes que proporciona cada posible software de administración de listas de correo electrónico y pregunte cómo puede ordenar, filtrar o personalizar esos informes según sus objetivos específicos de marketing por correo electrónico.

Segmentación adecuada

La personalización es un desafío común del marketing por correo electrónico, pero la herramienta adecuada puede hacer que esto sea muy fácil. La mayoría de las soluciones de listas de correo electrónico le permiten segmentar sus audiencias y crear listas basadas en su información demográfica y comportamiento de compra. La segmentación es increíblemente difícil de administrar sin una herramienta: necesitaría actualizar manualmente sus hojas de cálculo cada vez que obtenga información relevante sobre sus suscriptores individuales, y hay mucho espacio para el error humano.

Investigue la profundidad de segmentación que proporciona cada herramienta prospectiva para ayudarlo a comprender cuál le brindará la orientación granular que necesita.

Capacidades de automatización

Una de las principales ventajas de cualquier herramienta de marketing es la capacidad de automatización que proporciona. ¿Cómo puede su software de lista de correo electrónico facilitar el trabajo de sus representantes y evitar que pierdan el tiempo en tareas administrativas repetitivas? Evalúe qué tipo de automatización puede proporcionar su posible herramienta de administración de listas y cuantifique cuánto tiempo podría ahorrarles a sus representantes. Estos ahorros pueden ayudarlo a justificar el costo potencial de su solución.

Interfaz intuitiva

La facilidad de uso de su software de lista de correo electrónico afectará en gran medida la rapidez con la que su equipo se pondrá al día y mejorará su productividad. Considere la curva de aprendizaje que existe para sus posibles soluciones y pregunte sobre los niveles de soporte a los que puede acceder para que su equipo se refuerce. ¿El proveedor ofrece documentos o videos instructivos? ¿Puede acceder a capacitaciones y soporte práctico?

Las listas de correo electrónico limpias impulsan a las empresas

Cada miembro de su equipo tiene la responsabilidad de mantener limpias sus listas de alcance de correo electrónico. Explique minuciosamente cómo la calidad de los datos de sus clientes disminuirá con el tiempo y enséñeles a sus representantes cómo detectar y corregir los detalles incorrectos de los clientes.

La mayoría de los equipos querrán encontrar una herramienta de administración de listas de correo electrónico que pueda abordar las inquietudes más comunes y optimizar significativamente el trabajo de su equipo. Si su lista de alcance de correo electrónico contiene varios cientos de contactos, entonces una herramienta es esencial.

Trabajar con una lista de alcance limpia es el primer paso para mejorar su marketing por correo electrónico, pero existen muchas otras consideraciones para generar resultados significativos a través del correo electrónico.

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